Si intentas cerrar el ejercicio contable anual en Aspel COI y el sistema te muestra un mensaje de error —ya sea que el proceso se detiene, arroja una advertencia sobre datos incompletos o simplemente no avanza— no estás solo. Este es uno de los problemas más frecuentes al llegar al fin de año fiscal, y casi siempre tiene solución en menos de una hora si sigues los pasos correctos. En este artículo explicamos las causas del error al cerrar el ejercicio contable anual en Aspel COI y cómo resolverlo de forma segura.
El Error
El error aparece al intentar ejecutar Procesos > Cierre de ejercicio en Aspel COI. Los mensajes más comunes que los usuarios reportan son:
- “No es posible realizar el cierre. Existen pólizas sin aplicar en el periodo.”
- “El periodo [mes] no ha sido cerrado. Cierre todos los periodos antes de continuar.”
- “La empresa se encuentra abierta en otro equipo. Cierre la sesión remota para continuar.”
- “Error al actualizar la base de datos. Verifique la integridad de los archivos.”
- “No se puede cerrar el ejercicio porque existen movimientos pendientes.”
El error ocurre generalmente en diciembre, cuando el contador intenta cerrar el año fiscal antes de iniciar el siguiente ejercicio. También puede presentarse en cierres extemporáneos o cuando se intenta cerrar un ejercicio anterior olvidado.
Causa del Problema
Aspel COI implementa una serie de validaciones previas al cierre del ejercicio para proteger la integridad contable. El sistema bloquea el proceso si detecta cualquiera de las siguientes condiciones:
Pólizas sin aplicar o en tránsito. Cada póliza contable debe estar en estado Aplicada antes de poder cerrar el periodo o el ejercicio. Las pólizas capturadas pero no aplicadas quedan en estado Sin aplicar; las que están en proceso de aprobación quedan En tránsito. Ambas bloquean el cierre.
Periodos mensuales sin cerrar. Aspel COI cierra el ejercicio anual de forma acumulativa: primero deben cerrarse los doce meses del año. Si enero, marzo o cualquier otro mes quedó abierto —por ejemplo porque se capturaron pólizas de ajuste después del cierre parcial—, el cierre anual no puede ejecutarse.
Empresa activa en otro equipo de la red. En instalaciones multiusuario, si otro usuario tiene la empresa abierta al momento del cierre, el sistema bloquea el proceso para evitar conflictos de escritura en la base de datos. Esto incluye sesiones colgadas que no cerraron correctamente.
Base de datos sin respaldo previo. Aunque Aspel COI no siempre muestra un mensaje explícito, el sistema puede negarse a continuar si detecta que no existe un respaldo reciente. Es una salvaguarda opcional configurable en algunos ajustes.
Movimientos de ajuste pendientes de periodo. Algunos cierres de mes dejan partidas de ajuste automático —como depreciaciones o amortizaciones— que deben confirmarse antes de avanzar al siguiente mes o al cierre anual.
Solución Paso a Paso
Sigue estos pasos en el orden indicado. No omitas el respaldo inicial.
Paso 1: Haz un respaldo completo antes de todo
Ve a Utilerías > Respaldo y genera un respaldo de la empresa activa. Guarda el archivo en una carpeta fuera del servidor (USB, unidad de red distinta o nube). Si algo sale mal durante el cierre, este respaldo te permite recuperar el estado previo.
Paso 2: Verifica y cierra sesiones remotas
Abre Utilerías > Monitor de usuarios (en algunas versiones aparece como Usuarios conectados). Si ves usuarios conectados además de ti, comunícales que deben cerrar Aspel COI. Si hay sesiones colgadas (usuarios que ya salieron pero siguen apareciendo), selecciónalas y usa la opción Desconectar.
Paso 3: Aplica todas las pólizas pendientes
Dirígete a Pólizas > Consulta de pólizas. En el filtro de estado, selecciona Sin aplicar y En tránsito. Si aparecen resultados, ábrelas una por una y aplícalas con F8 o el botón Aplicar. Si tienes muchas pólizas pendientes, usa Pólizas > Aplicar todas las pólizas para procesarlas en bloque.
Repite la consulta hasta que el filtro no muestre ninguna póliza pendiente en ningún mes del ejercicio.
