Lorsque le personnel des ressources humaines ou de la paie tente d’importer des mouvements d’affiliation (inscriptions, radiations et modifications de salaire) dans le SUA de l’IMSS à partir d’un fichier externe, il est courant que le système rejette partiellement ou totalement les enregistrements avec des messages tels que « Error al importar archivo de movimientos », « Registro con formato inválido línea X » ou « NSS no encontrado en la base de datos ». Cette erreur bloque l’enregistrement en temps voulu des mouvements auprès de l’IMSS et peut entraîner des amendes si elle n’est pas résolue dans le délai de cinq jours ouvrables. Dans ce guide, vous trouverez les causes exactes de chaque erreur et les étapes détaillées pour corriger le fichier, importer avec succès et éviter les rejets futurs.

L’Erreur

Lors de la tentative d’importation d’un fichier de mouvements d’affiliation dans le SUA, un ou plusieurs des messages suivants peuvent apparaître :

« Error al importar archivo de movimientos »

Ce message générique indique que le SUA n’a pas pu traiter le fichier. Il apparaît généralement lorsque le format du fichier ne correspond pas à la structure attendue par le système.

« Registro con formato inválido línea X »

Le SUA identifie une ligne spécifique du fichier qui ne respecte pas la longueur des champs, les séparateurs ou les types de données attendus. Le « X » indique le numéro de la ligne problématique.

« NSS no encontrado en la base de datos »

Le Numéro de Sécurité Sociale (NSS) d’un ou plusieurs travailleurs dans le fichier d’importation n’existe pas dans la base de données locale du SUA. Le système ne peut pas enregistrer des mouvements pour des travailleurs qui ne figurent pas dans son registre.

« Movimiento duplicado »

Le fichier contient un mouvement (inscription, radiation ou modification de salaire) qui a déjà été saisi auparavant pour le même travailleur, le même type et la même date.

Ces erreurs apparaissent dans la fenêtre Afiliación > Importación de movimientos du SUA, immédiatement après la sélection du fichier et l’exécution du processus de chargement. Selon la configuration, le SUA peut rejeter l’intégralité du fichier ou n’importer partiellement que les enregistrements valides.

Cause du Problème

L’importation des mouvements d’affiliation dans le SUA nécessite que le fichier respecte strictement le format et les règles métier de l’IMSS. Les causes de rejet les plus fréquentes sont :

Format incorrect du fichier

Le SUA attend un fichier texte brut (.txt) avec des champs à longueur fixe séparés par le caractère pipe (|). La structure de chaque enregistrement doit suivre cet ordre :

ChampDescriptionLongueurExemple
Numéro patronalNuméro d’enregistrement patronal IMSS11 caractèresA1234567890
NSSNuméro de Sécurité Sociale11 caractères12345678901
Type de mouvement08=Inscription, 02=Radiation, 07=Mod. salaire2 caractères08
Date du mouvementFormat JJ/MM/AAAA10 caractères05/03/2026
SBCSalaire de Base de CotisationVariable456.78
Type de travailleurCode du type de travailleur1 caractère1
JournéeType de journée de travail1 caractère0

Un enregistrement valide ressemble à ceci :

A1234567890|12345678901|08|05/03/2026|456.78|1|0

Les erreurs de format les plus fréquentes sont :

  • Utiliser un CSV au lieu d’un TXT avec des pipes : Les fichiers exportés depuis Excel en CSV utilisent des virgules comme séparateur, ce que le SUA ne reconnaît pas.
  • Inclure des en-têtes : Si la première ligne contient des noms de colonnes (« NSS », « Fecha », etc.), le SUA tente de la traiter comme un enregistrement et échoue.
  • Champs de longueur incorrecte : Un NSS avec 10 ou 12 chiffres au lieu de 11, ou un numéro patronal incomplet.
  • Espaces supplémentaires : Des espaces au début ou à la fin d’un champ, en particulier après un copier-coller de données.

