TL;DR — Kurzzusammenfassung

CONTPAQi Comercial: Fehler beim CFDI-Zahlungsergänzungsdokument — PPD, falsche UUID, Saldo überschritten, Wechselkurs, Mehrfachzahlungen und Stornierung.

Fehler beim Erstellen des Zahlungsergänzungsdokuments in CONTPAQi Comercial sind eine ständige Quelle der Frustration für Buchhalter und Administratoren in Mexiko. Von der Meldung “Fehler beim Erstellen des Zahlungsergänzungsdokuments” bis zur PAC-Ablehnung wegen falschen Datums — diese Probleme blockieren den Debitorenbuchhaltungsablauf und können zu steuerlichen Inkonsistenzen führen. Dieser Artikel behandelt alle häufigsten Fehler bei der CFDI-Zahlungsempfangsverarbeitung in CONTPAQi Comercial und deren Lösungen.

Der Fehler

CONTPAQi Comercial kann verschiedene Fehlermeldungen beim Arbeiten mit Zahlungsergänzungsdokumenten anzeigen:

  • “Fehler beim Erstellen des Zahlungsergänzungsdokuments” — allgemeiner Fehler beim Erstellen des Ergänzungsdokuments
  • “Fehler: Zahlungsbetrag übersteigt ausstehenden Saldo” — der eingegebene Betrag übersteigt den offenen Rechnungssaldo
  • “Stempelfehler: Zahlungsdatum liegt vor dem zugehörigen Dokumentdatum” — PAC-Ablehnung wegen Zahlungsdatum vor der Rechnung
  • “Fehler: falsche Zahlungsform” — der SAT-Katalogschlüssel entspricht nicht der verwendeten Zahlungsmethode
  • “UUID der zugehörigen Rechnung nicht gefunden” — das referenzierte Steuerfolio existiert nicht oder stimmt nicht überein
  • “Wechselkursfehler: Wert außerhalb des gültigen Bereichs” — der eingegebene Wechselkurs für Fremdwährungszahlungen ist ungültig
  • “Verteilungsfehler: angewendete Beträge ergeben nicht die Gesamtzahlung” — bei Mehrfachzahlung stimmen die Teilbeträge nicht überein
  • “Fehler beim Stornieren des Zahlungsergänzungsdokuments” — Fehler beim Versuch, ein bereits gestempeltes Dokument zu stornieren

Ursache des Problems

Der Zahlungsergänzungsablauf erfordert, dass mehrere Daten zwischen der Ursprungsrechnung und dem Zahlungsempfangsdokument genau übereinstimmen.

Rechnung mit falscher Zahlungsmethode. Nur Rechnungen, die mit PPD ausgestellt wurden, erfordern ein Zahlungsergänzungsdokument. PUE-Rechnungen benötigen keines. Die Verwechslung beider Methoden ist der häufigste Fehlergrund.

Falsche UUID im zugehörigen Dokument. Das Ergänzungsdokument muss die genaue UUID der abzurechnenden Rechnung referenzieren. Eine falsche UUID — z.B. von einer stornierten Rechnungsversion — führt zur sofortigen PAC-Ablehnung.

Nicht synchronisierter offener Saldo. Bei Teilzahlungen muss das System den ausstehenden Saldo nach jeder Rate korrekt berechnen. Ein falsch erfasster früherer Betrag kann dazu führen, dass die nächste Zahlung den zulässigen Betrag überschreitet.

Wechselkurs außerhalb des Bereichs oder falsch. Bei der Bezahlung einer USD-Rechnung mit mexikanischen Pesos muss der Wechselkurs dem im mexikanischen Amtsblatt (DOF) für das Zahlungsdatum veröffentlichten Kurs entsprechen.

Zahlungsdatum vor Rechnungsdatum. Das SAT erlaubt nicht, dass das Zahlungseingangsdatum vor dem Ausstellungsdatum der Originalrechnung liegt.

