En essayant de générer la balance de vérification dans Aspel COI, certains utilisateurs rencontrent des messages tels que “Erreur lors de la génération de la balance de vérification”, “Erreur d’index” ou “Aucun mouvement trouvé dans la période”. Cet article explique les causes les plus fréquentes de ces erreurs et les étapes pour les résoudre sans perdre de données comptables.

L’Erreur

Les messages d’erreur les plus courants lors de la génération de la balance de vérification dans Aspel COI sont :

  • “Erreur lors de la génération de la balance de vérification” — message générique pouvant avoir plusieurs causes.
  • “Erreur d’index” ou “Erreur d’accès aux enregistrements” — indique que les index de la base de données sont endommagés ou obsolètes.
  • “Aucun mouvement trouvé dans la période” — apparaît lorsqu’aucune écriture n’a été validée au grand livre pour la plage de dates sélectionnée.
  • “Exercice fiscal non configuré” — le système n’a pas d’exercice ou de période comptable active définie.

Ces erreurs apparaissent généralement en début d’année comptable, après une mise à jour d’Aspel COI, suite à une interruption inattendue du système, ou lorsqu’on travaille avec une base de données sans maintenance régulière.

Cause du Problème

Les erreurs lors de la génération de la balance de vérification ont plusieurs causes possibles :

Index endommagés ou obsolètes: Aspel COI utilise des index pour accéder rapidement aux enregistrements comptables. Si le système a été fermé incorrectement ou si la base de données a subi des dommages, les index peuvent être corrompus et empêcher la génération de rapports.

Exercice fiscal non configuré correctement: Au début d’une nouvelle année, l’exercice fiscal doit être configuré dans les paramètres de l’entreprise. Si cette étape est omise, COI ne sait pas quelle période interroger et génère l’erreur.

Filtres de dates incorrects: Si les dates saisies lors de la demande de balance ne correspondent à aucune période avec des mouvements enregistrés, le système signale qu’aucune donnée n’a été trouvée.

Écritures non validées au grand livre: Les écritures dans Aspel COI doivent être “validées au grand livre” pour que leurs mouvements apparaissent dans les rapports. Si ce processus n’a pas été exécuté, la balance apparaîtra vide ou en erreur.

Base de données corrompue ou fragmentée: Une utilisation prolongée sans maintenance peut entraîner une fragmentation ou une corruption des fichiers de la base de données, ce qui se manifeste par des erreurs lors de la génération de rapports.

Solution Étape par Étape

Suivez ces étapes dans l’ordre pour résoudre l’erreur de balance dans Aspel COI :

  1. Vérifiez l’exercice fiscal actif. Allez dans Configuration > Paramètres de l’entreprise. Confirmez que le champ “Exercice” affiche la bonne année et que la période comptable est bien définie (par exemple, janvier–décembre). Si l’exercice n’existe pas, créez-le avant de continuer.

  2. Vérifiez les filtres de dates lors de la génération de la balance. Lorsque vous ouvrez le module de balance de vérification, assurez-vous que la date de début et la date de fin correspondent à une période avec des écritures enregistrées. Une erreur fréquente consiste à rechercher l’exercice 2025 alors que l’exercice actif est encore 2024.

  3. Validez les écritures au grand livre. Allez dans Écritures > Valider au Grand Livre. Sélectionnez tous les types d’écriture (journal, revenus, dépenses, etc.) et la plage de dates de la période. Lancez le processus et attendez la fin. Cette étape est indispensable pour que les mouvements apparaissent dans la balance.

  4. Fermez Aspel COI et effectuez une sauvegarde. Avant de réindexer, fermez tous les modules actifs et sauvegardez la base de données. Allez dans Utilitaires > Sauvegarde et enregistrez le fichier dans un emplacement sécurisé.

  5. Réindexez la base de données. Allez dans Utilitaires > Réindexer. Sélectionnez “Toutes les tables” et cliquez sur OK. Le processus peut prendre plusieurs minutes selon la taille de la base de données. Ne fermez pas le programme pendant le processus.

  6. Régénérez la balance de vérification. Une fois la réindexation terminée, allez dans Rapports > Balance de vérification. Configurez correctement la période et les filtres, puis générez le rapport. L’erreur devrait être résolue.

Solution Alternative

Si les étapes précédentes ne résolvent pas l’erreur, essayez ces alternatives :

Compacter et réparer la base de données: Allez dans Utilitaires > Compacter. Cette option supprime les enregistrements marqués comme supprimés et réorganise la base de données, réduisant la fragmentation. Après compactage, répétez le processus de réindexation.

Exporter avec des filtres différents: Si la base de données présente des problèmes partiels, essayez de générer la balance avec une plage de dates plus petite (par exemple, mois par mois) pour identifier dans quelle période se trouve l’erreur.

Réparer l’installation de COI: Si les erreurs persistent, des fichiers programme peuvent être endommagés. Depuis le Panneau de configuration Windows, choisissez “Réparer” sur l’installation d’Aspel COI. Une désinstallation complète n’est pas nécessaire.

Contacter un Distributeur Agréé Aspel: Si aucune solution ne fonctionne, le support technique Aspel peut accéder à distance à la base de données et exécuter des outils de réparation avancés non disponibles depuis l’interface utilisateur.

Prévention

Pour éviter de futurs erreurs lors de la génération de la balance de vérification :

  • Configurez l’exercice fiscal en début d’année avant de saisir tout lancement. C’est l’étape la plus souvent ignorée.
  • Validez les écritures au grand livre régulièrement, de préférence en fin de chaque journée ou semaine de travail comptable.
  • Réindexez mensuellement. Planifiez une réindexation de la base de données au moins une fois par mois, surtout avant de générer des rapports critiques ou la clôture annuelle.
  • Effectuez des sauvegardes quotidiennes. Utilisez la fonction de sauvegarde automatique d’Aspel COI ou configurez une tâche planifiée Windows pour sauvegarder les fichiers de l’entreprise.
  • Évitez les arrêts brusques. Les coupures de courant ou fermetures forcées du système sont la principale cause d’endommagement des index de la base de données.

Problèmes Connexes

Si l’erreur de balance persiste ou que vous rencontrez d’autres messages dans Aspel COI, consultez ces articles connexes :

Résumé

  • Les erreurs de balance dans Aspel COI ont quatre causes principales: index endommagés, exercice fiscal non configuré, filtres incorrects et écritures non validées au grand livre.
  • La première étape consiste toujours à vérifier l’exercice fiscal actif dans les paramètres de l’entreprise.
  • La validation des écritures au grand livre est obligatoire pour que les mouvements apparaissent dans la balance.
  • La réindexation de la base de données résout la plupart des erreurs d’index.
  • Si le problème persiste, le compactage et la réparation de la base de données ou le contact avec le support Aspel sont les prochaines étapes.
  • La prévention consiste à configurer l’exercice en début d’année, à valider les écritures régulièrement et à effectuer des sauvegardes et réindexations périodiques.

Articles Connexes