TL;DR — Resumen Rápido
Resuelva errores de timbrado CFDI en CONTPAQi Nóminas: RFC inválido, complemento nómina 1.2, códigos percepción/deducción, cancelación y retimbrado SAT.
Error al Timbrar Recibos de Nómina CFDI en CONTPAQi
El timbrado de recibos de nómina en CONTPAQi es un proceso que concentra múltiples validaciones del SAT al mismo tiempo: datos del empleado, catálogos de percepciones y deducciones, estructura del CFDI 4.0 con Complemento de Nómina 1.2, y la disponibilidad del PAC. Cuando falla al final del periodo de pago, decenas de empleados pueden quedar sin su recibo fiscal y la empresa enfrenta un incumplimiento inmediato.
El Error
Los mensajes de error más frecuentes que aparecen en la pantalla de timbrado masivo de CONTPAQi Nóminas son:
- “Error al timbrar recibo de nómina” — aparece en color rojo junto al nombre del empleado, generalmente acompañado de un código numérico del PAC.
- “El RFC del trabajador no existe en el SAT” — el RFC capturado no pasa la validación contra la Lista del RFC del Contribuyente (LRFC).
- “Error en complemento de nómina: campo requerido ausente” — faltan campos obligatorios del Complemento de Nómina 1.2 como el régimen fiscal del receptor o el código postal del domicilio fiscal.
- “Error: el total de percepciones no coincide” — la suma de los conceptos de percepción no es igual al campo TotalSueldos del encabezado del recibo.
- “Error al cancelar CFDI de nómina” — cuando se intenta cancelar un recibo ya timbrado fuera de la ventana de 72 horas sin solicitar aceptación del receptor.
Estos errores se acumulan al cierre del período cuando el PAC recibe miles de solicitudes simultáneas y el tiempo de respuesta supera el límite de CONTPAQi.
Causa del Problema
Los errores de timbrado en CONTPAQi Nóminas tienen cuatro orígenes principales:
1. Datos fiscales del empleado incompletos. Con CFDI 4.0, el SAT valida que el RFC exista en la LRFC, el régimen fiscal del receptor sea “605 - Sueldos y Salarios”, y el código postal del emisor coincida con el registrado ante el SAT.
2. Claves de percepción y deducción fuera del catálogo SAT. El Complemento de Nómina 1.2 exige que cada concepto use una clave del catálogo vigente. Empresas con versiones anteriores de CONTPAQi pueden tener claves obsoletas.
3. Errores aritméticos en la estructura del recibo. El SAT valida que TotalPercepciones iguale la suma de los nodos Percepcion y que NetoPagar sea la diferencia correcta. Las horas extra deben incluir el tipo (doble o triple) y la cantidad.
4. Timeouts del PAC. Durante el timbrado masivo, el PAC puede superar el timeout predeterminado de CONTPAQi, marcando como error recibos que ya fueron procesados. Retimbrar sin verificar el estatus real genera duplicados.
Solución Paso a Paso
Paso 1: Lista de verificación previa al timbrado
Antes de iniciar el timbrado masivo, ejecute estas validaciones:
| Verificación | Herramienta | Acción si falla |
|---|---|---|
| RFC de 13 caracteres | Catálogo > Empleados | Corregir con constancia SAT |
| CURP de 18 caracteres | Catálogo > Empleados | Verificar en RENAPO |
| Régimen fiscal = 605 | Datos fiscales del empleado | Actualizar en ficha del empleado |
| Código postal del emisor | Configuración > Empresa | Corregir con constancia SAT del patrón |
| Claves de percepción/deducción | Conceptos de Nómina | Mapear al catálogo SAT vigente |
| CSD vigente | Configuración > Certificados | Renovar en portal SAT |
| Credenciales PAC activas | Configuración > PAC | Verificar saldo y vigencia con el PAC |
Paso 2: Validar claves de percepción y deducción
Acceda a Configuración > Conceptos de Nómina y revise la columna “Clave SAT” de cada concepto. El catálogo de percepciones incluye, entre otras:
- 001 — Sueldos, salarios, rayas y jornales
- 019 — Horas extra (doble)
- 020 — Horas extra (triple)
- 023 — Prima vacacional
- 025 — Aguinaldo
Para deducciones, las más comunes son:
- 001 — Seguridad Social (IMSS)
- 002 — ISR
- 007 — Descuentos por préstamos
- 080 — Pensión alimenticia
Si un concepto tiene una clave que no existe en el catálogo SAT actual, el PAC rechazará todos los recibos que contengan ese concepto.
