Wenn Sie versuchen, einen digitalen Steuerbeleg in Aspel SAE oder Aspel COI zu importieren, zeigt das System die Meldung “Die XML-Datei ist kein gültiger CFDI” oder “Fehler beim Verarbeiten des Steuerbelegs” an und die XML-Datei wird nicht erfasst. Dieser Fehler tritt typischerweise beim Empfang von Lieferantenrechnungen, beim Laden von XML-Dateien aus dem Steuerpostfach des SAT oder beim Abgleich von Einkäufen auf. In diesem Leitfaden erklären wir die häufigsten Ursachen und die Schritt-für-Schritt-Lösung, um das Problem ohne Datenverlust zu beheben.

Der Fehler

Die genaue Fehlermeldung in Aspel SAE oder Aspel COI variiert je nach Systemversion, die häufigsten Varianten sind:

  • “Die XML-Datei ist kein gültiger CFDI”
  • “Fehler beim Verarbeiten des Steuerbelegs”
  • “Die ausgewählte Datei entspricht keinem Comprobante Fiscal Digital por Internet”
  • “Der Beleg konnte nicht gelesen werden. Prüfen Sie, ob die Datei ein gültiger CFDI ist.”

Der Fehler tritt in folgenden Szenarien auf:

  1. Beim Importieren von Lieferanten-XML über Compras > Recepción de CFDI.
  2. Bei der Funktion Massen-Upload von XML aus einem lokalen Ordner oder Netzwerk.
  3. Beim Importieren von Rechnungen zur Abstimmung in Aspel COI.
  4. Beim Verarbeiten von XML-Dateien, die aus dem Buzón Tributario des SAT heruntergeladen wurden.

Das System erfasst den Beleg nicht und kann in derselben Sitzung den Import weiterer XML-Dateien blockieren.

Ursache des Problems

Dieser Fehler hat mehrere mögliche Ursachen:

1. Inkompatible CFDI-Version Der SAT hat die Verwendung von CFDI 3.3 ab dem 1. Januar 2024 eingestellt. Enthält die XML-Datei Version="3.3" oder Version="3.2" im Stammknoten, lehnen aktuelle Aspel-Versionen sie ab, da CFDI 4.0 erwartet wird.

2. Beschädigte oder unvollständige XML-Datei Die XML-Datei wurde unvollständig heruntergeladen, oder die Datei wurde manuell bearbeitet und hat dabei einen obligatorischen Knoten verloren (cfdi:Emisor, cfdi:Receptor, cfdi:Conceptos oder den Stempel des Steuerzeichens tfd:TimbreFiscalDigital).

3. Falsche Zeichenkodierung Die Datei enthält ein BOM (Byte Order Mark) UTF-8 oder wurde mit einer anderen Kodierung als UTF-8 gespeichert, was den XML-Parser von Aspel beschädigt.

4. Nicht standardmäßiger Namespace oder Struktur Einige Abrechnungssysteme von Drittanbietern erzeugen XML-Dateien mit benutzerdefinierten Namespaces oder zusätzlichen Knoten, die nicht dem Standard des Anhang 20 des SAT entsprechen.

5. Veraltete Aspel-Version Ältere Versionen von SAE (vor Version 8.0) oder COI (vor Version 9.0) unterstützen das CFDI-4.0-Schema nicht vollständig und können gültige Belege ablehnen.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 — CFDI-Version prüfen

Öffnen Sie die XML-Datei mit einem Texteditor wie Notepad++ (kostenlos). Suchen Sie die erste inhaltliche Zeile, die wie folgt aussehen sollte:

<cfdi:Comprobante xmlns:cfdi="http://www.sat.gob.mx/cfd/4"
  Version="4.0"
  ...
  • Steht Version="4.0" — das Format ist korrekt, fahren Sie mit Schritt 2 fort.
  • Steht Version="3.3" — der Beleg ist in der älteren Version. Bitten Sie den Aussteller, ihn in CFDI 4.0 neu auszustellen.
  • Beginnt die Datei nicht mit <?xml, sondern mit unbekannten Zeichen (BOM) — fahren Sie mit Schritt 3 fort.

Schritt 2 — UUID im SAT-Portal validieren

  1. Öffnen Sie einen Browser und besuchen Sie https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx.
  2. Suchen Sie in der XML-Datei den Knoten tfd:TimbreFiscalDigital und kopieren Sie den Wert des Attributs UUID (Format: xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx).
  3. Geben Sie UUID, RFC Emisor, RFC Receptor und Gesamtbetrag in das Formular des SAT ein.
  4. Zeigt der SAT “Nicht gefunden” oder “Storniert”, ist der Beleg ungültig und Sie müssen beim Aussteller einen neuen anfordern.
  5. Bestätigt der SAT die Gültigkeit, liegt das Problem lokal bei Aspel — fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 3 — XML von ungültigen Zeichen bereinigen

  1. Öffnen Sie die Datei in Notepad++.
  2. Klicken Sie im oberen Menü auf Encoding. Steht dort etwas anderes als UTF-8 oder UTF-8 BOM, wechseln Sie zu Encode in UTF-8 (ohne BOM).
  3. Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile genau lautet: 
    <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
  4. Entfernen Sie alle Leerzeichen oder Leerzeilen vor dieser Zeile.
  5. Speichern Sie die Datei und versuchen Sie den Import in Aspel erneut.

