SUA IMSS: Fehler beim Importieren von Zugehörigkeitsbewegungen

Wenn Mitarbeiter der Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung versuchen, Zugehörigkeitsbewegungen (Anmeldungen, Abmeldungen und Gehaltsänderungen) in das SUA des IMSS aus einer externen Datei zu importieren, kommt es häufig vor, dass das System die Datensätze teilweise oder vollständig mit Meldungen wie „Error al importar archivo de movimientos”, „Registro con formato inválido línea X” oder „NSS no encontrado en la base de datos” ablehnt. Dieser Fehler blockiert die rechtzeitige Meldung von Bewegungen beim IMSS und kann zu Bußgeldern führen, wenn er nicht innerhalb von fünf Werktagen behoben wird. In dieser Anleitung finden Sie die genauen Ursachen jedes Fehlers und detaillierte Schritte zur Korrektur der Datei, zum erfolgreichen Import und zur Vermeidung zukünftiger Ablehnungen.

Der Fehler

Beim Versuch, eine Datei mit Zugehörigkeitsbewegungen in SUA zu importieren, können eine oder mehrere der folgenden Meldungen erscheinen:

„Error al importar archivo de movimientos”

Diese generische Meldung zeigt an, dass SUA die Datei nicht verarbeiten konnte. Sie erscheint normalerweise, wenn das Dateiformat nicht der vom System erwarteten Struktur entspricht.

„Registro con formato inválido línea X”

SUA identifiziert eine bestimmte Zeile der Datei, die nicht den erwarteten Feldlängen, Trennzeichen oder Datentypen entspricht. Das „X” gibt die Zeilennummer mit dem Problem an.

„NSS no encontrado en la base de datos”

Die Sozialversicherungsnummer (NSS) eines oder mehrerer Arbeitnehmer in der Importdatei existiert nicht in der lokalen SUA-Datenbank. Das System kann keine Bewegungen für Arbeitnehmer registrieren, die nicht in seinem Verzeichnis vorhanden sind.

„Movimiento duplicado”

Die Datei enthält eine Bewegung (Anmeldung, Abmeldung oder Gehaltsänderung), die bereits zuvor für denselben Arbeitnehmer, denselben Typ und dasselbe Datum erfasst wurde.

Diese Fehler erscheinen im Fenster Afiliación > Importación de movimientos des SUA, unmittelbar nachdem die Datei ausgewählt und der Ladevorgang gestartet wurde. Je nach Konfiguration kann SUA die gesamte Datei ablehnen oder teilweise nur die gültigen Datensätze importieren.

Ursache des Problems

Der Import von Zugehörigkeitsbewegungen in SUA erfordert, dass die Datei streng dem vom IMSS vorgegebenen Format und den Geschäftsregeln entspricht. Die häufigsten Ablehnungsursachen sind:

Falsches Dateiformat

SUA erwartet eine reine Textdatei (.txt) mit Feldern fester Länge, die durch das Pipe-Zeichen (|) getrennt sind. Die Struktur jedes Datensatzes muss dieser Reihenfolge folgen:

Feld	Beschreibung	Länge	Beispiel
Registro patronal	IMSS-Arbeitgeberregistrierungsnummer	11 Zeichen	A1234567890
NSS	Sozialversicherungsnummer	11 Zeichen	12345678901
Tipo de movimiento	08=Anmeldung, 02=Abmeldung, 07=Gehaltsänd.	2 Zeichen	08
Fecha del movimiento	Format TT/MM/JJJJ	10 Zeichen	05/03/2026
SBC	Beitragsbemessungsgrundlage	Variabel	456.78
Tipo trabajador	Arbeitnehmertyp-Code	1 Zeichen	1
Jornada	Arbeitszeittyp	1 Zeichen	0

Ein gültiger Datensatz sieht so aus:

A1234567890|12345678901|08|05/03/2026|456.78|1|0

Die häufigsten Formatfehler sind:

• CSV statt TXT mit Pipes: Aus Excel als CSV exportierte Dateien verwenden Kommas als Trennzeichen, die SUA nicht erkennt.
• Kopfzeilen enthalten: Wenn die erste Zeile Spaltennamen enthält („NSS”, „Fecha” usw.), versucht SUA, sie als Datensatz zu verarbeiten und schlägt fehl.
• Felder mit falscher Länge: Eine NSS mit 10 oder 12 Ziffern statt 11 oder eine unvollständige Arbeitgeberregistrierung.
• Zusätzliche Leerzeichen: Leerzeichen am Anfang oder Ende eines Feldes, besonders nach dem Kopieren und Einfügen von Daten.

