Si trabajas con Aspel COI y al intentar compactar o reparar la base de datos ves un mensaje de error como “Error al compactar la base de datos”, “No se puede reparar la base de datos” o el proceso se interrumpe sin completarse, esta guía te explica exactamente por qué ocurre y cómo resolverlo sin perder tu información contable.

El Error

El error al compactar o reparar la base de datos en Aspel COI se presenta típicamente en estas situaciones:

  • Al acceder a Herramientas > Mantenimiento de Base de Datos > Compactar o Reparar
  • Durante el proceso de cierre de ejercicio contable anual
  • Cuando el sistema lleva mucho tiempo sin mantenimiento y la base de datos está fragmentada
  • Al intentar recuperar el rendimiento del sistema luego de notar lentitud general

Los mensajes de error más comunes que ven los usuarios son:

  • Error al compactar la base de datos. Verifique que no haya usuarios conectados.
  • No se puede completar la operación de reparación. Base de datos en uso.
  • Error de Borland Database Engine: acceso denegado al archivo .DB
  • El proceso inicia pero se detiene al 30%, 50% o 70% sin mensaje claro de error

En todos estos casos, el proceso de mantenimiento no se completa y la base de datos queda en un estado inconsistente que puede provocar problemas adicionales si no se atiende.

Causa del Problema

El error al compactar o reparar la base de datos de Aspel COI puede tener varias causas raíz:

Usuarios activos durante el proceso. Esta es la causa más frecuente. La compactación requiere acceso exclusivo a los archivos de la base de datos. Cualquier sesión abierta, incluso una en segundo plano o una terminal de servicios olvidada, bloqueará los archivos e impedirá el proceso.

Espacio en disco insuficiente. Durante la compactación, el motor Paradox (BDE) crea archivos temporales del mismo tamaño que la base de datos original. Si el disco no tiene espacio suficiente —al menos el doble del tamaño actual— el proceso falla a la mitad.

Permisos insuficientes en la carpeta de datos. Si el usuario de Windows con el que se ejecuta COI no tiene permisos de escritura completos sobre la carpeta donde residen los archivos .DB, el proceso de compactación no puede crear los archivos temporales necesarios.

Archivos .DB o .PX corruptos. La fragmentación prolongada o un cierre abrupto del sistema (apagón, cierre forzado de la aplicación) puede dejar archivos de índice .PX o archivos de datos .DB en estado inconsistente. En estos casos, primero debe ejecutarse una reparación antes de la compactación.

Antivirus bloqueando operaciones en tiempo real. Algunos antivirus interceptan las operaciones de lectura/escritura masiva sobre archivos Paradox y las interrumpen por considerarlas sospechosas.

Base de datos de más de 2 GB. Las bases de datos muy grandes en formato Paradox pueden superar los límites del motor BDE, causando errores durante operaciones de mantenimiento.

Solución Paso a Paso

Sigue estos pasos en orden. No omitas el respaldo inicial.

Paso 1: Crea un respaldo completo antes de cualquier operación.

Ve a Herramientas > Respaldo dentro de Aspel COI y genera una copia completa. Guarda el archivo en una ubicación externa (USB, red, nube). Si el proceso de reparación falla y daña la base de datos, este respaldo es tu única garantía de recuperación.

Paso 2: Desconecta absolutamente todos los usuarios.

Desde COI como administrador, ve a Herramientas > Usuarios conectados para ver quién tiene sesiones activas. Pide a todos los usuarios que cierren COI en sus equipos. Si algún equipo no responde, puedes terminar el proceso desde el Administrador de Tareas de Windows en esa máquina (busca el proceso COIW.EXE o COI.EXE).

Si usas la versión en red, verifica también en el servidor que no haya procesos COI activos:

tasklist /fi "imagename eq COIW.EXE"

Paso 3: Verifica el espacio libre en disco.

Navega a la carpeta donde residen los archivos de COI (generalmente C:\Archivos de programa\Aspel\COI X.X\Datos\ o C:\Aspel\COI\). Revisa el tamaño total de los archivos .DB y asegúrate de que el disco tenga al menos el doble de ese espacio libre.

Paso 4: Verifica los permisos de la carpeta.

Haz clic derecho sobre la carpeta de datos de COI, selecciona Propiedades > Seguridad y confirma que el usuario de Windows con el que se ejecuta COI tenga permisos de Control total. En entornos de red, verifica también los permisos de la carpeta compartida.

Paso 5: Desactiva el antivirus temporalmente.

