Es ist Gehaltstag und Ihre Mitarbeiter warten auf ihre Zahlung, aber Aspel NOI weigert sich, die CFDI-Gehaltsabrechnungen zu timbren. Das System zeigt kryptische Fehlermeldungen an, der PAC lehnt die Belege ab und die Zeit läuft weiter. Dies ist eines der stressigsten Szenarien für Buchhalter und Gehaltsverwalter in Mexiko. In diesem Artikel lösen wir die häufigsten CFDI-Timbrado-Fehler in Aspel NOI, von Zertifikatsproblemen bis hin zu falschen Steuerdaten.

Der Fehler

Beim Versuch, Gehaltsabrechnungen in Aspel NOI zu timbren, kann das System verschiedene Fehlermeldungen anzeigen, abhängig von der Grundursache:

  • “Error al timbrar el comprobante” — generische Meldung mit möglicherweise mehreren Ursachen
  • “301 - XML mal formado” — die XML-Datei des Belegs enthält Daten, die nicht dem SAT-Schema entsprechen
  • “401 - Certificado no vigente” — das digitale Siegelzertifikat (CSD) ist abgelaufen oder wurde widerrufen
  • “402 - Sello mal formado” — die digitale Signatur des Belegs ist ungültig
  • “CFDI33179 - RFC del receptor no está en la lista de RFC inscritos no cancelados del SAT” — der RFC des Arbeitnehmers existiert nicht oder wurde im SAT-Register storniert
  • “NOM1001 - El RFC del receptor no coincide con el registrado en el complemento de nómina” — Abweichung zwischen den Empfängerdaten und der Ergänzung
  • “Error de conexión con el PAC” — keine Verbindung zum Autorisierten Zertifizierungsanbieter möglich
  • “El complemento de nómina no cumple con la versión requerida” — die Version der Ergänzung ist niedriger als 1.2

Diese Fehler treten typischerweise beim Ausführen des Massen-Timbrado-Prozesses unter Procesos > Timbrar recibos oder beim Versuch auf, einen einzelnen Beleg aus der Vorschau zu timbren.

Ursache des Problems

Der CFDI-Timbrado für Gehaltsabrechnungen kann aus verschiedenen Gründen fehlschlagen. Die häufigsten sind:

Digitales Siegelzertifikat (CSD) abgelaufen oder widerrufen. CSD haben eine Gültigkeit von 4 Jahren. Wird es nicht rechtzeitig erneuert, wird jeder Timbrado abgelehnt. Der SAT kann ein Zertifikat auch wegen steuerlicher Unregelmäßigkeiten widerrufen.

Falsche Steuerdaten des Arbeitgebers. RFC, Firmenname und steuerliche Postleitzahl des Ausstellers müssen exakt mit den beim SAT registrierten Daten übereinstimmen. Mit CFDI 4.0 validiert der SAT diese Daten streng: selbst ein Unterschied bei Groß-/Kleinschreibung oder Akzenten führt zur Ablehnung.

RFC des Arbeitnehmers ungültig oder nicht eingetragen. Jeder Arbeitnehmer muss seinen RFC beim SAT registriert und aktiv haben. Wenn ein Mitarbeiter einen falschen, nicht autorisierten generischen RFC hat oder aus dem Register gestrichen wurde, lehnt der PAC den Timbrado seines Belegs ab.

Veraltete Version der Gehaltsergänzung. Der SAT verlangt die Gehaltsergänzung Version 1.2 für CFDI 4.0. Ältere Versionen von Aspel NOI können Belege mit der Ergänzung 1.1 erzeugen, die nicht mehr akzeptiert wird.

Verbindungsprobleme mit dem PAC. Firmen-Firewalls, Proxy-Server, Antivirensoftware oder einfach eine instabile Internetverbindung können die Kommunikation zwischen NOI und dem Timbrado-Anbieter blockieren.

Unvollständige Arbeitnehmerdaten. Felder wie CURP, Sozialversicherungsnummer, Art des Beschäftigungsregimes und Art des Arbeitstages sind in der Gehaltsergänzung 1.2 Pflichtfelder. Fehlt eines oder hat ein falsches Format, besteht das XML die Validierung nicht.