Problèmes d’encodage de caractères

Le SUA fonctionne sur une technologie Windows ancienne et attend des fichiers avec un encodage ANSI (Windows-1252). Les fichiers enregistrés en UTF-8 (la norme moderne) peuvent provoquer des erreurs lorsqu’ils contiennent :

  • Des caractères accentués dans les noms des travailleurs (á, é, í, ó, ú, ñ).
  • Le BOM (Byte Order Mark) de l’UTF-8, qui ajoute trois octets invisibles au début du fichier et corrompt le premier enregistrement.
  • Des sauts de ligne Unix (LF) au lieu des sauts Windows (CR+LF) attendus par le SUA.

NSS inexistant dans la base locale

Le SUA valide chaque NSS du fichier contre sa base de données locale (SUA.MDB). Si un travailleur est nouveau et n’a pas été préalablement inscrit dans le SUA, le système rejette son mouvement. Cela se produit fréquemment lorsque :

  • De nouveaux travailleurs sont embauchés et l’on tente d’importer l’inscription avant de les enregistrer dans le SUA.
  • La base de données du SUA n’est pas synchronisée avec l’IMSS et il manque des travailleurs qui apparaissent pourtant dans IDSE.
  • Il y a des erreurs de saisie dans le NSS (un chiffre modifié invalide l’intégralité du numéro).

Mouvements en doublon

Le SUA détecte les doublons lorsqu’il trouve dans le fichier un mouvement avec le même NSS, le même type de mouvement et la même date qu’un mouvement déjà existant dans la base de données. Cela se produit lorsque :

  • Un fichier déjà traité est importé de nouveau (réimportation accidentelle).
  • Le mouvement a été saisi manuellement avant la tentative d’importation en masse.
  • Le fichier contient des lignes répétées en raison d’une erreur lors de sa génération par le système de paie.

Erreurs de dates

Les dates hors limites ou au format incorrect provoquent des rejets :

  • Format MM/JJ/AAAA au lieu de JJ/MM/AAAA (courant dans les systèmes de paie configurés en anglais).
  • Dates futures non autorisées pour certains types de mouvement.
  • Dates antérieures à la période minimale acceptée par le SUA (généralement le bimestre en cours et le précédent).

Solution Étape par Étape

1. Sauvegarder la base de données du SUA

Avant toute opération d’importation, protégez vos données :

  1. Fermez complètement le SUA.
  2. Naviguez vers C:\CobranzaSUA\ (ou le chemin où vous avez installé le SUA).
  3. Copiez le fichier SUA.MDB dans un dossier de sauvegarde avec la date du jour, par exemple : Respaldo_SUA_2026-03-05.
  4. Confirmez que la copie a été effectuée correctement en vérifiant la taille du fichier.

2. Valider et corriger le format du fichier

Ouvrez le fichier de mouvements dans Notepad++ (ou tout éditeur de texte brut qui affiche les caractères de contrôle) :

  1. Vérifiez l’encodage : Dans Notepad++, allez à Codificación dans le menu supérieur. S’il indique « UTF-8 » ou « UTF-8 BOM », changez-le en ANSI depuis Codificación > Convertir a ANSI.
  2. Vérifiez les sauts de ligne : Allez à Ver > Mostrar símbolo > Mostrar fin de línea. Chaque ligne doit se terminer par CR LF (les deux caractères). Si vous ne voyez que LF, allez à Editar > Conversión fin de línea > Windows (CR LF).
  3. Supprimez les en-têtes : Si la première ligne contient des noms de colonnes, supprimez-la.
  4. Vérifiez la ligne indiquée dans l’erreur : Si le SUA a indiqué « formato inválido línea X », allez directement à cette ligne (Ctrl+G dans Notepad++) et vérifiez :
    • Que tous les champs sont séparés par | (pipe).
    • Que le NSS comporte exactement 11 chiffres numériques.
    • Que le numéro patronal comporte 11 caractères alphanumériques.
    • Que la date est au format JJ/MM/AAAA.
    • Que le SBC utilise le point décimal (pas la virgule).
  5. Supprimez les lignes vides : Vérifiez qu’il n’y a pas de lignes vides à la fin du fichier ou entre les enregistrements.

