TL;DR — Kurzzusammenfassung

Beheben Sie Fehler beim Kontoauszugsimport und Bankabgleich in CONTPAQi Bancos. Layouts für mexikanische Banken, offene Posten und Buchungsbelege erklärt.

Wenn CONTPAQi Bancos beim Import des Kontoauszugs oder bei der Generierung des Bankabgleichs Fehler anzeigt, liegt die Ursache meistens in einem falsch konfigurierten Bank-Layout, in offenen Posten aus Vormonaten oder in Bankgebühren (Entgelte und Zinsen), die nicht im System erfasst sind. Dieser Artikel deckt den gesamten Prozess ab: Konfiguration von Layouts für mexikanische Banken, korrekter Kontoauszugsimport, den Abgleichsprozess Schritt für Schritt, die Verwaltung offener Posten sowie die Generierung des Buchungsbelegs und des Auditberichts.

Der Fehler

Die häufigsten Fehlermeldungen in CONTPAQi Bancos beim Bankabgleich sind:

  • “Error al importar estado de cuenta” — die Datei kann nicht verarbeitet werden, weil das konfigurierte Layout nicht dem tatsächlichen Format der vom Online-Banking heruntergeladenen Datei entspricht.
  • “El formato del archivo no corresponde al layout seleccionado” — die Spalten, Trennzeichen oder das Datumsformat der CSV/TXT-Datei weichen von den Erwartungen des Layouts ab.
  • “Error al generar póliza de conciliación” — die Buchungsschnittstelle hat falsche oder inaktive COI-Konten den Bankbewegungen zugewiesen.
  • Differenzen, die sich im Abgleich nicht schließen — das System zeigt einen anderen Saldo als der Kontoauszug, ohne klar anzugeben, welche Bewegungen die Abweichung verursachen.
  • Angesammelte offene Posten — ausgestellte Schecks oder Einzahlungen im Transit aus Vormonaten, die nie abgeglichen wurden und in allen folgenden Perioden weiterhin erscheinen.
  • Doppelte Bewegungen — derselbe Kontoauszug wurde zweimal importiert, was zwei Datensätze für jede Transaktion erzeugt.
  • Gebühren und Zinsen mit falschen Beträgen — Bankgebühren oder Zinsen stimmen nicht mit dem Kontoauszug überein, weil sie manuell mit einem anderen Betrag erfasst wurden.

Ursache des Problems

Falsch konfigurierte oder veraltete Bank-Layouts

Jede mexikanische Bank erzeugt ihren Kontoauszug in einem anderen Format:

  • BBVA Bancomer: TXT-Datei mit fester Feldlänge oder CSV mit Semikolon als Trennzeichen. Datumsformat TT.MM.JJJJ.
  • Banamex (Citibanamex): OFX oder CSV mit Komma als Trennzeichen. Kann mehrzeilige Kopfzeilen enthalten, die im Layout übersprungen werden müssen.
  • Banorte: TXT oder CSV; neuere Versionen verwenden JJJJ-MM-TT, ältere TT-MM-JJJJ.
  • Santander: Als CSV exportierte XLS-Datei mit Spalten in einer anderen Reihenfolge als der CONTPAQi-Standard.
  • HSBC: Standard-OFX, aber mit proprietären Tags, die generische CONTPAQi-Layouts nicht erkennen.
  • Scotiabank: CSV mit Beträgen, die Kommas als Tausendertrennzeichen enthalten (1.234,56), was die Analyse des Standard-Layouts bricht.

Wenn eine Bank ihre Online-Banking-Plattform aktualisiert, kann sich das Format der Kontoauszugsdatei ohne Vorankündigung ändern, wodurch das zuvor in CONTPAQi Bancos konfigurierte Layout ungültig wird.

Nicht abgeglichene offene Posten aus Vorperioden

Offene Posten sind:

  • Umlaufende Schecks (cheques en circulación): ausgestellte und in CONTPAQi erfasste Schecks, die der Empfänger noch nicht eingelöst hat und die daher nicht auf dem Kontoauszug erscheinen.
  • Einzahlungen im Transit (depósitos en tránsito): in CONTPAQi erfasste Einzahlungen, die die Bank zum Abschlussdatum der Periode noch nicht gutgeschrieben hatte.

