SUA IMSS: Error al importar movimientos afiliatorios

Cuando el personal de recursos humanos o nómina intenta importar movimientos afiliatorios (altas, bajas y modificaciones de salario) en el SUA del IMSS desde un archivo externo, es común que el sistema rechace parcial o totalmente los registros con mensajes como “Error al importar archivo de movimientos”, “Registro con formato inválido línea X” o “NSS no encontrado en la base de datos”. Este error bloquea el registro oportuno de movimientos ante el IMSS y puede generar multas si no se resuelve dentro del plazo de cinco días hábiles. En esta guía encontrarás las causas exactas de cada error y los pasos detallados para corregir el archivo, importar exitosamente y evitar rechazos futuros.

El Error

Al intentar importar un archivo de movimientos afiliatorios en el SUA, pueden aparecer uno o varios de los siguientes mensajes:

“Error al importar archivo de movimientos”

Este mensaje genérico indica que el SUA no pudo procesar el archivo. Generalmente aparece cuando el formato del archivo no corresponde a la estructura esperada por el sistema.

“Registro con formato inválido línea X”

SUA identifica una línea específica del archivo que no cumple con la longitud de campos, separadores o tipos de dato esperados. La “X” indica el número de línea con el problema.

“NSS no encontrado en la base de datos”

El Número de Seguridad Social de uno o más trabajadores en el archivo de importación no existe en la base de datos local del SUA. El sistema no puede registrar movimientos para trabajadores que no tiene en su padrón.

“Movimiento duplicado”

El archivo contiene un movimiento (alta, baja o modificación de salario) que ya fue capturado previamente para el mismo trabajador, mismo tipo y misma fecha.

Estos errores aparecen en la ventana de Afiliación > Importación de movimientos del SUA, inmediatamente después de seleccionar el archivo y ejecutar el proceso de carga. Dependiendo de la configuración, el SUA puede rechazar todo el archivo o importar parcialmente solo los registros válidos.

Causa del Problema

La importación de movimientos afiliatorios en el SUA requiere que el archivo cumpla estrictamente con el formato y las reglas de negocio del IMSS. Las causas más frecuentes de rechazo son:

Formato incorrecto del archivo

El SUA espera un archivo de texto plano (.txt) con campos de longitud fija separados por el carácter pipe (|). La estructura de cada registro debe seguir este orden:

Campo	Descripción	Longitud	Ejemplo
Registro patronal	Número de registro patronal IMSS	11 caracteres	A1234567890
NSS	Número de Seguridad Social	11 caracteres	12345678901
Tipo de movimiento	08=Alta, 02=Baja, 07=Mod. salario	2 caracteres	08
Fecha del movimiento	Formato DD/MM/AAAA	10 caracteres	05/03/2026
SBC	Salario Base de Cotización	Variable	456.78
Tipo trabajador	Código del tipo de trabajador	1 carácter	1
Jornada	Tipo de jornada laboral	1 carácter	0

Un registro válido se ve así:

A1234567890|12345678901|08|05/03/2026|456.78|1|0

Los errores de formato más frecuentes son:

• Usar CSV en lugar de TXT con pipes: Archivos exportados desde Excel como CSV usan comas como separador, lo que el SUA no reconoce.
• Incluir encabezados: Si la primera línea tiene nombres de columnas (“NSS”, “Fecha”, etc.), el SUA intenta procesarla como un registro y falla.
• Campos con longitud incorrecta: Un NSS con 10 u 12 dígitos en lugar de 11, o un registro patronal incompleto.
• Espacios adicionales: Espacios al inicio o final de un campo, especialmente después de copiar y pegar datos.

Problemas de codificación de caracteres

El SUA funciona sobre tecnología Windows legacy y espera archivos con codificación ANSI (Windows-1252). Los archivos guardados en UTF-8 (el estándar moderno) pueden causar errores cuando contienen:

• Caracteres acentuados en nombres de trabajadores (á, é, í, ó, ú, ñ).
• El BOM (Byte Order Mark) de UTF-8, que agrega tres bytes invisibles al inicio del archivo y corrompe el primer registro.
• Saltos de línea Unix (LF) en lugar de los saltos Windows (CR+LF) que espera el SUA.

NSS que no existe en la base local

El SUA valida cada NSS del archivo contra su base de datos local (SUA.MDB). Si un trabajador es nuevo y no fue dado de alta previamente en el SUA, el sistema rechaza su movimiento. Esto ocurre frecuentemente cuando:

• Se contratan trabajadores nuevos y se intenta importar el alta antes de registrarlos en el SUA.
• La base de datos del SUA no está sincronizada con el IMSS y faltan trabajadores que sí aparecen en IDSE.
• Hay errores de captura en el NSS (un dígito cambiado invalida todo el número).

