Al intentar generar los archivos XML de pólizas para contabilidad electrónica en Aspel COI, muchos contadores se encuentran con errores que impiden cumplir con esta obligación fiscal ante el SAT. El sistema puede mostrar mensajes de error relacionados con la validación del esquema XML, UUID de CFDI faltantes, catálogo de cuentas sin asociar o campos obligatorios incompletos. En este artículo revisamos las causas más frecuentes de estos errores y cómo solucionarlos paso a paso para generar correctamente tus archivos XML de pólizas.
El Error
Al ir a Reportes > Contabilidad electrónica > Pólizas y hacer clic en Generar, Aspel COI puede mostrar uno o varios de los siguientes mensajes:
- “Error en la validación del esquema XML. El archivo no cumple con la estructura requerida” — indica que el XML generado no coincide con el XSD oficial del SAT versión 1.3.
- “No se encontró el catálogo de cuentas del SAT asociado” — las cuentas contables de COI no tienen asignado el código agrupador del catálogo SAT.
- “UUID inválido o no encontrado en póliza [número]” — una o más pólizas referencian un CFDI cuyo UUID está vacío, mal formado o corresponde a un comprobante cancelado.
- “El campo RFC del emisor es obligatorio y se encuentra vacío” — datos de configuración de la empresa incompletos en COI.
- “Error al generar el archivo: el número de certificado no es válido” — el certificado de sello digital (CSD) configurado en COI está vencido o es incorrecto.
Estos errores aparecen tanto al generar pólizas mensuales como al generar el catálogo de cuentas o la balanza de comprobación en formato XML. El problema impide la entrega de la contabilidad electrónica dentro del plazo establecido por el SAT.
Causa del Problema
Las causas raíz de estos errores se agrupan en cuatro categorías principales:
1. Catálogo de cuentas SAT sin asociar. El SAT requiere que cada cuenta contable esté vinculada a un código agrupador de su catálogo oficial. Si importaste un catálogo de cuentas personalizado en COI pero no asociaste los códigos SAT, el XML no puede generarse porque carece de la estructura de agrupación obligatoria.
2. UUIDs de CFDI inválidos o faltantes. Cuando registras facturas en pólizas contables, COI debe incluir el UUID (folio fiscal) de cada CFDI asociado. Si capturaste facturas manualmente sin UUID, si el CFDI fue cancelado después del registro, o si el timbre fiscal digital (TFD) tiene errores, el XML reporta inconsistencias.
3. Versión del esquema XML desactualizada. El SAT ha actualizado el esquema de contabilidad electrónica a la versión 1.3. Si tu versión de Aspel COI no está actualizada, puede estar generando XML con una versión anterior del esquema que el portal del SAT rechaza automáticamente.
4. Datos fiscales de la empresa incompletos. El XML requiere el RFC del contribuyente, número de certificado y otros datos de configuración. Si estos campos están vacíos o contienen errores en la configuración de la empresa dentro de COI, la generación falla.
Solución Paso a Paso
1. Verifica y actualiza Aspel COI
Abre Aspel COI y ve a Ayuda > Acerca de. Confirma que tienes la versión 10.0 o superior. Si no, descarga la última actualización desde el sitio oficial de Aspel. Instala todas las actualizaciones disponibles, ya que Aspel publica parches específicos para contabilidad electrónica cuando el SAT modifica sus esquemas.
2. Configura los datos fiscales de la empresa
Ve a Configuración > Datos de la empresa y verifica que los siguientes campos estén correctamente capturados:
- RFC — debe coincidir exactamente con tu Constancia de Situación Fiscal
- Nombre o razón social — tal como aparece en tu CSD
- Número de certificado — el CSD vigente (no la FIEL/e.firma)
- Ejercicio fiscal — el año que corresponda
3. Importa y asocia el catálogo de cuentas SAT
- Descarga el catálogo de cuentas oficial del SAT en formato XML desde el portal del SAT.
- En COI, ve a Configuración > Catálogo de cuentas SAT.
- Haz clic en Importar y selecciona el archivo XML descargado.
- Una vez importado, ve a tu catálogo de cuentas en Catálogos > Cuentas.
