TL;DR — Résumé Rapide

Résolvez les erreurs de rapprochement bancaire Aspel Banco: mauvais layout, mouvements en double, différences d'arrondi et problèmes de format de date.

Erreurs de Rapprochement Bancaire dans Aspel Banco

Le rapprochement bancaire dans Aspel Banco est l’une des étapes les plus critiques de la clôture mensuelle pour toute entreprise mexicaine. Pourtant, les utilisateurs rencontrent fréquemment des erreurs qui empêchent de mener ce processus à bien : depuis des messages comme “Error al importar layout bancario” jusqu’à des différences de solde inexplicables entre ce qu’affiche Aspel et ce que reporte la banque.

Cet article couvre toutes les erreurs les plus courantes, leurs causes profondes et les étapes exactes pour les résoudre, y compris les particularités de chaque grande banque mexicaine.

L’Erreur

Les erreurs les plus fréquentes lors du rapprochement bancaire dans Aspel Banco sont :

  • “Error al importar layout bancario” — apparaît lors de l’importation du relevé électronique quand le format du fichier ne correspond pas au layout configuré.
  • “Error en formato de fecha” — survient quand le fichier importé contient un format de date différent de celui attendu par le layout.
  • Différence de solde impossible à combler — le solde d’Aspel et celui du relevé diffèrent de quelques centimes ou d’un montant exact non identifiable.
  • Mouvements en double — après une réimportation, le double de mouvements apparaît pour la même période.
  • Postes déjà rapprochés marqués comme en attente — le rapport de rapprochement affiche comme ouvertes des écritures déjà rapprochées.

Cause du Problème

Layouts bancaires non configurés par établissement

Chaque banque mexicaine livre ses relevés électroniques dans des formats distincts. BBVA exporte du CSV avec séparateur point-virgule ; Banamex propose des formats TXT et OFX selon le type de compte ; Santander utilise du CSV avec des en-têtes en espagnol ; Banorte exporte en Excel natif ou CSV. Lorsque le layout dans Aspel ne correspond pas au format actuel de la banque (qui peut changer sans préavis après les mises à jour du service en ligne), le système ne peut pas mapper correctement les colonnes.

Incompatibilité de format de date

L’erreur “Error en formato de fecha” se produit quand le fichier contient des dates au format américain (MM/JJ/AAAA) mais que le layout est configuré pour le format mexicain (JJ/MM/AAAA), ou inversement. C’est particulièrement courant avec les exports OFX de Banamex.

Arrondis et précision décimale

Les banques mexicaines reportent les montants à deux décimales, mais certains systèmes de banque en ligne calculent en interne avec une précision plus élevée. Le résultat peut être une différence de $0,01 ou $0,02 qui ne correspond mathématiquement à aucun mouvement et bloque la clôture du rapprochement.

Réimportations sans nettoyage préalable

Lors d’une réimportation suite à des erreurs, si les mouvements de l’importation précédente n’ont pas été correctement supprimés, Aspel enregistre tous les mouvements une seconde fois, créant des doublons exacts qui gonflent le solde du système.

Solution Pas à Pas

Étape 1 : Vérifier et corriger le layout bancaire

  1. Ouvrez Aspel Banco et allez dans Configuración > Layouts Bancarios.
  2. Sélectionnez la banque concernée dans la liste.
  3. Téléchargez un fichier exemple récent depuis votre banque en ligne (sans l’importer encore).
  4. Ouvrez le fichier dans Excel ou un éditeur de texte et comparez la structure des colonnes avec le layout défini dans Aspel.
  5. Corrigez l’ordre des colonnes, le délimiteur (virgule, point-virgule, tabulation) et le format de date dans le layout.
  6. Enregistrez les modifications avant de tenter l’importation.

Référence par banque : BBVA Empresas : CSV séparé par point-virgule, date JJ/MM/AAAA. Banamex Business : OFX ou TXT — vérifiez le format de date à chaque export. Santander : CSV avec en-tête en première ligne, date JJ/MM/AAAA. Banorte : Excel natif ou CSV, date JJ/MM/AAAA.

Étape 2 : Résoudre “Error en formato de fecha”

  1. Ouvrez le fichier du relevé dans Excel.
  2. Identifiez le format exact de la colonne de dates (le jour ou le mois vient en premier ?).
  3. Dans Aspel Banco, allez dans Configuración > Layouts Bancarios > [Nom de la banque] > Formato de Fecha.
  4. Modifiez la valeur pour qu’elle corresponde : JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA.
  5. Enregistrez et relancez l’importation.

