TL;DR — Kurzzusammenfassung
Beheben Sie CFDI-Stempelfehler in CONTPAQi Nóminas: ungültige RFC, Gehaltsergänzung 1.2, falsche Wahrnehmungscodes, PAC-Timeouts und SAT-Stornierungsprozess.
Fehler beim Stempeln von Gehaltsabrechnungs-CFDI in CONTPAQi
Das Stempeln von Gehaltsabrechnungen (timbrado de recibos de nómina) in CONTPAQi bündelt gleichzeitig mehrere SAT-Validierungen: Mitarbeiterdaten, Wahrnehmungs- und Abzugskataloge, CFDI 4.0-Struktur mit Gehaltsergänzung 1.2 und PAC-Verfügbarkeit. Wenn dieser Prozess am Ende einer Abrechnungsperiode fehlschlägt, können Dutzende von Mitarbeitern ohne gültigen Steuerbeleg dastehen und das Unternehmen steht sofort vor einem Compliance-Problem.
Der Fehler
Die häufigsten Fehlermeldungen auf dem Massenstempelbildschirm von CONTPAQi Nóminas sind:
- “Error al timbrar recibo de nómina” — erscheint rot neben dem Namen des Mitarbeiters, meist mit einem numerischen PAC-Fehlercode.
- “El RFC del trabajador no existe en el SAT” — die RFC besteht die Validierung gegen die LRFC-Liste des SAT nicht.
- “Error en complemento de nómina: campo requerido ausente” — Pflichtfelder der Gehaltsergänzung 1.2 fehlen, wie das Steuerregime des Empfängers oder die Postleitzahl des Arbeitgebers.
- “Error: el total de percepciones no coincide” — die Summe der Wahrnehmungspositionen entspricht nicht dem Feld TotalSueldos im Header.
- “Error al cancelar CFDI de nómina” — beim Stornieren eines bereits gestempelten Belegs außerhalb des 72-Stunden-Fensters ohne Zustimmung des Empfängers.
Ursache des Problems
Stempelfehler in CONTPAQi Nóminas haben vier Hauptursachen:
1. Unvollständige oder fehlerhafte Steuerdaten des Mitarbeiters. Mit CFDI 4.0 kreuzt der SAT die Validierungen des Empfängers mit der LRFC. Die RFC muss im Register existieren, das Steuerregime muss “605 - Gehälter und Löhne” sein, und die Postleitzahl des Arbeitgebers muss mit seiner SAT-Registrierung übereinstimmen.
2. Wahrnehmungs- und Abzugscodes außerhalb des SAT-Katalogs. Die Gehaltsergänzung 1.2 verlangt, dass jedes Konzept einen Code aus dem vom SAT veröffentlichten Katalog verwendet. Unternehmen, die Konzepte in älteren CONTPAQi-Versionen angepasst haben, können Codes haben, die nicht mehr existieren.
3. Arithmetische Fehler in der Belegstruktur. Der SAT validiert, dass TotalPercepciones der Summe aller Percepcion-Knoten entspricht und NetoPagar die korrekte Differenz ist. Überstunden müssen den Typ (doppelt oder dreifach) und die Anzahl der Stunden enthalten.
4. PAC-Verbindungsprobleme und Timeouts. Beim Massenstempel kann der PAC mehr als 30 Sekunden pro Beleg benötigen. Das Standard-Timeout von CONTPAQi kann einen Beleg als fehlerhaft markieren, auch wenn der PAC ihn korrekt verarbeitet hat, was zu Duplikaten führt, wenn man ohne Statusprüfung erneut versucht zu stempeln.
Schritt-für-Schritt-Lösung
Schritt 1: Vorab-Checkliste
| Prüfung | Speicherort | Aktion bei Fehler |
|---|---|---|
| RFC mit 13 Zeichen | Katalog > Mitarbeiter | Mit SAT-Bescheinigung korrigieren |
| CURP mit 18 Zeichen | Katalog > Mitarbeiter | Auf renapo.gob.mx prüfen |
| Steuerregime = 605 | Steuerdaten Mitarbeiter | In Mitarbeiterakte aktualisieren |
| Postleitzahl Arbeitgeber | Konfiguration > Unternehmen | Mit SAT-Bescheinigung korrigieren |
| Wahrnehmungs-/Abzugscodes | Gehaltskonzepte | Auf aktuellen SAT-Katalog abbilden |
| Gültiger CSD | Konfiguration > Zertifikate | Im SAT-Portal erneuern |
| Aktive PAC-Zugangsdaten | Konfiguration > PAC | Guthaben und Gültigkeit prüfen |
Schritt 2: Wahrnehmungs- und Abzugscodes validieren
Gehen Sie zu Konfiguration > Gehaltskonzepte und überprüfen Sie die Spalte “SAT-Code”. Häufige Wahrnehmungscodes:
- 001 — Gehälter und Löhne
- 019 — Überstunden (doppelt)
- 020 — Überstunden (dreifach)
- 023 — Urlaubsbonus
- 025 — Jahresendbonus (aguinaldo)
Häufige Abzugscodes:
- 001 — Sozialversicherung (IMSS)
- 002 — Einkommensteuer (ISR)
- 007 — Darlehensrückzahlungen
- 080 — Unterhalt (Pensión alimenticia)
Schritt 3: PAC-Verbindung konfigurieren
Für Facturama: Benutzername und Passwort des Portals eingeben, Umgebung “Produktion” wählen und “Verbindung testen” klicken. Falls der Test fehlschlägt, prüfen Sie, ob die Domain api.facturama.mx durch die Unternehmens-Firewall blockiert wird.
