TL;DR — Résumé Rapide

Résolvez les erreurs de gestion des stocks Aspel SAE : stock négatif, Kardex incorrect, transferts multi-entrepôts, méthodes de coût et synchronisation COI.

La gestion des stocks dans Aspel SAE est l’un des modules les plus complexes du système. Les erreurs qui y surviennent — stocks négatifs bloquant les ventes, divergences entre inventaire physique et système, problèmes de coûts, transferts inter-entrepôts incomplets — ont un impact direct sur l’exploitation et la comptabilité. Ce guide couvre les erreurs les plus fréquentes et comment les résoudre.

L’Erreur

Les problèmes de stock dans Aspel SAE se manifestent de plusieurs façons :

  • Message explicite : Error al realizar movimiento de inventario. El artículo [CODE] no cuenta con existencias suficientes en el almacén [NOM].
  • Stock négatif : Le rapport de stock affiche des quantités négatives (ex. -5.00) alors que le produit existe physiquement dans l’entrepôt.
  • Kardex incohérent : Le rapport Kardex affiche des mouvements qui ne correspondent pas à de vraies factures ou bons de livraison.
  • Divergence avec COI : La valeur du stock dans le rapport de valorisation de SAE ne correspond pas au solde du compte de stock dans Aspel COI.
  • Erreur lors de la saisie de l’inventaire physique : En saisissant un inventaire physique, le système ne met pas correctement à jour les existences.
  • Transfert inter-entrepôts incomplet : Le système débite l’entrepôt source mais ne crédite pas l’entrepôt destinataire, laissant des unités « perdues ».

Cause du Problème

Les erreurs de stock dans Aspel SAE ont plusieurs origines :

1. Ventes sans bon de livraison préalable : Dans les flux nécessitant Bon de livraison → Facture, si la facture est enregistrée directement sans bon de livraison, le stock est déduit deux fois.

2. Méthode de coût mal configurée : Si un article a été créé en Moyenne Pondérée puis basculé en FIFO sans clôturer la période, les coûts historiques se corrompent.

3. Mouvements manuels non autorisés : Les ajustements effectués directement dans la base de données (hors SAE) compromettent l’intégrité du Kardex.

4. Clôtures de période incomplètes : Si la période est clôturée dans COI mais pas dans SAE, les mouvements ultérieurs s’accumulent sans être envoyés à la comptabilité.

5. Multi-entrepôts sans autorisations : Un utilisateur sans permission sur l’entrepôt destinataire peut initier un transfert qui se termine partiellement.

6. Base de données fragmentée : Sur des installations anciennes avec de nombreuses transactions, des index corrompus peuvent affecter les calculs de stock.

Solution Étape par Étape

Étape 1 — Vérifier le Stock Réel avec le Kardex

Avant toute correction, obtenez le tableau complet des mouvements de l’article :

  1. Allez dans Inventarios > Reportes > Kardex.
  2. Sélectionnez l’article problématique et l’entrepôt concerné.
  3. Définissez une large plage de dates (toute l’année fiscale en cours).
  4. Exportez vers Excel pour une analyse détaillée.
  5. Identifiez le premier mouvement où le solde cumulé devient incorrect. C’est là qu’est l’origine du problème.

Conseil : Recherchez les mouvements de type « AJ » (ajustement) ou « TR » (transfert) sans contrepartie visible. Ce sont les candidats à la correction.

Étape 2 — Concilier l’Inventaire Physique et le Système

  1. Effectuez un comptage physique de l’article dans tous les entrepôts concernés.
  2. Générez Inventarios > Existencias por Almacén à la date actuelle.
  3. Comparez les colonnes. En cas de divergence :
    • Allez dans Inventarios > Movimientos > Ajuste de Inventario.
    • Sélectionnez l’entrepôt et l’article.
    • Saisissez la quantité d’ajustement (positive pour augmenter, négative pour diminuer).
    • Dans le champ « Motif », écrivez une description claire : Ajustement par comptage physique [date].
    • Confirmez le coût unitaire que l’ajustement utilisera.

Étape 3 — Corriger la Méthode de Coût

Si le problème concerne des coûts incorrects (la valeur du stock ne correspond pas même si les quantités sont justes) :

  1. Allez dans Configuración > Parámetros del Sistema > Inventarios.
  2. Vérifiez la Méthode de Valorisation : Moyenne Pondérée, FIFO ou LIFO.
  3. Consultez votre comptable sur la méthode applicable à l’exercice fiscal.
  4. Si vous devez changer la méthode : exécutez d’abord une Clôture d’Inventaire depuis Inventarios > Cierre de Inventario pour figer les soldes actuels.
  5. Mettez à jour la méthode dans les Paramètres et vérifiez que les articles avec méthode individuelle sont alignés.

