Beim Versuch, die XML-Dateien der Buchungsbelege für die elektronische Buchhaltung in Aspel COI zu erstellen, stoßen viele Buchhalter auf Fehler, die die Erfüllung dieser steuerlichen Pflicht gegenüber dem SAT verhindern. Das System kann Fehlermeldungen im Zusammenhang mit der XML-Schema-Validierung, fehlenden CFDI-UUIDs, nicht verknüpftem Kontenplan oder unvollständigen Pflichtfeldern anzeigen. In diesem Artikel untersuchen wir die häufigsten Ursachen dieser Fehler und wie du sie Schritt für Schritt beheben kannst, um deine XML-Dateien der Buchungsbelege korrekt zu erstellen.
Der Fehler
Wenn du zu Reportes > Contabilidad electrónica > Pólizas gehst und auf Generar klickst, kann Aspel COI eine oder mehrere der folgenden Meldungen anzeigen:
- „Fehler bei der Validierung des XML-Schemas. Die Datei entspricht nicht der erforderlichen Struktur” — bedeutet, dass die erstellte XML-Datei nicht mit dem offiziellen XSD des SAT Version 1.3 übereinstimmt.
- „Der SAT-Kontenplan wurde nicht gefunden” — den Buchungskonten in COI wurde kein Gruppierungscode des SAT-Kontenplans zugewiesen.
- „Ungültige oder nicht gefundene UUID in Buchungsbeleg [Nummer]” — ein oder mehrere Buchungsbelege verweisen auf einen CFDI, dessen UUID leer, fehlerhaft formatiert oder einem stornierten Beleg zugeordnet ist.
- „Das Feld RFC des Ausstellers ist Pflicht und ist leer” — unvollständige Unternehmenskonfigurationsdaten in COI.
- „Fehler beim Erstellen der Datei: Die Zertifikatsnummer ist ungültig” — das in COI konfigurierte digitale Siegelzertifikat (CSD) ist abgelaufen oder fehlerhaft.
Diese Fehler treten sowohl beim Erstellen monatlicher Buchungsbelege als auch beim Erstellen des Kontenplans oder der Probebilanz im XML-Format auf. Das Problem verhindert die Abgabe der elektronischen Buchhaltung innerhalb der vom SAT festgelegten Frist.
Ursache des Problems
Die Grundursachen dieser Fehler lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:
1. SAT-Kontenplan nicht verknüpft. Der SAT verlangt, dass jedes Buchungskonto mit einem Gruppierungscode seines offiziellen Kontenplans verknüpft ist. Wenn du einen benutzerdefinierten Kontenplan in COI importiert, aber die SAT-Codes nicht zugewiesen hast, kann die XML-Datei nicht erstellt werden, da die obligatorische Gruppierungsstruktur fehlt.
2. Ungültige oder fehlende CFDI-UUIDs. Wenn du Rechnungen in Buchungsbelegen erfasst, muss COI die UUID (Steuerfolio) jedes zugehörigen CFDI enthalten. Wenn du Rechnungen manuell ohne UUID erfasst hast, wenn der CFDI nach der Buchung storniert wurde oder wenn der digitale Steuerstempel (TFD) Fehler aufweist, meldet die XML-Datei Inkonsistenzen.
3. Veraltete XML-Schema-Version. Der SAT hat das Schema für elektronische Buchhaltung auf Version 1.3 aktualisiert. Wenn deine Version von Aspel COI nicht aktuell ist, erstellt sie möglicherweise XML-Dateien mit einer älteren Schema-Version, die das SAT-Portal automatisch ablehnt.
4. Unvollständige steuerliche Unternehmensdaten. Die XML-Datei erfordert den RFC des Steuerpflichtigen, die Zertifikatsnummer und andere Konfigurationsdaten. Wenn diese Felder in der Unternehmenskonfiguration von COI leer sind oder Fehler enthalten, schlägt die Erstellung fehl.
Schritt-für-Schritt-Lösung
1. Aspel COI überprüfen und aktualisieren
Öffne Aspel COI und gehe zu Ayuda > Acerca de. Bestätige, dass du Version 10.0 oder höher hast. Falls nicht, lade das neueste Update von der offiziellen Aspel-Website herunter. Installiere alle verfügbaren Updates, da Aspel spezifische Patches für die elektronische Buchhaltung veröffentlicht, wenn der SAT seine Schemata ändert.
2. Steuerliche Unternehmensdaten konfigurieren
Gehe zu Configuración > Datos de la empresa und überprüfe, ob die folgenden Felder korrekt ausgefüllt sind:
- RFC — muss genau mit deiner Steuerlichen Situationsbescheinigung übereinstimmen
- Name oder Firmenname — so wie auf deinem CSD angegeben
- Zertifikatsnummer — das gültige CSD (nicht die FIEL/e.firma)
- Geschäftsjahr — das entsprechende Jahr
3. SAT-Kontenplan importieren und verknüpfen
- Lade den offiziellen SAT-Kontenplan im XML-Format vom SAT-Portal herunter.
- Gehe in COI zu Configuración > Catálogo de cuentas SAT.
- Klicke auf Importar und wähle die heruntergeladene XML-Datei aus.
- Nach dem Import gehe zu deinem Kontenplan unter Catálogos > Cuentas.
