Lors du calcul de la paie dans Aspel NOI, un message d’erreur apparaît, interrompant le processus et affichant l’un des textes suivants : “No se encontró el trabajador en la base de datos de IMSS” ou “El RFC del trabajador no coincide con el padrón del IMSS”. Cet article explique précisément ce que signifie l’erreur RFC travailleur IMSS Aspel NOI, pourquoi elle se produit et comment la résoudre étape par étape sans avoir besoin de contacter le support technique.

L’Erreur

Le message apparaît lors du calcul de la paie ou lors du timbre des reçus de paiement depuis le module de dispersion. Les variantes les plus courantes affichées à l’écran sont :

“El RFC del trabajador no coincide con el padrón del IMSS”

“No se encontró el trabajador en la base de datos de IMSS”

Dans certains cas, l’erreur affiche également le numéro d’employé et le RFC que NOI envoie pour la validation, ce qui facilite la localisation de l’enregistrement problématique. Le processus de calcul s’arrête pour cet employé et, dans certains cas, pour l’ensemble du lot de paie, selon la configuration de tolérance du système.

Cause du Problème

Aspel NOI valide les informations de chaque travailleur contre le registre de l’IMSS avant de calculer les cotisations ouvrières-patronales et de générer les mouvements d’affiliation. Cette validation compare :

  • Le RFC saisi dans le catalogue des employés de NOI
  • Le CURP enregistré dans la même fiche
  • Le numéro de sécurité sociale (NSS) du travailleur

L’erreur survient lorsqu’au moins une de ces trois données ne correspond pas exactement à ce que l’IMSS a enregistré dans son registre. Les causes les plus fréquentes sont :

  1. RFC mal saisi lors de l’enregistrement de l’employé — un chiffre transposé, l’homoclave erronée ou confusion entre la lettre « O » et le zéro « 0 ».
  2. CURP incorrect — le CURP ne correspond pas au RFC parce qu’il a été copié depuis un document obsolète ou d’une source non officielle.
  3. Changement de RFC du travailleur — l’employé a demandé une correction de RFC auprès du SAT et n’a pas prévenu les Ressources Humaines.
  4. Importation massive avec erreurs — si les employés ont été importés depuis un fichier Excel ou CSV, il est fréquent que le RFC ou le CURP contienne des espaces supplémentaires, des caractères étranges ou soit en minuscules.
  5. Version de NOI obsolète — dans les versions antérieures à certains ré-installables, l’algorithme de validation du RFC présente des bogues connus.

Solution Étape par Étape

Étape 1 — Identifier l’employé concerné

Lors de l’exécution du calcul de paie, NOI génère un rapport d’incidents à la fin du processus. Notez le nom, le numéro d’employé et le RFC qui apparaissent dans le rapport d’erreur. Si le processus est annulé avant d’afficher le rapport, consultez le journal des erreurs dans Utilidades > Bitácora de Procesos.

Étape 2 — Obtenir le RFC officiel du travailleur

Le seul document valide pour vérifier le RFC est la Constance de Situation Fiscale téléchargée directement depuis le SAT à sat.gob.mx > Trámites > Constancia de Situación Fiscal. N’utilisez pas les identifiants IMSS ni les anciens reçus de paie comme source ; ils peuvent être obsolètes.

Le RFC comporte 13 caractères pour les personnes physiques : 4 lettres + 6 chiffres de date de naissance + 3 caractères d’homoclave. Vérifiez chacun d’eux.

Étape 3 — Corriger le RFC dans le catalogue des employés

  1. Dans Aspel NOI, allez à Empleados > Catálogo de Empleados.
  2. Recherchez l’employé par son nom ou son numéro.
  3. Ouvrez sa fiche et sélectionnez l’onglet Datos Generales (ou Datos Fiscales selon votre version).
  4. Corrigez le champ RFC avec la valeur exacte de la constance du SAT. Le respect des majuscules est obligatoire.
  5. Enregistrez les modifications avec Ctrl+G ou le bouton Guardar.

Étape 4 — Vérifier et corriger le CURP

Dans la même fiche, localisez le champ CURP. Le CURP comporte 18 caractères. Vous pouvez le valider sur le portail officiel du RENAPO : renapo.gob.mx > Consulta tu CURP. Si le CURP est incorrect, corrigez-le également avant de passer à l’étape suivante.

Étape 5 — Vérifier le NSS si l’erreur persiste

Si le RFC et le CURP sont maintenant corrects mais que l’erreur continue, vérifiez le Número de Seguridad Social du travailleur. Le NSS doit être celui que l’IMSS a attribué lors de l’affiliation. Vous pouvez le consulter sur le portail IMSS Digital (imss.gob.mx) ou sur le talon de paiement d’une période antérieure correctement timbrée.