Wenn diese Posten im Vormonat nicht als abgeglichen markiert wurden, werden sie in allen folgenden Perioden weiterhin als Differenz erscheinen und eine wachsende Abweichung aufbauen, die den Abschluss des Abgleichs unmöglich macht.

Buchungsschnittstelle mit falschen COI-Konten

Bei der Generierung des Abgleichsbuchungsbelegs verwendet CONTPAQi Bancos die Buchungsschnittstelle (interface contable), um jeden Typ von Bankbewegung (Einzahlung, Abhebung, Gebühr, Zinsen) einem Konto im COI-Kontenplan zuzuordnen. Wenn diese Konten nicht existieren, inaktiv sind oder eine falsche Natur haben (Soll vs. Haben), schlägt die Belegerfassung fehl oder erzeugt Fehler, die die Buchhaltung beeinflussen.

Doppelter Kontoauszugsimport

Wenn dieselbe Kontoauszugsdatei zweimal ohne Duplikatsprüfung importiert wird, erfasst CONTPAQi zwei Bewegungen für jede Banktransaktion. Der Abgleich zeigt doppelt so viele Bewegungen auf der Systemseite ohne Entsprechung auf der Bankseite.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1: Bank-Layout prüfen und konfigurieren

  1. Öffnen Sie die Kontoauszugsdatei in einem Texteditor oder Excel, um das genaue Format zu ermitteln: Trennzeichen (Komma, Semikolon, Tabulator), Datumsformat, Spaltenreihenfolge und ob Kopfzeilen vorhanden sind.
  2. Gehen Sie in CONTPAQi Bancos zu Configuración > Layouts de importación.
  3. Wählen Sie das Layout der Bank oder erstellen Sie ein neues, falls die Bank nicht in der Liste ist.
  4. Konfigurieren Sie die folgenden Layout-Felder entsprechend der Datei:
    • Feldtrennzeichen: Komma, Semikolon, Tabulator oder feste Breite.
    • Zu überspringende Kopfzeilen: die Anfangszeilen mit Spaltentiteln.
    • Spaltenposition: Datum, Beschreibung, Referenz, Soll, Haben oder vorzeichenbehafteter Betrag.
    • Datumsformat: TT.MM.JJJJ, JJJJ-MM-TT oder MM.TT.JJJJ.
    • Tausender- und Dezimaltrennzeichen: konfigurieren Sie, ob die Datei Punkt oder Komma als Dezimaltrennzeichen verwendet.
  5. Speichern Sie das Layout und nutzen Sie die Option Layout testen, indem Sie die Datei laden, um zu überprüfen, ob die Spalten korrekt zugeordnet werden, bevor Sie importieren.

Schritt 2: Kontoauszug ohne Duplikate importieren

  1. Gehen Sie zu Movimientos > Importar estado de cuenta.
  2. Wählen Sie die vom Online-Banking heruntergeladene Datei aus.
  3. Wählen Sie das Bank-Layout, das im vorherigen Schritt konfiguriert wurde.
  4. Wählen Sie die Bank und den Zeitraum (Monat und Jahr).
  5. Aktivieren Sie die Option “Verificar movimientos repetidos antes de importar” — CONTPAQi vergleicht Referenz und Betrag jeder Bewegung mit vorhandenen Datensätzen und überspringt Duplikate.
  6. Überprüfen Sie die Vorschau der zu importierenden Bewegungen: Stellen Sie sicher, dass Beträge bei Gutschriften positiv und bei Belastungen negativ sind.
  7. Falls Duplikate entdeckt werden, weil die Datei bereits importiert wurde, brechen Sie ab und löschen Sie zuerst die doppelten Bewegungen unter Movimientos > Consulta de movimientos.
  8. Bestätigen Sie den Import und überprüfen Sie das Fehlerprotokoll auf Bewegungen, die nicht importiert werden konnten.

Schritt 3: Bankabgleich durchführen

  1. Gehen Sie zu Procesos > Conciliación bancaria.
  2. Wählen Sie die Bank und den abzugleichenden Zeitraum.
  3. CONTPAQi zeigt den Abgleichsbildschirm mit zwei Abschnitten:
    • Systembewegungen (links): alle in CONTPAQi für diese Bank und diesen Zeitraum erfassten Bewegungen.
    • Bankbewegungen (rechts): aus dem Kontoauszug importierte Bewegungen.
  4. Nutzen Sie den automatischen Abgleich, damit CONTPAQi Bewegungen mit gleicher Referenz und gleichem Betrag automatisch verknüpft. Dies gleicht die meisten normalen Transaktionen ab.
  5. Nicht automatisch abgeglichene Bewegungen gleichen Sie manuell ab: Wählen Sie die Systembewegung und ziehen Sie sie zur entsprechenden Bankbewegung.
  6. Am Ende sollte der Bildschirm Differenz = 0,00 € anzeigen. Falls eine Differenz verbleibt, gehen Sie zu Schritt 4.

