Wenn Sie eine elektronische Rechnung erstellen und eine Meldung wie “Fehler beim Stempeln des CFDI”, “Verbindung zum PAC nicht möglich” oder “Empfänger-RFC ungültig” erhalten, sind Sie nicht allein. CFDI-Stempelfehler gehören zu den häufigsten Problemen bei der elektronischen Rechnungsstellung in Mexiko und können in jeder kompatiblen Software auftreten — Aspel SAE, Contpaq, CONTPAQi, Siigo oder einem anderen Anbieter. Diese Anleitung hilft Ihnen, den genauen Fehler zu identifizieren, seine Ursache zu verstehen und ihn Schritt für Schritt zu beheben.

Der Fehler

Der CFDI-Stempelfehler tritt auf, wenn Ihre Software versucht, die Rechnung an den PAC (Autorisierten Zertifizierungsanbieter) zu senden, um das Fiskalsiegel des SAT zu erhalten. Die häufigsten Meldungen sind:

  • “Stempelfehler: Code 601 — Zertifikat ungültig oder abgelaufen”
  • “Verbindung zum Stempelservice nicht möglich”
  • “RFC des Empfängers nicht im SAT-Register gefunden”
  • “Das CFDI-XML entspricht nicht dem erforderlichen Schema”
  • “Siegel des Ausstellers stimmt nicht mit dem Zertifikat überein”
  • “Fehler 307 — Der Steuerpflichtige hat kein gültiges CSD”

Diese Fehler treten direkt nach dem Klicken auf “Stempeln” oder “CFDI generieren” auf. In manchen Systemen erscheint der Fehler als numerischer Code, in anderen als beschreibender Text. In Aspel SAE wird der Fehler typischerweise in einem Pop-up-Fenster mit dem PAC-Code und der Beschreibung angezeigt.

Ursache des Problems

CFDI-Stempelfehler bei elektronischen Rechnungen haben vier Hauptursachen:

1. Abgelaufenes oder widerrufenes Digitales Siegelzertifikat (CSD) Das CSD hat eine Gültigkeitsdauer von vier Jahren. Wenn es abgelaufen oder vom SAT widerrufen wurde, lehnt der PAC alle Comprobantes ab. Dies führt zu den Fehlern 601 und 307.

2. Ungültige oder nicht auffindbare Empfänger-RFC Wenn die RFC des Kunden nicht im SAT-Register existiert, ausgesetzt ist oder mit Tippfehlern eingegeben wurde (z.B. Verwechslung von O mit 0 oder I mit 1), schlägt das Stempeln mit einem Empfänger-Validierungsfehler fehl.

3. PAC-Verbindungsausfall PAC-Dienste sind online und können wegen Wartung, technischer Probleme oder Überlastung ausfallen. Wenn Ihre Software die Stempel-Service-URL nicht erreichen kann, erhalten Sie einen Timeout- oder Verbindungsabgelehnt-Fehler.

4. Fehlerhafter oder schemafremder XML CFDI 4.0 hat strenge vom SAT definierte Anforderungen. Wenn der von Ihrer Software generierte XML leere Pflichtfelder, außer-Katalog-Werte (wie ein ungültiger SAT-Produktschlüssel) oder strukturelle Fehler enthält, lehnt der PAC ihn vor dem Stempeln ab.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1: Vollständigen Fehlercode lesen

Schließen Sie die Fehlermeldung nicht sofort. Notieren oder kopieren Sie den numerischen Code und den beschreibenden Text. PAC-Codes haben spezifische Bedeutungen. Wenn Ihre Software nur eine generische Meldung anzeigt, prüfen Sie die Systemprotokolle oder kontaktieren Sie Ihren PAC-Support für Details.

Schritt 2: CSD-Status prüfen

  1. Rufen Sie sat.gob.mx auf und melden Sie sich mit Ihrer e.firma oder RFC + Passwort an.
  2. Navigieren Sie zu “Verfahren” > “Certifica” > “Zertifikate abfragen”.
  3. Prüfen Sie, dass Ihr CSD als “Gültig” angezeigt wird.
  4. Wenn es abgelaufen ist, beantragen Sie im gleichen Portal mit Ihrer e.firma ein neues.
  5. Nach dem Herunterladen des neuen CSD (.cer- und .key-Dateien) laden Sie es in Ihre Fakturierungssoftware.

Schritt 3: RFC des Empfängers validieren

  1. Bitten Sie Ihren Kunden, seine offizielle RFC auf seiner SAT-Steuerbescheinigung zu prüfen.
  2. Nutzen Sie den kostenlosen RFC-Prüfer des SAT: “Verfahren” > “RFC” > “RFC prüfen”.
  3. Vergleichen Sie den Firmennamen genau so wie er im SAT erscheint — einschließlich Groß-/Kleinschreibung, Akzente und Satzzeichen.
  4. Korrigieren Sie die RFC in Ihrem Kundenstamm, bevor Sie erneut stempeln.

