Wenn Sie versuchen, das jährliche Geschäftsjahr in Aspel COI abzuschließen, und das System eine Fehlermeldung anzeigt — sei es, dass der Vorgang stoppt, eine Warnung über unvollständige Daten erscheint oder einfach nicht fortschreitet — sind Sie nicht allein. Dies ist eines der häufigsten Probleme am Ende des Steuerjahres und lässt sich fast immer in weniger als einer Stunde lösen, wenn Sie die richtigen Schritte befolgen. Dieser Artikel erklärt die Ursachen des Fehlers beim Abschluss des jährlichen Geschäftsjahres in Aspel COI und wie man ihn sicher behebt.

Der Fehler

Der Fehler tritt auf, wenn Sie versuchen, Procesos > Cierre de ejercicio in Aspel COI auszuführen. Die häufigsten Meldungen, die Benutzer berichten, sind:

  • “No es posible realizar el cierre. Existen pólizas sin aplicar en el periodo.”
  • “El periodo [mes] no ha sido cerrado. Cierre todos los periodos antes de continuar.”
  • “La empresa se encuentra abierta en otro equipo. Cierre la sesión remota para continuar.”
  • “Error al actualizar la base de datos. Verifique la integridad de los archivos.”
  • “No se puede cerrar el ejercicio porque existen movimientos pendientes.”

Der Fehler tritt typischerweise im Dezember auf, wenn der Buchhalter das Steuerjahr vor Beginn des neuen Geschäftsjahres abschließen möchte. Er kann auch bei verspäteten Abschlüssen oder beim Versuch auftreten, ein vergessenes früheres Geschäftsjahr abzuschließen.

Ursache des Problems

Aspel COI führt vor dem Jahresabschluss eine Reihe von Vorabprüfungen durch, um die buchhalterische Integrität zu schützen. Das System blockiert den Vorgang, wenn es eine der folgenden Bedingungen erkennt:

Nicht gebuchte oder in Bearbeitung befindliche pólizas. Jede Buchung muss den Status Aplicada haben, bevor eine Periode oder ein Geschäftsjahr abgeschlossen werden kann. Erfasste, aber nicht gebuchte pólizas befinden sich im Status Sin aplicar; solche, die sich im Genehmigungsprozess befinden, haben den Status En tránsito. Beide blockieren den Abschluss.

Nicht geschlossene Monatsperioden. Aspel COI schließt das Geschäftsjahr kumulativ ab: Zuerst müssen alle zwölf Monate des Jahres geschlossen werden. Wenn Januar, März oder ein anderer Monat noch offen ist — zum Beispiel weil nach dem Teilabschluss noch Korrekturbuchungen erfasst wurden —, kann der Jahresabschluss nicht durchgeführt werden.

Firma auf einem anderen Netzwerkrechner aktiv. Bei Mehrbenutzerinstallationen blockiert das System den Abschluss, wenn ein anderer Benutzer die Firma zum Zeitpunkt des Abschlusses geöffnet hat, um Schreibkonflikte in der Datenbank zu vermeiden. Dies schließt hängende Sitzungen ein, die nicht korrekt beendet wurden.

Keine vorherige Datensicherung. Obwohl Aspel COI nicht immer eine explizite Meldung anzeigt, kann das System die Fortsetzung verweigern, wenn keine aktuelle Sicherung vorhanden ist. Dies ist eine optionale Schutzmaßnahme, die in einigen Einstellungen konfiguriert werden kann.

Ausstehende Periodenkorrekturposten. Einige Monatsabschlüsse hinterlassen automatische Korrekturposten — wie Abschreibungen oder Amortisierungen —, die vor dem Fortschreiten zum nächsten Monat oder zum Jahresabschluss bestätigt werden müssen.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Befolgen Sie diese Schritte in der angegebenen Reihenfolge. Überspringen Sie die anfängliche Datensicherung nicht.

Schritt 1: Erstellen Sie zuerst eine vollständige Datensicherung

Gehen Sie zu Utilerías > Respaldo und erstellen Sie eine Sicherung der aktiven Firma. Speichern Sie die Datei in einem Ordner außerhalb des Servers (USB, anderes Netzlaufwerk oder Cloud). Wenn beim Abschluss etwas schiefgeht, ermöglicht Ihnen diese Sicherung, den vorherigen Zustand wiederherzustellen.

Schritt 2: Remote-Sitzungen prüfen und schließen

Öffnen Sie Utilerías > Monitor de usuarios (in einigen Versionen als Usuarios conectados bezeichnet). Wenn Sie andere verbundene Benutzer außer sich selbst sehen, informieren Sie diese, dass sie Aspel COI schließen müssen. Wenn es hängende Sitzungen gibt (Benutzer, die sich bereits abgemeldet haben, aber noch angezeigt werden), wählen Sie diese aus und verwenden Sie die Option Desconectar.

Schritt 3: Alle ausstehenden pólizas buchen

Gehen Sie zu Pólizas > Consulta de pólizas. Wählen Sie im Statusfilter Sin aplicar und En tránsito. Wenn Ergebnisse erscheinen, öffnen Sie diese einzeln und buchen Sie sie mit F8 oder der Schaltfläche Aplicar. Wenn Sie viele ausstehende pólizas haben, verwenden Sie Pólizas > Aplicar todas las pólizas, um sie in einem Batch zu verarbeiten.

Wiederholen Sie die Abfrage, bis der Filter keine ausstehenden pólizas mehr für irgendeinen Monat des Geschäftsjahres anzeigt.

