Se você tenta fechar o exercício contábil anual no Aspel COI e o sistema exibe uma mensagem de erro — seja porque o processo para, apresenta um aviso sobre dados incompletos ou simplesmente não avança — você não está sozinho. Este é um dos problemas mais frequentes ao chegar ao fim do ano fiscal, e quase sempre tem solução em menos de uma hora se você seguir os passos corretos. Neste artigo explicamos as causas do erro ao fechar o exercício contábil anual no Aspel COI e como resolvê-lo de forma segura.
O Erro
O erro aparece ao tentar executar Procesos > Cierre de ejercicio no Aspel COI. As mensagens mais comuns relatadas pelos usuários são:
- “No es posible realizar el cierre. Existen pólizas sin aplicar en el periodo.”
- “El periodo [mês] no ha sido cerrado. Cierre todos los periodos antes de continuar.”
- “La empresa se encuentra abierta en otro equipo. Cierre la sesión remota para continuar.”
- “Error al actualizar la base de datos. Verifique la integridad de los archivos.”
- “No se puede cerrar el ejercicio porque existen movimientos pendientes.”
O erro ocorre geralmente em dezembro, quando o contador tenta fechar o ano fiscal antes de iniciar o próximo exercício. Também pode ocorrer em fechamentos extemporâneos ou quando se tenta fechar um exercício anterior esquecido.
Causa do Problema
O Aspel COI implementa uma série de validações prévias ao fechamento do exercício para proteger a integridade contábil. O sistema bloqueia o processo se detectar qualquer uma das seguintes condições:
Pólizas sem aplicar ou em trânsito. Cada póliza contábil deve estar com status Aplicada antes de fechar o período ou o exercício. As pólizas capturadas mas não aplicadas ficam com status Sem aplicar; as que estão em processo de aprovação ficam Em trânsito. Ambas bloqueiam o fechamento.
Períodos mensais sem fechar. O Aspel COI fecha o exercício anual de forma acumulativa: primeiro devem ser fechados os doze meses do ano. Se janeiro, março ou qualquer outro mês ficou aberto — por exemplo porque foram capturadas pólizas de ajuste após o fechamento parcial —, o fechamento anual não pode ser executado.
Empresa ativa em outro computador da rede. Em instalações multiusuário, se outro usuário tem a empresa aberta no momento do fechamento, o sistema bloqueia o processo para evitar conflitos de escrita no banco de dados. Isso inclui sessões travadas que não foram encerradas corretamente.
Banco de dados sem backup prévio. Embora o Aspel COI nem sempre exiba uma mensagem explícita, o sistema pode se recusar a continuar se detectar que não existe um backup recente. É uma proteção opcional configurável em alguns ajustes.
Movimentos de ajuste pendentes de período. Alguns fechamentos de mês deixam lançamentos de ajuste automático — como depreciações ou amortizações — que devem ser confirmados antes de avançar para o próximo mês ou para o fechamento anual.
Solução Passo a Passo
Siga estes passos na ordem indicada. Não pule o backup inicial.
Passo 1: Faça um backup completo antes de tudo
Vá em Utilerías > Respaldo e gere um backup da empresa ativa. Salve o arquivo em uma pasta fora do servidor (USB, unidade de rede diferente ou nuvem). Se algo der errado durante o fechamento, este backup permite recuperar o estado anterior.
Passo 2: Verifique e encerre sessões remotas
Abra Utilerías > Monitor de usuarios (em algumas versões aparece como Usuarios conectados). Se você ver usuários conectados além de você, informe-os que devem fechar o Aspel COI. Se houver sessões travadas (usuários que já saíram mas ainda aparecem), selecione-as e use a opção Desconectar.
Passo 3: Aplique todas as pólizas pendentes
Vá em Pólizas > Consulta de pólizas. No filtro de status, selecione Sem aplicar e Em trânsito. Se aparecerem resultados, abra-os um a um e aplique com F8 ou o botão Aplicar. Se você tiver muitas pólizas pendentes, use Pólizas > Aplicar todas las pólizas para processá-las em lote.
Repita a consulta até que o filtro não mostre nenhuma póliza pendente em nenhum mês do exercício.