Si le fichier mélange des formats, ouvrez-le dans Excel, sélectionnez la colonne de dates et utilisez Données > Convertir pour uniformiser le format avant l’importation.

Étape 3 : Supprimer les mouvements en double

  1. Allez dans Conciliación > Mouvements de la Période.
  2. Triez par Date puis par Montant.
  3. Identifiez les paires de mouvements identiques (même date, même référence, même montant).
  4. Sélectionnez le mouvement en double (celui de la seconde importation) et cliquez sur Supprimer.
  5. Si les doublons sont nombreux, annulez la période, supprimez tous les mouvements importés de la plage de dates affectée et réimportez depuis le début.

Étape 4 : Traiter les différences d’arrondi

  1. Identifiez le montant exact de la différence (généralement $0,01 ou $0,02).
  2. Allez dans Mouvements > Nouveau Mouvement.
  3. Enregistrez un débit ou un crédit pour le montant exact de la différence.
  4. Saisissez “Ajustement par arrondi” comme libellé et affectez-le au compte de charges financières.
  5. Rapprochez manuellement cette écriture d’ajustement avec sa contrepartie sur le relevé.

Solution Alternative : Rapprochement Manuel sans Importation

Si le layout continue d’échouer après tous les ajustements, vous pouvez effectuer le rapprochement entièrement manuellement :

  1. Allez dans Conciliación > Conciliación Manual.
  2. Vous verrez deux colonnes : les mouvements enregistrés dans Aspel à gauche et un espace pour saisir ceux du relevé à droite.
  3. Saisissez manuellement chaque mouvement du relevé bancaire avec sa date, sa référence et son montant.
  4. Marquez chaque paire concordante comme rapprochée.

Cette méthode est plus fastidieuse mais élimine complètement les problèmes de format de fichier et est particulièrement utile pour les relevés de cartes de crédit.

Prévention

  • Téléchargez toujours le relevé dans le même format. Configurez votre type d’export préféré dans votre banque en ligne et ne le changez jamais.
  • Ne réimportez jamais sans nettoyage préalable. Si vous devez réimporter, supprimez d’abord les mouvements de la plage de dates dans Aspel.
  • Rapprochez chaque semaine, pas chaque mois. Détecter des erreurs sur 7 jours de mouvements est bien plus facile que sur 30.
  • Enregistrez les frais bancaires le même jour. Programmez un rappel pour saisir dans Aspel les frais bancaires le jour même où ils apparaissent sur le relevé.
  • Mettez à jour le taux de change avant la clôture des comptes USD. Pour les comptes multidevises, mettez à jour le taux du dernier jour du mois avant de lancer le rapprochement.

Problèmes Connexes

Le rapport affiche des postes déjà rapprochés comme en attente

Cela arrive lors d’une régénération ou d’une compaction de base de données sans sauvegarde. Les marques de rapprochement sont stockées dans une table séparée et peuvent être perdues. Solution : allez dans Utilerías > Verificar Integridad de Conciliación (disponible en version 4.5 et supérieure) ou contactez le support Aspel.

Erreur lors du rapprochement de relevés de cartes de crédit

Les cartes de crédit ont une date d’arrêté différente du mois calendaire. Dans Aspel Banco, configurez le compte de la carte avec sa date d’arrêté réelle pour éviter que les mouvements de fin de cycle n’apparaissent dans le mauvais mois.

L’intégration avec Aspel COI échoue après le rapprochement

Si le lien automatique Banco-COI génère l’erreur “La cuenta contable no existe”, vérifiez que les comptes bancaires dans Aspel Banco ont bien un compte du plan comptable COI associé dans Bancos > Datos de la Cuenta > Cuenta Contable.

Résumé

  • Les erreurs de layout bancaire se règlent en ajustant le format du fichier (délimiteur, ordre des colonnes, format de date) dans Configuración > Layouts Bancarios.
  • Chaque banque mexicaine (BBVA, Banamex, Santander, Banorte) utilise un format différent qui peut changer après des mises à jour de la banque en ligne.
  • Les mouvements en double sont causés par des réimportations sans nettoyage préalable — supprimez la plage concernée avant de réimporter.
  • Les différences de centimes par arrondi se résolvent avec une écriture d’ajustement classée en charges financières.
  • Le rapprochement manuel est toujours une alternative valable quand les layouts échouent ou pour les relevés de cartes de crédit.
  • Intégrez les données rapprochées dans Aspel COI en vérifiant le mapping des comptes avant d’exécuter le lien.

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