Zeichencodierungsprobleme

SUA basiert auf älterer Windows-Technologie und erwartet Dateien mit ANSI (Windows-1252)-Codierung. In UTF-8 (dem modernen Standard) gespeicherte Dateien können Fehler verursachen, wenn sie Folgendes enthalten:

• Akzentzeichen in Arbeitnehmernamen (á, é, í, ó, ú, ñ).
• Die BOM (Byte Order Mark) von UTF-8, die drei unsichtbare Bytes am Dateianfang hinzufügt und den ersten Datensatz beschädigt.
• Unix-Zeilenumbrüche (LF) anstelle der von SUA erwarteten Windows-Zeilenumbrüche (CR+LF).

NSS existiert nicht in der lokalen Datenbank

SUA gleicht jede NSS der Datei mit seiner lokalen Datenbank (SUA.MDB) ab. Wenn ein Arbeitnehmer neu ist und zuvor nicht in SUA registriert wurde, lehnt das System seine Bewegung ab. Dies passiert häufig, wenn:

• Neue Arbeitnehmer eingestellt werden und die Anmeldung importiert wird, bevor sie in SUA registriert sind.
• Die SUA-Datenbank nicht mit dem IMSS synchronisiert ist und Arbeitnehmer fehlen, die in IDSE erscheinen.
• Eingabefehler in der NSS vorliegen (eine geänderte Ziffer macht die gesamte Nummer ungültig).

Doppelte Bewegungen

SUA erkennt Duplikate, wenn in der Datei eine Bewegung mit derselben NSS, demselben Bewegungstyp und demselben Datum wie eine bereits in der Datenbank vorhandene gefunden wird. Dies geschieht, wenn:

• Eine Datei importiert wird, die bereits zuvor verarbeitet wurde (versehentliche Reimportierung).
• Die Bewegung vor dem Massenimport manuell erfasst wurde.
• Die Datei aufgrund eines Fehlers beim Generieren aus dem Lohnbuchhaltungssystem wiederholte Zeilen enthält.

Datumsfehler

Daten außerhalb des gültigen Bereichs oder mit falschem Format verursachen Ablehnungen:

• Format MM/TT/JJJJ statt TT/MM/JJJJ (häufig bei auf Englisch konfigurierten Lohnbuchhaltungssystemen).
• Zukünftige Daten, die für bestimmte Bewegungstypen nicht erlaubt sind.
• Daten vor dem von SUA akzeptierten Mindestzeitraum (in der Regel das aktuelle und das vorherige Zweimonatszeitraum).

Schritt-für-Schritt-Lösung

1. Die SUA-Datenbank sichern

Schützen Sie vor jeder Importoperation Ihre Daten:

1. Schließen Sie SUA vollständig.
2. Navigieren Sie zu C:\CobranzaSUA\ (oder dem Pfad, in dem SUA installiert ist).
3. Kopieren Sie die Datei SUA.MDB in einen Sicherungsordner mit dem aktuellen Datum, zum Beispiel: Sicherung_SUA_2026-03-05.
4. Bestätigen Sie, dass die Kopie korrekt erstellt wurde, indem Sie die Dateigröße überprüfen.

2. Das Format der Datei überprüfen und korrigieren

Öffnen Sie die Bewegungsdatei in Notepad++ (oder einem beliebigen Texteditor, der Steuerzeichen anzeigt):

1. Codierung überprüfen: Gehen Sie in Notepad++ zu Codificación im oberen Menü. Wenn dort „UTF-8” oder „UTF-8 BOM” steht, ändern Sie es über Codificación > Convertir a ANSI zu ANSI.
2. Zeilenumbrüche überprüfen: Gehen Sie zu Ver > Mostrar símbolo > Mostrar fin de línea. Jede Zeile muss mit CR LF (beiden Zeichen) enden. Wenn Sie nur LF sehen, gehen Sie zu Editar > Conversión fin de línea > Windows (CR LF).
3. Kopfzeilen entfernen: Falls die erste Zeile Spaltennamen enthält, löschen Sie sie.
4. Die im Fehler angegebene Zeile überprüfen: Wenn SUA „formato inválido línea X” angezeigt hat, gehen Sie direkt zu dieser Zeile (Strg+G in Notepad++) und überprüfen Sie:
   • Dass alle Felder durch | (Pipe) getrennt sind.
   • Dass die NSS genau 11 numerische Ziffern hat.
   • Dass die Arbeitgeberregistrierung 11 alphanumerische Zeichen hat.
   • Dass das Datum im Format TT/MM/JJJJ vorliegt.
   • Dass der SBC einen Dezimalpunkt verwendet (kein Komma).
5. Leere Zeilen entfernen: Überprüfen Sie, dass am Ende der Datei oder zwischen den Datensätzen keine leeren Zeilen vorhanden sind.