3. Vérifier les NSS dans la base du SUA

Pour les erreurs « NSS no encontrado » :

  1. Ouvrez le SUA et allez à Afiliación > Consulta/Modificación de trabajadores.
  2. Recherchez chaque NSS rejeté. S’il n’apparaît pas, vous avez deux options :
    • Inscrire le travailleur : Allez à Afiliación > Alta de trabajadores et saisissez toutes ses informations (NSS, nom, CURP, RFC, date d’inscription, SBC).
    • Mettre à jour le registre depuis IDSE : Connectez-vous au portail IDSE avec votre e.firma, téléchargez le fichier des assurés en vigueur et mettez à jour votre base du SUA.
  3. Si le NSS existe mais comporte un chiffre différent dans le fichier, corrigez le fichier pour qu’il corresponde exactement aux 11 chiffres enregistrés dans le SUA.

4. Supprimer les mouvements en doublon

Pour les erreurs « Movimiento duplicado » :

  1. Dans le SUA, allez à Afiliación > Consulta de movimientos.
  2. Filtrez par le bimestre et l’année de la période que vous importez.
  3. Notez les mouvements qui existent déjà (NSS, type, date).
  4. Ouvrez le fichier d’importation et supprimez les lignes correspondant aux mouvements déjà saisis.
  5. Enregistrez le fichier et relancez l’importation.

5. Importer le fichier corrigé

Avec le fichier validé et nettoyé :

  1. Dans le SUA, allez à Afiliación > Importación de movimientos.
  2. Cliquez sur Examinar et sélectionnez le fichier TXT corrigé.
  3. Sélectionnez le type de mouvement à importer (inscriptions, radiations ou modifications de salaire, selon le cas).
  4. Cliquez sur Importar.
  5. Examinez le rapport de résultats généré par le SUA :
    • Registros procesados : Nombre total de lignes lues.
    • Registros aceptados : Mouvements importés avec succès.
    • Registros rechazados : Lignes présentant encore des erreurs, avec le détail du motif.
  6. S’il reste des enregistrements rejetés, répétez le processus de correction pour ces lignes spécifiques.

6. Vérifier l’importation

Après une importation réussie :

  1. Allez à Afiliación > Consulta de movimientos.
  2. Filtrez par la date du jour ou la période importée.
  3. Confirmez que chaque inscription, radiation et modification de salaire apparaît correctement.
  4. Vérifiez que les données de SBC et les dates correspondent aux valeurs attendues.

Solution Alternative

Si le fichier d’importation continue de générer des erreurs après plusieurs corrections ou si le volume de mouvements est faible, il existe deux alternatives viables :

Saisie manuelle dans le SUA

Pour de petits volumes (moins de 20 mouvements), saisissez directement dans le SUA :

  1. Inscriptions : Allez à Afiliación > Movimientos afiliatorios > Alta et saisissez les données de chaque travailleur.
  2. Radiations : Allez à Afiliación > Movimientos afiliatorios > Baja, sélectionnez le travailleur et enregistrez la date et la cause de radiation.
  3. Modifications de salaire : Allez à Afiliación > Movimientos afiliatorios > Modificación de salario, localisez le travailleur et mettez à jour le SBC.

La saisie manuelle évite entièrement les problèmes de format de fichier, bien qu’elle soit plus lente pour de gros volumes.

Envoi direct via IDSE

Le portail IDSE (IMSS Desde Su Empresa) permet d’envoyer des mouvements d’affiliation sans passer par le SUA :

  1. Connectez-vous à https://idse.imss.gob.mx/ avec votre e.firma (anciennement FIEL) ou votre certificat numérique IMSS.
  2. Sélectionnez Movimientos afiliatorios.
  3. Vous pouvez saisir des mouvements individuels ou importer des fichiers directement auprès de l’IMSS.
  4. IDSE valide les NSS en temps réel contre la base centrale de l’IMSS, éliminant les erreurs de NSS introuvable.
  5. Vous recevez un accusé de réception immédiat avec un numéro de confirmation.

