TL;DR — Kurzzusammenfassung

Beheben Sie Fehler beim Erstellen von Bestellungen und Angeboten in CONTPAQi Comercial: erschöpfte Folios, fehlgeschlagene Konvertierung, CFDI 4.0 Steuerdaten.

Fehler beim Erstellen oder Konvertieren von Dokumenten in CONTPAQi Comercial

CONTPAQi Comercial (früher AdminPAQ) verwaltet den vollständigen Lebenszyklus kommerzieller Dokumente: Angebot → Bestellung → Lieferschein → Rechnung → Zahlungsergänzung. Jede Konvertierung zwischen Dokumenttypen kann aufgrund unvollständiger Konfiguration, erschöpfter Folios, fehlender CFDI 4.0 Steuerdaten oder Datenbankkorruption fehlschlagen.

Dieser Artikel behandelt die häufigsten Fehler beim Erstellen, Bearbeiten oder Konvertieren von Bestellungen und Angeboten.

Der Fehler

Die häufigsten Fehler in CONTPAQi Comercial bei der Arbeit mit Dokumenten sind:

  • “Error al crear documento” — erscheint beim Speichern einer neuen Bestellung oder eines Angebots.
  • “Error al convertir cotización a pedido” — bei Verwendung der Konvertierungsoption.
  • “No se puede facturar el pedido” — beim Versuch, den CFDI aus der Bestellung zu generieren.
  • Dokument im Status “Pendiente” gesperrt — kann weder storniert noch konvertiert werden.
  • Falsche Steuerberechnung — die MwSt im Gesamtbetrag stimmt nicht.
  • Extreme Langsamkeit beim Öffnen der Dokumentliste.

Ursache des Problems

1. Dokumentenserie mit erschöpfter Folio-Spanne

Jeder Dokumenttyp hat eine Serie mit einer Folio-Spanne (z.B. A-0001 bis A-9999). Wenn das aktuelle Folio das letzte Folio erreicht, kann das System kein weiteres Dokument erstellen.

2. Unterschiedliche Pflichtfelder zwischen Dokumenttypen

Ein Angebot hat optionale Felder, die in der Bestellung Pflichtfelder sind: Quell-Lager, Zahlungsbedingungen und mit CFDI 4.0 vollständige Steuerdaten des Empfängers.

3. Unvollständige Steuerdaten für CFDI 4.0

Seit Januar 2022 verlangt der SAT, dass jede elektronische Rechnung folgendes enthält:

CFDI 4.0 FeldPflichtfeld
RFC des EmpfängersJa
Firmenname (exakt)Ja
Steuerregime des EmpfängersJa
Steuer-Postleitzahl des EmpfängersJa
CFDI-VerwendungJa

4. Steuerkonflikte in gemischten Dokumenten

Wenn ein Dokument Artikel mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen (16%, 0%, Befreit) enthält, berechnet das System die Steuer pro Zeile. Ein Artikel mit falschem Satz im Katalog führt zu unerwarteter MwSt im Gesamtbetrag.

5. Inventarreservierungskonflikt

Beim Erstellen einer Bestellung reserviert CONTPAQi den Lagerbestand. Wenn zwei Benutzer gleichzeitig Bestellungen für denselben Artikel erstellen und der Bestand nur eine Bestellung abdeckt, zeigt die zweite einen Reservierungsfehler.

6. Veraltetes Druckformat

Nach einer CONTPAQi-Aktualisierung können einige Drucklayout-Felder auf Spalten verweisen, die in der aktualisierten Datenbankversion nicht mehr vorhanden sind.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 — Dokumentenserie und Folio korrigieren

  1. Gehen Sie zu Configuración > Documentos.
  2. Wählen Sie den betroffenen Dokumenttyp.
  3. Klicken Sie auf die entsprechende Serie.
  4. Prüfen Sie das Feld “Folio Final” und erweitern Sie die Spanne bei Bedarf.
  5. Falls die Sequenz beschädigt ist, passen Sie das “Folio Actual” manuell an.
  6. Speichern und versuchen Sie erneut, das Dokument zu erstellen.