Movimientos duplicados

El SUA detecta duplicados cuando encuentra en el archivo un movimiento con el mismo NSS, mismo tipo de movimiento y misma fecha que uno ya existente en la base de datos. Esto sucede cuando:

• Se importa un archivo que ya fue procesado anteriormente (reimportación accidental).
• El movimiento fue capturado manualmente antes de intentar la importación masiva.
• El archivo contiene líneas repetidas por un error al generarlo desde el sistema de nómina.

Errores en fechas

Las fechas fuera de rango o con formato incorrecto causan rechazos:

• Formato MM/DD/AAAA en lugar de DD/MM/AAAA (común en sistemas de nómina configurados en inglés).
• Fechas futuras no permitidas para ciertos tipos de movimiento.
• Fechas anteriores al periodo mínimo aceptado por el SUA (generalmente el bimestre actual y el anterior).

Solución Paso a Paso

1. Respaldar la base de datos del SUA

Antes de cualquier operación de importación, protege tus datos:

1. Cierra completamente el SUA.
2. Navega a C:\CobranzaSUA\ (o la ruta donde tengas instalado el SUA).
3. Copia el archivo SUA.MDB a una carpeta de respaldo con la fecha actual, por ejemplo: Respaldo_SUA_2026-03-05.
4. Confirma que la copia se realizó correctamente verificando el tamaño del archivo.

2. Validar y corregir el formato del archivo

Abre el archivo de movimientos en Notepad++ (o cualquier editor de texto plano que muestre caracteres de control):

1. Verifica la codificación: En Notepad++ ve a Codificación en el menú superior. Si dice “UTF-8” o “UTF-8 BOM”, cámbialo a ANSI desde Codificación > Convertir a ANSI.
2. Verifica los saltos de línea: Ve a Ver > Mostrar símbolo > Mostrar fin de línea. Cada línea debe terminar en CR LF (los dos caracteres). Si solo ves LF, ve a Editar > Conversión fin de línea > Windows (CR LF).
3. Elimina encabezados: Si la primera línea contiene nombres de columnas, bórrala.
4. Revisa la línea indicada en el error: Si el SUA indicó “formato inválido línea X”, ve directamente a esa línea (Ctrl+G en Notepad++) y verifica:
   • Que todos los campos estén separados por | (pipe).
   • Que el NSS tenga exactamente 11 dígitos numéricos.
   • Que el registro patronal tenga 11 caracteres alfanuméricos.
   • Que la fecha esté en formato DD/MM/AAAA.
   • Que el SBC use punto decimal (no coma).
5. Elimina líneas en blanco: Revisa que no haya líneas vacías al final del archivo o entre los registros.

3. Verificar los NSS contra la base del SUA

Para los errores de “NSS no encontrado”:

1. Abre el SUA y ve a Afiliación > Consulta/Modificación de trabajadores.
2. Busca cada NSS rechazado. Si no aparece, tienes dos opciones:
   • Dar de alta al trabajador: Ve a Afiliación > Alta de trabajadores e ingresa todos sus datos (NSS, nombre, CURP, RFC, fecha de alta, SBC).
   • Actualizar el padrón desde IDSE: Ingresa al portal IDSE con tu e.firma, descarga el archivo de asegurados vigentes y actualiza tu base del SUA.
3. Si el NSS sí existe pero tiene un dígito diferente en el archivo, corrige el archivo para que coincida exactamente con los 11 dígitos registrados en el SUA.

4. Eliminar movimientos duplicados

Para los errores de “Movimiento duplicado”:

1. En el SUA ve a Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtra por el bimestre y año del periodo que estás importando.
3. Anota los movimientos que ya existen (NSS, tipo, fecha).
4. Abre el archivo de importación y elimina las líneas que correspondan a movimientos ya capturados.
5. Guarda el archivo y vuelve a intentar la importación.

5. Importar el archivo corregido

Con el archivo validado y limpio:

1. En el SUA ve a Afiliación > Importación de movimientos.
2. Haz clic en Examinar y selecciona el archivo TXT corregido.
3. Selecciona el tipo de movimiento a importar (altas, bajas o modificaciones de salario, según corresponda).
4. Haz clic en Importar.
5. Revisa el reporte de resultados que genera el SUA:
   • Registros procesados: Número total de líneas leídas.
   • Registros aceptados: Movimientos importados exitosamente.
   • Registros rechazados: Líneas que aún presentan errores, con detalle del motivo.
6. Si quedan registros rechazados, repite el proceso de corrección para esas líneas específicas.

6. Verificar la importación

Después de una importación exitosa:

1. Ve a Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtra por la fecha actual o el periodo importado.
3. Confirma que cada alta, baja y modificación de salario aparece correctamente.
4. Verifica que los datos de SBC y fechas coincidan con lo esperado.