Schritt-für-Schritt-Lösung

1. Digitales Siegelzertifikat überprüfen

Öffnen Sie Aspel NOI und navigieren Sie zu Configuración > Datos de la empresa > Certificados digitales. Prüfen Sie das Ablaufdatum des geladenen CSD. Wenn es abgelaufen ist:

  1. Melden Sie sich im SAT-Portal mit Ihrer e.firma (FIEL) an
  2. Erzeugen Sie ein neues digitales Siegelzertifikat
  3. Laden Sie die Dateien .cer und .key herunter
  4. Entfernen Sie in NOI das vorherige Zertifikat
  5. Laden Sie die neue .cer, .key hoch und geben Sie das Passwort des privaten Schlüssels ein
  6. Speichern Sie die Änderungen und führen Sie einen Timbrado-Test mit einem Beleg durch

2. Steuerdaten des Arbeitgebers validieren

Laden Sie die Constancia de Situación Fiscal des Unternehmens vom SAT-Portal herunter. Vergleichen Sie Feld für Feld mit den in NOI registrierten Daten (Configuración > Datos de la empresa):

  • RFC des Ausstellers (13 Zeichen für juristische Personen, 12 für natürliche Personen)
  • Exakter Firmenname (ohne Abkürzungen, mit Akzenten falls zutreffend)
  • Postleitzahl des steuerlichen Wohnsitzes
  • Steuerregime (muss mit dem SAT-Schlüssel übereinstimmen)

3. Daten jedes Arbeitnehmers prüfen

Gehen Sie zu Catálogos > Trabajadores und überprüfen Sie für jeden Mitarbeiter:

  • RFC — muss 13 Zeichen haben und mit der SAT-Bescheinigung übereinstimmen
  • CURP — 18 Zeichen, gültiges Format
  • NSS — Sozialversicherungsnummer mit 11 Ziffern
  • Art des Regimes — korrekt gemäß dem SAT-Katalog ausgewählt
  • Art des Vertrags und Arbeitstages — Pflichtfelder für die Ergänzung 1.2

Um RFCs massenhaft zu validieren, können Sie den RFC-Validierungsdienst des SAT nutzen oder jeden Arbeitnehmer um seine aktuelle Constancia de Situación Fiscal bitten.

4. Verbindung zum PAC überprüfen

Navigieren Sie zu Configuración > Timbrado > PAC und führen Sie den Verbindungstest aus:

  • Bei Fehlschlag überprüfen Sie, ob Ihre Internetverbindung richtig funktioniert
  • Prüfen Sie, ob die Windows-Firewall aspelnoi.exe oder den PAC-Port blockiert
  • Bei Verwendung eines Proxys konfigurieren Sie ihn in den Netzwerkoptionen von NOI
  • Bestätigen Sie, dass Ihre PAC-Zugangsdaten (Benutzer und Passwort) gültig sind und nicht abgelaufen sind
  • Kontaktieren Sie Ihren PAC, um zu überprüfen, ob dessen Dienst betriebsbereit ist

5. Aspel NOI aktualisieren

Laden Sie das neueste Update von der offiziellen Aspel-Website herunter. Vor der Aktualisierung:

  1. Erstellen Sie ein Backup Ihrer NOI-Datenbank
  2. Schließen Sie alle NOI-Instanzen im Netzwerk
  3. Installieren Sie das Update auf dem Server und dann auf jeder Arbeitsstation
  4. Öffnen Sie NOI und gehen Sie zu Ayuda > Acerca de, um die Version zu bestätigen
  5. Überprüfen Sie, dass die Gehaltsergänzung Version 1.2 ist

6. Timbrado erneut versuchen

Nachdem die Probleme behoben wurden:

