TL;DR — Resumo Rápido

Aspel SAE apresenta erros ao gerar cotações e pedidos de clientes. Soluções para dados CFDI 4.0, estoque, listas de preços, folios e acesso multiusuário.

Os erros em cotações e pedidos de clientes no Aspel SAE estão entre as causas mais frequentes de atrasos no processo de vendas de empresas mexicanas. Do “Error al generar cotización” por dados fiscais incompletos até problemas ao converter o documento para pedido ou fatura, cada erro pode paralisar uma venda. Este artigo cobre as causas e as soluções concretas para o fluxo completo cotação → pedido → fatura no Aspel SAE.

O Erro

O Aspel SAE pode apresentar várias mensagens de erro ao trabalhar com cotações e pedidos:

  • “Error al generar cotización” — aparece ao salvar ou imprimir uma cotação quando o cliente tem dados fiscais incompletos.
  • “Error al convertir cotización a pedido” — exibido quando o estoque é insuficiente para um ou mais itens solicitados.
  • “Error al facturar pedido” — ocorre ao tentar gerar o CFDI a partir de um pedido se a configuração fiscal do artigo não corresponde ao destinatário.
  • Folio duplicado ou pulado — aparece após uma reparação de banco de dados ou quando dois usuários criam documentos simultaneamente.
  • “Error de conexión” — em modo rede, quando vários usuários tentam gerar cotações ao mesmo tempo e o servidor Aspel não responde corretamente.

Causa do Problema

Dados do cliente incompletos para CFDI 4.0

Desde que o CFDI versão 4.0 tornou-se obrigatório no México (2022), o SAT exige que a nota inclua o RFC, razão social exata, regime fiscal e CEP do domicílio fiscal do destinatário. O Aspel SAE valida esses campos desde a cotação para garantir que o documento possa ser timbrado sem erros. Se o cadastro de clientes tiver registros incompletos, o sistema bloqueia a geração do documento.

Estoque insuficiente

Quando um vendedor captura uma cotação com quantidades que superam o estoque disponível, o Aspel SAE bloqueia a conversão para pedido (a menos que o parâmetro de venda negativa esteja habilitado). Esse controle evita comprometer mercadoria inexistente.

Listas de preços desatualizadas

O Aspel SAE suporta múltiplas listas de preços por cliente ou grupo. Se uma lista for atualizada enquanto cotações abertas ainda referenciam a versão anterior, os preços exibidos não corresponderão ao catálogo vigente.

Configuração fiscal inconsistente

Para faturar um pedido, cada artigo deve ter uma chave de produto ou serviço do SAT (catálogo c_ClaveProdServ) e a alíquota de IVA correta atribuída. Se um artigo foi criado antes do CFDI 4.0 e nunca foi atualizado, o processo de timbramento falhará.

Folios duplicados ou fora de sequência

Após a execução de utilitários de reparação do Aspel, ou ao restaurar um backup sobre um banco de dados com documentos mais recentes, a tabela de folios pode ficar dessincronizada.

Conflitos multiusuário em rede

Em instalações de rede, se vários usuários criam cotações simultaneamente e o servidor Aspel não está corretamente configurado, aparecem erros de conexão intermitentes.

Solução Passo a Passo

Passo 1 — Completar os dados do cliente para CFDI 4.0

  1. No Aspel SAE vá a Clientes > Catálogo de Clientes.
  2. Localize e abra o cadastro do cliente com erro.
  3. Verifique e preencha os seguintes campos obrigatórios:
    • RFC (13 caracteres para pessoa física, 12 para jurídica).
    • Nome ou razão social exatamente como consta no comprovante de situação fiscal do SAT.
    • Regime Fiscal — selecione no catálogo o regime correto.
    • CEP do domicílio fiscal (5 dígitos, conforme o comprovante do SAT).
  4. Salve o cadastro e tente gerar a cotação novamente.

Dica: Solicite a seus clientes o Comprovante de Situação Fiscal atualizado (disponível no portal do SAT). Os dados devem corresponder exatamente, incluindo espaços e acentos na razão social.

Passo 2 — Verificar estoque antes de converter em pedido

  1. Consulte Inventarios > Existencias por Artículo ou o relatório de Existências Gerais.
  2. Compare a quantidade disponível com a quantidade solicitada na cotação para cada item.
  3. Se houver falta, primeiro processe uma entrada de mercadoria (Inventarios > Entradas) ou um pedido de compra ao fornecedor.
  4. Alternativamente, se sua empresa aceitar fornecimentos parciais, ative a opção em Configuración > Parámetros del Sistema > Ventas > Permitir Surtido Parcial de Pedidos.

