Beim Versuch, die Lohnabrechnung in Aspel NOI zu berechnen, erscheint eine Fehlermeldung, die den Prozess unterbricht und einen dieser Texte anzeigt: “No se encontró el trabajador en la base de datos de IMSS” oder “El RFC del trabajador no coincide con el padrón del IMSS”. Dieser Artikel erklärt genau, was der RFC-Fehler des Arbeitnehmers in Aspel NOI bedeutet, warum er auftritt und wie Sie ihn Schritt für Schritt lösen — ohne den technischen Support anrufen zu müssen.

Der Fehler

Die Meldung erscheint während der Lohnberechnung oder beim Versuch, Gehaltsabrechnungen zu stempeln (timbrar) über das Dispersionsmodul. Die häufigsten Varianten, die auf dem Bildschirm erscheinen, sind:

“El RFC del trabajador no coincide con el padrón del IMSS”

“No se encontró el trabajador en la base de datos de IMSS”

In einigen Fällen zeigt der Fehler auch die Mitarbeiternummer und den RFC an, den NOI zur Validierung sendet, was die Lokalisierung des problematischen Eintrags erleichtert. Der Berechnungsprozess wird für diesen Mitarbeiter unterbrochen — in manchen Fällen auch für den gesamten Lohnstapel, abhängig von der Toleranzkonfiguration des Systems.

Ursache des Problems

Aspel NOI validiert die Daten jedes Arbeitnehmers gegen das IMSS-Register, bevor es die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge berechnet und die Anmeldebewegungen erzeugt. Diese Validierung vergleicht:

  • Den RFC, der im NOI-Mitarbeiterkatalog erfasst ist
  • Die CURP, die in derselben Akte eingetragen ist
  • Die Sozialversicherungsnummer (NSS) des Arbeitnehmers

Der Fehler tritt auf, wenn mindestens eine dieser drei Angaben nicht exakt mit dem übereinstimmt, was der IMSS in seinem Register gespeichert hat. Die häufigsten Ursachen sind:

  1. RFC bei der Mitarbeitererfassung falsch eingegeben — eine vertauschte Stelle, falscher Homoklave-Teil oder Verwechslung zwischen dem Buchstaben „O” und der Null „0”.
  2. Falsche CURP — die CURP entspricht nicht dem RFC, weil sie von einem veralteten oder inoffiziellen Dokument kopiert wurde.
  3. RFC-Änderung des Arbeitnehmers — der Mitarbeiter hat eine RFC-Korrektur beim SAT beantragt und die Personalabteilung nicht informiert.
  4. Massenimport mit Fehlern — wurden Mitarbeiter aus einer Excel- oder CSV-Datei importiert, ist es häufig, dass RFC oder CURP mit zusätzlichen Leerzeichen, Sonderzeichen oder in Kleinbuchstaben übernommen wurden.
  5. Veraltete NOI-Version — in Versionen vor bestimmten Re-Installables enthält der RFC-Validierungsalgorithmus bekannte Fehler.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 — Betroffenen Mitarbeiter identifizieren

Beim Ausführen der Lohnberechnung erzeugt NOI am Ende des Prozesses einen Vorfallsbericht. Notieren Sie den Namen, die Mitarbeiternummer und den RFC, der im Fehlerbericht erscheint. Wenn der Prozess abgebrochen wird, bevor der Bericht angezeigt wird, prüfen Sie das Fehlerprotokoll unter Utilidades > Bitácora de Procesos.

Schritt 2 — Offiziellen RFC des Arbeitnehmers einholen

Das einzige gültige Dokument zur Überprüfung des RFC ist die Constancia de Situación Fiscal, direkt vom SAT-Portal heruntergeladen unter sat.gob.mx > Trámites > Constancia de Situación Fiscal. Verwenden Sie keine IMSS-Ausweise oder früheren Lohnabrechnungen als Quelle — diese können veraltet sein.

Der RFC hat 13 Zeichen für natürliche Personen: 4 Buchstaben + 6 Ziffern für das Geburtsdatum + 3 Zeichen Homoklave. Überprüfen Sie jeden einzelnen Zeichen.

Schritt 3 — RFC im Mitarbeiterkatalog korrigieren

  1. Gehen Sie in Aspel NOI zu Empleados > Catálogo de Empleados.
  2. Suchen Sie den Mitarbeiter nach Name oder Nummer.
  3. Öffnen Sie seine Akte und wählen Sie den Tab Datos Generales (oder Datos Fiscales, je nach Ihrer Version).
  4. Korrigieren Sie das Feld RFC mit dem exakten Wert aus dem SAT-Nachweis. Groß- und Kleinschreibung muss beachtet werden.
  5. Speichern Sie die Änderungen mit Ctrl+G oder der Schaltfläche Guardar.

Schritt 4 — CURP überprüfen und korrigieren

Suchen Sie in derselben Akte das Feld CURP. Die CURP hat 18 Zeichen. Sie können sie im offiziellen RENAPO-Portal validieren: renapo.gob.mx > Consulta tu CURP. Wenn die CURP falsch ist, korrigieren Sie sie ebenfalls, bevor Sie den nächsten Schritt ausführen.

Schritt 5 — NSS prüfen, wenn der Fehler bestehen bleibt

Wenn RFC und CURP bereits korrekt sind, der Fehler aber weiterhin auftritt, überprüfen Sie die Sozialversicherungsnummer (NSS) des Arbeitnehmers. Die NSS muss die sein, die der IMSS bei der Anmeldung vergeben hat. Sie können sie im Portal IMSS Digital (imss.gob.mx) oder auf dem Zahlungsbeleg eines korrekt gestempelten früheren Zeitraums nachschlagen.