3. Die NSS gegen die SUA-Datenbank abgleichen

Für Fehler „NSS no encontrado”:

1. Öffnen Sie SUA und gehen Sie zu Afiliación > Consulta/Modificación de trabajadores.
2. Suchen Sie jede abgelehnte NSS. Wenn sie nicht erscheint, haben Sie zwei Möglichkeiten:
   • Den Arbeitnehmer registrieren: Gehen Sie zu Afiliación > Alta de trabajadores und geben Sie alle Daten ein (NSS, Name, CURP, RFC, Anmeldedatum, SBC).
   • Das Verzeichnis von IDSE aktualisieren: Melden Sie sich am IDSE-Portal mit Ihrer e.firma an, laden Sie die Datei der aktuellen Versicherten herunter und aktualisieren Sie Ihre SUA-Datenbank.
3. Wenn die NSS existiert, aber in der Datei eine andere Ziffer hat, korrigieren Sie die Datei so, dass sie genau mit den 11 in SUA registrierten Ziffern übereinstimmt.

4. Doppelte Bewegungen entfernen

Für Fehler „Movimiento duplicado”:

1. Gehen Sie in SUA zu Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtern Sie nach dem Zweimonatszeitraum und Jahr des zu importierenden Zeitraums.
3. Notieren Sie die bereits existierenden Bewegungen (NSS, Typ, Datum).
4. Öffnen Sie die Importdatei und entfernen Sie die Zeilen, die bereits erfassten Bewegungen entsprechen.
5. Speichern Sie die Datei und versuchen Sie den Import erneut.

5. Die korrigierte Datei importieren

Mit der validierten und bereinigten Datei:

1. Gehen Sie in SUA zu Afiliación > Importación de movimientos.
2. Klicken Sie auf Examinar und wählen Sie die korrigierte TXT-Datei aus.
3. Wählen Sie den zu importierenden Bewegungstyp (Anmeldungen, Abmeldungen oder Gehaltsänderungen, je nach Fall).
4. Klicken Sie auf Importar.
5. Überprüfen Sie den vom SUA generierten Ergebnisbericht:
   • Registros procesados: Gesamtzahl der gelesenen Zeilen.
   • Registros aceptados: Erfolgreich importierte Bewegungen.
   • Registros rechazados: Zeilen, die noch Fehler aufweisen, mit Angabe des Grundes.
6. Wenn noch abgelehnte Datensätze vorhanden sind, wiederholen Sie den Korrekturvorgang für diese spezifischen Zeilen.

6. Den Import überprüfen

Nach einem erfolgreichen Import:

1. Gehen Sie zu Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtern Sie nach dem aktuellen Datum oder dem importierten Zeitraum.
3. Bestätigen Sie, dass jede Anmeldung, Abmeldung und Gehaltsänderung korrekt angezeigt wird.
4. Überprüfen Sie, dass SBC-Werte und Daten mit den erwarteten Werten übereinstimmen.

Alternative Lösung

Wenn die Importdatei nach mehrfachen Korrekturen weiterhin Fehler erzeugt oder es sich um wenige Bewegungen handelt, gibt es zwei praktikable Alternativen:

Manuelle Erfassung in SUA

Für kleine Mengen (weniger als 20 Bewegungen) erfassen Sie direkt in SUA:

1. Anmeldungen: Gehen Sie zu Afiliación > Movimientos afiliatorios > Alta und geben Sie die Daten jedes Arbeitnehmers ein.
2. Abmeldungen: Gehen Sie zu Afiliación > Movimientos afiliatorios > Baja, wählen Sie den Arbeitnehmer aus und erfassen Sie Datum und Abmeldegrund.
3. Gehaltsänderungen: Gehen Sie zu Afiliación > Movimientos afiliatorios > Modificación de salario, suchen Sie den Arbeitnehmer und aktualisieren Sie den SBC.

Die manuelle Erfassung vermeidet Dateiformatprobleme vollständig, ist aber bei großen Mengen langsamer.

Direktversand über IDSE

Das Portal IDSE (IMSS Desde Su Empresa) ermöglicht den Versand von Zugehörigkeitsbewegungen ohne Umweg über SUA:

1. Melden Sie sich unter https://idse.imss.gob.mx/ mit Ihrer e.firma (früher FIEL) oder Ihrem digitalen IMSS-Zertifikat an.
2. Wählen Sie Movimientos afiliatorios.
3. Sie können einzelne Bewegungen erfassen oder Dateien direkt beim IMSS importieren.
4. IDSE validiert die NSS in Echtzeit gegen die zentrale IMSS-Datenbank, wodurch Fehler wegen nicht gefundener NSS eliminiert werden.
5. Sie erhalten sofort eine Empfangsbestätigung mit Bestätigungsnummer.