Paso 3: Configurar la conexión PAC correctamente
Vaya a Configuración > PAC y configure los parámetros de su proveedor:
Para Facturama: ingrese el usuario y contraseña del portal, seleccione el ambiente “Producción” y haga clic en “Probar conexión”. Si la prueba falla, verifique que el dominio api.facturama.mx no esté bloqueado por el firewall corporativo.
Para SW Sapien: configure el token de API en el campo correspondiente. SW Sapien usa autenticación por token, no por usuario/contraseña. El token se obtiene desde el panel de SW en portal.sw.com.mx.
Aumente el timeout de respuesta a 60 segundos en la configuración del PAC para evitar falsos errores durante el timbrado masivo.
Paso 4: Verificar totales antes de timbrar
Ejecute el Reporte de Preliquidación desde Reportes > Nómina > Preliquidación. Este reporte muestra el desglose de cada recibo antes del timbrado. Verifique que:
- La suma de todas las percepciones individuales sea igual al total de percepciones del encabezado.
- Las horas extra tengan registrado el tipo correcto (doble/triple) y el número de horas.
- Los recibos de empleados dados de baja (finiquito/liquidación) incluyan la fecha de fin de relación laboral en el campo correspondiente del complemento de nómina.
Paso 5: Timbrado masivo en lotes controlados
En Nómina > Timbrar Recibos, seleccione el período y use la opción de filtro para procesar por departamento o por letra del apellido. Timbre máximo 50 empleados por lote. Al terminar cada lote, verifique que el estatus de cada recibo sea “Timbrado” antes de continuar con el siguiente.
Si un empleado aparece con estatus “Error”, haga doble clic para ver el detalle del error del PAC. Corrija el dato específico indicado y use la opción “Retimbrar seleccionados” para procesar solo los fallidos.
Paso 6: Cancelación y retimbrado
Para cancelar un CFDI de nómina timbrado:
- Vaya a CFDI Emitidos > Nómina > Buscar el recibo por folio o por empleado.
- Seleccione el recibo y haga clic en Cancelar.
- Elija el motivo de cancelación: use “01 - Comprobante emitido con errores con relación” si generará un recibo sustituto, o “02 - Comprobante emitido con errores sin relación” si no habrá sustituto.
- Si han pasado más de 72 horas desde el timbrado, el sistema enviará automáticamente la solicitud al buzón tributario del empleado. El empleado tiene 3 días hábiles para aceptar.
- Una vez cancelado, genere y timbre el nuevo recibo corregido.
Solución Alternativa
Si el problema es un timeout masivo del PAC durante el fin de período, use el timbrado diferido: exporte la nómina en formato XML desde CONTPAQi, suba los XML al portal de su PAC (Facturama o SW Sapien), descargue los XML timbrados e impórtelos en CONTPAQi con la opción de importación de CFDI. Este método evita el cuello de botella de la conexión en tiempo real.
Prevención
- Mantener el catálogo de empleados actualizado: actualice RFC y código postal en CONTPAQi cada que un empleado renueve su constancia de situación fiscal.
- Programar el timbrado fuera de horas pico: los PAC tienen mayor disponibilidad entre las 22:00 y las 6:00 horas.
- Validar conceptos al agregar prestaciones: asigne la clave SAT correcta inmediatamente al crear cualquier concepto nuevo (bono, comisión, ayuda).
- Conservar bitácora de errores: revise el log de timbrado de CONTPAQi después de cada proceso masivo para detectar patrones antes de que se acumulen.
Problemas Relacionados
| Error | Causa | Solución rápida |
|---|---|---|
| ”NSS del empleado no válido” | El NSS no tiene 11 dígitos o no coincide con IMSS | Verificar en tarjeta IMSS o portal IDSE |
| ”Fecha fuera del período fiscal” | El recibo tiene fecha anterior al período de nómina | Corregir la fecha de pago en el período |
| ”Certificado CSD expirado” | El CSD del emisor venció | Generar nuevo CSD en portal SAT y cargarlo en CONTPAQi |
| ”Error de conexión SSL” | El certificado SSL del PAC no es reconocido | Actualizar Java o .NET Framework en el servidor |
| ”CURP no registrada en RENAPO” | La CURP tiene un error tipográfico | Verificar en renapo.gob.mx con los datos biométricos del empleado |
Resumen
- Valide RFC, CURP, régimen fiscal 605 y código postal de todos los empleados antes de iniciar el timbrado masivo.
- Revise que cada concepto de percepción y deducción tenga una clave válida del catálogo SAT vigente.
- Configure el timeout del PAC en 60 segundos y timbre en lotes de máximo 50 empleados.
- Verifique los totales de percepciones y deducciones con el reporte de preliquidación antes de timbrar.
- Para cancelaciones después de 72 horas, seleccione el motivo correcto y espere la aceptación del empleado en su buzón tributario.