Schritt 2 — Steuerdaten des Kunden vervollständigen (CFDI 4.0)

  1. Öffnen Sie Catálogos > Clientes.
  2. Suchen und öffnen Sie den Kundendatensatz.
  3. Prüfen und tragen Sie in der Registerkarte Datos Fiscales ein: RFC, Firmenname (exakt wie auf dem SAT-Steuerbescheinigung), Steuerregime, Steuer-Postleitzahl und Standard-CFDI-Verwendung.
  4. Speichern und wiederholen Sie die Konvertierung oder den Stempel.

Schritt 3 — Steuersätze im Produktkatalog korrigieren

  1. Gehen Sie zu Inventarios > Artículos.
  2. Öffnen Sie den Produktdatensatz mit falscher MwSt.
  3. Weisen Sie in der Registerkarte Impuestos den korrekten Satz zu: 16%, 0% oder Befreit.
  4. Neuberechnungen bestehender Dokumente bei Bedarf durchführen.

Schritt 4 — Gesperrtes Dokument freigeben

  1. Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie auf teilweise verknüpfte Lieferscheine oder Rechnungen.
  2. Gehen Sie zu Edición > Cambiar Estatus.
  3. Wählen Sie “Cancelar” oder “Reabrir” je nach Bedarf.
  4. Falls deaktiviert, prüfen Sie Benutzerberechtigungen unter Configuración > Usuarios.

Schritt 5 — Datenbankwartung

  1. Schließen Sie alle Unternehmenssitzungen auf allen Workstations.
  2. Öffnen Sie auf dem Server CONTPAQi Comercial als Administrator.
  3. Führen Sie Herramientas > Compactar Empresa aus und warten Sie.
  4. Führen Sie dann Herramientas > Reindexar aus.
  5. Starten Sie den CONTPAQi-Server neu und verbinden Sie die Clients erneut.

Alternative Lösung

Falls der Fehler beim Konvertieren von Angebot zu Bestellung bestehen bleibt, erstellen Sie die Bestellung manuell:

  1. Lassen Sie das Originalangebot als Referenz geöffnet.
  2. Erstellen Sie eine neue Bestellung über Documentos > Pedidos > Nuevo.
  3. Weisen Sie denselben Kunden zu und erfassen Sie die Positionen manuell.
  4. Nach dem Speichern stornieren oder schließen Sie das Originalangebot.

Prävention

  • Überwachen Sie Folio-Spannen monatlich. Erstellen Sie eine interne Benachrichtigung, wenn das aktuelle Folio 80% der Spanne überschreitet.
  • Steuerdaten beim Registrieren neuer Kunden aktualisieren. Fordern Sie immer die SAT-Steuerbescheinigung an.
  • Produkte nach MwSt-Satz trennen bereits bei der Katalogerstellung.
  • Verdichtung und Neuindexierung mindestens einmal pro Monat durchführen.
  • Gleichzeitige Zugriffe auf dasselbe Dokument vermeiden.

Verwandte Probleme

ProblemWahrscheinliche UrsacheArtikel
Fehler beim CFDI-Stempel aus BestellungAbgelaufenes CSD oder kein PAC-ZugangCONTPAQi Fehler Rechnungsstempel
Fehler bei der ZahlungsergänzungPPD-Rechnung nicht korrekt verknüpftCONTPAQi Complemento de Pago CFDI 4.0
Lagerfehler bei LieferscheinenUnzureichender Bestand oder aktive ReservierungCONTPAQi Bestandskontrolle
PreislistenfehlerAbgelaufene Gültigkeit oder kein Kunde zugewiesenCONTPAQi Fehler Preislisten

Zusammenfassung

  • Fehler beim Erstellen von Dokumenten haben vier Hauptursachen: erschöpfte Folios, unvollständige Steuerdaten (CFDI 4.0), falsche MwSt-Sätze bei Produkten und fehlende Datenbankwartung.
  • Die Konvertierung Angebot → Bestellung erfordert vollständige RFC-, Steuerregime-, Postleitzahl- und CFDI-Verwendungsdaten des Kunden.
  • Im “Pendiente” gesperrte Dokumente werden über Edición > Cambiar Estatus freigegeben.
  • Monatliche Verdichtung und Neuindexierung verhindert die meisten Leistungs- und Korruptionsfehler.
  • Jeder Artikel muss seinen korrekten MwSt-Satz haben; Dokumente berechnen die Steuer pro Zeile, nicht pro Kopfzeile.

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