Schritt 4: Monatsperioden einzeln schließen

Gehen Sie zu Procesos > Cierre de periodo. Wählen Sie Januar des betreffenden Jahres und führen Sie den Abschluss durch. Wenn das System den Monat akzeptiert, fahren Sie mit Februar, März und so weiter bis Dezember fort. Wenn ein Monat einen Fehler anzeigt, kehren Sie zu Schritt 3 zurück und überprüfen Sie die pólizas dieses spezifischen Monats.

Notieren Sie, welche Monate bereits geschlossen waren (das System zeigt dies an) und welche Sie selbst schließen mussten.

Schritt 5: Jahresabschluss durchführen

Gehen Sie mit allen geschlossenen Perioden und ohne verbundene Benutzer zu Procesos > Cierre de ejercicio. Wählen Sie das richtige Jahr, überprüfen Sie, ob die angezeigten Daten — Eröffnungssaldo, Gesamtbewegungen, Abschlusszeitraum — korrekt sind, und klicken Sie auf Aceptar.

Unterbrechen Sie den Vorgang nicht. Schließen Sie Aspel COI nicht, starten Sie den Rechner oder Server nicht neu, während der Abschluss läuft. Bei Firmen mit vielen pólizas kann der Vorgang mehrere Minuten dauern.

Schritt 6: Abschluss prüfen und neues Geschäftsjahr eröffnen

Nach Abschluss sollte Aspel COI eine Bestätigungsmeldung anzeigen und das System im neuen Geschäftsjahr positioniert sein. Überprüfen Sie die Probebilanz des gerade abgeschlossenen Jahres: Die Abschlusssalden müssen mit denen Ihrer letzten Dezemberbilanz übereinstimmen. Wenn die Zahlen korrekt sind, war der Abschluss erfolgreich.

Alternative Lösung

Wenn der Fehler nach dem Buchen aller pólizas und dem Schließen der Perioden weiterhin besteht, kann ein Integritätsproblem in der Datenbank vorliegen. In diesem Fall:

  1. Gehen Sie zu Utilerías > Verificación y recuperación de archivos (oder Mantenimiento de archivos, je nach COI-Version).
  2. Wählen Sie die betroffene Firma und führen Sie die vollständige Überprüfung durch.
  3. Wenn das System Fehler erkennt und repariert, versuchen Sie den Perioden- und Jahresabschlussprozess erneut.

Wenn das Problem weiterhin besteht, stellen Sie die in Schritt 1 erstellte Sicherung wieder her und kontaktieren Sie den technischen Support von Aspel mit der genauen Fehlermeldung.

Prävention

Um diesen Fehler bei zukünftigen Abschlüssen zu vermeiden:

  • Legen Sie eine monatliche Abschlussrichtlinie fest. Schließen Sie jede Periode am Ende des Monats ab, häufen Sie keine offenen Monate bis Dezember an.
  • Buchen Sie pólizas am selben Tag, an dem Sie sie erfassen. Vermeiden Sie es, pólizas länger als 24 Stunden im Status Sin aplicar zu belassen.
  • Erstellen Sie tägliche automatische Sicherungen. Konfigurieren Sie Aspel COI für automatische Sicherungen beim Beenden oder richten Sie eine geplante Windows-Aufgabe ein, um den Datenordner zu kopieren.
  • Dokumentieren Sie, welche Benutzer Mehrbenutzer-Zugriff haben. Wenn Sie den Abschluss durchführen müssen, informieren Sie alle Benutzer im Voraus, damit sie ihre Sitzungen schließen.
  • Überprüfen Sie das Protokoll vor dem Jahresabschluss. Eine Woche vor Dezember konsultieren Sie Utilerías > Bitácora, um ungewöhnliche Bewegungen oder ausstehende pólizas zu identifizieren.

Verwandte Probleme

Verbindungsfehler 503 / EAccessViolation in Aspel COI. Wenn beim Öffnen der Firma ein Verbindungsfehler erscheint, bevor Sie den Abschluss versuchen, lösen Sie zuerst das Zugriffsproblem. Siehe: Aspel COI Error 503 de Conexión EAccessViolation.

Fehler beim Import von XML CFDI: Kein gültiger Beleg. Wenn Sie nach dem Abschluss Belege aus dem vorherigen Geschäftsjahr importieren müssen, können Sie auf diesen Fehler stoßen. Siehe: Aspel Error al Importar XML CFDI No es un Comprobante Válido.

Aspel SAE: External Exception EEFFACE. Kritischer Fehler, der das Öffnen der Anwendung verhindert, häufig bei Installationen mit beschädigter Datenbank, ähnlich in der Ursache wie die Integritätsfehler von COI. Siehe: Aspel SAE Error External Exception EEFFACE.

Aspel SAE: Borland Database Engine (BDE) kann nicht gestartet werden. Problem mit der Datenbank-Engine, das auch COI bei Installationen betreffen kann, die das BDE gemeinsam nutzen. Siehe: Aspel SAE Error No se puede iniciar BDE.

Zusammenfassung

  • Der Fehler beim Abschluss des jährlichen Geschäftsjahres in Aspel COI hat konkrete und lösbare Ursachen.
  • Sichern Sie die Firma immer vor Beginn des Abschlussprozesses.
  • Buchen Sie alle pólizas mit dem Status Sin aplicar oder En tránsito, bevor Sie eine Periode schließen.
  • Schließen Sie alle zwölf Monatsperioden in der Reihenfolge, bevor Sie den Jahresabschluss durchführen.
  • Trennen Sie alle anderen Benutzer von der Firma vor dem Abschluss.
  • Wenn der Fehler weiterhin besteht, verwenden Sie Verificación y recuperación de archivos, um die Datenbank zu reparieren.
  • Etablieren Sie monatliche Abschlüsse als Routine, um Ansammlungen am Jahresende zu vermeiden.

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