Solución Alternativa

Si el archivo de importación sigue generando errores después de múltiples correcciones o si son pocos movimientos, existen dos alternativas viables:

Captura manual en el SUA

Para volúmenes pequeños (menos de 20 movimientos), captura directamente en el SUA:

1. Altas: Ve a Afiliación > Movimientos afiliatorios > Alta e ingresa los datos de cada trabajador.
2. Bajas: Ve a Afiliación > Movimientos afiliatorios > Baja, selecciona el trabajador y registra la fecha y causa de baja.
3. Modificaciones de salario: Ve a Afiliación > Movimientos afiliatorios > Modificación de salario, localiza al trabajador y actualiza el SBC.

La captura manual evita por completo los problemas de formato de archivo, aunque es más lenta para volúmenes grandes.

Envío directo por IDSE

El portal IDSE (IMSS Desde Su Empresa) permite enviar movimientos afiliatorios sin pasar por el SUA:

1. Ingresa a https://idse.imss.gob.mx/ con tu e.firma (antes FIEL) o certificado digital del IMSS.
2. Selecciona Movimientos afiliatorios.
3. Puedes capturar movimientos individuales o importar archivos directamente al IMSS.
4. IDSE valida los NSS contra la base central del IMSS en tiempo real, eliminando errores de NSS no encontrado.
5. Recibes acuse de recibo inmediato con folio de confirmación.

IDSE es especialmente útil cuando necesitas presentar movimientos urgentes y no tienes tiempo de corregir el archivo del SUA.

Prevención

Para evitar errores recurrentes al importar movimientos afiliatorios:

• Estandariza la generación del archivo: Configura tu sistema de nómina para exportar movimientos directamente en el formato que espera el SUA (TXT con pipes, ANSI, DD/MM/AAAA). Documenta los parámetros de exportación para que todo el equipo los use.
• Mantén actualizado el padrón de trabajadores: Antes de cada importación, sincroniza tu base del SUA con el listado de asegurados vigentes del IMSS a través de IDSE.
• Lleva un log de importaciones: Registra qué archivos ya fueron importados con fecha y número de registros. Así evitas reimportaciones accidentales y duplicados.
• Valida antes de importar: Abre el archivo en Notepad++ y revisa codificación, separadores y estructura antes de cargarlo en el SUA. Los 30 segundos de revisión ahorran horas de corrección.
• Realiza respaldos diarios: Programa una tarea de Windows para copiar SUA.MDB automáticamente cada día. Un respaldo fresco permite recuperarse rápidamente de cualquier importación problemática.
• Capacita al equipo: Asegúrate de que todas las personas que generan archivos de movimientos conozcan el formato exacto requerido y las reglas de validación del SUA.

Problemas Relacionados

Si experimentas otros errores al trabajar con movimientos afiliatorios en el SUA, estos son los escenarios más comunes:

• “Error al conectar con la base de datos”: La base SUA.MDB está dañada o bloqueada por otro proceso. Cierra todas las instancias del SUA, compacta la base con Microsoft Access y reintenta.
• “El disco de pago no incluye los movimientos importados”: Los movimientos se importaron correctamente pero no aparecen en el cálculo de cuotas. Verifica que las fechas de los movimientos correspondan al bimestre que estás calculando.
• “Error en la estructura del archivo de pago SIPARE”: Después de importar movimientos y calcular cuotas, el archivo SIPARE se genera con errores. Esto puede deberse a SBC inválidos importados en los movimientos.
• “Certificado digital vencido en IDSE”: Si optas por enviar movimientos por IDSE y tu e.firma está vencida, renuévala en el portal del SAT antes de intentar el envío.
• “Movimiento extemporáneo”: El IMSS acepta movimientos fuera de plazo (más de 5 días hábiles después del evento), pero aplica una marca de extemporaneidad que puede derivar en multas. Importa tus movimientos dentro del plazo legal.

Resumen

• El SUA rechaza archivos de importación por formato incorrecto (CSV en lugar de TXT con pipes), codificación (UTF-8 en lugar de ANSI), NSS inexistentes en la base local o movimientos duplicados.
• Siempre respalda SUA.MDB antes de intentar cualquier importación masiva.
• Usa Notepad++ para verificar codificación ANSI, saltos de línea CR+LF, separadores pipe y formato de fechas DD/MM/AAAA antes de importar.
• Registra trabajadores nuevos en el SUA antes de importar sus movimientos, o sincroniza el padrón desde IDSE.
• Para pocos movimientos, la captura manual en el SUA es más rápida y libre de errores de formato.
• IDSE permite enviar movimientos directamente al IMSS, validando NSS en tiempo real contra la base central.
• Presenta los movimientos afiliatorios dentro de los 5 días hábiles posteriores al evento para evitar multas por extemporaneidad.

Artículos Relacionados

• SUA IMSS: Error al calcular cuotas obrero-patronales
• SUA IMSS: Cómo actualizar a la última versión
• SUA IMSS: Error al restaurar respaldo de base de datos
• SUA IMSS: Error no es posible generar archivo de pago SIPARE