TL;DR — Resumo Rápido

Corrija erros de RFC, CSD expirado e XML inválido ao enviar o balancete do Aspel COI para o SAT do México. Guia passo a passo com validação XSD.

Quando o Aspel COI gera o XML do balancete de comprovação (balanza de comprobación) para envio ao SAT do México, podem surgir erros que vão desde RFC incompatível até certificado CSD expirado ou XML que não cumpre o esquema XSD versão 1.3. Este artigo cobre os erros mais comuns ao gerar e enviar o balancete mensal, incluindo o fluxo completo com o plano de contas, assinatura digital e verificação do acuse no portal do SAT.

O Erro

As mensagens de erro mais frequentes ao gerar ou enviar o balancete no Aspel COI são:

  • “Error al generar XML de la balanza de comprobación” — mensagem genérica que pode indicar contas sem código agrupador SAT ou campos obrigatórios vazios como mês, ano ou tipo de envio.
  • “RFC del contribuyente no coincide” — o RFC configurado no COI não corresponde ao RFC do CSD ou e.firma usado para assinatura.
  • “Error en la estructura del XML” — faltam campos obrigatórios: Mes, Anio, TipoEnvio (N/C/X) ou o namespace do esquema XSD está incorreto.
  • “Error al firmar digitalmente el archivo” — o CSD está expirado, o arquivo .key é incorreto ou a e.firma (FIEL) está sendo usada em vez do CSD.
  • Contas com saldo zero incluídas no XML — contas sem movimentação aparecem com saldo zero; alguns validadores do SAT as rejeitam se não estiverem no catálogo enviado.
  • “El XML no cumple el esquema XSD versión 1.3” — versões antigas do Aspel COI geram XML com namespace 1.1 ou 1.2, não mais aceitos pelo SAT.
  • “El catálogo de cuentas no ha sido enviado” — o SAT rejeita o balancete porque não existe plano de contas registrado para aquele exercício e RFC.

Causa do Problema

RFC ou dados do contribuinte incorretos no COI

O XML do balancete inclui o RFC do contribuinte no atributo RFC do elemento raiz. Se no Aspel COI o RFC tiver erro de digitação, caractere extra ou homoclave ausente, o SAT rejeitará o arquivo porque o RFC do XML não corresponde ao RFC autenticado no portal.

CSD expirado ou uso incorreto da FIEL

O Certificado de Sello Digital (CSD) tem validade de 4 anos e é o certificado que as empresas devem usar para assinar arquivos de contabilidade eletrônica. Erros comuns:

  • O CSD expirou e não foi renovado no SAT.
  • A e.firma (FIEL) do representante legal está sendo usada em vez do CSD da empresa.
  • Os arquivos .cer e .key não correspondem ao mesmo certificado (mistura de CSD de períodos diferentes).

Contas sem mapeamento ao catálogo agrupador do SAT

O SAT exige que cada conta contábil esteja vinculada a um código do catálogo mínimo agrupador (Anexo 24 da Resolução Miscelânea Fiscal). Os códigos vão do nível 1 (contas de maior) ao nível 4 (subcontas específicas). Uma conta sem agrupador é excluída do XML, gerando balancete incompleto ou erro de estrutura.

Plano de contas não enviado previamente ao SAT

O SAT exige que o plano de contas (XML CatalogoCuentas) seja enviado antes do primeiro balancete do exercício fiscal. Se esta etapa for omitida ou se novas contas forem adicionadas sem reenviar o catálogo, o portal do SAT rejeita o balancete.

Versão do esquema XSD desatualizada

Versões antigas do Aspel COI geravam XML com namespace versão 1.1 ou 1.2. Desde 2017 o SAT aceita somente a versão 1.3. Se o COI não estiver atualizado, o XML gerado terá o namespace incorreto e falhará na validação.

Solução Passo a Passo

Passo 1: Verificar RFC e dados do contribuinte no Aspel COI

  1. No Aspel COI vá a Empresa > Datos del contribuyente.
  2. Confirme que o RFC seja idêntico ao do CSD ativo (incluindo a homoclave).
  3. Verifique que o regime fiscal corresponda ao cadastrado no SAT.
  4. Salve as correções e reinicie o Aspel COI para aplicar as alterações ao gerador de XML.

Passo 2: Mapear todas as contas ao catálogo agrupador SAT (níveis 1 a 4)

  1. Vá a Catálogos > Plan de cuentas no Aspel COI.
  2. Ative a coluna Agrupador SAT na visualização se não estiver visível.
  3. Ordene pela coluna Agrupador para identificar contas sem código atribuído.
  4. Para cada conta sem agrupador: selecione-a, clique em Modificar e atribua o código do Anexo 24 da RMF correspondente ao tipo de conta.
  5. Atribua códigos de nível 4 sempre que possível para maior especificidade na auditoria do SAT.
  6. Contas com saldo zero sem movimentação podem ser excluídas do XML marcando a opção correspondente ao gerar o balancete.

