SUA IMSS: Erro ao importar movimentos de afiliação

Quando o pessoal de recursos humanos ou folha de pagamento tenta importar movimentos de afiliação (admissões, demissões e alterações de salário) no SUA do IMSS a partir de um arquivo externo, é comum que o sistema rejeite parcial ou totalmente os registros com mensagens como “Error al importar archivo de movimientos”, “Registro con formato inválido línea X” ou “NSS no encontrado en la base de datos”. Esse erro bloqueia o registro oportuno de movimentos junto ao IMSS e pode gerar multas se não for resolvido dentro do prazo de cinco dias úteis. Neste guia você encontrará as causas exatas de cada erro e os passos detalhados para corrigir o arquivo, importar com sucesso e evitar rejeições futuras.

O Erro

Ao tentar importar um arquivo de movimentos de afiliação no SUA, podem aparecer uma ou várias das seguintes mensagens:

“Error al importar archivo de movimientos”

Esta mensagem genérica indica que o SUA não conseguiu processar o arquivo. Geralmente aparece quando o formato do arquivo não corresponde à estrutura esperada pelo sistema.

“Registro con formato inválido línea X”

O SUA identifica uma linha específica do arquivo que não atende ao comprimento de campos, separadores ou tipos de dados esperados. O “X” indica o número da linha com o problema.

“NSS no encontrado en la base de datos”

O Número de Seguridade Social de um ou mais trabalhadores no arquivo de importação não existe no banco de dados local do SUA. O sistema não pode registrar movimentos para trabalhadores que não constam em seu cadastro.

“Movimiento duplicado”

O arquivo contém um movimento (admissão, demissão ou alteração de salário) que já foi cadastrado anteriormente para o mesmo trabalhador, mesmo tipo e mesma data.

Esses erros aparecem na tela de Afiliación > Importación de movimientos do SUA, imediatamente após selecionar o arquivo e executar o processo de carga. Dependendo da configuração, o SUA pode rejeitar o arquivo inteiro ou importar parcialmente apenas os registros válidos.

Causa do Problema

A importação de movimentos de afiliação no SUA exige que o arquivo cumpra rigorosamente com o formato e as regras de negócio do IMSS. As causas mais frequentes de rejeição são:

Formato incorreto do arquivo

O SUA espera um arquivo de texto puro (.txt) com campos de comprimento fixo separados pelo caractere pipe (|). A estrutura de cada registro deve seguir esta ordem:

Campo	Descrição	Comprimento	Exemplo
Registro patronal	Número de registro patronal IMSS	11 caracteres	A1234567890
NSS	Número de Seguridade Social	11 caracteres	12345678901
Tipo de movimento	08=Admissão, 02=Demissão, 07=Alt. salário	2 caracteres	08
Data do movimento	Formato DD/MM/AAAA	10 caracteres	05/03/2026
SBC	Salário Base de Contribuição	Variável	456.78
Tipo trabalhador	Código do tipo de trabalhador	1 caractere	1
Jornada	Tipo de jornada de trabalho	1 caractere	0

Um registro válido tem esta aparência:

A1234567890|12345678901|08|05/03/2026|456.78|1|0

Os erros de formato mais frequentes são:

• Usar CSV em vez de TXT com pipes: Arquivos exportados do Excel como CSV usam vírgulas como separador, o que o SUA não reconhece.
• Incluir cabeçalhos: Se a primeira linha contém nomes de colunas (“NSS”, “Fecha”, etc.), o SUA tenta processá-la como registro e falha.
• Campos com comprimento incorreto: Um NSS com 10 ou 12 dígitos em vez de 11, ou um registro patronal incompleto.
• Espaços adicionais: Espaços no início ou final de um campo, especialmente após copiar e colar dados.

Problemas de codificação de caracteres

O SUA funciona sobre tecnologia Windows legacy e espera arquivos com codificação ANSI (Windows-1252). Arquivos salvos em UTF-8 (o padrão moderno) podem causar erros quando contêm:

• Caracteres acentuados em nomes de trabalhadores (á, é, í, ó, ú, ñ).
• O BOM (Byte Order Mark) do UTF-8, que adiciona três bytes invisíveis no início do arquivo e corrompe o primeiro registro.
• Quebras de linha Unix (LF) em vez das quebras Windows (CR+LF) esperadas pelo SUA.

NSS que não existe na base local

O SUA valida cada NSS do arquivo contra seu banco de dados local (SUA.MDB). Se um trabalhador é novo e não foi cadastrado previamente no SUA, o sistema rejeita seu movimento. Isso ocorre frequentemente quando:

• Novos trabalhadores são contratados e tenta-se importar a admissão antes de registrá-los no SUA.
• O banco de dados do SUA não está sincronizado com o IMSS e faltam trabalhadores que aparecem no IDSE.
• Há erros de digitação no NSS (um dígito alterado invalida todo o número).

