Si vous tentez de clôturer l’exercice comptable annuel dans Aspel COI et que le système affiche un message d’erreur — que le processus s’arrête, génère un avertissement sur des données incomplètes ou ne progresse tout simplement pas — vous n’êtes pas seul. C’est l’un des problèmes les plus fréquents en fin d’exercice fiscal, et il a presque toujours une solution en moins d’une heure si vous suivez les étapes correctes. Cet article explique les causes de l’erreur lors de la clôture de l’exercice comptable annuel dans Aspel COI et comment la résoudre en toute sécurité.
L’Erreur
L’erreur apparaît lors de l’exécution de Procesos > Cierre de ejercicio dans Aspel COI. Les messages les plus courants signalés par les utilisateurs sont :
- “No es posible realizar el cierre. Existen pólizas sin aplicar en el periodo.”
- “El periodo [mes] no ha sido cerrado. Cierre todos los periodos antes de continuar.”
- “La empresa se encuentra abierta en otro equipo. Cierre la sesión remota para continuar.”
- “Error al actualizar la base de datos. Verifique la integridad de los archivos.”
- “No se puede cerrar el ejercicio porque existen movimientos pendientes.”
L’erreur se produit généralement en décembre, lorsque le comptable tente de clôturer l’exercice fiscal avant d’entamer le suivant. Elle peut également survenir lors de clôtures tardives ou lorsqu’on tente de clôturer un exercice antérieur oublié.
Cause du Problème
Aspel COI met en œuvre une série de validations préalables à la clôture de l’exercice pour protéger l’intégrité comptable. Le système bloque le processus s’il détecte l’une des conditions suivantes :
Pólizas non appliquées ou en transit. Chaque póliza comptable doit être à l’état Aplicada avant de pouvoir clôturer la période ou l’exercice. Les pólizas saisies mais non appliquées restent à l’état Sin aplicar ; celles en cours d’approbation restent En tránsito. Ces deux états bloquent la clôture.
Périodes mensuelles non clôturées. Aspel COI clôture l’exercice annuel de façon cumulative : les douze mois de l’année doivent d’abord être clôturés. Si janvier, mars ou tout autre mois reste ouvert — par exemple parce que des pólizas d’ajustement ont été saisies après la clôture partielle —, la clôture annuelle ne peut pas s’exécuter.
Société active sur un autre poste du réseau. Dans les installations multi-utilisateurs, si un autre utilisateur a la société ouverte au moment de la clôture, le système bloque le processus pour éviter les conflits d’écriture dans la base de données. Cela inclut les sessions bloquées qui ne se sont pas fermées correctement.
Base de données sans sauvegarde préalable. Bien qu’Aspel COI n’affiche pas toujours de message explicite, le système peut refuser de continuer s’il détecte l’absence d’une sauvegarde récente. C’est une protection optionnelle configurable dans certains paramètres.
Mouvements d’ajustement de période en attente. Certaines clôtures mensuelles laissent des écritures d’ajustement automatique — comme les amortissements — qui doivent être confirmées avant de passer au mois suivant ou à la clôture annuelle.
Solution Étape par Étape
Suivez ces étapes dans l’ordre indiqué. N’omettez pas la sauvegarde initiale.
Étape 1 : Effectuez une sauvegarde complète avant tout
Allez dans Utilerías > Respaldo et générez une sauvegarde de la société active. Enregistrez le fichier dans un dossier en dehors du serveur (USB, lecteur réseau distinct ou cloud). En cas de problème pendant la clôture, cette sauvegarde vous permet de restaurer l’état précédent.
Étape 2 : Vérifiez et fermez les sessions distantes
Ouvrez Utilerías > Monitor de usuarios (dans certaines versions, il apparaît sous Usuarios conectados). Si vous voyez des utilisateurs connectés en plus de vous, informez-les qu’ils doivent fermer Aspel COI. S’il existe des sessions bloquées (utilisateurs déjà sortis mais toujours visibles), sélectionnez-les et utilisez l’option Desconectar.
Étape 3 : Appliquez toutes les pólizas en attente
Allez dans Pólizas > Consulta de pólizas. Dans le filtre d’état, sélectionnez Sin aplicar et En tránsito. Si des résultats apparaissent, ouvrez-les un par un et appliquez-les avec F8 ou le bouton Aplicar. Si vous avez de nombreuses pólizas en attente, utilisez Pólizas > Aplicar todas las pólizas pour les traiter en bloc.
Répétez la consultation jusqu’à ce que le filtre n’affiche aucune póliza en attente pour aucun mois de l’exercice.