Schritt 6 — Lohnabrechnung neu berechnen

Schließen Sie die Mitarbeiterakte und führen Sie erneut Nómina > Cálculo de Nómina aus. Wenn der Fehler verschwunden ist, wird der Prozess ohne Vorfälle für diesen Mitarbeiter abgeschlossen.

Alternative Lösung

Wenn Sie den RFC im Mitarbeiterkatalog korrigieren, der Fehler aber weiterhin auftritt, kann das Problem darin liegen, dass die installierte Version von Aspel NOI eine fehlerhafte Validierung enthält. In diesem Fall:

  1. Aktualisieren Sie NOI auf das neueste Re-Installable, das im Aspel-Support-Portal verfügbar ist (aspel.com.mx > Soporte > Descargas). Re-Installables beheben Validierungsfehler bei RFC und CURP, ohne dass das System neu installiert werden muss.
  2. Wenn Sie nicht sofort aktualisieren können, deaktivieren Sie vorübergehend die automatische IMSS-Validierung unter Configuración > Parámetros del Sistema > Validación IMSS und aktivieren Sie die Option zum Überspringen der Validierung. Verwenden Sie diese Option nur als Notfallmaßnahme und deaktivieren Sie sie, sobald Sie NOI aktualisiert haben.
  3. Als weitere Alternative überprüfen Sie den RFC direkt im IDSE-Portal (imss.gob.mx > IDSE) mit Ihrem digitalen Unternehmenszertifikat. Wenn der Arbeitnehmer im IMSS-Register mit einem anderen RFC erscheint, müssen Sie über das Formular AFIL-02 eine Datenkorrekturbewegung bei der zuständigen IMSS-Subdelegation einreichen.

Prävention

Um zu verhindern, dass dieser Fehler in zukünftigen Lohnperioden erneut auftritt:

  • Fordern Sie den Steuernachweis bei der Einstellung jedes neuen Mitarbeiters an. Erfassen Sie den RFC genau so, wie er dort erscheint, ohne Interpretation oder Korrektur.
  • Aktivieren Sie die Online-RFC-Validierung in den NOI-Parametern, wenn Ihre Version dies unterstützt — so werden Fehler bei der Mitarbeitererfassung erkannt, nicht erst bei der Berechnung.
  • Verwenden Sie die Importfunktion mit Vorabvalidierung, wenn Sie Mitarbeiter aus Excel laden: NOI bietet eine Vorschau mit Fehlern, bevor der Import bestätigt wird.
  • Aktualisieren Sie NOI regelmäßig. Aspel veröffentlicht mehrmals jährlich Re-Installables, die Validierungsfehler beheben und IMSS-Tabellen aktualisieren.
  • Schulen Sie das Personalteam dahingehend, den RFC immer aus dem Steuernachweis zu übernehmen, nie aus Drittdokumenten oder IMSS-Unterlagen.

Verwandte Probleme

„CURP inválida” bei der Lohnberechnung in Aspel NOI

Dieser Fehler ist das Gegenstück zum RFC-Fehler. Die Behandlung ist identisch: Validieren Sie die CURP bei RENAPO und korrigieren Sie sie in der Mitarbeiterakte. Eine ungültige CURP blockiert auch das Stempeln von Gehaltsabrechnungen im SAT-Portal.

„NSS no encontrado en el padrón del IMSS”

Tritt auf, wenn die Sozialversicherungsnummer mit einer falschen Stelle erfasst wurde oder wenn der Mitarbeiter beim IMSS abgemeldet wurde, aber nicht in NOI. Schlagen Sie die NSS auf der ursprünglichen IMSS-Anmeldebestätigung oder im Portal IMSS Digital nach.

Fehler beim Stempeln: „El receptor no existe en el padrón del SAT”

Obwohl es wie ein anderer Fehler aussieht, ist er ebenfalls RFC-bezogen. In diesem Fall existiert der RFC des Arbeitnehmers nicht in der SAT-Datenbank (möglicherweise wurde er abgemeldet oder befindet sich in einem Aktualisierungsprozess). Warten Sie 24–48 Stunden und versuchen Sie es erneut; bleibt das Problem bestehen, muss der Arbeitnehmer zum SAT, um seine Steuersituation zu regularisieren.

Aspel SAE: „EXTERNAL EXCEPTION EEFFACE”

Wenn Sie neben den Problemen in NOI auch Fehler in anderen Aspel-Modulen haben, könnte es sich um ein Installations- oder Systemberechtigungsproblem handeln. Lesen Sie den spezifischen Artikel zum EEFFACE-Fehler in SAE.

Zusammenfassung

  • Der Fehler „El RFC del trabajador no coincide con el padrón del IMSS” erscheint in Aspel NOI bei der Lohnberechnung, wenn RFC, CURP oder NSS des Mitarbeiters in NOI nicht mit dem IMSS-Register übereinstimmen.
  • Die häufigste Ursache ist ein falsch erfasster RFC bei der Mitarbeitererfassung — ein falsches Zeichen im Homoklave-Teil oder im Geburtsdatum innerhalb des RFC.
  • Die Hauptlösung besteht darin, den SAT-Steuernachweis des Arbeitnehmers einzuholen und den RFC im NOI-Mitarbeiterkatalog zu korrigieren.
  • Überprüfen Sie außerdem die CURP bei RENAPO und die NSS im IMSS-Portal.
  • Bleibt der Fehler bestehen, aktualisieren Sie NOI auf das neueste Re-Installable oder bestätigen Sie die Daten direkt im IDSE-Portal.
  • Zur Vorbeugung fordern Sie den Steuernachweis bei der Einstellung an und aktivieren Sie die Online-RFC-Validierung in den NOI-Parametern.

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