- Öffne für jedes Konto die Eigenschaften und wähle im Feld Código agrupador SAT den entsprechenden Code aus.
- Achte besonders auf die Hauptkonten, die Unterkonten gruppieren — diese müssen einen gültigen Gruppierungscode zugewiesen haben.
4. CFDI-UUIDs in Buchungsbelegen korrigieren
- Gehe zu Pólizas und filtere nach dem Zeitraum, den du melden musst.
- Öffne jeden Buchungsbeleg, der rechnungsbezogene Bewegungen enthält (Einnahmen, Ausgaben, Lieferanten).
- Überprüfe im Bewegungsdetail, ob das Feld UUID ein gültiges Steuerfolio mit 36 Zeichen enthält (Format
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx). - Wenn die UUID leer ist, suche den entsprechenden CFDI und trage die korrekte UUID ein.
- Wenn der CFDI storniert wurde, ersetze die UUID durch die des Ersatz-CFDI oder entferne die Referenz.
5. XML erstellen und validieren
- Gehe zu Reportes > Contabilidad electrónica > Pólizas.
- Wähle den Zeitraum (Monat und Jahr), die Art der Anfrage (AF — Steuerprüfungsmaßnahme, FC — Prüfung Dritter, DE — Erstattung) und den Belegtyp (alle, Einnahmen, Ausgaben, Tagesbelege).
- Klicke auf Generar.
- Wenn der Vorgang fehlerfrei abgeschlossen wird, öffne die erstellte XML-Datei mit dem SAT-Validator, um die Konformität mit Schema 1.3 zu bestätigen.
- Wenn weiterhin Fehler auftreten, überprüfe das Fehlerprotokoll, das COI am Ende des Vorgangs anzeigt — jede Zeile gibt den Buchungsbeleg und das fehlerhafte Feld an.
Häufige Fehler und ihre Lösungen
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Der SAT-Kontenplan wurde nicht gefunden” | SAT-Kontenplan nicht importiert oder nicht verknüpft | XML-Kontenplan importieren und Gruppierungscodes jedem Konto zuweisen |
| „Ungültige UUID in Beleg X” | UUID leer, fehlerhaft formatiert oder von storniertem CFDI | UUID im Buchungsbelegdetail überprüfen und korrigieren |
| „Fehler bei der XML-Schema-Validierung” | COI-Version veraltet oder älteres Schema | COI auf die neueste Version mit Unterstützung für Schema 1.3 aktualisieren |
| „RFC des Ausstellers ist Pflicht” | RFC-Feld in Unternehmensdaten leer | Korrekten RFC unter Configuración > Datos de la empresa eintragen |
| „Zertifikatsnummer ungültig” | CSD abgelaufen oder fehlerhaft | CSD im SAT-Portal erneuern und in COI aktualisieren |
| „Konto ohne SAT-Gruppierungscode” | Buchungskonto nicht mit SAT-Kontenplan verknüpft | SAT-Gruppierungscode in den Kontoeigenschaften zuweisen |
| „Betrag von Null nicht erlaubt” | Buchungsbewegung mit Betrag 0,00 $ | Bewegung mit Null-Betrag im Buchungsbeleg korrigieren oder entfernen |
Prävention
- Halte COI aktuell. Installiere jedes Aspel-Update, sobald es verfügbar ist. Updates enthalten häufig Korrekturen für die XML-Schemata des SAT.
- Verknüpfe den SAT-Kontenplan von Anfang an. Weise neuen Buchungskonten sofort den SAT-Gruppierungscode zu. Verschiebe diese Aufgabe nicht auf den Jahresabschluss.
- Erfasse UUIDs zum Zeitpunkt der Buchung. Wenn du Buchungsbelege mit Rechnungen erfasst, trage die UUID des CFDI sofort ein. Das erspart dir die spätere Suche nach den Steuerfolios.
- Validiere monatlich. Warte nicht auf den Jahresabschluss. Erstelle die XML-Buchungsbelege jeden Monat und validiere sie mit dem SAT-Validator. Fehler monatlich zu erkennen ist wesentlich einfacher als 12 Monate am Ende zu korrigieren.
- Erstelle ein Backup vor dem Update. Führe vor der Installation von COI-Updates eine vollständige Sicherung der Datenbank durch. So kannst du zurückkehren, falls ein Update Probleme verursacht.
Zusammenfassung
- Fehler beim Erstellen von XML-Buchungsbelegen in Aspel COI sind in der Regel auf nicht verknüpfte SAT-Kontenpläne, fehlende oder ungültige CFDI-UUIDs, veraltete XML-Schema-Versionen oder unvollständige Steuerdaten zurückzuführen.
- Die wichtigste Lösung besteht darin, den SAT-Kontenplan korrekt mit jedem Buchungskonto in COI zu verknüpfen und sicherzustellen, dass jeder referenzierte CFDI eine gültige UUID hat.
- Aspel COI muss auf Version 10.0 oder höher aktualisiert sein, um das aktuelle Schema 1.3 der elektronischen Buchhaltung zu unterstützen.
- Erstelle und validiere die XML-Dateien monatlich, um Fehler rechtzeitig zu erkennen, anstatt auf den Jahresabschluss zu warten.
- Verwende immer den offiziellen SAT-Validator, bevor du die Dateien im Portal hochlädst.