IDSE est particulièrement utile lorsque vous devez déposer des mouvements urgents et que vous n’avez pas le temps de corriger le fichier du SUA.

Prévention

Pour éviter les erreurs récurrentes lors de l’importation de mouvements d’affiliation :

  • Standardisez la génération du fichier : Configurez votre système de paie pour exporter les mouvements directement dans le format attendu par le SUA (TXT avec des pipes, ANSI, JJ/MM/AAAA). Documentez les paramètres d’exportation pour que toute l’équipe les utilise.
  • Maintenez le registre des travailleurs à jour : Avant chaque importation, synchronisez votre base du SUA avec la liste des assurés en vigueur de l’IMSS via IDSE.
  • Tenez un journal des importations : Enregistrez quels fichiers ont déjà été importés avec la date et le nombre d’enregistrements. Vous éviterez ainsi les réimportations accidentelles et les doublons.
  • Validez avant d’importer : Ouvrez le fichier dans Notepad++ et vérifiez l’encodage, les séparateurs et la structure avant de le charger dans le SUA. Les 30 secondes de vérification permettent d’économiser des heures de correction.
  • Effectuez des sauvegardes quotidiennes : Programmez une tâche Windows pour copier SUA.MDB automatiquement chaque jour. Une sauvegarde récente permet de se remettre rapidement de toute importation problématique.
  • Formez l’équipe : Assurez-vous que toutes les personnes qui génèrent des fichiers de mouvements connaissent le format exact requis et les règles de validation du SUA.

Problèmes Connexes

Si vous rencontrez d’autres erreurs en travaillant avec les mouvements d’affiliation dans le SUA, voici les scénarios les plus courants :

  • « Error al conectar con la base de datos » : La base SUA.MDB est endommagée ou verrouillée par un autre processus. Fermez toutes les instances du SUA, compactez la base avec Microsoft Access et réessayez.
  • « El disco de pago no incluye los movimientos importados » : Les mouvements ont été importés correctement mais n’apparaissent pas dans le calcul des cotisations. Vérifiez que les dates des mouvements correspondent au bimestre que vous calculez.
  • « Error en la estructura del archivo de pago SIPARE » : Après l’importation des mouvements et le calcul des cotisations, le fichier SIPARE est généré avec des erreurs. Cela peut être dû à des SBC invalides importés dans les mouvements.
  • « Certificado digital vencido en IDSE » : Si vous optez pour l’envoi de mouvements via IDSE et que votre e.firma est expirée, renouvelez-la sur le portail du SAT avant de tenter l’envoi.
  • « Movimiento extemporáneo » : L’IMSS accepte les mouvements hors délai (plus de 5 jours ouvrables après l’événement), mais applique un marquage de retard qui peut entraîner des amendes. Importez vos mouvements dans le délai légal.

Résumé

  • Le SUA rejette les fichiers d’importation en raison d’un format incorrect (CSV au lieu de TXT avec des pipes), de l’encodage (UTF-8 au lieu d’ANSI), de NSS inexistants dans la base locale ou de mouvements en doublon.
  • Sauvegardez toujours SUA.MDB avant de tenter toute importation en masse.
  • Utilisez Notepad++ pour vérifier l’encodage ANSI, les sauts de ligne CR+LF, les séparateurs pipe et le format de dates JJ/MM/AAAA avant d’importer.
  • Enregistrez les nouveaux travailleurs dans le SUA avant d’importer leurs mouvements, ou synchronisez le registre depuis IDSE.
  • Pour peu de mouvements, la saisie manuelle dans le SUA est plus rapide et exempte d’erreurs de format.
  • IDSE permet d’envoyer des mouvements directement à l’IMSS, en validant les NSS en temps réel contre la base centrale.
  • Déposez les mouvements d’affiliation dans les 5 jours ouvrables suivant l’événement pour éviter les amendes pour retard.

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