Le lien entre Aspel NOI et les portails de l’IMSS gouvernementaux (tels que l’IDSE ou SUA) est essentiel au maintien de la conformité de l’employeur. Enregistrer les embauches, les licenciements et les modifications de salaire (mouvements d’affiliation) à temps permet d’éviter les amendes. Cependant, la génération du fichier à partir de NOI se traduit souvent par des erreurs de validation ou d’exportation, ou par des rejets lors du téléchargement de ce dernier sur la plateforme.

L’Erreur

Lors d’une tentative de génération du fichier d’exportation .txt pour les mouvements dans Aspel NOI, ou lors du téléchargement de ce fichier vers IDSE, les erreurs courantes suivantes se produisent :

  • “Erreur lors de la génération du fichier. Structure incorrecte.”
  • “Le registre de l’employeur (Registro Patronal) ne correspond pas.”
  • Rejet par IDSE : “Longueur d’enregistrement incorrecte.”
  • Rejet par IDSE : “Caractère invalide dans la colonne X.”

Ces erreurs empêchent le traitement à temps des mouvements de l’employeur.

Cause du Problème

Les principales raisons pour lesquelles l’exportation échoue ou est rejetée proviennent d’incohérences de données dans le NOI :

  1. Catalogue des travailleurs incomplet : Des données essentielles manquent, par exemple le CURP, le RFC, le code postal (désormais obligatoire pour CFDI 4.0) ou la cause du licenciement.
  2. Caractères spécifiques : Le format texte strict utilisé par l’IDSE ne prend pas en charge certains caractères tels que (Ñ, ñ, les accents, les apostrophes ou les tabulations accidentelles) dans le nom de l’employé.
  3. Erreur d’enregistrement de l’employeur : Si l’entreprise gère plusieurs filiales dans Aspel NOI, le Registre Employeur (Registro Patronal) dans les “Paramètres du système” ne correspond pas exactement au certificat de l’IDSE.
  4. Dates incohérentes : Vous essayez de générer une fin de contrat à une date antérieure à celle de l’embauche, ou bien, la modification du salaire ne correspond pas à la bonne période (bimestre).
  5. Configuration NOI : Le modèle d’exportation de NOI n’est pas à jour (fréquent si vous n’avez pas installé le dernier module correctif).

Solution Étape par Étape

1. Nettoyage des Données sur les Employés

  1. Allez dans Travailleurs > Catalogue des Travailleurs.
  2. Filtrez ou recherchez les employés figurant dans votre mouvement.
  3. Modifiez leur profil et enlevez tous les accents puis changez les lettres Ñ pour des N. Par exemple : changez MARTINEZ ORDOÑEZ par MARTINEZ ORDONEZ.
  4. Vérifiez que les prénoms ou noms de famille ne comportent pas d’espaces supplémentaires.
  5. S’il s’agit d’une Fin de contrat (Baja), assurez-vous que l’onglet Salaire/Historique précise la “Cause de la fin de contrat”.

2. Réviser le Registre Employeur

  1. Allez dans Configuration > Paramètres du système.
  2. Dans la section Registres Employeurs, assurez-vous que le format de ceux-ci indique un nombre de 11 chiffres exactement.
  3. Validez qu’il n’y ait aucun trait d’union intermédiaire. Pour SUA et IDSE, le nombre est continu (par exemple, A0123456780).

3. Regénérer le Fichier des Mouvements

  1. Allez dans l’onglet IMSS/AFORE > Lien IDSE (ou SUA).
  2. Sélectionnez scrupuleusement la plage de dates. Ne mélangez pas des mouvements de mois très dispersés à moins que cela ne soit nécessaire.
  3. Choisissez l’option permettant de générer un fichier .txt.
  4. Choisissez un chemin court et simple tel que C:\IDSE\mouvements.txt.

4. Valider le TXT avec le Bloc-notes

Avant de le télécharger sur le portail IDSE :

  1. Ouvrez le fichier mouvements.txt à l’aide du Bloc-notes de Windows.
  2. Vérifiez visuellement que toutes les lignes paraissent avoir la même longueur.
  3. S’il y a une ligne plus courte ou plus longue, le dossier de ce travailleur contient une erreur et sera rejeté.

5. Mettre à Jour le “Re-instalable” NOI

Si les erreurs persistent et que l’IMSS s’est mis à jour, votre logiciel Aspel NOI doit également l’être.

  1. Allez dans Aide > Service de mise à jour en ligne (Aspel-AL).
  2. Vérifiez s’il y a une nouvelle mise à jour qui ajuste les formats du système IDSE.
  3. Installez-la (en vous assurant que tous les usagers soient déconnectés de NOI).

Résumé

  • Les fichiers TXT générés par NOI pour les portails de l’IMSS sont incroyablement sensibles et stricts vis-à-vis des lettres et accents latins ou de la ponctuation.
  • Traquer et retirer chaque faute dans les données ou nom d’un employé, puis s’assurer d’être à la dernière version de NOI, préviendra 90 % de vos erreurs de compilation de registres.