Falsche Verteilung bei Mehrfachzahlung. Die Summe der jeweils zugewiesenen Beträge muss genau dem Gesamtzahlungsbetrag entsprechen. Rundungsunterschiede durch Wechselkurse sind häufige Fehlerursachen.

Schritt-für-Schritt-Lösung

1. Zahlungsmethode der Ursprungsrechnung prüfen

Öffnen Sie die Rechnung in CONTPAQi Comercial und prüfen Sie das Feld Zahlungsmethode:

  • PPD — erfordert für jede Zahlung ein Ergänzungsdokument
  • PUE — kein Ergänzungsdokument; Zahlung direkt in der Debitorenbuchhaltung anwenden

Wenn die Rechnung PUE hat, der Kunde aber in Raten gezahlt hat, stornieren Sie die Rechnung (Grund 01) und stellen Sie sie mit PPD neu aus.

2. Zahlungseingang mit vollständigen Daten erfassen

Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Zahlungseingänge > Neuer Eingang und erfassen Sie:

  1. Kunde — RFC und Name genau wie auf der Rechnung
  2. Zahlungsdatum — tatsächliches Datum des Geldeingangs
  3. Zahlungsform — korrekter SAT-Katalogschlüssel entsprechend der verwendeten Methode
  4. Währung — MXN, USD oder andere je nach tatsächlichem Zahlungseingang
  5. Wechselkurs — wenn nicht MXN, DOF-Kurs für das Zahlungsdatum eingeben
  6. Gesamtbetrag erhalten — exakter eingegangener Betrag

3. Zahlung den PPD-Rechnungen zuordnen

Im Bereich Zugehörige Dokumente:

  • Wählen Sie die ausstehende(n) PPD-Rechnung(en) dieses Kunden
  • Bestätigen Sie, dass die angezeigte UUID mit dem Steuerfolio der Rechnung übereinstimmt
  • Geben Sie den auf jede Rechnung anzuwendenden Betrag ein, ohne den angezeigten offenen Saldo zu überschreiten
  • Die Ratennummer aktualisiert sich automatisch; überprüfen Sie die Sequenz

4. Verteilung bei Mehrfachzahlung prüfen

Wenn der Eingang mehrere Rechnungen abdeckt:

  1. Weisen Sie jeweils Beträge zu den Rechnungen auf demselben Bildschirm zu
  2. Stellen Sie sicher, dass die Summe aller zugewiesenen Beträge genau gleich dem Gesamtzahlungsbetrag ist
  3. Bei Rundungsunterschieden durch Wechselkurs, passen Sie den Betrag einer Rechnung auf den Cent an
  4. Das System muss einen Nullsaldo anzeigen, bevor das Stempeln erlaubt wird

5. Ergänzungsdokument beim PAC stempeln

Nach dem Speichern des Zahlungseingangs:

  1. Wählen Sie den Eintrag und klicken Sie auf Zahlungsergänzungsdokument stempeln
  2. Bei Ablehnung wegen Datum, korrigieren Sie das Zahlungsdatum auf das tatsächliche Eingangsdatum
  3. Bei Ablehnung wegen Zahlungsform, prüfen Sie den SAT-Katalogschlüssel
  4. Bei Ablehnung wegen Wechselkurs, konsultieren Sie das DOF und aktualisieren Sie den Wert
  5. Wiederholen Sie den Stempelvorgang bis Sie das Steuerfolio des Ergänzungsdokuments erhalten

6. In der Debitorenbuchhaltung abstimmen

Nach erfolgreichem Stempeln:

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Kontoauszug des Kunden
  2. Bestätigen Sie, dass der Rechnungssaldo um den Ergänzungsbetrag reduziert wurde
  3. Laden Sie das XML des Ergänzungsdokuments herunter und archivieren Sie es mit der Original-Rechnung

Alternative Lösung

Wenn der Fehler weiterhin auftritt:

