C’est décembre, la date limite pour payer l’aguinaldo (prime de Noël obligatoire au Mexique) approche et Aspel NOI affiche le redouté message “Error al generar el cálculo de aguinaldo” au moment où vous en avez le plus besoin. Cette erreur empêche le système de calculer correctement la prestation de fin d’année pour vos employés, bloquant un processus critique de paie. Dans cet article, j’explique les causes les plus courantes de cette erreur et comment la résoudre étape par étape pour que vous puissiez respecter vos obligations légales dans les délais.

Le calcul de l’aguinaldo au Mexique est une obligation patronale établie par l’Article 87 de la Loi Fédérale du Travail (Ley Federal del Trabajo). Tout travailleur a droit à un minimum de 15 jours de salaire comme aguinaldo, payé avant le 20 décembre. Lorsqu’Aspel NOI échoue dans ce processus, l’impact est direct : des employés sans leur paiement de fin d’année et des sanctions légales potentielles pour l’entreprise.

L’Erreur

Lors de la tentative d’exécution du calcul de l’aguinaldo depuis Nómina > Procesos especiales > Aguinaldo, Aspel NOI peut afficher un ou plusieurs des messages suivants :

  • “Error al generar el cálculo de aguinaldo” — message générique qui apparaît en appuyant sur le bouton Calculer
  • “No se puede realizar el cálculo. Verifique los datos del período” — indique des problèmes de configuration de la plage de dates
  • “Error en la tabla de ISR. Verifique la configuración de tablas” — les tables fiscales sont obsolètes ou corrompues
  • “Overflow” ou “Error de desbordamiento” — valeurs numériques hors limites, généralement causées par des salaires mal saisis

L’erreur se manifeste typiquement dans les scénarios suivants :

  1. Premier calcul de l’aguinaldo sur une nouvelle installation de NOI
  2. Après une mise à jour d’Aspel NOI vers une nouvelle version sans mettre à jour les tables fiscales
  3. Lorsque des employés ont des données incomplètes ou des dates d’embauche incorrectes
  4. Bases de données volumineuses avec plus de 200 employés et plusieurs exercices accumulés
  5. Après une restauration de sauvegarde où les index de la base de données ont été endommagés

L’erreur apparaît pendant le processus de calcul par lots, généralement après avoir traité quelques employés, indiquant que le problème est associé à des enregistrements spécifiques ou à la configuration générale du processus.

Cause du Problème

L’erreur de calcul de l’aguinaldo dans Aspel NOI peut provenir de multiples facteurs. Voici les causes les plus fréquentes :

Tables ISR obsolètes

Aspel NOI utilise les tables d’Impôt sur le Revenu (ISR) pour calculer la retenue de l’aguinaldo. Si les tables ne correspondent pas à l’exercice fiscal en cours, le moteur de calcul ne peut pas déterminer la retenue correcte et génère une erreur. Cela est particulièrement fréquent lorsque le SAT (autorité fiscale mexicaine) publie de nouvelles tables en milieu d’année et qu’elles ne sont pas mises à jour dans NOI.

Dates d’embauche incorrectes

L’aguinaldo proportionnel dépend directement de la date d’embauche du travailleur. Si un employé a une date future, une date vide ou une date manifestement erronée (comme l’année 1900), le calcul de proportionnalité produit des valeurs absurdes que NOI ne peut pas traiter.

Base de données corrompue

Les fichiers de base de données d’Aspel NOI (format DBF/CDX) sont susceptibles d’être corrompus par des coupures de courant, des fermetures inattendues du système ou un accès simultané depuis plusieurs terminaux sans la bonne configuration réseau. Les index endommagés empêchent NOI d’accéder correctement aux enregistrements des employés lors du calcul par lots.

Configuration incorrecte du processus

Des paramètres mal configurés dans la fenêtre de calcul de l’aguinaldo — comme un type de salaire incorrect (intégré au lieu de base), un nombre de jours d’aguinaldo invalide, ou une plage de dates qui ne couvre pas la période de travail complète de l’employé — génèrent des résultats erronés ou arrêtent le processus.

Problèmes de précision décimale

Dans les installations anciennes de NOI ou les bases de données migrées depuis des versions antérieures, les champs numériques peuvent avoir une précision décimale insuffisante. Lorsque le système tente de stocker un résultat avec plus de décimales que le champ ne supporte, une erreur de dépassement (overflow) se produit.