Schritt 4: Offene Posten prüfen und bereinigen

  1. Klicken Sie im Abgleichsbildschirm auf Partidas en tránsito (oder öffnen Sie Reportes > Partidas en tránsito).
  2. Überprüfen Sie umlaufende Schecks:
    • Falls der Scheck bereits im aktuellen Kontoauszug erscheint: markieren Sie ihn als abgeglichen, indem Sie ihn auswählen und auf Conciliar klicken.
    • Falls er storniert oder ersetzt wurde: erfassen Sie dies unter Movimientos > Cancelación de cheque und generieren Sie den Gegenbuchungsbeleg.
    • Falls der Scheck älter als 180 Tage und verjährt ist: erfassen Sie ihn als Ertrag mit dem entsprechenden Steuerbuchungsbeleg.
  3. Überprüfen Sie Einzahlungen im Transit:
    • Falls die Einzahlung jetzt im Kontoauszug erscheint: gleichen Sie sie manuell ab.
    • Falls die Einzahlung zurückgebucht wurde: erfassen Sie die Rückbuchung mit einer Belastung auf das Kundenkonto.
  4. Löschen Sie offene Posten niemals ohne den entsprechenden Buchungsbeleg — es würde den Buchungssaldo des Bankkontos in COI beeinflussen.

Schritt 5: Bankgebühren, Zinsen und Entgelte erfassen

  1. Identifizieren Sie im Kontoauszug alle Belastungen oder Gutschriften ohne entsprechende Bewegung in CONTPAQi: Kontoführungsgebühren, gezahlte oder erhaltene Zinsen, Überweisungsgebühren, Strafen usw.
  2. Für jede fehlende Belastung oder Gutschrift gehen Sie zu Movimientos > Nuevo movimiento und erfassen:
    • Datum: genau wie auf dem Kontoauszug angegeben.
    • Betrag: der genaue Bankbetrag (nicht gerundet).
    • Bezeichnung: Beschreibung der Belastung (z. B. “Kontoführungsgebühr Juli 2026”).
    • Buchungskonto: das korrekte COI-Konto (Bankgebührenkonto für Entgelte, Finanzerträge für erhaltene Zinsen, Finanzaufwendungen für gezahlte Zinsen).
  3. Kehren Sie zum Abgleichsbildschirm zurück und gleichen Sie diese neuen Bewegungen mit den entsprechenden Kontoauszugseinträgen ab.

Schritt 6: Buchungsbeleg und Bericht generieren

  1. Sobald der Abgleich Differenz 0,00 anzeigt, gehen Sie zu Procesos > Generar póliza de conciliación.
  2. Überprüfen Sie unter Configuración > Interface contable, dass jeder Bewegungstyp das korrekte COI-Konto zugewiesen hat:
    • Erhaltene Zinsen → Finanzertrags-Konto (400er in COI).
    • Gebühren → Bankgebührenkonto (500er in COI).
    • Quellensteuer auf Zinsen → Konto für erstattungsfähige Steuern.
  3. Generieren Sie den Buchungsbeleg. Falls der Fehler “Error al generar póliza de conciliación” erscheint, korrigieren Sie die Konten in der Buchungsschnittstelle und generieren Sie erneut.
  4. Für den Auditbericht gehen Sie zu Reportes > Conciliación bancaria und generieren Sie den Bankabgleichsbericht für den Zeitraum. Dieser Bericht enthält:
    • Anfangssaldo System vs. Anfangssaldo Bank.
    • Abgeglichene und nicht abgeglichene Bewegungen.
    • Detail der offenen Posten (umlaufende Schecks und Einzahlungen im Transit).
    • Enddifferenz (muss 0,00 oder dokumentiert sein).