  1. Erfassen Sie die Zahlung manuell im Kasse/Bank-Modul ohne Verknüpfung mit der PPD-Rechnung
  2. Wenden Sie die Vorauszahlung an über Debitorenbuchhaltung > Vorauszahlungsanwendung
  3. Erstellen Sie das Ergänzungsdokument direkt aus der Rechnung über Zahlungsergänzungsdokument aus Dokument generieren

Stornierung und Ersatz von Ergänzungsdokumenten

Wenn bereits ein gestempeltes Ergänzungsdokument mit Fehlern existiert:

  1. Suchen Sie das Dokument in Debitorenbuchhaltung > Zahlungseingänge
  2. Wählen Sie CFDI stornieren und Stornierungsgrund 01
  3. Geben Sie die UUID des neuen Ersatzdokuments ein
  4. Warten Sie auf die Akzeptanz des Empfängers (72 Stunden über das SAT-Portal)
  5. Korrigieren Sie nach der Akzeptanz die Daten und stempeln Sie das neue Dokument
  6. Stellen Sie sicher, dass der Rechnungssaldo wiederhergestellt wurde, bevor Sie das neue Dokument anwenden

Wichtig: Stornieren Sie kein Ergänzungsdokument, ohne zuvor zu prüfen, ob der Empfänger die MwSt. bereits abgezogen hat.

Prävention

  • Legen Sie beim Fakturieren die richtige Zahlungsmethode fest. Bei Ratenzahlung immer PPD verwenden.
  • Erfassen Sie Zahlungen am selben Tag des Eingangs. Keine Zahlungen mit Datum vor der Rechnung rückdatieren.
  • Prüfen Sie den DOF-Wechselkurs vor der Erfassung von USD-Zahlungen. Den für das genaue Zahlungsdatum veröffentlichten Kurs verwenden.
  • Prüfen Sie den offenen Saldo vor jedem Eingang. Den Kontoauszug des Kunden in CONTPAQi vor der Erfassung aufrufen.
  • Aktualisieren Sie CONTPAQi Comercial regelmäßig. Das SAT aktualisiert Kataloge; ohne aktuelle Updates können veraltete Codes vorliegen.

Verwandte Probleme

Das System generiert das Ergänzungsdokument beim Erfassen der Zahlung nicht automatisch. Aktivieren Sie die automatische Generierung unter Einstellungen > Parameter der Debitorenbuchhaltung.

Abweichung in der Debitorenbuchhaltung nach dem Stempeln. Wenn der Rechnungssaldo nicht sinkt, wurde die Zahlung möglicherweise als Vorauszahlung erfasst. Im Vorauszahlungsmodul prüfen und manuell auf die PPD-Rechnung anwenden.

PAC-Ablehnung wegen ungültiger RFC. Mit CFDI 4.0 werden RFC von Aussteller und Empfänger in Echtzeit validiert. Beide prüfen und sicherstellen, dass keiner auf der SAT-Liste 69-B steht.

Zusammenfassung

  • Nur Rechnungen mit PPD-Zahlungsmethode erfordern ein Zahlungsergänzungsdokument; PUE-Rechnungen nicht
  • Die referenzierte Rechnungs-UUID muss exakt sein; eine falsche UUID führt zur sofortigen PAC-Ablehnung
  • Der angewendete Betrag darf den offenen Saldo nicht überschreiten; frühere Raten vor jeder Zahlung prüfen
  • Bei USD-zu-MXN-Zahlungen den DOF-Wechselkurs für das genaue Eingangsdatum verwenden
  • Bei Mehrfachzahlungen muss die Summe der verteilten Beträge genau dem Gesamtbetrag entsprechen
  • Das Zahlungsdatum darf nicht vor dem Ausstellungsdatum der Rechnung liegen
  • Für die Stornierung eines fehlerhaften Ergänzungsdokuments Grund 01 verwenden und UUID des Ersatzdokuments angeben
  • Das gestempelte Ergänzungsdokument immer mit dem Debitorensaldo abstimmen

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