Paso 4: Cierra los periodos mensuales uno a uno
Ve a Procesos > Cierre de periodo. Selecciona enero del año en cuestión y ejecuta el cierre. Si el sistema acepta el mes, continúa con febrero, marzo, y así sucesivamente hasta diciembre. Si algún mes muestra error, regresa al paso 3 y verifica las pólizas de ese mes específico.
Toma nota de qué meses ya estaban cerrados (el sistema lo indica) y cuáles tuviste que cerrar tú.
Paso 5: Ejecuta el cierre del ejercicio
Con todos los periodos cerrados y sin usuarios conectados, ve a Procesos > Cierre de ejercicio. Selecciona el año correcto, revisa que los datos mostrados —saldo de apertura, total de movimientos, período de cierre— sean correctos, y haz clic en Aceptar.
No interrumpas el proceso. No cierres Aspel COI, no reinicies el equipo ni el servidor mientras el cierre está en ejecución. En empresas con muchas pólizas, el proceso puede tardar varios minutos.
Paso 6: Verifica el cierre y abre el nuevo ejercicio
Al finalizar, Aspel COI debe mostrar un mensaje de confirmación y el sistema quedará posicionado en el nuevo ejercicio. Verifica el balance de comprobación del año recién cerrado: los saldos finales deben coincidir con los de tu última balanza de diciembre. Si los números son correctos, el cierre fue exitoso.
Solución Alternativa
Si después de aplicar todas las pólizas y cerrar los periodos el error persiste, puede existir un problema de integridad en la base de datos. En ese caso:
- Ve a Utilerías > Verificación y recuperación de archivos (o Mantenimiento de archivos, según la versión de COI).
- Selecciona la empresa afectada y ejecuta la verificación completa.
- Si el sistema detecta y repara errores, intenta de nuevo el proceso de cierre de periodos y cierre anual.
Si el problema continúa, restaura el respaldo que creaste en el Paso 1 y contacta al soporte técnico de Aspel con el mensaje de error exacto.
Prevención
Para evitar este error en cierres futuros:
- Establece una política de cierre mensual. Cierra cada periodo al terminar el mes, no dejes acumular meses abiertos hasta diciembre.
- Aplica pólizas el mismo día que las capturas. Evita dejar pólizas en estado Sin aplicar más de 24 horas.
- Genera respaldos automáticos diarios. Configura Aspel COI para respaldar automáticamente al salir, o establece una tarea programada de Windows para copiar la carpeta de datos.
- Documenta qué usuarios tienen acceso multiusuario. Cuando necesites hacer el cierre, contacta a todos los usuarios con anticipación para que cierren sus sesiones.
- Revisa la bitácora antes del cierre anual. Una semana antes de diciembre, consulta Utilerías > Bitácora para identificar movimientos inusuales o pólizas pendientes.
Problemas Relacionados
Error de conexión 503 / EAccessViolation en Aspel COI. Si al abrir la empresa aparece un error de conexión antes de intentar el cierre, primero resuelve el problema de acceso. Ver: Aspel COI Error 503 de Conexión EAccessViolation.
Error al importar XML CFDI: No es un comprobante válido. Si después del cierre necesitas importar comprobantes del ejercicio anterior, puedes encontrar este error. Ver: Aspel Error al Importar XML CFDI No es un Comprobante Válido.
Aspel SAE: External Exception EEFFACE. Error crítico que impide abrir la aplicación, común en instalaciones con base de datos dañada, similar en origen a los errores de integridad de COI. Ver: Aspel SAE Error External Exception EEFFACE.
Aspel SAE: No se puede iniciar Borland Database Engine (BDE). Problema de motor de base de datos que también puede afectar a COI en instalaciones que comparten el BDE. Ver: Aspel SAE Error No se puede iniciar BDE.
Resumen
- El error al cerrar el ejercicio contable anual en Aspel COI tiene causas concretas y solucionables.
- Siempre respalda la empresa antes de iniciar el proceso de cierre.
- Aplica todas las pólizas en estado Sin aplicar o En tránsito antes de cerrar cualquier periodo.
- Cierra los doce periodos mensuales en orden antes de ejecutar el cierre anual.
- Desconecta a todos los demás usuarios de la empresa antes del cierre.
- Si el error persiste, usa Verificación y recuperación de archivos para reparar la base de datos.
- Establece cierres mensuales como rutina para evitar acumulaciones al final del año.