Passo 4: Feche os períodos mensais um a um
Vá em Procesos > Cierre de periodo. Selecione janeiro do ano em questão e execute o fechamento. Se o sistema aceitar o mês, continue com fevereiro, março, e assim sucessivamente até dezembro. Se algum mês mostrar erro, volte ao passo 3 e verifique as pólizas daquele mês específico.
Anote quais meses já estavam fechados (o sistema indica) e quais você precisou fechar.
Passo 5: Execute o fechamento do exercício
Com todos os períodos fechados e sem usuários conectados, vá em Procesos > Cierre de ejercicio. Selecione o ano correto, verifique se os dados exibidos — saldo de abertura, total de movimentos, período de fechamento — estão corretos, e clique em Aceptar.
Não interrompa o processo. Não feche o Aspel COI, não reinicie o computador nem o servidor enquanto o fechamento estiver em execução. Em empresas com muitas pólizas, o processo pode demorar vários minutos.
Passo 6: Verifique o fechamento e abra o novo exercício
Ao finalizar, o Aspel COI deve exibir uma mensagem de confirmação e o sistema ficará posicionado no novo exercício. Verifique o balancete do ano recém-fechado: os saldos finais devem coincidir com os da sua última balança de dezembro. Se os números estiverem corretos, o fechamento foi bem-sucedido.
Solução Alternativa
Se após aplicar todas as pólizas e fechar os períodos o erro persistir, pode existir um problema de integridade no banco de dados. Nesse caso:
- Vá em Utilerías > Verificación y recuperación de archivos (ou Mantenimiento de archivos, dependendo da versão do COI).
- Selecione a empresa afetada e execute a verificação completa.
- Se o sistema detectar e reparar erros, tente novamente o processo de fechamento de períodos e fechamento anual.
Se o problema continuar, restaure o backup criado no Passo 1 e entre em contato com o suporte técnico da Aspel com a mensagem de erro exata.
Prevenção
Para evitar este erro em fechamentos futuros:
- Estabeleça uma política de fechamento mensal. Feche cada período ao terminar o mês, não deixe acumular meses abertos até dezembro.
- Aplique as pólizas no mesmo dia em que as captura. Evite deixar pólizas com status Sem aplicar por mais de 24 horas.
- Gere backups automáticos diários. Configure o Aspel COI para fazer backup automaticamente ao sair, ou crie uma tarefa agendada do Windows para copiar a pasta de dados.
- Documente quais usuários têm acesso multiusuário. Quando precisar fazer o fechamento, avise todos os usuários com antecedência para que encerrem suas sessões.
- Revise o diário antes do fechamento anual. Uma semana antes de dezembro, consulte Utilerías > Bitácora para identificar movimentos incomuns ou pólizas pendentes.
Problemas Relacionados
Erro de conexão 503 / EAccessViolation no Aspel COI. Se ao abrir a empresa aparecer um erro de conexão antes de tentar o fechamento, resolva primeiro o problema de acesso. Ver: Aspel COI Error 503 de Conexión EAccessViolation.
Erro ao importar XML CFDI: Não é um comprovante válido. Se após o fechamento você precisar importar comprovantes do exercício anterior, pode encontrar este erro. Ver: Aspel Error al Importar XML CFDI No es un Comprobante Válido.
Aspel SAE: External Exception EEFFACE. Erro crítico que impede abrir o aplicativo, comum em instalações com banco de dados danificado, semelhante em origem aos erros de integridade do COI. Ver: Aspel SAE Error External Exception EEFFACE.
Aspel SAE: Não é possível iniciar Borland Database Engine (BDE). Problema de motor de banco de dados que também pode afetar o COI em instalações que compartilham o BDE. Ver: Aspel SAE Error No se puede iniciar BDE.
Resumo
- O erro ao fechar o exercício contábil anual no Aspel COI tem causas concretas e solucionáveis.
- Sempre faça backup da empresa antes de iniciar o processo de fechamento.
- Aplique todas as pólizas com status Sem aplicar ou Em trânsito antes de fechar qualquer período.
- Feche os doze períodos mensais em ordem antes de executar o fechamento anual.
- Desconecte todos os demais usuários da empresa antes do fechamento.
- Se o erro persistir, use Verificación y recuperación de archivos para reparar o banco de dados.
- Estabeleça fechamentos mensais como rotina para evitar acúmulos ao final do ano.