Lors de la tentative de génération des fichiers XML des écritures pour la comptabilité électronique dans Aspel COI, de nombreux comptables rencontrent des erreurs qui empêchent de satisfaire à cette obligation fiscale auprès du SAT. Le système peut afficher des messages d’erreur liés à la validation du schéma XML, des UUID de CFDI manquants, un catalogue de comptes non associé ou des champs obligatoires incomplets. Dans cet article, nous examinons les causes les plus fréquentes de ces erreurs et comment les résoudre pas à pas pour générer correctement vos fichiers XML d’écritures.
L’erreur
En accédant à Rapports > Comptabilité électronique > Écritures et en cliquant sur Générer, Aspel COI peut afficher un ou plusieurs des messages suivants :
- “Erreur de validation du schéma XML. Le fichier ne respecte pas la structure requise” — indique que le XML généré ne correspond pas au XSD officiel du SAT version 1.3.
- “Catalogue de comptes du SAT associé introuvable” — les comptes comptables de COI n’ont pas de code de regroupement du catalogue SAT attribué.
- “UUID invalide ou introuvable dans l’écriture [numéro]” — une ou plusieurs écritures font référence à un CFDI dont l’UUID est vide, mal formaté ou correspond à un justificatif annulé.
- “Le champ RFC de l’émetteur est obligatoire et est vide” — les données de configuration de l’entreprise sont incomplètes dans COI.
- “Erreur lors de la génération du fichier : le numéro de certificat n’est pas valide” — le certificat de sceau numérique (CSD) configuré dans COI est expiré ou incorrect.
Ces erreurs apparaissent aussi bien lors de la génération des écritures mensuelles que lors de la génération du catalogue de comptes ou de la balance de vérification au format XML. Le problème empêche la livraison de la comptabilité électronique dans les délais fixés par le SAT.
Cause du problème
Les causes profondes de ces erreurs se regroupent en quatre catégories principales :
1. Catalogue de comptes SAT non associé. Le SAT exige que chaque compte comptable soit lié à un code de regroupement de son catalogue officiel. Si vous avez importé un catalogue de comptes personnalisé dans COI mais n’avez pas associé les codes SAT, le XML ne peut pas être généré car il manque la structure de regroupement obligatoire.
2. UUID de CFDI invalides ou manquants. Lors de l’enregistrement de factures dans les écritures comptables, COI doit inclure l’UUID (folio fiscal) de chaque CFDI associé. Si vous avez saisi des factures manuellement sans UUID, si le CFDI a été annulé après l’enregistrement, ou si le timbre fiscal numérique (TFD) comporte des erreurs, le XML signale des incohérences.
3. Version du schéma XML obsolète. Le SAT a mis à jour le schéma de comptabilité électronique à la version 1.3. Si votre version d’Aspel COI n’est pas à jour, elle peut générer un XML avec une version antérieure du schéma que le portail du SAT rejette automatiquement.
4. Données fiscales de l’entreprise incomplètes. Le XML requiert le RFC du contribuable, le numéro de certificat et d’autres données de configuration. Si ces champs sont vides ou contiennent des erreurs dans la configuration de l’entreprise au sein de COI, la génération échoue.
Solution pas à pas
1. Vérifiez et mettez à jour Aspel COI
Ouvrez Aspel COI et allez dans Aide > À propos. Confirmez que vous disposez de la version 10.0 ou supérieure. Si ce n’est pas le cas, téléchargez la dernière mise à jour depuis le site officiel d’Aspel. Installez toutes les mises à jour disponibles, car Aspel publie des correctifs spécifiques pour la comptabilité électronique lorsque le SAT modifie ses schémas.
2. Configurez les données fiscales de l’entreprise
Allez dans Configuration > Données de l’entreprise et vérifiez que les champs suivants sont correctement renseignés :
- RFC — doit correspondre exactement à votre Constancia de Situación Fiscal
- Nom ou raison sociale — tel qu’il apparaît sur votre CSD
- Numéro de certificat — le CSD en vigueur (pas la FIEL/e.firma)
- Exercice fiscal — l’année correspondante
3. Importez et associez le catalogue de comptes SAT
- Téléchargez le catalogue de comptes officiel du SAT au format XML depuis le portail du SAT.
- Dans COI, allez dans Configuration > Catalogue de comptes SAT.
- Cliquez sur Importer et sélectionnez le fichier XML téléchargé.
- Une fois importé, accédez à votre catalogue de comptes dans Catalogues > Comptes.
- Pour chaque compte, ouvrez ses propriétés et dans le champ Code de regroupement SAT, sélectionnez le code correspondant.