Schritt 4 — Aspel SAE oder COI aktualisieren

Wenn die vorherigen Schritte das Problem nicht beheben:

  1. Öffnen Sie Aspel SAE oder COI und navigieren Sie zu Herramientas > Actualización automática (sofern das Netzwerk konfiguriert ist).
  2. Alternativ besuchen Sie https://www.aspel.com.mx/soporte/descargas und melden Sie sich mit Ihrem Support-Konto an.
  3. Laden Sie die neueste Aktualisierung für Ihre Version von SAE oder COI herunter und installieren Sie sie.
  4. Starten Sie das System neu und versuchen Sie den XML-Import erneut.

Schritt 5 — CFDI erneut importieren

Mit der korrigierten XML-Datei und dem aktualisierten System:

  1. Navigieren Sie in Aspel SAE zu Compras > Recepción de CFDI de proveedores.
  2. Wählen Sie die Option zum Importieren aus einer Datei und suchen Sie die XML-Datei.
  3. Prüfen Sie, ob der angezeigte RFC des Ausstellers mit dem des im Katalog registrierten Lieferanten übereinstimmt.
  4. Bestätigen Sie den Import und überprüfen Sie, ob der Beleg in der Liste der empfangenen Dokumente erscheint.

Alternative Lösung

Wenn die XML-Datei nicht korrigiert werden kann (z. B. weil der Aussteller nicht mehr existiert oder der Beleg storniert wurde), können Sie die Rechnung manuell erfassen:

  1. Navigieren Sie in Aspel SAE zu Compras > Facturas de compra.
  2. Erstellen Sie ein neues Dokument und erfassen Sie die Daten des Belegs manuell (Datum, RFC, Positionen, Beträge und MwSt.).
  3. Geben Sie im Feld UUID/Folio fiscal die UUID aus der XML-Datei ein, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
  4. Fügen Sie die XML-Datei als Referenzdokument im Datensatz des Eintrags bei.

Diese Alternative verhindert, dass der buchhalterische Ablauf unterbrochen wird, während das Problem mit dem Aussteller geklärt wird.

Prävention

Um zu verhindern, dass dieser Fehler erneut auftritt:

  • Fordern Sie immer XML CFDI 4.0 von Ihren Lieferanten an. Seit Januar 2024 ist dies das einzige gültige Format.
  • Halten Sie Aspel aktuell. Konfigurieren Sie automatische Updates oder überprüfen Sie monatlich das Support-Portal von Aspel.
  • Öffnen oder bearbeiten Sie XML-Dateien nicht mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder LibreOffice Writer. Verwenden Sie stets Notepad++ oder einen anderen XML-Editor.
  • Laden Sie XML-Dateien direkt vom SAT über das Buzón Tributario herunter, wenn Sie vermuten, dass die Datei des Lieferanten beschädigt ist.
  • Validieren Sie die UUID vor dem Import mit dem SAT-Prüftool, um Stempelprobleme von Anfang an auszuschließen.

Verwandte Probleme

“Die Version der Vorlage entspricht nicht der Version des Belegs” Dieser Fehler ist ähnlich, tritt jedoch beim Erstellen von Rechnungen in Aspel SAE auf, wenn die konfigurierte XSLT-Vorlage für CFDI 3.3 ist, das System aber bereits im CFDI-4.0-Modus arbeitet. Die Lösung besteht darin, die Vorlage über die Dokumentenkonfiguration zu aktualisieren. Siehe: Aspel SAE: Error “La versión de la plantilla no corresponde a la versión del comprobante”.

“Missing data provider or data packet” Wenn Aspel SAE nicht startet oder diesen Fehler anzeigt, bevor ein Dokument importiert werden kann, beheben Sie zunächst das Startproblem des Systems. Siehe: Aspel SAE: Error “missing data provider or data packet”.

XML importiert, aber mit falschen Beträgen Wurde der CFDI importiert, stimmen die Gesamtbeträge aber nicht überein, prüfen Sie, ob die XML-Datei globale Rabatte (Descuento im Stammknoten) enthält, die Aspel nicht korrekt liest. Aktualisieren Sie auf die neueste Version und überprüfen Sie die Rundungskonfiguration unter Herramientas > Parámetros del sistema.

Zusammenfassung

  • Der Fehler “Die XML-Datei ist kein gültiger CFDI” in Aspel SAE/COI hat mehrere Ursachen: falsche CFDI-Version, beschädigte Datei, fehlerhafte Kodierung oder veraltete Aspel-Version.
  • Die häufigste Lösung besteht darin, sicherzustellen, dass die XML-Datei Version="4.0" enthält und in UTF-8 ohne BOM gespeichert ist.
  • Validieren Sie die UUID immer im SAT-Portal, bevor Sie den XML als ungültig einstufen.
  • Aspel aktuell zu halten ist die beste Präventivmaßnahme gegen Inkompatibilitäten mit dem CFDI-4.0-Standard.
  • Wenn die XML-Datei nicht wiederhergestellt werden kann, bewahrt die manuelle Erfassung mit der UUID die steuerliche Rückverfolgbarkeit.

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