TL;DR — Kurzzusammenfassung

Aspel COI: Probebilanz-Fehler für SAT beheben. Fehlende Agrupador-Codes, falsche Kontonatur, Rundungsdifferenzen und SAT-Portal-Ablehnungen Schritt für Schritt.

Die Probebilanz (balanza de comprobación) ist eine der drei Dateien, die juristische Personen monatlich beim SAT als Teil der elektronischen Buchhaltung einreichen müssen. Wenn Aspel COI Fehler beim Erstellen meldet — oder das SAT-Portal die XML-Datei ablehnt — liegt die Ursache fast immer im Kontenplan: fehlende Agrupador-Codes, falsche Kontonatur oder Rundungsdifferenzen. Dieser Artikel behandelt die häufigsten Szenarien und deren Lösung.

Der Fehler

Die häufigsten Fehlermeldungen und Symptome beim Erstellen der Probebilanz in Aspel COI sind:

  • “Fehler beim Erstellen der Probebilanz” — generische Meldung, die auf Probleme im Kontenplan, bei den Buchungen oder in der Datenbank hinweisen kann.
  • Die Probebilanz zeigt Nullwerte, obwohl Buchungen für den Zeitraum vorhanden sind.
  • Die XML besteht die XSD-Schema-Validierung nicht: Der SAT-Validator meldet leere Felder oder falsche Datentypen.
  • Das SAT-Portal lehnt die Datei ab mit Meldungen wie “RFC stimmt nicht überein”, “Ungültiger Übermittlungstyp” oder “Die Probebilanz stimmt nicht mit dem eingereichten Katalog überein”.
  • Rundungsdifferenz: Soll- und Haben-Summen in der XML weichen um wenige Cent ab und das SAT akzeptiert die Datei nicht.
  • Konten mit negativen Salden, die positiv sein sollten, als Zeichen einer umgekehrten Kontonatur.

Diese Fehler treten am häufigsten zu Jahresbeginn auf, wenn neue Konten zum Kontenplan hinzugefügt werden oder nach einem Update von Aspel COI.

Ursache des Problems

Fehlende Agrupador-Codes im Kontenplan

Das SAT verlangt, dass jedes Buchungskonto mit einem Code aus dem SAT-Mindestkatalog (veröffentlicht in Anhang 24 der RMF) verknüpft ist. In Aspel COI wird dieser Code im Feld SAT-Agrupador im Kontenplan eingegeben. Fehlt bei einem Konto der Agrupador, werden seine Salden einfach aus der XML ausgeschlossen, was die Probebilanz unvollständig oder ganz leer macht.

Falsche Soll-/Haben-Natur

Jedes Konto muss die richtige Natur zugewiesen haben:

  • Soll (Debit): Aktiva (100), Kosten (400), Aufwand (500), Ordnungskonten Soll (800).
  • Haben (Kredit): Passiva (200), Eigenkapital (300), Erträge (400 Ertragsgruppe), Ordnungskonten Haben (900).

Ein Passivkonto mit Soll-Kennzeichnung erzeugt negative Salden in der XML. Das SAT-Schema lässt für diese Kontotypen keine negativen Salden zu und lehnt die Datei ab.

Rundungsdifferenzen

Aspel COI arbeitet intern mit bis zu sechs Dezimalstellen, aber die Probebilanz-XML akzeptiert nur zwei. Falls der Exportprozess nicht korrekt rundet, kann die Summe aller Salden um 0,01 oder 0,02 $ abweichen, was die XSD-Schemavalidierung zum Scheitern bringt.

Buchungen nicht ins Hauptbuch gebucht

Erfasste, aber nicht ins Hauptbuch gebuchte Einträge erscheinen weder in Berichten noch in der Probebilanz-XML. Dies ist ein manueller Schritt in Aspel COI, den viele Benutzer übersehen.

Beim SAT eingereichter Katalog stimmt nicht mit der Probebilanz überein

Das SAT prüft, ob alle Konten in der Probebilanz im zuvor eingereichten Katalog vorhanden sind. Wurden nach der letzten Katalogeinreichung Konten hinzugefügt, muss der aktualisierte Katalog vor der Probebilanz erneut eingereicht werden.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1: Agrupador-Codes im Kontenplan prüfen und vervollständigen

  1. Öffnen Sie in Aspel COI Catálogos > Plan de cuentas.
  2. Aktivieren Sie die Spalte SAT-Agrupador in der Ansicht (falls nicht sichtbar: Ansicht > Spalten und hinzufügen).
  3. Sortieren Sie nach der Agrupador-Spalte, um Konten ohne Code zuerst anzuzeigen.
  4. Für jedes Konto ohne Agrupador: auswählen, Ändern klicken und den korrekten Code aus dem SAT-Mindestkatalog zuweisen. Konsultieren Sie Anhang 24 der aktuellen Resolución Miscelánea Fiscal.
  5. Wiederholen, bis alle Konten mit Bewegungen einen Agrupador haben.

Übergeordnete Konten (Sammelkonten) benötigen möglicherweise keinen direkten Agrupador, wenn alle Unterkonten einen haben. Es empfiehlt sich jedoch, auch dem Sammelkonto einen zuzuweisen.

Schritt 2: Kontonatur korrigieren

  1. Prüfen Sie in Catálogos > Plan de cuentas die Spalte Natur.
  2. Bestätigen Sie, dass Aktivakonten (1xx) Soll sind und Passiva- und Eigenkapitalkonten (2xx, 3xx) Haben sind.
  3. Zur Korrektur: Konto auswählen, Ändern klicken, Feld Natur ändern und speichern.
  4. Hat das Konto einen Historiensaldo, beeinflusst die Korrektur die Darstellung früherer Salden. Erwägen Sie die Änderung zu Jahresbeginn.

