Ao tentar gerar os arquivos XML de apólices para contabilidade eletrônica no Aspel COI, muitos contadores encontram erros que impedem o cumprimento dessa obrigação fiscal perante o SAT. O sistema pode exibir mensagens de erro relacionadas com a validação do esquema XML, UUID de CFDI ausentes, catálogo de contas sem associar ou campos obrigatórios incompletos. Neste artigo revisamos as causas mais frequentes desses erros e como solucioná-los passo a passo para gerar corretamente seus arquivos XML de apólices.
O Erro
Ao ir a Relatórios > Contabilidade eletrônica > Apólices e clicar em Gerar, o Aspel COI pode exibir uma ou várias das seguintes mensagens:
- “Erro na validação do esquema XML. O arquivo não cumpre com a estrutura requerida” — indica que o XML gerado não coincide com o XSD oficial do SAT versão 1.3.
- “Não foi encontrado o catálogo de contas do SAT associado” — as contas contábeis do COI não possuem o código agrupador do catálogo SAT atribuído.
- “UUID inválido ou não encontrado na apólice [número]” — uma ou mais apólices referenciam um CFDI cujo UUID está vazio, mal formado ou corresponde a um comprovante cancelado.
- “O campo RFC do emissor é obrigatório e está vazio” — dados de configuração da empresa incompletos no COI.
- “Erro ao gerar o arquivo: o número de certificado não é válido” — o certificado de selo digital (CSD) configurado no COI está vencido ou incorreto.
Esses erros aparecem tanto ao gerar apólices mensais quanto ao gerar o catálogo de contas ou o balancete de verificação em formato XML. O problema impede a entrega da contabilidade eletrônica dentro do prazo estabelecido pelo SAT.
Causa do Problema
As causas raiz desses erros se agrupam em quatro categorias principais:
1. Catálogo de contas SAT sem associar. O SAT exige que cada conta contábil esteja vinculada a um código agrupador de seu catálogo oficial. Se você importou um catálogo de contas personalizado no COI mas não associou os códigos SAT, o XML não pode ser gerado porque falta a estrutura de agrupação obrigatória.
2. UUIDs de CFDI inválidos ou ausentes. Quando você registra notas fiscais em apólices contábeis, o COI deve incluir o UUID (folio fiscal) de cada CFDI associado. Se você digitou notas fiscais manualmente sem UUID, se o CFDI foi cancelado após o registro, ou se o carimbo fiscal digital (TFD) possui erros, o XML reporta inconsistências.
3. Versão do esquema XML desatualizada. O SAT atualizou o esquema de contabilidade eletrônica para a versão 1.3. Se sua versão do Aspel COI não está atualizada, pode estar gerando XML com uma versão anterior do esquema que o portal do SAT rejeita automaticamente.
4. Dados fiscais da empresa incompletos. O XML requer o RFC do contribuinte, número de certificado e outros dados de configuração. Se esses campos estão vazios ou contêm erros na configuração da empresa dentro do COI, a geração falha.
Solução Passo a Passo
1. Verifique e atualize o Aspel COI
Abra o Aspel COI e vá a Ajuda > Sobre. Confirme que você possui a versão 10.0 ou superior. Se não, baixe a última atualização no site oficial da Aspel. Instale todas as atualizações disponíveis, já que a Aspel publica patches específicos para contabilidade eletrônica quando o SAT modifica seus esquemas.
2. Configure os dados fiscais da empresa
Vá a Configuração > Dados da empresa e verifique se os seguintes campos estão corretamente preenchidos:
- RFC — deve coincidir exatamente com sua Constância de Situação Fiscal
- Nome ou razão social — tal como aparece no seu CSD
- Número de certificado — o CSD vigente (não a FIEL/e.firma)
- Exercício fiscal — o ano correspondente
3. Importe e associe o catálogo de contas SAT
- Baixe o catálogo de contas oficial do SAT em formato XML no portal do SAT.
- No COI, vá a Configuração > Catálogo de contas SAT.
- Clique em Importar e selecione o arquivo XML baixado.
- Uma vez importado, vá ao seu catálogo de contas em Catálogos > Contas.