Conflit avec l’antivirus ou les permissions Windows

Certains antivirus bloquent l’accès de NOI à ses fichiers temporaires lors du calcul par lots. De même, si l’utilisateur Windows n’a pas les permissions d’écriture sur le dossier de données de NOI, le processus est interrompu lors de la tentative de sauvegarde des résultats.

Solution Étape par Étape

Suivez ces étapes dans l’ordre pour résoudre l’erreur de calcul de l’aguinaldo dans Aspel NOI :

1. Sauvegarder la base de données

Avant de faire toute modification, générez une sauvegarde complète :

  1. Ouvrez Aspel NOI
  2. Allez dans Utilerías > Respaldo
  3. Sélectionnez Respaldo completo
  4. Choisissez un emplacement sûr (clé USB, dossier réseau ou disque différent)
  5. Attendez que le processus se termine et vérifiez que le fichier de sauvegarde a été créé correctement

Important : Ne modifiez jamais les données de paie sans sauvegarde préalable. Une erreur dans la correction pourrait compromettre toute votre information historique.

2. Mettre à jour les tables ISR

  1. Visitez aspel.com.mx et cherchez les mises à jour pour votre version de NOI
  2. Téléchargez le correctif ou l’installateur de mise à jour des tables fiscales
  3. Fermez complètement Aspel NOI (vérifiez qu’aucun processus NOI*.exe ne reste dans le Gestionnaire des tâches)
  4. Exécutez l’installateur de mise à jour en tant qu’administrateur
  5. Ouvrez NOI et allez dans Configuración > Tablas > ISR
  6. Confirmez que les tables affichent la bonne année fiscale

3. Vérifier et corriger les données des employés

  1. Allez dans Empleados > Catálogo de Empleados
  2. Pour chaque employé, vérifiez :
    • Date d’embauche : doit être une date réelle, antérieure à la date actuelle
    • Salaire journalier : doit être un nombre positif et raisonnable
    • Statut : actif, réembauche ou licencié (selon le cas)
    • Type de contrat : doit être sélectionné
  3. Utilisez le filtre pour trouver les employés avec des dates suspectes :
    • Allez dans Reportes > Catálogo de empleados et triez par date d’embauche
    • Recherchez les dates vides, futures ou antérieures à l’an 2000 (sauf si elles sont réelles)

4. Configurer correctement le calcul de l’aguinaldo

  1. Allez dans Nómina > Procesos especiales > Aguinaldo
  2. Configurez les paramètres suivants :
    • Date limite : généralement le 20 décembre de l’année en cours
    • Jours d’aguinaldo : minimum 15 (ou le nombre établi par votre politique d’entreprise)
    • Type de salaire : sélectionnez Salario diario ordinario (PAS l’intégré)
    • Période de calcul : du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours
  3. Sélectionnez les employés qui doivent recevoir l’aguinaldo
  4. Vérifiez que les employés licenciés ayant déjà reçu leur part proportionnelle ne sont pas inclus

5. Exécuter le calcul par lots

Si l’erreur survient avec les calculs par lots, traitez les employés en petits groupes :

  1. Dans la fenêtre de calcul de l’aguinaldo, sélectionnez uniquement un département ou un groupe d’employés (10 à 20)
  2. Exécutez le calcul
  3. Si cela fonctionne, passez au groupe suivant
  4. Si cela échoue avec un groupe spécifique, réduisez le groupe jusqu’à identifier l’employé problématique
  5. Corrigez les données de l’employé qui cause l’erreur
  6. Répétez jusqu’à ce que tous les employés soient traités

6. Réparer la base de données

Si l’erreur persiste après vérification des données et de la configuration :

  1. Fermez NOI sur tous les terminaux (critique pour les installations multi-utilisateurs)
  2. Allez dans Utilerías > Reparación de archivos
  3. Sélectionnez Todas las tablas
  4. Exécutez la réparation et attendez sa fin
  5. Redémarrez NOI et essayez à nouveau le calcul de l’aguinaldo

Solution Alternative

Si la réparation standard ne résout pas le problème, essayez ces alternatives :