Alternative Lösung

Manueller Abgleich ohne Kontoauszugsimport

Falls die Kontoauszugsdatei aufgrund anhaltender Layout-Probleme nicht importiert werden kann:

  1. Gehen Sie in CONTPAQi Bancos zu Movimientos > Captura de movimientos del banco (manueller Eingabemodus).
  2. Geben Sie die Bewegungen aus dem physischen oder PDF-Kontoauszug manuell Zeile für Zeile ein.
  3. Nach der Eingabe führen Sie den Abgleich über Procesos > Conciliación bancaria normal durch.
  4. Diese Methode ist langsamer, gewährleistet aber, dass die Bankbewegungen genau dem entsprechen, was die Bank ausweist, ohne Layout-Parsing-Fehler.

Abgleich von Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarten erfordern eine andere Behandlung als Girokonten:

  1. In CONTPAQi Bancos müssen Kreditkarten als Passivkonten (nicht als Aktivkonten) mit Habennatur konfiguriert werden.
  2. Kartenbuchungen sind Belastungen des Aufwandskontos und Gutschriften auf dem Kreditkarten-Passivkonto.
  3. Kartenzahlungen sind Belastungen des Kreditkarten-Passivkontos und Gutschriften auf dem Girokonto, von dem die Zahlung erfolgte.
  4. Der Kreditkartenabgleich erfolgt gegen den Kreditkartenkontoauszug (nicht gegen den Girokontosaldo).

Prävention

Um wiederkehrende Fehler beim Bankabgleich in CONTPAQi Bancos zu vermeiden:

  • Gleichen Sie monatlich ab, ohne Perioden auszulassen. Jeder nicht abgeglichene Monat häuft offene Posten an und erschwert die Ursachensuche. Führen Sie den Abgleich innerhalb der ersten 10 Tage des Folgemonats durch.
  • Laden Sie den Kontoauszug immer im gleichen Format herunter. Wählen Sie ein Format (OFX, CSV) und bleiben Sie konsequent dabei. Formatänderungen zwischen Monaten machen das Layout ungültig und erfordern eine Neukonfiguration.
  • Überprüfen Sie umlaufende Schecks alle 30 Tage. Ein Scheck, der nach 90 Tagen nicht eingelöst wurde, ist wahrscheinlich verloren gegangen. Stornieren Sie ihn und stellen Sie vor Verjährung einen neuen aus.
  • Erfassen Sie Gebühren und Zinsen am gleichen Datum wie der Kontoauszug. Verschieben Sie dies nicht auf den Abgleich des nächsten Monats; die Anhäufung erschwert die Prüfspur.
  • Halten Sie CONTPAQi Bancos aktuell. Mexikanische Banken ändern ihre Kontoauszugsformate bei Plattformaktualisierungen, und CONTPAQi veröffentlicht aktualisierte Layouts mit jeder Version.
  • Richten Sie einen Benutzer mit Lesezugriff ein, damit Prüfer den Abgleich direkt im System überprüfen können, ohne Daten ändern zu können.

Verwandte Probleme

Zusammenfassung

  • Der Fehler “Error al importar estado de cuenta” wird behoben, indem das Bank-Layout in CONTPAQi so angepasst wird, dass es dem genauen Format der heruntergeladenen Datei entspricht (Trennzeichen, Datumsformat, Spalten).
  • Jede mexikanische Bank (BBVA, Banamex, Banorte, Santander, HSBC, Scotiabank) verwendet ein anderes Format, das ein eigenes konfiguriertes Layout in CONTPAQi Bancos erfordert.
  • Angesammelte offene Posten werden Monat für Monat bereinigt: abgeglichene Schecks reconcilien, verjährte stornieren und zurückgezahlte Einzahlungen buchen.
  • Doppelte Bewegungen werden verhindert, indem “Wiederholte Bewegungen prüfen” vor jedem Import aktiviert wird.
  • Bankgebühren und Zinsen müssen mit dem genauen Betrag und Datum des Kontoauszugs in CONTPAQi erfasst werden, bevor der Abgleich abgeschlossen wird.
  • Die Buchungsschnittstelle muss gültige und aktive COI-Konten für jeden Bankbewegungstyp haben; andernfalls schlägt die Belegerfassung fehl.
  • Der Abgleichsbericht mit dem Detail der offenen Posten ist das Dokument, das Prüfer benötigen, um den Bankbestand mit den Buchungsunterlagen zu validieren.

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