Si vous travaillez avec le Sistema Único de Autodeterminación (SUA) de l’IMSS et que vous rencontrez le message “Error al calcular cuotas bimestrales” (Erreur lors du calcul des cotisations bimestrielles), cet article vous guidera étape par étape pour résoudre le problème. Cette erreur est l’une des plus fréquentes lors de la génération de la détermination des cotisations et peut être causée par des données corrompues dans la base de données, une version obsolète du SUA ou des dates incorrectes dans l’intégration du Salaire de Base de Cotisation (SBC).
L’Erreur
Lorsque vous tentez de générer le calcul des cotisations bimestrielles depuis le menu Determinación de cuotas > Cálculo, le SUA affiche le message :
“Error al calcular cuotas bimestrales”
Dans certains cas, l’erreur est accompagnée d’un code numérique ou d’un message supplémentaire tel que “No se pudieron procesar los registros del período seleccionado” (Impossible de traiter les enregistrements de la période sélectionnée). L’écran de calcul peut se fermer brusquement ou simplement ne pas générer le fichier de détermination attendu.
L’erreur apparaît typiquement dans les scénarios suivants :
- Lors du calcul du bimestre pour la première fois après la saisie des mouvements d’affiliation
- Après la mise à jour de la version du SUA sans redémarrer l’ordinateur
- Lors de la tentative de recalcul d’un bimestre ayant déjà une détermination précédente avec des données modifiées
- Lors du traitement d’un grand nombre de travailleurs (plus de 500 enregistrements)
Cause du Problème
L’erreur de calcul des cotisations bimestrielles dans le SUA a plusieurs causes possibles :
1. Données corrompues du travailleur
La base de données du SUA (fichier SUA.MDB) stocke toutes les informations des travailleurs au format Microsoft Access. Avec le temps, les enregistrements peuvent se corrompre en raison de coupures de courant, de fermetures brusques du programme ou de défaillances du disque dur. Lorsque le SUA tente de lire un enregistrement corrompu pendant le calcul, le processus échoue.
2. Version obsolète du SUA
L’IMSS publie périodiquement des mises à jour du SUA comprenant des corrections des formules de calcul, des ajustements pour les changements de taux de cotisation et des correctifs de sécurité. Si votre version n’est pas à jour, le moteur de calcul peut échouer face à des scénarios non pris en charge.
3. Dates incorrectes du SBC
Le Salaire de Base de Cotisation (SBC) de chaque travailleur doit avoir une date d’intégration valide correspondant au bimestre en cours de calcul. Si la date d’intégration est postérieure à la fin du bimestre ou antérieure à son début, le SUA ne peut pas déterminer correctement les cotisations.
4. Mouvements d’affiliation incohérents
Des mouvements d’embauche, de modification salariale ou de départ en double au sein de la même période génèrent des conflits dans le calcul. Le SUA nécessite un historique propre et séquentiel des mouvements pour chaque travailleur.
5. Base de données fragmentée
Après de multiples opérations d’embauche, de départ et de modification, la base de données peut se fragmenter. Même si les données sont valides, la fragmentation provoque des erreurs de lecture lors d’opérations intensives comme le calcul bimestriel.
Solution Étape par Étape
Étape 1 : Identifier les travailleurs avec erreur
- Ouvrez le SUA
- Allez dans Determinación de cuotas > Cálculo
- Sélectionnez le bimestre et l’année que vous souhaitez calculer
- Cliquez sur Calcular
- Lorsque l’erreur apparaît, consultez le rapport d’erreurs généré
- Notez les numéros de sécurité sociale (NSS) des travailleurs apparaissant dans le rapport
- Si l’erreur ne génère pas de rapport, sélectionnez Reportes > Errores de cálculo pour le consulter
Étape 2 : Vérifier les données du travailleur
Pour chaque travailleur identifié avec une erreur :
- Allez dans Afiliación > Consulta/Modificación de trabajadores
- Recherchez le travailleur par NSS ou RFC
- Vérifiez les champs suivants :
- Nom complet : sans caractères spéciaux ni espaces supplémentaires
- CURP : 18 caractères, format valide
- Type de travailleur : permanent ou temporaire selon le cas
- Type de salaire : fixe, variable ou mixte
- SBC (Salaire de Base de Cotisation) : montant correct selon l’intégration salariale en vigueur
- Date d’embauche : doit être antérieure au début du bimestre
- Corrigez les données incorrectes et enregistrez les modifications
Étape 3 : Corriger les mouvements d’affiliation
- Allez dans Afiliación > Movimientos afiliatorios
- Sélectionnez le travailleur par NSS
- Vérifiez qu’un mouvement d’embauche (type 08) existe avec une date antérieure au bimestre
- S’il y a des modifications salariales (type 07), vérifiez que les dates sont séquentielles et ne se chevauchent pas
- Si vous trouvez des mouvements en double, supprimez le doublon en le sélectionnant et en cliquant sur Eliminar
- Si des mouvements nécessaires manquent, saisissez-les avec les dates correctes