- Para cada conta, abra suas propriedades e no campo Código agrupador SAT selecione o código correspondente.
- Preste especial atenção às contas principais que agrupam subcontas — devem ter um código agrupador válido atribuído.
4. Corrija os UUIDs de CFDI nas apólices
- Vá a Apólices e filtre pelo período que precisa reportar.
- Abra cada apólice que contenha movimentações de notas fiscais (receitas, despesas, fornecedores).
- No detalhe da movimentação, verifique se o campo UUID contém um folio fiscal válido de 36 caracteres (formato
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx). - Se o UUID estiver vazio, localize o CFDI correspondente e digite o UUID correto.
- Se o CFDI foi cancelado, substitua o UUID pelo do CFDI de substituição ou elimine a referência.
5. Gere e valide o XML
- Vá a Relatórios > Contabilidade eletrônica > Apólices.
- Selecione o período (mês e ano), tipo de solicitação (AF — ato de fiscalização, FC — fiscalização compulsa, DE — devolução) e tipo de apólice (todas, receitas, despesas, diário).
- Clique em Gerar.
- Se o processo for concluído sem erros, abra o arquivo XML gerado com o validador do SAT para confirmar que cumpre com o esquema 1.3.
- Se os erros persistirem, revise o log de erros que o COI exibe ao final do processo — cada linha indica a apólice e o campo com problema.
Erros Comuns e Suas Soluções
| Erro | Causa | Solução |
|---|---|---|
| ”Não foi encontrado o catálogo de contas do SAT” | Catálogo SAT não importado ou não vinculado | Importar catálogo XML e associar códigos agrupadores a cada conta |
| ”UUID inválido na apólice X” | UUID vazio, mal formado ou de CFDI cancelado | Verificar e corrigir o UUID no detalhe da apólice |
| ”Erro de validação do esquema XML” | Versão do COI desatualizada ou esquema anterior | Atualizar COI para a última versão com suporte ao esquema 1.3 |
| ”RFC do emissor obrigatório” | Campo RFC vazio nos dados da empresa | Preencher o RFC correto em Configuração > Dados da empresa |
| ”Número de certificado não válido” | CSD vencido ou incorreto | Renovar o CSD no portal do SAT e atualizar no COI |
| ”Conta sem código agrupador SAT” | Conta contábil sem associação ao catálogo SAT | Atribuir o código agrupador SAT nas propriedades da conta |
| ”Valor em zero não permitido” | Movimentação contábil com valor R$0,00 | Corrigir ou eliminar a movimentação com valor zero da apólice |
Prevenção
- Mantenha o COI atualizado. Instale cada atualização da Aspel assim que estiver disponível. As atualizações frequentemente incluem correções para os esquemas XML do SAT.
- Associe o catálogo SAT desde o início. Ao criar novas contas contábeis, atribua imediatamente o código agrupador SAT. Não deixe essa tarefa para o fechamento do exercício.
- Registre UUIDs no momento do lançamento. Quando registrar apólices com notas fiscais, digite o UUID do CFDI nesse momento. Isso evita ter que buscar os folios fiscais posteriormente.
- Valide mensalmente. Não espere o fechamento anual. Gere o XML de apólices a cada mês e valide com o validador do SAT. Detectar erros mês a mês é muito mais simples do que corrigir 12 meses no final.
- Faça backup antes de atualizar. Antes de instalar atualizações do COI, realize um backup completo do banco de dados. Isso permite reverter caso uma atualização cause problemas.
Resumo
- Os erros ao gerar XML de apólices no Aspel COI geralmente se devem a catálogos SAT sem associar, UUIDs de CFDI ausentes ou inválidos, versões desatualizadas do esquema XML ou dados fiscais incompletos.
- A solução principal é associar corretamente o catálogo de contas SAT a cada conta contábil do COI e verificar que cada CFDI referenciado tenha um UUID válido.
- O Aspel COI deve estar atualizado para a versão 10.0 ou superior para suportar o esquema 1.3 de contabilidade eletrônica vigente.
- Gere e valide os XML mensalmente para detectar erros a tempo, em vez de esperar o fechamento do exercício.
- Use sempre o validador oficial do SAT antes de enviar os arquivos ao portal.