Antes de ejecutar el mantenimiento, deshabilita el antivirus o agrega la carpeta de datos de COI como exclusión. Recuerda volver a habilitarlo inmediatamente al terminar.

Paso 6: Ejecuta primero Reparar, luego Compactar.

Abre COI como administrador y ve a Herramientas > Mantenimiento de Base de Datos > Reparar. Espera a que el proceso finalice por completo —puede tardar varios minutos según el tamaño de la base de datos. No cierres la aplicación ni hagas otras operaciones durante el proceso.

Una vez que la reparación complete exitosamente, regresa a Herramientas > Mantenimiento de Base de Datos > Compactar y espera la confirmación de éxito.

Paso 7: Verifica la integridad de los datos.

Al terminar, navega por algunos catálogos y pólizas recientes para confirmar que la información esté correcta. Luego permite el acceso a los demás usuarios.

Solución Alternativa

Si los pasos anteriores no resuelven el error, puedes intentar el mantenimiento directamente con el Database Desktop de Borland (incluido con el motor BDE):

  1. Cierra completamente Aspel COI en todos los equipos
  2. Abre Database Desktop (generalmente en C:\Archivos de programa\Common Files\Borland Shared\Database Desktop\DBD32.EXE)
  3. Ve a Tools > Utilities > Repair y selecciona el archivo .DB que presenta el problema
  4. Repite con Tools > Utilities > Restructure si la reparación no es suficiente

Esta herramienta opera directamente sobre los archivos Paradox sin pasar por la interfaz de COI, lo que puede sortear algunos bloqueos del sistema.

Si la base de datos está severamente dañada y ninguna reparación funciona, la última opción es restaurar el respaldo más reciente a través de Herramientas > Restauración en COI, y luego reregistrar manualmente las pólizas realizadas desde la fecha del respaldo.

Prevención

Para evitar que este error vuelva a ocurrir:

  • Compacta mensualmente. Programa una compactación de la base de datos al final de cada mes contable, cuando hay menos usuarios activos.
  • Respaldos diarios automatizados. Configura un respaldo automático nocturno usando la tarea programada de Windows para ejecutar la opción de respaldo de COI.
  • Cierre ordenado del sistema. Asegúrate de que todos los usuarios cierren COI correctamente antes de apagar el servidor. Los cierres abruptos son una de las principales causas de corrupción de archivos Paradox.
  • Monitorea el espacio en disco. Mantén siempre al menos 20% de espacio libre en el disco donde reside la base de datos.
  • Excluye la carpeta de COI del antivirus. Agrega la carpeta de datos como exclusión permanente en tu software de seguridad.
  • Actualiza COI regularmente. Las versiones más recientes de Aspel COI incluyen mejoras en el manejo de la base de datos y correcciones de estabilidad.

Problemas Relacionados

Error de conexión 503 en Aspel COI (EAccessViolation). Si después de la reparación aparece un error de acceso de violación al intentar conectarte, puede haber un problema con los archivos de configuración del servidor BDE. Consulta la guía de Error 503 de conexión en Aspel COI.

Error al cerrar el ejercicio contable anual. La base de datos dañada frecuentemente también provoca errores durante el proceso de cierre anual en COI. Si el error ocurre en ese contexto, revisa la guía de Error al cerrar ejercicio contable en Aspel COI.

Error del motor BDE en Aspel SAE. El mismo motor Borland Database Engine se usa en SAE y puede presentar errores similares. Consulta Error al iniciar Borland Database Engine en Aspel SAE.

Error en respaldo y restauración de base de datos en SAE. Si también manejas Aspel SAE y tienes problemas similares con el respaldo, la guía de Error en respaldo y restauración en Aspel SAE cubre casos equivalentes con soluciones aplicables a COI.

Resumen

  • El error al compactar o reparar la base de datos de Aspel COI se debe principalmente a usuarios activos, falta de espacio en disco, permisos insuficientes o archivos Paradox corruptos
  • Siempre realiza un respaldo completo antes de cualquier operación de mantenimiento
  • Desconecta todos los usuarios antes de compactar o reparar — incluso una sesión olvidada bloquea el proceso
  • El orden correcto es: Reparar primero, Compactar después
  • Desactiva el antivirus temporalmente durante el proceso de mantenimiento
  • Compacta la base de datos al menos una vez al mes para mantener el rendimiento óptimo
  • Si la reparación desde COI falla, el Database Desktop de Borland es una alternativa de bajo nivel

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