Die Verbindung zwischen Aspel NOI und den staatlichen IMSS-Portalen (wie IDSE oder SUA) ist für die Einhaltung der Arbeitgebervorschriften in Mexiko von wesentlicher Bedeutung. Die rechtzeitige Registrierung von Einstellungen, Entlassungen und Gehaltsänderungen (“movimientos afiliatorios”) verhindert hohe Geldstrafen. Die Generierung der Exportdatei aus NOI führt jedoch häufig zu Validierungs- oder Exportfehlern oder zu Ablehnungen beim Hochladen der Datei auf die Online-Plattform.

Der Fehler

Wenn Sie versuchen, die Exportdatei .txt für Bewegungen in Aspel NOI zu generieren, oder wenn Sie diese Datei in das IDSE-Portal hochladen, treten häufig die folgenden typischen Fehler auf:

  • “Fehler beim Generieren der Datei. Falsche Dateistruktur.”
  • “Die Arbeitgeberregistrierung (Registro Patronal) stimmt nicht überein.”
  • IDSE-Ablehnung: “Falsche oder unerwartete Datensatzlänge.”
  • IDSE-Ablehnung: “Ungültiges oder nicht erkennbares Zeichen in Spalte X.”

Durch diese Fehler ist eine rechtzeitige Bearbeitung der Arbeitgeberbewegungen nicht möglich.

Ursache des Fehlers

Die Hauptursachen für das Fehlschlagen oder die Ablehnung des Exports sind auf Dateninkonsistenzen innerhalb der NOI-Software zurückzuführen:

  1. Unvollständiger Arbeitnehmerkatalog: Wichtige Daten fehlen in der Akte, z.B. CURP, RFC, Postleitzahl (jetzt obligatorisch für CFDI 4.0) oder der Grund für die Entlassung.
  2. Besondere oder spanische Sonderzeichen: Die von IDSE vorgeschriebene, sehr strikte Textdatei unterstützt keine Zeichen wie z. B. Ñ, ñ, Akzente, Apostrophe oder versehentliche Tabulatorabstände im Namen des Mitarbeiters.
  3. Falsche Arbeitgeberregistrierung: Werden in Aspel NOI mehrere Zweigniederlassungen verwaltet, stimmt die Arbeitgeberregistrierung unter “Systemparameter” möglicherweise nicht genau mit dem Zertifikat im IDSE überein.
  4. Inkonsistente Daten: Es wird fälschlicherweise versucht, eine Kündigung mit einem Datum vor der Einstellung zu generieren, oder die Gehaltsänderung entspricht nicht dem Zweimonatszeitraum (“bimestre”).
  5. Konfiguration des NOI-Layouts: Die NOI-Exportvorlage ist schlichtweg veraltet (dies ist häufig der Fall, wenn Sie nicht über das neueste Update/den neuesten Re-Installer verfügen).

Schritt-für-Schritt-Lösung

Befolgen Sie diese Anleitung, um sicherzustellen, dass die erstellte Datei fehlerfrei und makellos strukturiert ist:

1. Daten der Arbeitnehmer bereinigen

Dies ist das häufigste Problem, das es zu beheben gilt:

  1. Navigieren Sie zu Arbeitnehmer (Trabajadores) > Arbeitnehmerkatalog (Catálogo de Trabajadores).
  2. Suchen oder filtern Sie gezielt nach den Mitarbeitern, die Teil der Fehlermeldung sind.
  3. Bearbeiten Sie deren Profile, entfernen Sie alle Akzente und ändern Sie die spanischen Buchstaben Ñ in einfache N. Beispiel: Aus MARTINEZ ORDOÑEZ wird für den Export MARTINEZ ORDONEZ.
  4. Überprüfen Sie sorgfältig, ob am Ende des Vor- oder Nachnamens keine zusätzlichen, leeren Leerzeichen stehen.
  5. Wenn es sich um eine Kündigung/Entlassung (Baja) handelt, stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Gehalt/Historie der “Grund für die Kündigung” angegeben ist (z. B. Freiwillige Trennung).

2. Arbeitgeberregistrierung kontrollieren

  1. Gehen Sie zu Konfiguration > Systemparameter.
  2. Stellen Sie im Abschnitt Arbeitgeberregistrierungen (Registros Patronales) sicher, dass das Format genau 11 Positionen lang ist.
  3. Bestätigen Sie, dass keine Trennstriche vorhanden sind, es sei denn, die Vorlage überspringt diese explizit. Für SUA- und IDSE-Exporte ist die Ziffernfolge in der Regel fortlaufend (z. B. A0123456780).

3. Bewegungsdatei neu erstellen

Nachdem die Daten sorgfältig korrigiert wurden:

  1. Wechseln Sie zum Tab IMSS/AFORE > IDSE/SUA Link.
  2. Wählen Sie den relevanten Datumsbereich sehr gewissenhaft aus. Vermeiden Sie es zwingend, Bewegungen aus weit auseinander liegenden Monaten oder Quartalen zu vermischen.
  3. Klicken Sie auf die Option zum Generieren einer Datei mit der Endung .txt.
  4. Legen Sie die Datei in einem kurzen, lokalen Windows-Pfad wie C:\IDSE\movimientos.txt ab.

4. Die TXT-Datei im Editor validieren

Dies muss geschehen, bevor Sie die Datei bei IDSE hochladen:

  1. Öffnen Sie die generierte Datei movimientos.txt mit dem klassischen Windows-Editor (Notepad).
  2. Prüfen Sie visuell ohne automatischen Zeilenumbruch, ob alle Zeilen (Datensätze) vollkommen identisch lang erscheinen.
  3. Wenn eine Zeile bei der direkten Betrachtung merklich kürzer oder länger als die anderen wirkt, hat der Datensatz dieses speziellen Arbeitnehmers ein Formatierungsproblem und wird sicher vom IMSS-System abgewiesen.

5. Den NOI-Re-Installer aktualisieren

Wenn Sie unaufhörlich Strukturfehler erhalten und das IMSS-Portal kürzlich Änderungen an seinen Spezifikationen vorgenommen hat, muss Ihr Aspel NOI dringend aktualisiert werden.

  1. Gehen Sie zu Hilfe > Online-Update-Service (Aspel-AL).
  2. Prüfen Sie, ob ein neuer Installations-Patch (Re-instalable) vorliegt.
  3. Laden Sie diesen herunter und installieren Sie ihn.

Zusammenfassung

  • Die von NOI für die IMSS-Portale generierten TXT-Dateien sind fehleranfällig und höchst intolerant gegenüber lateinischen, spanischen Sonderzeichen oder versteckten Tabulatoren.
  • Die Fehlerbereinigung jeglicher Akzente bei Ihren Mitarbeitern, die Kontrolle der Arbeitgeberkonfiguration und die Verwendung des neuesten Updates (Re-instalable) Ihrer NOI-Software verhindern in der Regel 90 % der Probleme beim Datenexport.