TL;DR — Kurzzusammenfassung

Aspel SAE zeigt Fehler bei Kundenangeboten und Bestellungen. Lösungen für CFDI 4.0, Lagerbestand, Preislisten, Folionummern und Mehrbenutzerzugriff in SAE.

Fehler bei Kundenangeboten und Bestellungen in Aspel SAE gehören zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen im Verkaufsprozess mexikanischer Unternehmen. Von der Meldung “Error al generar cotización” aufgrund unvollständiger Steuerdaten bis hin zu Problemen bei der Umwandlung in Bestellungen oder Rechnungen kann jeder Fehler eine Transaktion blockieren. Dieser Artikel behandelt die Grundursachen und konkreten Lösungen für den vollständigen Angebot → Bestellung → Rechnung-Workflow in Aspel SAE.

Der Fehler

Aspel SAE kann beim Arbeiten mit Angeboten und Bestellungen verschiedene Fehlermeldungen anzeigen:

  • “Error al generar cotización” — erscheint beim Speichern oder Drucken eines Angebots, wenn der Kunde unvollständige Steuerdaten hat.
  • “Error al convertir cotización a pedido” — wird angezeigt, wenn der Lagerbestand für einen oder mehrere angeforderte Artikel nicht ausreicht.
  • “Error al facturar pedido” — tritt auf, wenn ein CFDI aus einer Bestellung generiert werden soll und die Steuerkonfiguration des Artikels nicht mit dem Empfänger übereinstimmt.
  • Duplizierte oder übersprungene Folionummer — erscheint nach einer Datenbankreparatur oder wenn zwei Benutzer gleichzeitig Dokumente erstellen.
  • “Error de conexión” — im Netzwerkmodus, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Angebote erstellen und der Aspel-Server nicht korrekt antwortet.

Ursache des Problems

Unvollständige Kundendaten für CFDI 4.0

Seit der Einführung von CFDI Version 4.0 (ab 2022 in Mexiko verpflichtend) verlangt das SAT, dass die Rechnung die RFC, den genauen Firmennamen, das Steuerregime und die Postleitzahl des Steuerdomizils des Empfängers enthält. Aspel SAE prüft diese Felder bereits beim Angebot, um sicherzustellen, dass das Dokument fehlerfrei gestempelt werden kann. Enthält der Kundenkatalog unvollständige Datensätze, blockiert das System die Dokumentgenerierung.

Unzureichender Lagerbestand

Wenn ein Verkäufer ein Angebot mit Mengen erstellt, die den verfügbaren Bestand übersteigen, blockiert Aspel SAE die Umwandlung in eine Bestellung (es sei denn, der Parameter für negative Verkäufe ist aktiviert).

Veraltete Preislisten

Aspel SAE unterstützt mehrere Preislisten pro Kunde oder Gruppe. Wenn eine Liste aktualisiert wird, offene Angebote jedoch noch auf die ältere Version verweisen, stimmen die angezeigten Preise nicht mehr mit dem aktuellen Katalog überein.

Inkonsistente Steuerkonfiguration

Um eine Bestellung zu fakturieren, muss jedem Artikel ein SAT-Produkt- oder Dienstleistungsschlüssel (Katalog c_ClaveProdServ) und der korrekte Mehrwertsteuersatz zugewiesen sein. Wurde ein Artikel vor CFDI 4.0 angelegt und nie aktualisiert, schlägt der Stempelvorgang fehl.

Duplizierte oder fehlerhafte Folionummernsequenz

Nach der Ausführung von Aspel-Reparatururhilfsprogrammen oder beim Wiederherstellen einer Sicherung über einer Datenbank mit neueren Dokumenten kann die Folionummertabelle desynchronisiert werden.