Étape 6 — Recalculer la paie

Fermez la fiche de l’employé et exécutez à nouveau Nómina > Cálculo de Nómina. Si l’erreur a disparu, le processus se terminera sans incident pour ce travailleur.

Solution Alternative

Si vous corrigez le RFC dans le catalogue des employés mais que l’erreur persiste, le problème peut venir du fait que la version installée d’Aspel NOI possède une validation avec un bogue. Dans ce cas :

  1. Mettez à jour NOI vers le ré-installable le plus récent disponible sur le portail de support d’Aspel (aspel.com.mx > Soporte > Descargas). Les ré-installables corrigent les erreurs de validation de RFC et CURP sans nécessiter de désinstaller le système.
  2. Si vous ne pouvez pas mettre à jour immédiatement, désactivez temporairement la validation automatique de l’IMSS dans Configuración > Parámetros del Sistema > Validación IMSS et cochez l’option pour ignorer la validation. Utilisez cette option uniquement comme mesure d’urgence ; désactivez-la une fois NOI mis à jour.
  3. Comme option supplémentaire, vérifiez le RFC directement sur le portail IDSE (imss.gob.mx > IDSE) avec votre certificat numérique d’entreprise. Si le travailleur apparaît avec un RFC différent dans le registre de l’IMSS, vous devrez soumettre un mouvement de correction de données via le formulaire AFIL-02 auprès de la sous-délégation IMSS correspondante.

Prévention

Pour éviter que cette erreur ne se reproduise lors de futurs cycles de paie :

  • Demandez la constance de situation fiscale au moment de l’embauche de chaque nouvel employé. Saisissez le RFC exactement tel qu’il apparaît, sans interpréter ni corriger.
  • Activez la validation du RFC en ligne dans les paramètres de NOI si votre version le supporte — cela détecte les erreurs lors de l’enregistrement de l’employé, et non lors du calcul.
  • Utilisez la fonction d’importation avec validation préalable lorsque vous chargez des employés depuis Excel : NOI propose un aperçu avec les erreurs avant de confirmer l’importation.
  • Mettez à jour NOI régulièrement. Aspel publie plusieurs ré-installables par an qui corrigent les erreurs de validation et mettent à jour les tables de l’IMSS.
  • Formez le personnel des RH pour qu’il saisisse toujours le RFC depuis la constance fiscale, jamais depuis des documents tiers ni depuis l’IMSS.

Problèmes Connexes

« CURP inválida » lors du calcul de paie dans Aspel NOI

Cette erreur est l’équivalent de l’erreur RFC. Le traitement est identique : validez le CURP sur RENAPO et corrigez-le dans la fiche de l’employé. Un CURP invalide bloque également le timbre des reçus sur le portail du SAT.

« NSS no encontrado en el padrón del IMSS »

Cela se produit lorsque le numéro de sécurité sociale a été saisi avec un chiffre incorrect ou lorsque l’employé a été radié de l’IMSS mais pas de NOI. Consultez le NSS sur la constance d’affiliation originale de l’IMSS ou sur le portail IMSS Digital.

Erreur lors du timbre : « El receptor no existe en el padrón del SAT »

Bien qu’il s’agisse d’une erreur apparemment différente, elle est également liée au RFC. Dans ce cas, le RFC du travailleur n’existe pas dans la base du SAT (il peut avoir été radié ou être en cours de mise à jour). Attendez 24 à 48 heures et réessayez ; si le problème persiste, le travailleur doit se rendre au SAT pour régulariser sa situation fiscale.

Aspel SAE : « EXTERNAL EXCEPTION EEFFACE »

Si, en plus des problèmes dans NOI, vous avez des erreurs dans d’autres modules d’Aspel, il peut s’agir d’un problème d’installation ou de permissions système. Consultez l’article spécifique sur l’erreur EEFFACE dans SAE.

Résumé

  • L’erreur “El RFC del trabajador no coincide con el padrón del IMSS” apparaît dans Aspel NOI lors du calcul de la paie lorsque le RFC, le CURP ou le NSS de l’employé dans NOI ne correspond pas au registre de l’IMSS.
  • La cause la plus fréquente est un RFC mal saisi lors de l’enregistrement de l’employé — un caractère erroné dans l’homoclave ou dans la date de naissance au sein du RFC.
  • La solution principale est d’obtenir la constance de situation fiscale du SAT du travailleur et de corriger le RFC dans le catalogue des employés de NOI.
  • Vérifiez également le CURP sur RENAPO et le NSS sur le portail de l’IMSS.
  • Si l’erreur persiste, mettez à jour NOI vers le ré-installable le plus récent ou confirmez les données directement sur le portail IDSE.
  • Pour prévenir le problème, demandez la constance fiscale à l’embauche et activez la validation en ligne du RFC dans les paramètres de NOI.

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