Beim Versuch, die Probebilanz in Aspel COI zu erstellen, stoßen manche Benutzer auf Meldungen wie “Fehler beim Erstellen der Probebilanz”, “Indexfehler” oder “Keine Bewegungen im Zeitraum gefunden”. Dieser Artikel erklärt die häufigsten Ursachen dieser Fehler und die Schritte zur Behebung, ohne Buchhaltungsdaten zu verlieren.

Der Fehler

Die häufigsten Fehlermeldungen beim Erstellen der Probebilanz in Aspel COI sind:

  • “Fehler beim Erstellen der Probebilanz” — eine allgemeine Meldung mit mehreren möglichen Ursachen.
  • “Indexfehler” oder “Datensatzzugriffsfehler” — zeigt an, dass die Datenbankindizes beschädigt oder veraltet sind.
  • “Keine Bewegungen im Zeitraum gefunden” — erscheint, wenn keine Buchungseinträge im Hauptbuch für den ausgewählten Datumsbereich vorhanden sind.
  • “Geschäftsjahr nicht konfiguriert” — das System hat kein aktives Geschäftsjahr oder keinen Buchungszeitraum definiert.

Diese Fehler treten typischerweise zu Beginn des Geschäftsjahres, nach einer Aktualisierung von Aspel COI, nach einem unerwarteten Systemabsturz oder bei einer Datenbank ohne regelmäßige Wartung auf.

Ursache des Problems

Fehler beim Erstellen der Probebilanz haben mehrere mögliche Ursachen:

Beschädigte oder veraltete Indizes: Aspel COI verwendet Indizes für den schnellen Zugriff auf Buchhaltungseinträge. Wenn das System nicht korrekt beendet wurde oder die Datenbank beschädigt wurde, können die Indizes korrupt werden und die Berichterstellung verhindern.

Geschäftsjahr nicht korrekt konfiguriert: Zu Beginn eines neuen Jahres muss das Geschäftsjahr in den Unternehmensparametern konfiguriert werden. Wird dieser Schritt übersprungen, weiß COI nicht, welchen Zeitraum es abfragen soll, und gibt den Fehler aus.

Falsche Datumsfilter: Wenn die bei der Anforderung der Probebilanz eingegebenen Daten keinem Zeitraum mit registrierten Bewegungen entsprechen, meldet das System, dass keine Daten gefunden wurden.

Buchungseinträge nicht im Hauptbuch gebucht: Buchungseinträge in Aspel COI müssen “im Hauptbuch gebucht” werden, damit ihre Bewegungen in Berichten erscheinen. Wurde dieser Vorgang nicht ausgeführt, erscheint die Probebilanz leer oder mit Fehler.

Beschädigte oder fragmentierte Datenbank: Längere Nutzung ohne Wartung kann zu Fragmentierung oder Beschädigung der Datenbankdateien führen, was sich als Fehler bei der Berichterstellung äußert.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Befolgen Sie diese Schritte der Reihe nach, um den Probebilanzfehler in Aspel COI zu beheben:

  1. Überprüfen Sie das aktive Geschäftsjahr. Gehen Sie zu Konfiguration > Unternehmensparameter. Bestätigen Sie, dass das Feld “Geschäftsjahr” das richtige Jahr anzeigt und der Buchungszeitraum korrekt definiert ist (z. B. Januar–Dezember). Falls das Geschäftsjahr nicht existiert, legen Sie es an, bevor Sie fortfahren.

  2. Überprüfen Sie die Datumsfilter beim Erstellen der Probebilanz. Stellen Sie beim Öffnen des Probebilanzmoduls sicher, dass Start- und Enddatum einem Zeitraum mit registrierten Buchungseinträgen entsprechen. Ein häufiger Fehler ist die Suche nach dem Geschäftsjahr 2025, obwohl das aktive Jahr noch 2024 ist.

  3. Buchen Sie die Einträge im Hauptbuch. Gehen Sie zu Buchungseinträge > Im Hauptbuch buchen. Wählen Sie alle Buchungstypen (Tagebuch, Einnahmen, Ausgaben usw.) und den Datumsbereich des Zeitraums aus. Starten Sie den Vorgang und warten Sie auf den Abschluss. Dieser Schritt ist unerlässlich, damit Bewegungen in der Probebilanz erscheinen.