Mehrbenutzer-Konflikte im Netzwerk

In Netzwerkinstallationen können intermittierende Verbindungsfehler auftreten, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Angebote erstellen und der Aspel-Server nicht korrekt konfiguriert ist.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 — Kundendaten für CFDI 4.0 vervollständigen

  1. Gehen Sie in Aspel SAE zu Clientes > Catálogo de Clientes.
  2. Suchen und öffnen Sie den Kundendatensatz, der den Fehler anzeigt.
  3. Prüfen und vervollständigen Sie die folgenden Pflichtfelder:
    • RFC (13 Zeichen für natürliche Personen, 12 für juristische Personen).
    • Name oder Firmenname genau wie auf der Steuerstatusbescheinigung des SAT angegeben.
    • Steuerregime — wählen Sie das korrekte Regime aus dem Katalog.
    • Postleitzahl des Steuerdomizils (5 Stellen, wie auf der SAT-Bescheinigung angegeben).
  4. Speichern Sie den Datensatz und versuchen Sie erneut, das Angebot zu erstellen.

Tipp: Fordern Sie von Ihren Kunden die aktualisierte Steuerstatusbescheinigung an (herunterladbar vom SAT-Portal). Die Daten müssen exakt übereinstimmen, einschließlich Leerzeichen und Akzente im Firmennamen.

Schritt 2 — Lagerbestand vor der Umwandlung in eine Bestellung prüfen

  1. Prüfen Sie Inventarios > Existencias por Artículo oder den allgemeinen Bestandsbericht.
  2. Vergleichen Sie den verfügbaren Bestand mit der im Angebot angeforderten Menge für jeden Artikel.
  3. Bei Fehlbeständen verbuchen Sie zuerst einen Wareneingang (Inventarios > Entradas) oder eine Lieferantenbestellung.
  4. Wenn Ihr Unternehmen Teillieferungen akzeptiert, aktivieren Sie die Option in Configuración > Parámetros del Sistema > Ventas > Permitir Surtido Parcial de Pedidos.

Schritt 3 — Preise aktualisieren und Rabattrichtlinien überprüfen

  1. Gehen Sie zu Catálogos > Listas de Precios und bestätigen Sie, dass die dem Kunden zugewiesene Liste aktuelle Preise enthält.
  2. Für bereits erstellte Angebote mit veralteten Preisen: Öffnen Sie diese, klicken Sie auf Recalcular Precios oder stornieren Sie das Angebot und erstellen Sie ein neues.
  3. Prüfen Sie den angewandten Rabattprozentsatz. In Configuración > Políticas de Descuento gibt es einen Höchstprozentsatz pro Preisliste oder Verkäufer. Überschreitet der Rabatt diesen Grenzwert, lehnt Aspel SAE ihn ab.
  4. Passen Sie den Rabatt im erlaubten Bereich an oder bitten Sie einen Administrator, das Limit vorübergehend zu erhöhen.

Schritt 4 — Den Workflow Angebot → Bestellung → Rechnung ausführen

  1. Suchen Sie in Cotizaciones > Consulta das Angebot mit dem Status “Ausstehend” oder “Genehmigt”.
  2. Wählen Sie das Angebot und verwenden Sie Convertir a Pedido. SAE erstellt automatisch die Bestellung mit denselben Artikeln, Mengen und Preisen.
  3. Suchen Sie in Pedidos > Consulta die neu erstellte Bestellung und prüfen Sie den Lieferstatus.
  4. Für teilweise gelieferte Bestellungen erfassen Sie die entsprechenden Lagerabgänge in Inventarios > Salidas, verknüpft mit der Bestellung.
  5. Nach der Lieferung (ganz oder teilweise) gehen Sie zu Pedidos > Facturar. Aspel SAE generiert den CFDI 4.0 und sendet ihn zur Stempelung an den PAC.
  6. Bei einem Stempelfehler prüfen Sie in Catálogos > Artículos, ob jedes Produkt den korrekten SAT-Schlüssel und den entsprechenden Mehrwertsteuersatz zugewiesen hat.

Schritt 5 — Folionummernsequenz reparieren und Mehrbenutzer-Zugriff konfigurieren

Folionummern:

  1. Schließen Sie alle Aspel-SAE-Instanzen im Netzwerk.
  2. Führen Sie Utilerías > Actualización de Saldos y Folios aus.
  3. Wählen Sie den Dokumenttyp und starten Sie die Aktualisierung.
  4. Starten Sie SAE neu und prüfen Sie, ob die nächste Folionummer die logische Fortsetzung des letzten gültigen Dokuments ist.