  1. Gehen Sie zu Procesos > Timbrar recibos
  2. Wählen Sie die ausstehenden Belege zum Timbrado aus
  3. Führen Sie den Prozess aus und überwachen Sie den Fortschritt
  4. Prüfen Sie das Timbrado-Protokoll, um zu bestätigen, dass alle Belege verarbeitet wurden
  5. Belege mit Fehlern bleiben markiert — überprüfen Sie die einzelnen Fehlerdetails für jeden

Spezifische Fehler und ihre Lösungen

FehlercodeBeschreibungLösung
301XML fehlerhaft formatiertÜberprüfen Sie, ob Sonderzeichen in Namen oder Adressen vorhanden sind. Aktualisieren Sie NOI auf die neueste Version.
401Zertifikat nicht gültigErneuern Sie Ihr CSD im SAT-Portal und laden Sie es in NOI hoch.
402Siegel fehlerhaftÜberprüfen Sie, ob die .key-Datei und das Passwort korrekt sind. Generieren Sie das CSD neu, wenn das Problem bestehen bleibt.
CFDI33179RFC des Empfängers nicht eingetragenBitten Sie den Arbeitnehmer um seine Constancia de Situación Fiscal und korrigieren Sie den RFC in NOI.
NOM1001RFC stimmt nicht in der Ergänzung übereinÜberprüfen Sie, ob der RFC in den Arbeitnehmerdaten mit dem des CFDI-Empfängers übereinstimmt.
VerbindungsfehlerPAC nicht erreichbarÜberprüfen Sie Internet, Firewall und PAC-Zugangsdaten. Versuchen Sie es zu einer anderen Zeit, wenn der PAC überlastet ist.
Ungültige ErgänzungFalsche Version der ErgänzungAktualisieren Sie NOI, um die Gehaltsergänzung 1.2 kompatibel mit CFDI 4.0 zu erzeugen.

Prävention

Um Timbrado-Probleme während der Gehaltsperioden zu vermeiden, befolgen Sie diese Praktiken:

  • Erneuern Sie das CSD im Voraus. Führen Sie ein Register über das Ablaufdatum und erneuern Sie es mindestens 30 Tage vor dem Ablauf.
  • Validieren Sie Steuerdaten vierteljährlich. Fordern Sie mindestens alle 3 Monate aktuelle Constancias de Situación Fiscal Ihres Unternehmens und Ihrer Arbeitnehmer an.
  • Timbren Sie Testbelege vor dem Abschluss. Erzeugen Sie zu Beginn jeder Periode einen Testbeleg, um Probleme vor dem Zahltag zu erkennen.
  • Halten Sie NOI aktuell. Installieren Sie Aspel-Updates, sobald sie verfügbar sind; viele beheben Timbrado-Fehler.
  • Dokumentieren Sie die PAC-Zugangsdaten. Bewahren Sie Benutzer, Passwort und Vertragslaufzeit Ihres PAC an einem sicheren Ort auf.
  • Haben Sie ein CSD-Backup. Bewahren Sie Kopien Ihrer .cer- und .key-Dateien an einem sicheren Ort außerhalb des Hauptrechners auf.
  • Überprüfen Sie das Timbrado-Protokoll nach jedem Prozess. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Belege timbrado wurden; prüfen Sie das Protokoll, um einzelne Ablehnungen zu erkennen.

Zusammenfassung

  • Der CFDI-Timbrado-Fehler in Aspel NOI ist in der Regel auf abgelaufene Zertifikate, falsche Steuerdaten oder Verbindungsprobleme mit dem PAC zurückzuführen
  • Überprüfen Sie vor jeder Gehaltsperiode immer die Gültigkeit des digitalen Siegelzertifikats
  • Die Daten des Arbeitgebers und jedes Arbeitnehmers müssen exakt mit den beim SAT registrierten übereinstimmen
  • Die Gehaltsergänzung muss Version 1.2 für CFDI 4.0 sein; aktualisieren Sie NOI bei Bedarf
  • Testen Sie die Verbindung zum PAC und prüfen Sie Firewall, Proxy und Zugangsdaten bei Kommunikationsfehlern
  • Validieren Sie Steuerdaten präventiv, um Ablehnungen an kritischen Zahltagen zu vermeiden

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