Étape 4 : Clôturez les périodes mensuelles une par une
Allez dans Procesos > Cierre de periodo. Sélectionnez janvier de l’année concernée et exécutez la clôture. Si le système accepte le mois, continuez avec février, mars, et ainsi de suite jusqu’en décembre. Si un mois affiche une erreur, revenez à l’étape 3 et vérifiez les pólizas de ce mois spécifique.
Notez quels mois étaient déjà clôturés (le système l’indique) et lesquels vous avez dû clôturer.
Étape 5 : Exécutez la clôture de l’exercice
Avec toutes les périodes clôturées et sans utilisateurs connectés, allez dans Procesos > Cierre de ejercicio. Sélectionnez l’année correcte, vérifiez que les données affichées — solde d’ouverture, total des mouvements, période de clôture — sont correctes, et cliquez sur Aceptar.
N’interrompez pas le processus. Ne fermez pas Aspel COI, ne redémarrez pas le poste ni le serveur pendant l’exécution de la clôture. Dans les sociétés avec de nombreuses pólizas, le processus peut prendre plusieurs minutes.
Étape 6 : Vérifiez la clôture et ouvrez le nouvel exercice
À la fin, Aspel COI doit afficher un message de confirmation et le système sera positionné sur le nouvel exercice. Vérifiez la balance de vérification de l’année nouvellement clôturée : les soldes finaux doivent correspondre à ceux de votre dernière balance de décembre. Si les chiffres sont corrects, la clôture a réussi.
Solution Alternative
Si après avoir appliqué toutes les pólizas et clôturé les périodes l’erreur persiste, il peut exister un problème d’intégrité dans la base de données. Dans ce cas :
- Allez dans Utilerías > Verificación y recuperación de archivos (ou Mantenimiento de archivos, selon la version de COI).
- Sélectionnez la société concernée et exécutez la vérification complète.
- Si le système détecte et répare des erreurs, tentez à nouveau le processus de clôture des périodes et de clôture annuelle.
Si le problème persiste, restaurez la sauvegarde créée à l’Étape 1 et contactez le support technique d’Aspel avec le message d’erreur exact.
Prévention
Pour éviter cette erreur lors des clôtures futures :
- Établissez une politique de clôture mensuelle. Clôturez chaque période à la fin du mois, ne laissez pas s’accumuler des mois ouverts jusqu’en décembre.
- Appliquez les pólizas le jour même de leur saisie. Évitez de laisser des pólizas à l’état Sin aplicar plus de 24 heures.
- Générez des sauvegardes automatiques quotidiennes. Configurez Aspel COI pour sauvegarder automatiquement à la fermeture, ou créez une tâche planifiée Windows pour copier le dossier de données.
- Documentez quels utilisateurs ont accès multi-utilisateur. Lorsque vous devez effectuer la clôture, contactez tous les utilisateurs à l’avance pour qu’ils ferment leurs sessions.
- Consultez le journal avant la clôture annuelle. Une semaine avant décembre, consultez Utilerías > Bitácora pour identifier les mouvements inhabituels ou les pólizas en attente.
Problèmes Connexes
Erreur de connexion 503 / EAccessViolation dans Aspel COI. Si lors de l’ouverture de la société une erreur de connexion apparaît avant la tentative de clôture, résolvez d’abord le problème d’accès. Voir : Aspel COI Error 503 de Conexión EAccessViolation.
Erreur lors de l’importation XML CFDI : Ce n’est pas un justificatif valide. Si après la clôture vous devez importer des justificatifs de l’exercice précédent, vous pouvez rencontrer cette erreur. Voir : Aspel Error al Importar XML CFDI No es un Comprobante Válido.
Aspel SAE : External Exception EEFFACE. Erreur critique qui empêche l’ouverture de l’application, fréquente dans les installations avec une base de données endommagée, similaire dans son origine aux erreurs d’intégrité de COI. Voir : Aspel SAE Error External Exception EEFFACE.
Aspel SAE : Impossible de démarrer Borland Database Engine (BDE). Problème de moteur de base de données qui peut également affecter COI dans les installations partageant le BDE. Voir : Aspel SAE Error No se puede iniciar BDE.
Résumé
- L’erreur lors de la clôture de l’exercice comptable annuel dans Aspel COI a des causes concrètes et résolubles.
- Sauvegardez toujours la société avant de démarrer le processus de clôture.
- Appliquez toutes les pólizas à l’état Sin aplicar ou En tránsito avant de clôturer toute période.
- Clôturez les douze périodes mensuelles dans l’ordre avant d’exécuter la clôture annuelle.
- Déconnectez tous les autres utilisateurs de la société avant la clôture.
- Si l’erreur persiste, utilisez Verificación y recuperación de archivos pour réparer la base de données.
- Établissez des clôtures mensuelles comme routine pour éviter les accumulations en fin d’année.