- Para cada cuenta, abre sus propiedades y en el campo Código agrupador SAT selecciona el código correspondiente.
- Presta especial atención a las cuentas de mayor que agrupan subcuentas — deben tener asignado un código agrupador válido.
4. Corrige los UUIDs de CFDI en pólizas
- Ve a Pólizas y filtra por el período que necesitas reportar.
- Abre cada póliza que contenga movimientos de facturas (ingresos, gastos, proveedores).
- En el detalle del movimiento, verifica que el campo UUID contenga un folio fiscal válido de 36 caracteres (formato
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx). - Si el UUID está vacío, localiza el CFDI correspondiente y captura el UUID correcto.
- Si el CFDI fue cancelado, sustituye el UUID por el del CFDI de reemplazo o elimina la referencia.
5. Genera y valida el XML
- Ve a Reportes > Contabilidad electrónica > Pólizas.
- Selecciona el período (mes y año), tipo de solicitud (AF — acto de fiscalización, FC — fiscalización compulsa, DE — devolución) y tipo de póliza (todas, ingresos, egresos, diario).
- Haz clic en Generar.
- Si el proceso se completa sin errores, abre el archivo XML generado con el validador del SAT para confirmar que cumple con el esquema 1.3.
- Si persisten errores, revisa el log de errores que COI muestra al final del proceso — cada línea indica la póliza y el campo con problema.
Errores Comunes y Sus Soluciones
| Error | Causa | Solución |
|---|---|---|
| ”No se encontró el catálogo de cuentas del SAT” | Catálogo SAT no importado o no vinculado | Importar catálogo XML y asociar códigos agrupadores a cada cuenta |
| ”UUID inválido en póliza X” | UUID vacío, mal formado o de CFDI cancelado | Verificar y corregir el UUID en el detalle de la póliza |
| ”Error de validación del esquema XML” | Versión de COI desactualizada o esquema anterior | Actualizar COI a la última versión con soporte para esquema 1.3 |
| ”RFC del emisor obligatorio” | Campo RFC vacío en datos de empresa | Capturar el RFC correcto en Configuración > Datos de la empresa |
| ”Número de certificado no válido” | CSD vencido o incorrecto | Renovar el CSD en el portal del SAT y actualizar en COI |
| ”Cuenta sin código agrupador SAT” | Cuenta contable sin asociación al catálogo SAT | Asignar el código agrupador SAT en las propiedades de la cuenta |
| ”Monto en cero no permitido” | Movimiento contable con importe $0.00 | Corregir o eliminar el movimiento con monto en cero de la póliza |
Prevención
- Mantén COI actualizado. Instala cada actualización de Aspel tan pronto esté disponible. Las actualizaciones frecuentemente incluyen correcciones para los esquemas XML del SAT.
- Asocia el catálogo SAT desde el inicio. Al crear nuevas cuentas contables, asigna inmediatamente el código agrupador SAT. No dejes esta tarea para el cierre del ejercicio.
- Captura UUIDs al momento del registro. Cuando registres pólizas con facturas, captura el UUID del CFDI en ese momento. Esto evita tener que buscar los folios fiscales posteriormente.
- Valida mensualmente. No esperes al cierre anual. Genera el XML de pólizas cada mes y valida con el validador del SAT. Detectar errores mes a mes es mucho más sencillo que corregir 12 meses al final.
- Respalda antes de actualizar. Antes de instalar actualizaciones de COI, realiza un respaldo completo de la base de datos. Esto te permite revertir en caso de que una actualización cause problemas.
Resumen
- Los errores al generar XML de pólizas en Aspel COI generalmente se deben a catálogos SAT sin asociar, UUIDs de CFDI faltantes o inválidos, versiones desactualizadas del esquema XML o datos fiscales incompletos.
- La solución principal es asociar correctamente el catálogo de cuentas SAT a cada cuenta contable de COI y verificar que cada CFDI referenciado tenga un UUID válido.
- Aspel COI debe estar actualizado a la versión 10.0 o superior para soportar el esquema 1.3 de contabilidad electrónica vigente.
- Genera y valida los XML mensualmente para detectar errores a tiempo, en lugar de esperar al cierre del ejercicio.
- Usa siempre el validador oficial del SAT antes de subir los archivos al portal.