Movimentos duplicados

O SUA detecta duplicados quando encontra no arquivo um movimento com o mesmo NSS, mesmo tipo de movimento e mesma data que um já existente no banco de dados. Isso acontece quando:

• Um arquivo que já foi processado anteriormente é importado novamente (reimportação acidental).
• O movimento foi cadastrado manualmente antes da tentativa de importação em massa.
• O arquivo contém linhas repetidas por erro na geração pelo sistema de folha de pagamento.

Erros em datas

Datas fora de intervalo ou com formato incorreto causam rejeições:

• Formato MM/DD/AAAA em vez de DD/MM/AAAA (comum em sistemas de folha configurados em inglês).
• Datas futuras não permitidas para certos tipos de movimento.
• Datas anteriores ao período mínimo aceito pelo SUA (geralmente o bimestre atual e o anterior).

Solução Passo a Passo

1. Fazer backup do banco de dados do SUA

Antes de qualquer operação de importação, proteja seus dados:

1. Feche completamente o SUA.
2. Navegue até C:\CobranzaSUA\ (ou o caminho onde o SUA está instalado).
3. Copie o arquivo SUA.MDB para uma pasta de backup com a data atual, por exemplo: Backup_SUA_2026-03-05.
4. Confirme que a cópia foi realizada corretamente verificando o tamanho do arquivo.

2. Validar e corrigir o formato do arquivo

Abra o arquivo de movimentos no Notepad++ (ou qualquer editor de texto puro que mostre caracteres de controle):

1. Verifique a codificação: No Notepad++ vá a Codificación no menu superior. Se indicar “UTF-8” ou “UTF-8 BOM”, altere para ANSI em Codificación > Convertir a ANSI.
2. Verifique as quebras de linha: Vá a Ver > Mostrar símbolo > Mostrar fin de línea. Cada linha deve terminar em CR LF (os dois caracteres). Se aparecer apenas LF, vá a Editar > Conversión fin de línea > Windows (CR LF).
3. Remova cabeçalhos: Se a primeira linha contém nomes de colunas, apague-a.
4. Revise a linha indicada no erro: Se o SUA indicou “formato inválido línea X”, vá diretamente para essa linha (Ctrl+G no Notepad++) e verifique:
   • Que todos os campos estejam separados por | (pipe).
   • Que o NSS tenha exatamente 11 dígitos numéricos.
   • Que o registro patronal tenha 11 caracteres alfanuméricos.
   • Que a data esteja no formato DD/MM/AAAA.
   • Que o SBC use ponto decimal (não vírgula).
5. Remova linhas em branco: Verifique se não há linhas vazias no final do arquivo ou entre os registros.

3. Verificar os NSS no banco de dados do SUA

Para os erros de “NSS no encontrado”:

1. Abra o SUA e vá a Afiliación > Consulta/Modificación de trabajadores.
2. Busque cada NSS rejeitado. Se não aparecer, você tem duas opções:
   • Cadastrar o trabalhador: Vá a Afiliación > Alta de trabajadores e insira todos os dados (NSS, nome, CURP, RFC, data de admissão, SBC).
   • Atualizar o cadastro pelo IDSE: Acesse o portal IDSE com sua e.firma, baixe o arquivo de segurados vigentes e atualize sua base do SUA.
3. Se o NSS existe, mas tem um dígito diferente no arquivo, corrija o arquivo para que corresponda exatamente aos 11 dígitos registrados no SUA.

4. Eliminar movimentos duplicados

Para os erros de “Movimiento duplicado”:

1. No SUA vá a Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtre pelo bimestre e ano do período que está importando.
3. Anote os movimentos que já existem (NSS, tipo, data).
4. Abra o arquivo de importação e remova as linhas que correspondam a movimentos já cadastrados.
5. Salve o arquivo e tente novamente a importação.

5. Importar o arquivo corrigido

Com o arquivo validado e limpo:

1. No SUA vá a Afiliación > Importación de movimientos.
2. Clique em Examinar e selecione o arquivo TXT corrigido.
3. Selecione o tipo de movimento a importar (admissões, demissões ou alterações de salário, conforme o caso).
4. Clique em Importar.
5. Revise o relatório de resultados gerado pelo SUA:
   • Registros processados: Número total de linhas lidas.
   • Registros aceitos: Movimentos importados com sucesso.
   • Registros rejeitados: Linhas que ainda apresentam erros, com detalhamento do motivo.
6. Se restarem registros rejeitados, repita o processo de correção para essas linhas específicas.

6. Verificar a importação

Após uma importação bem-sucedida:

1. Vá a Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtre pela data atual ou pelo período importado.
3. Confirme que cada admissão, demissão e alteração de salário aparece corretamente.
4. Verifique se os dados de SBC e datas correspondem ao esperado.