Schritt 3: Buchungen ins Hauptbuch buchen

  1. Gehen Sie zu Pólizas > Afectar al mayor.
  2. Wählen Sie Alle Typen von Buchungsbelegen (Journal, Einnahmen, Ausgaben, Schecks usw.).
  3. Definieren Sie den Datumsbereich des zu meldenden Zeitraums.
  4. Klicken Sie auf OK und warten Sie, bis der Prozess abgeschlossen ist.

Schritt 4: Probebilanz neu generieren

  1. Gehen Sie zu Reportes > Balanza de comprobación.
  2. Wählen Sie die Option Elektronische Buchhaltung (nicht die normale gedruckte Probebilanz).
  3. Wählen Sie den Übermittlungstyp: N (normal, Ersteinreichung), C (ergänzend) oder X (Korrektur).
  4. Wählen Sie den Zeitraum und klicken Sie auf XML generieren.
  5. Speichern Sie die XML-Datei in einem leicht zugänglichen Ordner.

Schritt 5: XML mit dem SAT-Validator prüfen

  1. Laden Sie den XML-Validator vom SAT-Portal herunter (suchen Sie nach “validador de contabilidad electrónica” auf sat.gob.mx).
  2. Öffnen Sie den Validator und laden Sie die Probebilanz-XML-Datei.
  3. Führen Sie die Validierung durch. Der Validator zeigt spezifische Fehler an: leere Felder, falsche Datentypen oder Konten, die nicht im zuvor eingereichten Katalog vorhanden sind.
  4. Korrigieren Sie die Fehler in Aspel COI und generieren Sie die XML neu, bis die Validierung erfolgreich ist.

Schritt 6: Probebilanz im SAT-Portal hochladen

  1. Melden Sie sich im SAT-Portal mit Ihrer e.firma oder Ihrem Passwort an.
  2. Gehen Sie zu Elektronische Buchhaltung > Informationsübermittlung.
  3. Wählen Sie den Dateityp Probebilanz und den entsprechenden Monat/Jahr.
  4. Laden Sie die XML-Datei hoch und übermitteln Sie sie.
  5. Laden Sie die Empfangsbestätigung mit der zugewiesenen Vorgangsnummer herunter und speichern Sie sie. Diese Bestätigung ist bei einer Steuerprüfung unerlässlich.

Alternative Lösung

Manuelle XML-Korrektur bei Rundungsfehlern

Wenn der SAT-Validator die XML ausschließlich wegen einer Differenz von 0,01 $ in den Gesamtsummen ablehnt, können Sie die XML-Datei in einem Texteditor (Notepad++ oder VS Code) öffnen und den Wert des Feldes <SaldoFinal> des letzten Kontos manuell anpassen, damit die Summe exakt stimmt. Speichern Sie die Datei und validieren Sie erneut.

Diese manuelle Korrektur ist nur bei Eincentbeträgen durch Rundung gültig. Bei größeren Differenzen liegt ein echter Buchungsfehler vor, der in Aspel COI behoben werden muss.

Katalog vor der Probebilanz neu einreichen

Falls das SAT-Portal die Probebilanz ablehnt, weil Konten nicht mit dem registrierten Katalog übereinstimmen:

  1. Aktualisieren und reichen Sie den Kontenplan aus Aspel COI neu ein (Reportes > Catálogo de cuentas > XML).
  2. Warten Sie, bis das SAT den neuen Katalog verarbeitet hat (normalerweise innerhalb weniger Minuten).
  3. Laden Sie die Probebilanz erneut hoch.

Prävention

Um monatliche Fehler beim Erstellen der Probebilanz zu vermeiden:

  • Weisen Sie den Agrupador sofort beim Erstellen eines neuen Kontos zu. Lassen Sie keine Konten ohne Code; der Fehler wird erst beim Versuch, die Probebilanz zu erstellen, erkannt.
  • Überprüfen Sie die Kontonatur bei der Erstellung. Ein als Soll gekennzeichnetes Passivkonto ist schwer zu erkennen, bis negative Salden in der XML erscheinen.
  • Buchen Sie Buchungen am selben Tag ins Hauptbuch, mindestens jedoch am Ende jeder Woche.
  • Reichen Sie den Kontenplan beim SAT immer dann neu ein, wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, bevor Sie die Probebilanz des Monats einreichen.
  • Validieren Sie die XML immer lokal mit dem SAT-Validator, bevor Sie sie ins Portal hochladen. Der Validator erkennt Fehler in Sekunden; das SAT-Portal kann langsam sein und gibt manchmal unklare Fehlermeldungen aus.
  • Bewahren Sie die Empfangsbestätigung jeder Einreichung auf, geordnet nach Jahr und Monat. Sie ist bei einer Steuerprüfung unerlässlich.

Verwandte Probleme

Zusammenfassung

  • Die häufigste Ursache für Probebilanz-Fehler beim SAT ist das Fehlen von Agrupador-Codes im Kontenplan.
  • Eine falsche Kontonatur (Soll/Haben) erzeugt negative Salden in der XML, die das SAT ablehnt.
  • Buchungen müssen ins Hauptbuch gebucht sein, bevor die XML generiert wird.
  • Rundungsdifferenzen von 0,01 $ können manuell in der XML korrigiert werden; größere Differenzen weisen auf echte Buchungsfehler hin.
  • Validieren Sie die XML immer lokal mit dem SAT-Validator, bevor Sie sie ins Portal hochladen.
  • Der Kontenplan muss im SAT-System aktuell sein, bevor die Probebilanz des Monats eingereicht wird.

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