Schritt 4: PAC-Verbindung überprüfen

  1. Öffnen Sie einen Browser und bestätigen Sie, dass Sie aktiven Internetzugang haben.
  2. Besuchen Sie die Website Ihres PAC (z.B. Edicom, Finkok, SW SaaS) und prüfen Sie auf Wartungshinweise.
  3. Öffnen Sie in Ihrer Software die PAC-Konfiguration und bestätigen Sie, dass die Stempel-Service-URL korrekt und aktuell ist.
  4. Wenn Sie eine Unternehmens-Firewall oder einen Proxy verwenden, bestätigen Sie, dass Port 443 zu den PAC-URLs offen ist.
  5. Versuchen Sie zu einem anderen Zeitpunkt zu stempeln, wenn geplante Wartung stattfindet.

Schritt 5: XML vor dem Stempeln validieren

  1. Exportieren oder zeigen Sie das von Ihrer Software generierte CFDI-XML an, bevor Sie es an den PAC senden.
  2. Verwenden Sie den CFDI-Validator des SAT im SAT-Portal, um Schema-Fehler zu erkennen.
  3. Prüfen Sie, dass der Produkt-/Serviceschlüssel (Feld ClaveProdServ) im offiziellen SAT-Katalog enthalten ist.
  4. Bestätigen Sie, dass Rechnungstyp, Zahlungsweise und CFDI-Verwendung der tatsächlichen Transaktion entsprechen.

Schritt 6: Neu stempeln

Nachdem die Ursache behoben ist, generieren Sie das CFDI in Ihrer Software neu und klicken Sie auf “Stempeln”. Wenn das System die Rechnung als fehlerhaften Entwurf gespeichert hat, löschen Sie sie und erstellen Sie sie neu, um fehlerhafte Daten nicht weiterzuverwenden.

Alternative Lösung

Wenn das Problem nach den obigen Schritten weiterhin besteht, versuchen Sie, direkt über das Webportal Ihres PAC zu stempeln:

  1. Greifen Sie auf das Webportal Ihres PAC zu (alle autorisierten PACs haben ein Online-Portal).
  2. Laden Sie das CFDI-XML manuell hoch.
  3. Wenn das Portal das XML akzeptiert und korrekt stempelt, liegt das Problem an der Integration Ihrer Software mit dem PAC — kontaktieren Sie den technischen Support Ihrer Fakturierungssoftware.
  4. Wenn das Portal das XML ebenfalls ablehnt, liegt das Problem am Rechnungsinhalt oder Ihrem CSD — kehren Sie zu Schritt 2 zurück.

Prävention

  • CSD rechtzeitig erneuern: Das SAT erlaubt die CSD-Erneuerung bis zu 30 Tage vor Ablauf. Richten Sie eine Erinnerung ein, es einen Monat vorher zu erneuern.
  • RFC vor Kundenanlage prüfen: Integrieren Sie die RFC-Prüfung in Ihren Kunden-Onboarding-Prozess. Viele moderne Fakturierungssysteme enthalten diese Funktion nativ.
  • PAC-Servicestatus überwachen: Abonnieren Sie die Servicestatusbenachrichtigungen Ihres PAC, um Wartungsalarme zu erhalten.
  • Software aktuell halten: SAT-Katalogaktualisierungen werden regelmäßig veröffentlicht. Veraltete Software erzeugt XMLs mit ungültigen Schlüsseln.
  • CSD sichern: Bewahren Sie sichere Kopien Ihrer .cer- und .key-Dateien an einem sicheren Ort außerhalb Ihres Hauptrechners auf.

Verwandte Probleme

Fehler beim XML-Export in Aspel COI: Wenn Sie auch Aspel COI verwenden und Fehler beim Export von Buchhaltungsberichten an das SAT auftreten, lesen Sie die Anleitung zu Fehlern beim XML-Export in Aspel COI.

Fehler beim CFDI-XML-Import in Aspel SAE: Wenn Sie Lieferantenrechnungen empfangen und Aspel SAE diese ablehnt, finden Sie die Lösung unter Fehler beim CFDI-XML-Import in Aspel SAE.

CFDI-Stempelfehler für Gehaltsabrechnungen in Aspel NOI: Das CFDI-Stempeln für Gehaltsabrechnungen hat zusätzliche IMSS-Validierungen. Siehe CFDI-Stempelfehler in Aspel NOI.

Fehler beim Laden der e.firma in Aspel SAE: Wenn Sie Ihre FIEL/e.firma nicht in die Software laden können, lesen Sie Fehler beim Laden der e.firma in Aspel SAE.

CFDI-Stornierungsfehler beim SAT: Für spezifische Probleme beim Stornieren von Comprobantes, lesen Sie Fehler bei der CFDI-Rechnungsstornierung.

Zusammenfassung

  • CFDI-Stempelfehler haben vier Hauptursachen: abgelaufenes CSD, ungültige RFC, PAC-Verbindungsausfall und fehlerhafter XML.
  • Lesen Sie immer den vollständigen Fehlercode, bevor Sie eine Lösung versuchen.
  • Prüfen Sie den CSD-Status im SAT-Portal und erneuern Sie ihn wenn nötig.
  • Validieren Sie die Empfänger-RFC über den offiziellen SAT-Prüfer.
  • Bei Verdacht auf Verbindungsprobleme prüfen Sie den Servicestatus Ihres PAC und die Netzwerkkonfiguration.
  • Versuchen Sie alternativ, direkt über das PAC-Webportal zu stempeln, um festzustellen ob das Problem bei der Software oder dem Rechnungsinhalt liegt.
  • Verhindern Sie künftige Fehler durch rechtzeitige CSD-Erneuerung und regelmäßige Software-Updates.

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