Étape 4 : Mettre à jour le SUA vers la dernière version
- Visitez le portail de l’IMSS à idse.imss.gob.mx
- Naviguez vers la section téléchargements du SUA
- Téléchargez l’installateur de la dernière version disponible
- Fermez le SUA complètement (vérifiez qu’il n’est pas dans la barre des tâches)
- Exécutez l’installateur et sélectionnez l’option Mise à jour
- Ne désinstallez pas la version précédente, car cela supprimerait la base de données
- Redémarrez l’ordinateur une fois l’installation terminée
Étape 5 : Réparer la base de données
Si l’erreur persiste, la base de données peut être endommagée :
- Fermez le SUA complètement
- Naviguez vers *C:\CobranzaSUA* dans l’Explorateur de fichiers
- Localisez le fichier SUA.MDB
- Faites une copie de sauvegarde de ce fichier dans un autre emplacement (bureau ou USB)
- Ouvrez le fichier SUA.MDB avec Microsoft Access
- Allez dans Outils > Utilitaires de base de données > Compacter et réparer la base de données
- Attendez que le processus se termine (peut prendre plusieurs minutes selon la taille)
- Fermez Access et ouvrez à nouveau le SUA
Étape 6 : Recalculer les cotisations bimestrielles
- Ouvrez le SUA
- Allez dans Determinación de cuotas > Cálculo
- Sélectionnez le bimestre et l’année corrects
- Cliquez sur Calcular
- Vérifiez que le rapport ne montre aucune erreur
- Si le calcul a réussi, allez dans Determinación de cuotas > Disco de pago pour générer le fichier de paiement
Solution Alternative
Si les étapes précédentes ne résolvent pas le problème, vous pouvez essayer les alternatives suivantes :
Réinstaller le SUA avec importation de sauvegarde
- Générez une sauvegarde complète depuis Utilerías > Respaldo de información
- Enregistrez la sauvegarde dans un emplacement sûr (USB ou dossier sur le bureau)
- Désinstallez le SUA depuis Panneau de configuration > Programmes et fonctionnalités
- Supprimez manuellement le dossier *C:\CobranzaSUA* s’il reste résiduel
- Téléchargez et installez la dernière version du SUA depuis le portail de l’IMSS
- Une fois installé, allez dans Utilerías > Restaurar información et importez votre sauvegarde
- Réessayez le calcul des cotisations bimestrielles
Calculer manuellement les travailleurs problématiques
Si seulement quelques travailleurs causent l’erreur :
- Identifiez les NSS problématiques
- Supprimez les mouvements du bimestre pour ces travailleurs
- Ressaisissez-les manuellement avec les données correctes
- Relancez le calcul
Utiliser l’outil de vérification des données
- Allez dans Utilerías > Verificación de datos
- Sélectionnez Verificar todos los registros
- Le SUA affichera un rapport des incohérences trouvées
- Corrigez chaque incohérence avant de recalculer
Prévention
Pour éviter cette erreur à l’avenir, suivez ces recommandations :
- Mettez à jour le SUA régulièrement : vérifiez mensuellement les nouvelles versions sur le portail de l’IMSS
- Sauvegardez la base de données avant chaque calcul bimestriel avec Utilerías > Respaldo de información
- Vérifiez les mouvements avant le calcul : utilisez Reportes > Movimientos afiliatorios pour confirmer que tout est en ordre
- Compactez la base de données au moins une fois par bimestre avec Microsoft Access
- Fermez le SUA correctement : n’éteignez jamais l’ordinateur avec le programme ouvert
- Installez le SUA sur un ordinateur dédié : évitez les ordinateurs partagés où d’autres programmes peuvent interférer avec les fichiers du SUA
- Consultez les taux en vigueur : assurez-vous que votre version du SUA reflète les taux de cotisation de l’année fiscale en cours
Problèmes Connexes
| Problème | Cause probable | Solution rapide |
|---|---|---|
| ”Travailleurs non trouvés pour la période” | Dates d’embauche hors du bimestre | Vérifier les dates d’embauche dans Afiliación |
| ”SBC hors limites” | Salaire intégré supérieur au plafond de cotisation | Ajuster le SBC au plafond de 25 UMA en vigueur |
| ”Erreur fichier de paiement SIPARE” | Format incorrect du fichier de détermination | Recalculer et régénérer le fichier |
| ”Mouvement en double” | Embauche ou modification répétée pour le même NSS | Supprimer le doublon dans Movimientos afiliatorios |
| ”Base de données endommagée” | Corruption du fichier SUA.MDB | Compacter et réparer avec Access ou réinstaller SUA |
Résumé
- L’erreur de calcul des cotisations bimestrielles dans le SUA est principalement causée par des données corrompues, une version obsolète ou des dates SBC incorrectes
- Identifiez les travailleurs avec erreur en consultant le rapport d’erreurs de calcul
- Vérifiez et corrigez les données de chaque travailleur : SBC, dates d’embauche et mouvements d’affiliation
- Mettez à jour le SUA vers la dernière version disponible sur le portail de l’IMSS
- Réparez la base de données SUA.MDB avec Microsoft Access en cas de corruption
- Sauvegardez toujours la base de données avant d’effectuer des opérations en masse
- Compactez régulièrement la base de données pour prévenir la fragmentation