  4. Schließen Sie Aspel COI und erstellen Sie eine Sicherung. Schließen Sie vor der Neuindizierung alle aktiven Module und sichern Sie die Datenbank. Gehen Sie zu Dienstprogramme > Sicherung und speichern Sie die Datei an einem sicheren Ort.

  5. Neuindizieren der Datenbank. Gehen Sie zu Dienstprogramme > Neuindizieren. Wählen Sie “Alle Tabellen” und klicken Sie auf OK. Der Vorgang kann je nach Datenbankgröße mehrere Minuten dauern. Schließen Sie das Programm während des Vorgangs nicht.

  6. Erstellen Sie die Probebilanz neu. Gehen Sie nach Abschluss der Neuindizierung zu Berichte > Probebilanz. Konfigurieren Sie Zeitraum und Filter korrekt und erstellen Sie den Bericht. Der Fehler sollte nun behoben sein.

Alternative Lösung

Falls die obigen Schritte den Fehler nicht beheben, versuchen Sie diese Alternativen:

Datenbank komprimieren und reparieren: Gehen Sie zu Dienstprogramme > Komprimieren. Diese Option entfernt als gelöscht markierte Einträge und reorganisiert die Datenbank, wodurch die Fragmentierung reduziert wird. Wiederholen Sie nach dem Komprimieren den Neuindizierungsvorgang.

Export mit anderen Filtern: Wenn die Datenbank partielle Probleme aufweist, versuchen Sie, die Probebilanz mit einem kleineren Datumsbereich (z. B. monatlich) zu erstellen, um zu ermitteln, in welchem Zeitraum der Fehler liegt.

COI-Installation reparieren: Wenn Fehler anhalten, könnten Programmdateien beschädigt sein. Wählen Sie in der Windows-Systemsteuerung “Reparieren” für die Aspel COI-Installation. Eine vollständige Deinstallation ist nicht erforderlich.

Autorisierten Aspel-Händler kontaktieren: Falls keine Lösung funktioniert, kann der technische Support von Aspel remote auf die Datenbank zugreifen und erweiterte Reparaturtools ausführen, die nicht über die Benutzeroberfläche verfügbar sind.

Prävention

Um zukünftige Fehler beim Erstellen der Probebilanz zu vermeiden:

  • Konfigurieren Sie das Geschäftsjahr zu Jahresbeginn, bevor Sie Buchungen eingeben. Dies ist der am häufigsten übersprungene Schritt.
  • Buchen Sie Einträge regelmäßig im Hauptbuch, vorzugsweise am Ende jedes Arbeitstages oder jeder Arbeitswoche.
  • Monatliche Neuindizierung. Planen Sie mindestens einmal im Monat eine Datenbankneuidizierung, besonders vor kritischen Berichten oder dem Jahresabschluss.
  • Tägliche Datensicherungen. Nutzen Sie die automatische Sicherungsfunktion von Aspel COI oder richten Sie eine geplante Windows-Aufgabe ein, um die Unternehmensdateien zu sichern.
  • Vermeiden Sie abrupte Abschaltungen. Stromausfälle oder erzwungene Systemschließungen sind die Hauptursache für Indexbeschädigungen in der Datenbank.

Verwandte Probleme

Falls der Probebilanzfehler anhält oder andere Meldungen in Aspel COI auftreten, lesen Sie diese verwandten Artikel:

Zusammenfassung

  • Probebilanzfehler in Aspel COI haben vier Hauptursachen: beschädigte Indizes, nicht konfiguriertes Geschäftsjahr, falsche Filter und nicht im Hauptbuch gebuchte Einträge.
  • Der erste Schritt ist immer die Überprüfung des aktiven Geschäftsjahres in den Unternehmensparametern.
  • Das Buchen der Einträge im Hauptbuch ist obligatorisch, damit Bewegungen in der Probebilanz erscheinen.
  • Die Neuindizierung der Datenbank behebt die meisten Indexfehler.
  • Falls das Problem anhält, sind das Komprimieren und Reparieren der Datenbank oder der Kontakt mit dem Aspel-Support die nächsten Schritte.
  • Zur Vorbeugung gehören die Konfiguration des Geschäftsjahres zu Beginn des Jahres, regelmäßiges Buchen und periodische Sicherungen und Neuindizierungen.

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