Error en la Conciliación Bancaria de Aspel Banco

La conciliación bancaria es uno de los procesos más críticos en la contabilidad de cualquier empresa mexicana. Consiste en verificar que los movimientos registrados en su sistema contable (Aspel Banco) coincidan con los del estado de cuenta emitido por el banco.

Cuando hay diferencias, el sistema mostrará un saldo discrepante, impidiendo cerrar correctamente el mes contable. Pequeñas diferencias pueden generar problemas mayores si se arrastran durante varios meses.

Requisitos Previos

  • Aspel Banco versión 4.0 (o superior) actualizado.
  • Estado de cuenta bancario del periodo a conciliar (PDF, Excel u OFX descargado de su banca en línea).
  • Clave de acceso al módulo de Conciliación dentro de Aspel.

Causas Comunes de Diferencias y Soluciones

1. Saldo Inicial Incorrecto

Si el saldo inicial del mes en Aspel Banco no coincide con el saldo final del mes anterior en el estado de cuenta, toda la conciliación estará desfasada.

Solución:

  1. Vaya a Bancos → Consulta en Aspel Banco.
  2. Verifique la columna “Saldo Anterior” del mes correspondiente.
  3. Compare con el “Saldo Final” del mes anterior en el estado de cuenta.
  4. Si difieren, ajuste el saldo inicial en Bancos → Datos de la Cuenta → Saldo Inicial.

Precaución: Si modifica el saldo inicial de un mes que ya fue cerrado contablemente, asegúrese de reabrir el periodo primero en Aspel COI para que el enlace automático no genere inconsistencias.

2. Movimientos Duplicados

A veces, al importar estados de cuenta electrónicos o al capturar manualmente movimientos, se crean registros duplicados en Aspel Banco.

Solución:

  1. Genere un reporte de Detalle de Movimientos del mes en cuestión.
  2. Ordene por referencia bancaria e importe. Busque duplicados exactos.
  3. Elimine el movimiento duplicado manualmente desde Movimientos → Consulta.
  4. Vuelva a ejecutar la conciliación.

3. Comisiones, Intereses o Cargos del Banco No Registrados

El banco cobra automáticamente comisiones (apertura, manejo de cuenta, transferencias), intereses por sobregiro, e IVA de comisiones. Estos movimientos rara vez se capturan en Aspel durante el mes.

Solución:

  1. Al importar o durante la conciliación manual, identifique los movimientos marcados como “Sin Conciliar - En el Banco”.
  2. Estos son los movimientos que el banco tiene pero Aspel no. Son típicamente comisiones.
  3. Dé clic derecho sobre cada uno y seleccione “Agregar a Aspel”.
  4. Clasifíquelo contablemente (ej., la cuenta 5300 “Gastos Financieros” para comisiones bancarias).

4. Partidas en Tránsito (Cheques No Cobrados)

Un cheque emitido (registrado en Aspel) pero que el beneficiario aún no ha presentado al banco, aparecerá como “partida en tránsito”.

Solución: Estas no son un error. Son una diferencia natural. Aspel las arrastrará al siguiente mes. Sin embargo, si un cheque lleva más de 30 días sin ser cobrado, considere cancelarlo tanto en Aspel como en el banco para mantener la limpieza contable.

5. Error en el Formato de Importación del Estado de Cuenta

Síntoma: Al importar, Aspel asigna los importes incorrectamente (cargos como abonos o viceversa), o ignora registros completos.

Solución:

  • Asegúrese de que el archivo de importación (.xlsx o .csv) tenga las columnas que Aspel espera: Fecha, Referencia, Concepto y monto. Si su banco entrega un PDF, utilice la opción de exportación a Excel de la banca en línea.
  • En la ventana de importación, use la opción “Vista Previa” para verificar que la asignación de columnas es correcta antes de confirmar.

Resumen de Mejores Prácticas

  1. Concilie mensualmente sin excepción. No deje pasar 2 o 3 meses, las partidas en tránsito se acumulan y dificultan la detección de errores.
  2. Siempre importe el estado de cuenta electrónico en lugar de capturar manualmente. Reduce errores humanos.
  3. Capture comisiones bancarias el mismo mes. Pida a su contable que registre las comisiones y el IVA de comisiones durante el cierre mensual, no al final del año.

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