Für SW Sapien: Konfigurieren Sie das API-Token im entsprechenden Feld. Das Token wird vom SW-Dashboard unter portal.sw.com.mx bezogen.
Erhöhen Sie das Antwort-Timeout auf 60 Sekunden in den PAC-Einstellungen, um falsche Fehler beim Massenstempel zu vermeiden.
Schritt 4: Summen vor dem Stempeln prüfen
Führen Sie den Vorabrechnungsbericht unter Berichte > Gehaltsabrechnung > Vorauszahlung aus. Überprüfen Sie, dass die Summe der einzelnen Wahrnehmungen dem Header-Gesamtbetrag entspricht, Überstunden den richtigen Typ und die richtige Anzahl haben, und Belege für ausgeschiedene Mitarbeiter das Beschäftigungsende enthalten.
Schritt 5: Massenstempel in kontrollierten Chargen
Filtern Sie in Gehaltsabrechnung > Belege stempeln nach Abteilung oder Anfangsbuchstabe des Nachnamens. Verarbeiten Sie maximal 50 Mitarbeiter pro Charge. Bei Fehlern doppelklicken Sie auf den PAC-Fehlercode-Details, korrigieren Sie die Daten und verwenden Sie “Ausgewählte neu stempeln.”
Schritt 6: Stornierungen und Neustempelung
- Gehen Sie zu Ausgestellte CFDIs > Gehaltsabrechnung und finden Sie den Beleg.
- Klicken Sie auf Stornieren und wählen Sie: “01 - mit Ersatz” bei Neuerstellung, oder “02 - ohne Ersatz” sonst.
- Nach 72 Stunden sendet das System eine Anfrage an das SAT-Steuerpostfach des Mitarbeiters — er hat 3 Werktage zur Annahme.
- Nach der Stornierung den korrigierten Beleg erstellen und stempeln.
Alternative Lösung
Bei massiven PAC-Timeouts nutzen Sie den verzögerten Stempel: Exportieren Sie die Gehaltsabrechnung als XML aus CONTPAQi, laden Sie die XML-Dateien direkt im PAC-Portal hoch, laden Sie die gestempelten XML-Dateien herunter und nutzen Sie die CFDI-Importoption in CONTPAQi. Diese Methode vermeidet den Verbindungsengpass in Echtzeit.
Prävention
- Halten Sie Mitarbeiterdaten aktuell — aktualisieren Sie RFC und Postleitzahl in CONTPAQi, sobald ein Mitarbeiter eine neue Steuerbescheinigung erhält.
- Planen Sie Massenstempel in Nebenzeiten (22:00–6:00 Uhr), wenn PACs höhere Verfügbarkeit haben.
- Weisen Sie sofort den richtigen SAT-Code zu, wenn Sie ein neues Gehaltskonzept hinzufügen.
- Überprüfen Sie das Stempelprotokoll nach jedem Massenprozess, um Fehlermuster zu erkennen.
Verwandte Probleme
| Fehler | Ursache | Schnelllösung |
|---|---|---|
| ”Ungültige NSS des Mitarbeiters” | NSS hat keine 11 Ziffern oder stimmt nicht mit IMSS überein | Auf IMSS-Karte oder IDSE-Portal prüfen |
| ”Datum außerhalb des Steuerzeitraums” | Beleg hat ein Datum vor dem Abrechnungszeitraum | Zahlungsdatum im Zeitraum korrigieren |
| ”CSD-Zertifikat abgelaufen” | CSD des Ausstellers ist abgelaufen | Neues CSD im SAT-Portal generieren und laden |
| ”SSL-Verbindungsfehler” | SSL-Zertifikat des PAC nicht erkannt | Java oder .NET Framework aktualisieren |
| ”CURP nicht im RENAPO registriert” | Tippfehler in der CURP | Auf renapo.gob.mx prüfen |
Zusammenfassung
- Validieren Sie RFC, CURP, Steuerregime 605 und Postleitzahl aller Mitarbeiter vor dem Massenstempel.
- Prüfen Sie, dass jedes Wahrnehmungs- und Abzugskonzept einen gültigen Code aus dem aktuellen SAT-Katalog verwendet.
- Konfigurieren Sie das PAC-Timeout auf 60 Sekunden und stempeln Sie in Chargen von maximal 50 Mitarbeitern.
- Prüfen Sie die Wahrnehmungssummen mit dem Vorabrechnungsbericht vor dem Stempeln.
- Für Stornierungen nach 72 Stunden den richtigen Grund wählen und auf Mitarbeiterakzeptanz warten.