Error de Inventario Negativo en Aspel SAE
Las existencias negativas en Aspel SAE son un problema frecuente que puede causar errores en la facturación electrónica (CFDI), discrepancias contables y reportes de inventario incorrectos. Básicamente, el sistema está diciendo que usted vendió más productos de los que tenía disponibles — una imposibilidad física que indica un error de captura.
Requisitos Previos
- Aspel SAE versión 9.0 (o superior) actualizado.
- Acceso al módulo de Inventarios y Utilidades.
- Respaldo de la base de datos antes de realizar correcciones. Esto es crítico.
Causas Comunes de Existencias Negativas
1. Facturas Emitidas sin Descontar del Inventario
Este es el error más frecuente. En Aspel SAE, la factura por sí sola no siempre descuenta del inventario. Depende de la configuración:
- Si está configurado para que la Remisión descuente inventario, entonces debe generar primero una Remisión (o enlazarla al Pedido) y luego facturar desde ella.
- Si factura directamente sin remisión, el inventario puede no decrementarse correctamente.
Solución:
- Revise en Configuración > Documentos cómo está configurado el flujo de descuento de inventario.
- Para las facturas ya emitidas sin descuento, genere las remisiones correspondientes retroactivamente o registre los movimientos manuales de salida.
2. Compras No Registradas
Si recibe mercancía físicamente pero no la registra como entrada en Aspel SAE, el sistema no sabrá que la tiene. Cuando luego venda esa mercancía, la existencia irá a números negativos.
Solución: Registre las Órdenes de Compra o movimientos de entrada (tipo E en el documento de movimientos de inventario) para las compras faltantes.
3. Inventario Físico Inicial Incorrecto
Al dar de alta SAE por primera vez, si se capturó un inventario inicial menor al real, las salidas posteriores producirán negativos.
Solución: Realice un Ajuste Positivo (Aj+) en Inventarios > Movimientos > Alta de Documento para igualar las existencias del sistema con el conteo físico real.
4. Movimientos Duplicados de Salida
A veces, al reimprimir o reenviar documentos, se generan movimientos de salida duplicados.
Solución:
- Revise el Kárdex del producto (Inventarios > Consulta).
- Identifique salidas duplicadas por fecha, referencia y cantidad.
- Elimine o cancele el movimiento duplicado.
Reconstrucción de Existencias
Si tras corregir los movimientos individuales, las existencias aún no cuadran:
- Haga un respaldo completo de la base de datos.
- Vaya a Utilidades > Reconstrucción > Reconstruir Existencias.
- SAE recalculará todas las existencias basándose en el historial completo de movimientos.
⚠️ Precaución: Esta operación es irreversible y puede tardar varios minutos en bases de datos grandes. No la interrumpa.
Prevención
| Acción | Beneficio |
|---|---|
| Desactivar “Permitir existencias negativas” | Bloquea facturas cuando no hay stock, forzando la corrección antes de vender |
| Conciliar inventario físico mensualmente | Detecta discrepancias antes de que se acumulen |
| Usar el flujo Pedido → Remisión → Factura | Garantiza que cada venta descuente correctamente del inventario |
| No duplicar documentos manualmente | Evita salidas de inventario fantasma |