IDSE ist besonders nützlich, wenn Sie dringend Bewegungen melden müssen und keine Zeit haben, die SUA-Datei zu korrigieren.

Prävention

Um wiederkehrende Fehler beim Import von Zugehörigkeitsbewegungen zu vermeiden:

• Dateigenerierung standardisieren: Konfigurieren Sie Ihr Lohnbuchhaltungssystem so, dass Bewegungen direkt im vom SUA erwarteten Format exportiert werden (TXT mit Pipes, ANSI, TT/MM/JJJJ). Dokumentieren Sie die Exportparameter, damit das gesamte Team sie verwendet.
• Arbeitnehmerverzeichnis aktuell halten: Vor jedem Import synchronisieren Sie Ihre SUA-Datenbank mit dem Verzeichnis der aktuellen Versicherten des IMSS über IDSE.
• Import-Protokoll führen: Zeichnen Sie auf, welche Dateien bereits importiert wurden, mit Datum und Anzahl der Datensätze. So vermeiden Sie versehentliche Reimporte und Duplikate.
• Vor dem Import validieren: Öffnen Sie die Datei in Notepad++ und prüfen Sie Codierung, Trennzeichen und Struktur, bevor Sie sie in SUA laden. Die 30 Sekunden Überprüfung sparen Stunden an Korrekturen.
• Tägliche Sicherungen durchführen: Planen Sie eine Windows-Aufgabe, die SUA.MDB automatisch jeden Tag kopiert. Eine aktuelle Sicherung ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung nach einem problematischen Import.
• Das Team schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die Bewegungsdateien erstellen, das genaue erforderliche Format und die Validierungsregeln von SUA kennen.

Verwandte Probleme

Wenn Sie beim Arbeiten mit Zugehörigkeitsbewegungen in SUA weitere Fehler erleben, sind dies die häufigsten Szenarien:

• „Error al conectar con la base de datos”: Die Datenbank SUA.MDB ist beschädigt oder durch einen anderen Prozess gesperrt. Schließen Sie alle SUA-Instanzen, komprimieren Sie die Datenbank mit Microsoft Access und versuchen Sie es erneut.
• „El disco de pago no incluye los movimientos importados”: Die Bewegungen wurden korrekt importiert, erscheinen aber nicht in der Beitragsberechnung. Überprüfen Sie, ob die Bewegungsdaten dem berechneten Zweimonatszeitraum entsprechen.
• „Error en la estructura del archivo de pago SIPARE”: Nach dem Import von Bewegungen und der Beitragsberechnung wird die SIPARE-Datei mit Fehlern generiert. Dies kann auf ungültige SBC-Werte in den importierten Bewegungen zurückzuführen sein.
• „Certificado digital vencido en IDSE”: Wenn Sie sich für den Versand über IDSE entscheiden und Ihre e.firma abgelaufen ist, erneuern Sie sie im SAT-Portal, bevor Sie den Versand versuchen.
• „Movimiento extemporáneo”: Das IMSS akzeptiert verspätete Bewegungen (mehr als 5 Werktage nach dem Ereignis), markiert sie jedoch als verspätet, was zu Bußgeldern führen kann. Importieren Sie Ihre Bewegungen innerhalb der gesetzlichen Frist.

Zusammenfassung

• SUA lehnt Importdateien wegen falschem Format (CSV statt TXT mit Pipes), Codierung (UTF-8 statt ANSI), nicht existierenden NSS in der lokalen Datenbank oder doppelten Bewegungen ab.
• Sichern Sie SUA.MDB immer vor jedem Massenimport.
• Verwenden Sie Notepad++, um ANSI-Codierung, CR+LF-Zeilenumbrüche, Pipe-Trennzeichen und das Datumsformat TT/MM/JJJJ vor dem Import zu überprüfen.
• Registrieren Sie neue Arbeitnehmer in SUA, bevor Sie ihre Bewegungen importieren, oder synchronisieren Sie das Verzeichnis von IDSE.
• Für wenige Bewegungen ist die manuelle Erfassung in SUA schneller und frei von Formatfehlern.
• IDSE ermöglicht den direkten Versand von Bewegungen an das IMSS mit Echtzeit-NSS-Validierung gegen die zentrale Datenbank.
• Melden Sie Zugehörigkeitsbewegungen innerhalb von 5 Werktagen nach dem Ereignis, um Bußgelder wegen Verspätung zu vermeiden.

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