Passo 3 — Atualizar preços e revisar políticas de desconto

  1. Vá a Catálogos > Listas de Precios e confirme que a lista atribuída ao cliente tem os preços atuais.
  2. Para cotações já emitidas com preços desatualizados: abra-as, clique em Recalcular Precios ou cancele a cotação e gere uma nova.
  3. Verifique o percentual de desconto aplicado. Em Configuración > Políticas de Descuento existe um percentual máximo por lista de preços ou por vendedor. Se o desconto superar esse limite, o Aspel SAE o rejeitará.
  4. Ajuste o desconto dentro do intervalo permitido ou solicite a um usuário administrador que aumente temporariamente o limite.

Passo 4 — Executar o fluxo cotação → pedido → fatura

  1. Em Cotizaciones > Consulta, localize a cotação com status “Pendente” ou “Autorizada”.
  2. Selecione a cotação e use Convertir a Pedido. O SAE criará automaticamente o pedido com os mesmos itens, quantidades e preços.
  3. Em Pedidos > Consulta, localize o pedido recém-criado e verifique o status de fornecimento.
  4. Para pedidos com fornecimento parcial, registre as saídas de estoque correspondentes em Inventarios > Salidas vinculadas ao pedido.
  5. Após o fornecimento (total ou parcial), vá a Pedidos > Facturar. O Aspel SAE gerará o CFDI 4.0 e o enviará ao PAC para timbramento.
  6. Se aparecer erro no timbramento, verifique em Catálogos > Artículos que cada produto tem a chave SAT e a alíquota de IVA corretas atribuídas.

Passo 5 — Reparar sequência de folios e configurar acesso multiusuário

Folios:

  1. Feche todas as instâncias do Aspel SAE na rede.
  2. Execute Utilerías > Actualización de Saldos y Folios.
  3. Selecione o tipo de documento e execute a atualização.
  4. Reinicie o SAE e verifique que o próximo folio seja a continuação lógica do último documento válido.

Multiusuário:

  1. Confirme que apenas um equipamento atua como servidor Aspel (aquele que hospeda o banco de dados).
  2. Nos computadores clientes, verifique a configuração de conexão em empresas.xml para que apontem corretamente ao servidor.
  3. No firewall do servidor, certifique-se de que a porta TCP do Aspel SAE esteja aberta para a rede interna.
  4. Se o problema persistir, verifique o Registro de Erros em Utilerías > Bitácora del Sistema.

Solução Alternativa

Se precisar emitir uma cotação com urgência e o cliente ainda não tiver seus dados fiscais atualizados, você pode gerar uma cotação sem efeitos fiscais ativando a opção “Sin datos fiscales / Solo referencia”. Este documento serve como oferta comercial interna mas não pode ser convertido diretamente em CFDI.

Para erros de folio em produção sem possibilidade de interromper as operações, você pode forçar manualmente o próximo folio em Configuración > Folios y Series.

Prevenção

  • Mantenha o cadastro de clientes atualizado. Solicite o comprovante de situação fiscal no início de cada ano fiscal e ao registrar qualquer novo cliente.
  • Atualize as listas de preços antes que os vendedores comecem a cotar. Estabeleça um processo de aprovação com datas de vigência.
  • Faça backups diários do banco de dados do Aspel SAE antes de executar qualquer utilitário de reparação.
  • Treine sua equipe de vendas no fluxo correto cotação → pedido → fatura.
  • Configure perfis de usuário no Aspel SAE para limitar o acesso dos vendedores apenas a cotações e pedidos.
  • Revise o registro de erros (Utilerías > Bitácora) ao menos uma vez por semana.

Problemas Relacionados

  • “Erro no timbramento: destinatário não encontrado no cadastro do SAT” — o RFC do cliente está inativo ou incorreto. Verifique no portal do SAT.
  • Cotação impressa com preços incorretos — causado por um modelo de impressão desatualizado. Vá a Reportes > Diseñador de Formatos.
  • Pedido parcialmente fornecido não atualiza o estoque — verifique em Inventarios > Movimientos que a saída referencia o número do pedido.
  • “Não é possível faturar: pedido já faturado” — o Aspel SAE bloqueia faturamento duplo. Cancele primeiro o CFDI emitido no portal do PAC.
  • Desconto não aplicado mesmo dentro do limite — verifique se o artigo tem a opção “Preço fixo / Não aplica desconto” marcada.

Resumo

  • Os erros em cotações e pedidos do Aspel SAE originam-se principalmente em dados de clientes incompletos para CFDI 4.0, estoque insuficiente, listas de preços desatualizadas ou configuração fiscal incorreta nos artigos.
  • O fluxo correto é cotação → pedido → fornecimento → fatura; pular etapas ou não atualizar catálogos gera a maioria dos erros.
  • Folios duplicados ou pulados são reparados com Utilerías > Actualización de Saldos y Folios após fechar todas as instâncias do SAE.
  • Em instalações de rede, os erros de conexão simultânea resolvem-se verificando a configuração do servidor, o arquivo empresas.xml e a porta TCP no firewall.

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