Reconstruction manuelle des index

  1. Fermez complètement Aspel NOI
  2. Naviguez vers le dossier de données de NOI (généralement C:\Archivos de programa\Aspel\NOI\Datos ou votre chemin configuré)
  3. Localisez les fichiers .CDX (index) liés aux employés et à la paie
  4. Renommez ces fichiers .CDX en ajoutant l’extension .BAK (par exemple, EMPLEADOS.CDX en EMPLEADOS.CDX.BAK)
  5. Ouvrez NOI — le système reconstruira automatiquement les index
  6. Essayez à nouveau le calcul de l’aguinaldo

Calcul manuel avec exportation

Si vous devez payer en urgence et ne pouvez pas résoudre l’erreur immédiatement :

  1. Allez dans Reportes > Catálogo de empleados et exportez vers Excel
  2. Calculez l’aguinaldo manuellement :
    • Aguinaldo complet : salaire journalier × jours d’aguinaldo
    • Aguinaldo proportionnel : salaire journalier × jours d’aguinaldo × (jours travaillés ÷ 365)
  3. Appliquez la retenue ISR selon les tables fiscales en vigueur
  4. Enregistrez les paiements comme mouvements manuels dans NOI une fois l’erreur résolue

Réinstallation du module de processus spéciaux

  1. Téléchargez l’installateur complet de votre version de NOI depuis aspel.com.mx
  2. Exécutez l’installateur et sélectionnez l’option Réparer
  3. Cela réinstalle les fichiers du programme sans affecter votre base de données
  4. Appliquez toutes les mises à jour disponibles après la réparation

Prévention

Pour éviter cette erreur lors des futurs calculs d’aguinaldo :

  • Mettez à jour Aspel NOI au moins une fois par an, idéalement en octobre, avant la saison des aguinaldos
  • Mettez à jour les tables ISR à chaque publication de changements fiscaux par le SAT
  • Validez les données des employés trimestriellement, en vérifiant les dates d’embauche, salaires et statuts
  • Générez des sauvegardes hebdomadaires tout au long de l’année et une sauvegarde supplémentaire avant chaque processus spécial
  • Exécutez la réparation de fichiers mensuellement pour maintenir les index de la base de données en bon état
  • Configurez un onduleur (UPS) sur le serveur hébergeant la base de données de NOI pour éviter les coupures de courant qui corrompent les fichiers
  • Effectuez un calcul test à la mi-novembre avec des données test pour détecter les problèmes avant la date limite
  • Documentez votre configuration d’aguinaldo (jours, type de salaire, date limite) pour pouvoir la reproduire chaque année sans erreurs

Problèmes Connexes

Erreur “Employé non trouvé dans la base de données”

Cette erreur apparaît lorsque l’enregistrement de l’employé existe dans le catalogue mais ses données de paie sont incomplètes. Solution : vérifiez que l’employé a au moins une période de paie traitée dans l’année.

Erreur de calcul du PTU (participation aux bénéfices)

Similaire à l’erreur d’aguinaldo, mais liée au processus de participation aux bénéfices. Les causes et solutions sont analogues : tables obsolètes, données incorrectes et base de données corrompue.

Erreur lors de la génération du reçu de paie de l’aguinaldo

Après avoir calculé correctement l’aguinaldo, la génération du reçu CFDI peut échouer. C’est un problème différent lié au timbrage numérique. Consultez la section sur les erreurs de timbrage CFDI.

Montants d’aguinaldo qui ne correspondent pas au calcul manuel

Si NOI calcule mais les montants sont incorrects, c’est généralement parce qu’il utilise le salaire journalier intégré au lieu de l’ordinaire, ou que les dates d’embauche sont erronées. Vérifiez le paramètre de type de salaire dans la configuration du processus d’aguinaldo.

Résumé

  • L’erreur de calcul de l’aguinaldo dans Aspel NOI est généralement causée par des tables ISR obsolètes, des dates d’embauche incorrectes ou une base de données corrompue
  • Sauvegardez toujours avant de corriger — une sauvegarde prévient la perte d’information
  • Mettez d’abord à jour les tables fiscales et vérifiez les données de chaque employé avant de recalculer
  • Si le calcul par lots échoue, traitez par petits lots pour identifier l’employé problématique
  • La réparation de fichiers et la reconstruction des index résolvent la plupart des problèmes de base de données
  • En dernier recours, calculez manuellement dans Excel et enregistrez les paiements comme mouvements manuels
  • Prévenez le problème en mettant à jour NOI et en validant les données des employés avant novembre chaque année

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