Mehrbenutzer:

  1. Bestätigen Sie, dass nur ein Rechner als Aspel-Server fungiert (derjenige, der die Datenbank hostet).
  2. Prüfen Sie auf den Clientrechnern die Verbindungskonfiguration in empresas.xml, sodass sie korrekt auf den Server verweisen.
  3. Stellen Sie in der Firewall des Servers sicher, dass der Aspel-SAE-TCP-Port für das interne Netzwerk geöffnet ist.
  4. Falls das Problem weiterhin besteht, prüfen Sie das Fehlerprotokoll in Utilerías > Bitácora del Sistema.

Alternative Lösung

Falls Sie dringend ein Angebot erstellen müssen und der Kunde seine Steuerdaten noch nicht aktualisiert hat, können Sie ein steuerlich irrelevantes Angebot erstellen, indem Sie die Option “Sin datos fiscales / Solo referencia” aktivieren. Dieses Dokument dient als internes Handelsangebot, kann aber nicht direkt in einen CFDI umgewandelt werden.

Für Folionummernfehler im laufenden Betrieb ohne Möglichkeit, den Betrieb anzuhalten, können Sie die nächste Folionummer manuell in Configuración > Folios y Series festlegen.

Prävention

  • Halten Sie den Kundenkatalog aktuell. Fordern Sie die Steuerstatusbescheinigung zu Beginn jedes Geschäftsjahres und bei der Registrierung jedes neuen Kunden an.
  • Aktualisieren Sie die Preislisten, bevor Verkäufer mit der Angebotserstellung beginnen. Richten Sie einen Genehmigungsprozess mit Gültigkeitsdaten ein.
  • Erstellen Sie tägliche Sicherungen der Aspel-SAE-Datenbank, bevor Sie Reparatururhilfsprogramme ausführen.
  • Schulen Sie Ihr Verkaufsteam im korrekten Workflow Angebot → Bestellung → Rechnung.
  • Konfigurieren Sie Benutzerprofile in Aspel SAE, um den Zugriff der Verkäufer auf Angebote und Bestellungen zu beschränken.
  • Überprüfen Sie das Fehlerprotokoll (Utilerías > Bitácora) mindestens einmal pro Woche.

Verwandte Probleme

  • “Stempelfehler: Empfänger nicht im SAT-Register gefunden” — die RFC des Kunden ist inaktiv oder falsch eingetragen. Prüfen Sie auf dem SAT-Portal.
  • Angebot mit falschen Preisen gedruckt — verursacht durch eine veraltete Druckvorlage. Gehen Sie zu Reportes > Diseñador de Formatos.
  • Teilweise gelieferte Bestellung aktualisiert den Lagerbestand nicht — prüfen Sie in Inventarios > Movimientos, ob der Lagerabgang die Bestellnummer referenziert.
  • “Fakturierung nicht möglich: Bestellung bereits fakturiert” — Aspel SAE verhindert Doppelfakturierung. Stornieren Sie zuerst den ausgestellten CFDI im PAC-Portal.
  • Rabatt wird nicht angewendet, obwohl er im Limit liegt — prüfen Sie, ob der Artikel die Option “Festpreis / Kein Rabatt” aktiviert hat.

Zusammenfassung

  • Fehler bei Aspel-SAE-Angeboten und -Bestellungen entstehen hauptsächlich durch unvollständige Kundendaten für CFDI 4.0, unzureichenden Lagerbestand, veraltete Preislisten oder falsche Artikelsteuerkonfiguration.
  • Der korrekte Ablauf ist Angebot → Bestellung → Lieferung → Rechnung; das Überspringen von Schritten oder das Nichtaktualisieren von Katalogen verursacht die meisten Fehler.
  • Duplizierte oder übersprungene Folionummern werden mit Utilerías > Actualización de Saldos y Folios nach dem Schließen aller SAE-Instanzen behoben.
  • In Netzwerkinstallationen werden gleichzeitige Verbindungsfehler durch Überprüfung der Serverkonfiguration, der Datei empresas.xml und des TCP-Ports in der Firewall behoben.

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