- Portez une attention particulière aux comptes principaux qui regroupent des sous-comptes — ils doivent avoir un code de regroupement valide attribué.
4. Corrigez les UUID des CFDI dans les écritures
- Allez dans Écritures et filtrez par la période à déclarer.
- Ouvrez chaque écriture contenant des mouvements de factures (revenus, dépenses, fournisseurs).
- Dans le détail du mouvement, vérifiez que le champ UUID contient un folio fiscal valide de 36 caractères (format
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx). - Si l’UUID est vide, localisez le CFDI correspondant et saisissez l’UUID correct.
- Si le CFDI a été annulé, remplacez l’UUID par celui du CFDI de remplacement ou supprimez la référence.
5. Générez et validez le XML
- Allez dans Rapports > Comptabilité électronique > Écritures.
- Sélectionnez la période (mois et année), le type de demande (AF — acte de contrôle fiscal, FC — contrôle fiscal croisé, DE — remboursement) et le type d’écriture (toutes, revenus, dépenses, journal).
- Cliquez sur Générer.
- Si le processus se termine sans erreurs, ouvrez le fichier XML généré avec le validateur du SAT pour confirmer qu’il respecte le schéma 1.3.
- Si des erreurs persistent, consultez le journal d’erreurs affiché par COI à la fin du processus — chaque ligne indique l’écriture et le champ problématique.
Erreurs courantes et leurs solutions
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| ”Catalogue de comptes du SAT introuvable” | Catalogue SAT non importé ou non lié | Importer le catalogue XML et associer les codes de regroupement à chaque compte |
| ”UUID invalide dans l’écriture X” | UUID vide, mal formaté ou de CFDI annulé | Vérifier et corriger l’UUID dans le détail de l’écriture |
| ”Erreur de validation du schéma XML” | Version de COI obsolète ou schéma antérieur | Mettre à jour COI vers la dernière version avec prise en charge du schéma 1.3 |
| ”RFC de l’émetteur obligatoire” | Champ RFC vide dans les données de l’entreprise | Saisir le RFC correct dans Configuration > Données de l’entreprise |
| ”Numéro de certificat non valide” | CSD expiré ou incorrect | Renouveler le CSD sur le portail du SAT et mettre à jour dans COI |
| ”Compte sans code de regroupement SAT” | Compte comptable non associé au catalogue SAT | Attribuer le code de regroupement SAT dans les propriétés du compte |
| ”Montant à zéro non autorisé” | Mouvement comptable avec un montant de 0,00 $ | Corriger ou supprimer le mouvement avec un montant nul de l’écriture |
Prévention
- Maintenez COI à jour. Installez chaque mise à jour d’Aspel dès qu’elle est disponible. Les mises à jour incluent fréquemment des corrections pour les schémas XML du SAT.
- Associez le catalogue SAT dès le départ. Lors de la création de nouveaux comptes comptables, attribuez immédiatement le code de regroupement SAT. Ne laissez pas cette tâche pour la clôture de l’exercice.
- Saisissez les UUID au moment de l’enregistrement. Lorsque vous enregistrez des écritures avec des factures, saisissez l’UUID du CFDI à ce moment-là. Cela évite d’avoir à rechercher les folios fiscaux ultérieurement.
- Validez mensuellement. N’attendez pas la clôture annuelle. Générez le XML des écritures chaque mois et validez avec le validateur du SAT. Détecter les erreurs mois par mois est bien plus simple que de corriger 12 mois à la fin.
- Sauvegardez avant de mettre à jour. Avant d’installer des mises à jour de COI, effectuez une sauvegarde complète de la base de données. Cela vous permet de revenir en arrière en cas de problème causé par une mise à jour.
Résumé
- Les erreurs lors de la génération du XML des écritures dans Aspel COI sont généralement dues à des catalogues SAT non associés, des UUID de CFDI manquants ou invalides, des versions obsolètes du schéma XML ou des données fiscales incomplètes.
- La solution principale consiste à associer correctement le catalogue de comptes SAT à chaque compte comptable de COI et à vérifier que chaque CFDI référencé dispose d’un UUID valide.
- Aspel COI doit être mis à jour vers la version 10.0 ou supérieure pour prendre en charge le schéma 1.3 de comptabilité électronique en vigueur.
- Générez et validez les XML mensuellement pour détecter les erreurs à temps, au lieu d’attendre la clôture de l’exercice.
- Utilisez toujours le validateur officiel du SAT avant de téléverser les fichiers sur le portail.