TL;DR — Resumo Rápido
Corrija erros ao criar pedidos e cotações no CONTPAQi Comercial: folios esgotados, conversão falha, dados fiscais CFDI 4.0, impostos e lentidão do sistema.
Erros ao Criar ou Converter Documentos Comerciais no CONTPAQi
O CONTPAQi Comercial (anteriormente AdminPAQ) gerencia o ciclo completo de documentos comerciais: cotação → pedido → remessa → fatura → complemento de pagamento. Cada conversão entre tipos de documento pode falhar por configurações incompletas, folios esgotados, dados fiscais ausentes para CFDI 4.0 ou corrupção do banco de dados.
Este artigo cobre os erros mais frequentes ao criar, editar ou converter pedidos e cotações, com causas e soluções passo a passo.
O Erro
Os erros mais comuns no CONTPAQi Comercial ao trabalhar com documentos são:
- “Error al crear documento” — aparece ao salvar um novo pedido ou cotação.
- “Error al convertir cotización a pedido” — ao usar a opção de conversão.
- “No se puede facturar el pedido” — ao tentar gerar o CFDI a partir do pedido.
- Documento travado no status “Pendiente” — não pode ser cancelado nem convertido.
- Cálculo de impostos incorreto — o IVA no total não corresponde ao esperado.
- Lentidão extrema ao abrir a lista de documentos.
Causa do Problema
1. Série de Documento com Folios Esgotados
Cada tipo de documento tem uma série com um intervalo de folios (ex.: A-0001 a A-9999). Quando o folio atual atinge o folio final, o sistema não consegue criar o próximo documento e exibe “Error al crear documento”.
2. Campos Obrigatórios Diferentes Entre Tipos de Documento
Uma cotação tem campos opcionais que no pedido são obrigatórios: armazém de origem, condições de pagamento e, com CFDI 4.0, os dados fiscais completos do receptor. Se o cliente não tiver regime fiscal ou código postal fiscal, a conversão falha.
3. Dados Fiscais Incompletos para CFDI 4.0
Desde janeiro de 2022, o SAT exige que toda fatura eletrônica inclua:
| Campo CFDI 4.0 | Obrigatório |
|---|---|
| RFC do receptor | Sim |
| Nome ou razão social (exato) | Sim |
| Regime fiscal do receptor | Sim |
| Código postal fiscal do receptor | Sim |
| Uso do CFDI | Sim |
4. Conflitos de Impostos em Documentos Mistos
Quando um documento inclui artigos com alíquotas de IVA diferentes (16%, 0%, Isento), o sistema calcula o imposto por linha. Se um artigo tiver a alíquota incorreta, o total do documento mostrará IVA diferente do esperado.
5. Conflito de Reserva de Estoque
Ao criar um pedido, o CONTPAQi reserva o estoque. Se dois usuários criarem pedidos do mesmo artigo simultaneamente e o estoque só cobrir um deles, o segundo pedido mostrará erro de reserva.
6. Formato de Impressão Desatualizado
Após atualizar o CONTPAQi, alguns campos do layout de impressão podem referenciar colunas que não existem mais na versão atualizada do banco de dados.
Solução Passo a Passo
Passo 1 — Corrigir a Série e o Folio do Documento
- Vá a Configuración > Documentos.
- Selecione o tipo de documento afetado.
- Clique na série correspondente.
- Revise o campo “Folio Final” e amplie o intervalo se necessário.
- Se a sequência estiver corrompida, ajuste manualmente o “Folio Actual”.
- Salve e tente criar o documento novamente.
Passo 2 — Completar os Dados Fiscais do Cliente (CFDI 4.0)
- Abra Catálogos > Clientes.
- Localize e abra o registro do cliente.
- Na aba Datos Fiscales, verifique e preencha RFC, nome completo, regime fiscal, código postal fiscal e uso de CFDI padrão conforme a constância de situação fiscal do SAT.
- Salve e tente novamente a conversão ou o timbrado.
Passo 3 — Corrigir Alíquotas no Catálogo de Produtos
- Vá a Inventarios > Artículos.
- Abra o produto com IVA incorreto.
- Na aba Impuestos, atribua a alíquota correta: 16%, 0% ou Isento.
- Recalcule os documentos existentes se necessário.
Passo 4 — Liberar Documento Bloqueado em “Pendiente”
- Abra o documento e verifique se há remessas ou faturas parcialmente vinculadas.
- Vá a Edición > Cambiar Estatus.
- Selecione “Cancelar” ou “Reabrir” conforme necessário.
- Se a opção estiver desativada, verifique as permissões do usuário em Configuración > Usuarios.
Passo 5 — Manutenção do Banco de Dados
- Feche todas as sessões da empresa em todos os computadores.
- No servidor, abra o CONTPAQi Comercial como administrador.
- Execute Herramientas > Compactar Empresa e aguarde a conclusão.
- Execute Herramientas > Reindexar.
- Reinicie o servidor do CONTPAQi e reconecte os clientes.
Solução Alternativa
Se o erro persistir ao converter cotação em pedido, crie o pedido manualmente:
- Mantenha a cotação original aberta como referência.
- Crie um novo pedido em Documentos > Pedidos > Nuevo.
- Atribua o mesmo cliente e insira as linhas manualmente.
- Após salvar, cancele ou feche a cotação original.
Prevenção
- Monitore os folios mensalmente. Crie um alerta quando o folio atual ultrapassar 80% do intervalo.
- Atualize os dados fiscais ao cadastrar novos clientes. Sempre solicite a constância de situação fiscal.
- Separe produtos por alíquota de IVA desde o cadastro.
- Execute compactação e reindexação pelo menos uma vez por mês.
- Evite acessos simultâneos ao mesmo documento.
Problemas Relacionados
| Problema | Causa Provável | Artigo |
|---|---|---|
| Erro ao timbrar CFDI do pedido | CSD vencido ou PAC sem conexão | CONTPAQi Erro Timbrar Faturas |
| Erro no complemento de pagamento | Fatura PPD não vinculada corretamente | CONTPAQi Complemento de Pago CFDI 4.0 |
| Erro de estoque em remessas | Estoque insuficiente ou reserva ativa | CONTPAQi Controle de Inventário |
| Erro de lista de preços | Vigência expirada ou cliente sem lista | CONTPAQi Erro Listas de Preços |
Resumo
- Os erros ao criar documentos têm quatro causas principais: folios esgotados, dados fiscais incompletos (CFDI 4.0), alíquotas de IVA incorretas e banco de dados sem manutenção.
- A conversão cotação → pedido exige RFC, regime fiscal, código postal e uso de CFDI completos do cliente.
- Documentos travados em “Pendiente” são liberados via Edición > Cambiar Estatus.
- A compactação e reindexação mensal previne a maioria dos erros de desempenho e corrupção.
- Cada artigo deve ter sua alíquota de IVA correta; os documentos calculam o imposto por linha, não pelo cabeçalho.