Solução Alternativa

Se o arquivo de importação continua gerando erros após múltiplas correções ou se são poucos movimentos, existem duas alternativas viáveis:

Cadastro manual no SUA

Para volumes pequenos (menos de 20 movimentos), cadastre diretamente no SUA:

1. Admissões: Vá a Afiliación > Movimientos afiliatorios > Alta e insira os dados de cada trabalhador.
2. Demissões: Vá a Afiliación > Movimientos afiliatorios > Baja, selecione o trabalhador e registre a data e causa da demissão.
3. Alterações de salário: Vá a Afiliación > Movimientos afiliatorios > Modificación de salario, localize o trabalhador e atualize o SBC.

O cadastro manual evita completamente os problemas de formato de arquivo, embora seja mais lento para grandes volumes.

Envio direto pelo IDSE

O portal IDSE (IMSS Desde Su Empresa) permite enviar movimentos de afiliação sem passar pelo SUA:

1. Acesse https://idse.imss.gob.mx/ com sua e.firma (anteriormente FIEL) ou certificado digital do IMSS.
2. Selecione Movimientos afiliatorios.
3. Você pode cadastrar movimentos individuais ou importar arquivos diretamente ao IMSS.
4. O IDSE valida os NSS contra a base central do IMSS em tempo real, eliminando erros de NSS não encontrado.
5. Você recebe comprovante de recebimento imediato com número de protocolo de confirmação.

O IDSE é especialmente útil quando é necessário apresentar movimentos urgentes e não há tempo para corrigir o arquivo do SUA.

Prevenção

Para evitar erros recorrentes ao importar movimentos de afiliação:

• Padronize a geração do arquivo: Configure seu sistema de folha de pagamento para exportar movimentos diretamente no formato que o SUA espera (TXT com pipes, ANSI, DD/MM/AAAA). Documente os parâmetros de exportação para que toda a equipe os utilize.
• Mantenha o cadastro de trabalhadores atualizado: Antes de cada importação, sincronize sua base do SUA com a lista de segurados vigentes do IMSS através do IDSE.
• Mantenha um log de importações: Registre quais arquivos já foram importados com data e número de registros. Assim você evita reimportações acidentais e duplicados.
• Valide antes de importar: Abra o arquivo no Notepad++ e revise codificação, separadores e estrutura antes de carregá-lo no SUA. Os 30 segundos de revisão economizam horas de correção.
• Faça backups diários: Programe uma tarefa do Windows para copiar SUA.MDB automaticamente todos os dias. Um backup atualizado permite recuperação rápida de qualquer importação problemática.
• Capacite a equipe: Certifique-se de que todas as pessoas que geram arquivos de movimentos conheçam o formato exato exigido e as regras de validação do SUA.

Problemas Relacionados

Se você enfrenta outros erros ao trabalhar com movimentos de afiliação no SUA, estes são os cenários mais comuns:

• “Error al conectar con la base de datos”: O banco de dados SUA.MDB está corrompido ou bloqueado por outro processo. Feche todas as instâncias do SUA, compacte a base com o Microsoft Access e tente novamente.
• “El disco de pago no incluye los movimientos importados”: Os movimentos foram importados corretamente, mas não aparecem no cálculo de contribuições. Verifique se as datas dos movimentos correspondem ao bimestre que está sendo calculado.
• “Error en la estructura del archivo de pago SIPARE”: Depois de importar movimentos e calcular contribuições, o arquivo SIPARE é gerado com erros. Isso pode ser causado por SBC inválidos importados nos movimentos.
• “Certificado digital vencido en IDSE”: Se optar por enviar movimentos pelo IDSE e sua e.firma estiver vencida, renove-a no portal do SAT antes de tentar o envio.
• “Movimiento extemporáneo”: O IMSS aceita movimentos fora do prazo (mais de 5 dias úteis após o evento), mas aplica uma marca de extemporaneidade que pode resultar em multas. Importe seus movimentos dentro do prazo legal.

Resumo

• O SUA rejeita arquivos de importação por formato incorreto (CSV em vez de TXT com pipes), codificação (UTF-8 em vez de ANSI), NSS inexistentes na base local ou movimentos duplicados.
• Sempre faça backup do SUA.MDB antes de tentar qualquer importação em massa.
• Use o Notepad++ para verificar codificação ANSI, quebras de linha CR+LF, separadores pipe e formato de datas DD/MM/AAAA antes de importar.
• Cadastre trabalhadores novos no SUA antes de importar seus movimentos, ou sincronize o cadastro pelo IDSE.
• Para poucos movimentos, o cadastro manual no SUA é mais rápido e livre de erros de formato.
• O IDSE permite enviar movimentos diretamente ao IMSS, validando NSS em tempo real contra a base central.
• Apresente os movimentos de afiliação dentro dos 5 dias úteis posteriores ao evento para evitar multas por extemporaneidade.

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