Passo 3: Gerar e enviar o plano de contas XML ao SAT

  1. Vá a Reportes > Contabilidad electrónica > Catálogo de cuentas.
  2. Selecione o exercício fiscal correspondente.
  3. Clique em Generar XML. O COI criará o arquivo CatalogoCuentas_RFC_AAAA_MMMM.xml.
  4. Assine o arquivo com o CSD ativo da empresa (não com a FIEL).
  5. Acesse o Portal do SAT, vá a Contabilidad Electrónica > Envío de información contable.
  6. Selecione Catálogo de cuentas, carregue o XML assinado e envie.
  7. Baixe e guarde o acuse de recibo antes de prosseguir com o balancete.

Passo 4: Gerar o XML do balancete com o tipo de envio correto

  1. Vá a Reportes > Contabilidad electrónica > Balanza de comprobación.
  2. Selecione o mês e ano do período a reportar.
  3. Escolha o tipo de envio:
    • N (Normal): primeiro envio do mês/ano.
    • C (Complementar): correção a um balancete normal já enviado.
    • X (Correção do complementar): correção a um balancete complementar.
  4. Clique em Generar XML e salve o arquivo.
  5. Verifique que o XML contenha o namespace www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion. Se mostrar versão 1.1 ou 1.2, atualize o Aspel COI antes de continuar.

Passo 5: Validar o XML contra o esquema XSD versão 1.3

  1. Baixe o validador de contabilidade eletrônica em sat.gob.mx.
  2. Abra o validador e carregue o XML do balancete.
  3. Execute a validação. Os erros mais comuns são campo Mes ou Anio vazio, TipoEnvio inválido, conta não incluída no catálogo ou saldo com mais de 2 casas decimais.
  4. Corrija todos os erros e regenere o XML até obter validação bem-sucedida.

Passo 6: Assinar com CSD válido e enviar ao SAT

  1. No Aspel COI selecione a opção Firmar con CSD ao gerar o XML.
  2. Selecione o arquivo .cer e o arquivo .key correspondente do CSD da empresa.
  3. Digite a senha do CSD (diferente da senha da e.firma).
  4. O COI gerará o arquivo XML assinado digitalmente.
  5. Acesse o Portal do SAT, vá a Contabilidad Electrónica > Envío de información contable.
  6. Selecione Balanza de comprobación, carregue o XML assinado e envie.
  7. Baixe e guarde o acuse de recibo com o número de protocolo como comprovante.

Solução Alternativa

Envio pelo Buzón Tributario do SAT

Se o portal principal de contabilidade eletrônica apresentar problemas técnicos:

  1. Acesse o Buzón Tributario do SAT (buzon.sat.gob.mx) com sua e.firma.
  2. Localize a seção Contabilidad Electrónica dentro do Buzón.
  3. Carregue o XML do balancete já assinado com o CSD.
  4. O Buzón Tributario aceita os mesmos arquivos XML e gera acuse de recibo equivalente.

Renovação de CSD expirado

Se o erro for CSD expirado:

  1. Acesse o portal do SAT com sua e.firma vigente.
  2. Vá a CSD > Renovación de sellos digitales.
  3. Gere uma nova solicitação de CSD para o RFC da empresa.
  4. Baixe os novos arquivos .cer e .key e atualize-os no Aspel COI (Empresa > Certificados digitales).
  5. Regenere e re-assine o XML do balancete com o novo CSD.

Prevenção

Para evitar erros recorrentes ao enviar o balancete ao SAT:

  • Valide o RFC no COI no início de cada exercício. Mudança de razão social, domicílio fiscal ou regime no SAT pode deixar o RFC desincronizado.
  • Renove o CSD com pelo menos 30 dias de antecedência. O portal do SAT envia avisos por e-mail quando o CSD está próximo de expirar.
  • Nunca use a FIEL para assinar contabilidade eletrônica. A e.firma é para transações pessoais do representante legal, não para selar arquivos da empresa.
  • Envie o plano de contas ao criar uma conta nova, antes do fechamento do mês.
  • Atualize o Aspel COI quando o SAT publicar novos esquemas XSD.
  • Guarde os acuses de recibo do catálogo e do balancete em pasta organizada por exercício e mês.
  • Valide o XML localmente antes de enviar ao portal do SAT.

Problemas Relacionados

Resumo

  • O erro “RFC não coincide” origina-se de dados incorretos em Empresa > Datos del contribuyente no COI.
  • O balancete deve ser assinado com o CSD da empresa, não com a e.firma pessoal (FIEL).
  • O Aspel COI deve estar atualizado para gerar XML com o esquema XSD versão 1.3 exigido pelo SAT.
  • O plano de contas XML deve ser enviado primeiro antes do primeiro balancete do exercício e atualizado ao adicionar contas novas.
  • Todas as contas com movimentação devem ter um código agrupador do Anexo 24 da RMF vigente.
  • Use o validador local do SAT antes de enviar o XML ao portal para detectar erros de estrutura.
  • Sempre guarde o acuse de recibo com o número de protocolo como comprovante em auditorias.

Artigos Relacionados