Étape 4 — Corriger les Erreurs de Transfert Inter-Entrepôts

  1. Localisez le transfert problématique dans Inventarios > Consultas > Movimientos por Tipo > Traspasos.
  2. Notez le numéro et la date du transfert.
  3. Vérifiez si l’entrepôt source a été débité : consultez le Kardex de l’entrepôt source à cette date.
  4. Vérifiez si l’entrepôt destinataire a été crédité : consultez le Kardex du destinataire.
  5. Si seul le mouvement de sortie existe sans l’entrée correspondante :
    • Annulez le transfert depuis Inventarios > Movimientos > Traspasos > [Sélectionner] > Cancelar.
    • Recréez le transfert après avoir confirmé que l’entrepôt source dispose du stock suffisant.

Étape 5 — Synchroniser avec Aspel COI

  1. Dans SAE, allez dans Utilerías > Enlace Contable > Configuración de Cuentas.
  2. Vérifiez que chaque type de mouvement (entrées, sorties, ajustements, transferts) est mappé au bon compte COI.
  3. Exécutez Utilerías > Generar Pólizas de Inventario pour la période avec la divergence.
  4. Dans Aspel COI, vérifiez que les écritures sont arrivées : Diario Mayor > Consulta de Pólizas.
  5. Comparez le solde du compte de stock dans COI avec le rapport Valuación de Inventario dans SAE. Ils doivent correspondre.

Solution Alternative

Si les étapes précédentes ne résolvent pas les divergences de coûts, utilisez l’outil de reconstruction du Kardex :

  1. Effectuez une sauvegarde complète de la base de données avant de continuer.
  2. Dans SAE, allez dans Utilerías > Reconstrucción de Archivos.
  3. Sélectionnez « Kardex de Inventarios » et la plage de dates à reconstruire.
  4. Le système recalculera tous les mouvements depuis le début de la période, corrigeant automatiquement les incohérences de coût.
  5. Vérifiez le Kardex de l’article après la reconstruction pour confirmer que les soldes sont corrects.

Avertissement : La reconstruction du Kardex est irréversible sans sauvegarde. Exécutez toujours en mode mono-utilisateur (fermez toutes les sessions ouvertes).

Prévention

Pour éviter de futurs erreurs de stock dans Aspel SAE :

  • Clôture mensuelle de période : Effectuez la clôture d’inventaire à la fin de chaque mois avant la clôture comptable dans COI.
  • Flux Bon de livraison → Facture : Configurez SAE pour exiger un bon de livraison avant la facturation pour les opérations impliquant une sortie d’entrepôt.
  • Autorisations par entrepôt : Assignez les permissions d’entrepôt par utilisateur dans Configuración > Usuarios > Permisos de Almacén.
  • Comptage physique trimestriel : Planifiez des comptages physiques au moins une fois par trimestre et conciliez-les dans SAE immédiatement.
  • Sauvegardes quotidiennes : Configurez des sauvegardes automatiques de la base de données SAE.

Problèmes Connexes

Rapport de valorisation incorrect : Si le rapport de valorisation affiche des valeurs erronées bien que les quantités soient correctes, vérifiez si la méthode de coût de l’article a été changée en cours d’exercice.

Le stock ne se met pas à jour après une vente : Si une facture ne réduit pas le stock, vérifiez que l’article a l’option « Maneja Inventario » activée. Les articles de type « Service » n’affectent jamais le stock.

Erreur lors de la saisie du comptage physique : Vérifiez qu’il n’y a pas un comptage physique ouvert non clôturé de la période précédente. Un seul inventaire physique peut être actif à la fois dans SAE.

Résumé

  • Le Kardex est l’outil de diagnostic principal — commencez toujours par lui avant toute correction.
  • Les ajustements de stock doivent être documentés avec un motif clair et une date pour la traçabilité.
  • La méthode de coût (FIFO, LIFO, Moyenne Pondérée) doit être définie une fois au début de l’exercice et ne pas être modifiée sans clôture préalable.
  • Les transferts inter-entrepôts incomplets sont annulés et recréés ; jamais corrigés par des ajustements manuels.
  • La synchronisation avec COI nécessite un mappage correct des comptes et une génération d’écritures par période.
  • Effectuez toujours une sauvegarde avant de reconstruire le Kardex ou de changer de méthode de coût.

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