SUA IMSS: Error al Importar Movimientos de Empleados (Altas, Bajas, Salarios)

TL;DR — Resumen Rápido

SUA IMSS error al importar movimientos de empleados: corrija formato TXT, pipe, NSS inválidos, fechas y errores de Aspel NOI o CONTPAQi Nóminas.

Cuando el equipo de nómina intenta importar movimientos de empleados en el SUA del IMSS —altas, bajas o modificaciones de salario— generados desde Aspel NOI o CONTPAQi Nóminas, es frecuente que el sistema muestre mensajes como “Error al importar archivo de movimientos”, “Registro con formato inválido línea X” o “NSS no encontrado en la base de datos”. Estos errores bloquean el registro oportuno de los movimientos ante el IMSS y pueden generar multas si no se resuelven dentro del plazo de cinco días hábiles. Esta guía cubre cada causa probable y los pasos exactos para corregir el archivo, completar la importación y verificar los movimientos antes de enviarlos a IDSE.

El Error

Al cargar el archivo de movimientos en Afiliación > Importación de movimientos del SUA, pueden aparecer uno o varios de los siguientes mensajes:

“Error al importar archivo de movimientos”

Mensaje genérico que indica que el SUA no pudo procesar el archivo. Generalmente apunta a un problema de formato global: separador incorrecto, codificación de caracteres o estructura de campos.

“Registro con formato inválido línea X”

El SUA identifica una línea específica que no cumple con la longitud de campos, separadores o tipos de dato esperados. La “X” indica el número exacto de línea problemática.

“NSS no encontrado en la base de datos”

El Número de Seguridad Social de uno o más trabajadores del archivo no existe en la base de datos local del SUA. El sistema no puede registrar movimientos para trabajadores que no reconoce.

“Movimiento duplicado”

El archivo contiene un movimiento que ya fue capturado para el mismo trabajador, mismo tipo y misma fecha, ya sea manualmente o por una importación previa.

Según la versión del SUA, el sistema puede rechazar el archivo completo o importar parcialmente solo los registros válidos. El reporte de resultados al final de la importación detalla cuántos registros fueron aceptados y cuántos rechazados con el motivo de cada rechazo.

Causa del Problema

Formato incorrecto del archivo TXT

El SUA espera un archivo de texto plano con campos separados por el carácter pipe (|). La estructura mínima de cada registro es:

Campo	Descripción	Formato
Registro patronal	11 caracteres alfanuméricos	A1234567890
NSS	11 dígitos numéricos	12345678901
Tipo de movimiento	2 caracteres: 08=Alta, 02=Baja, 07=Mod. salario	08
Fecha del movimiento	DD/MM/AAAA	22/03/2026
SBC	Salario Base de Cotización con punto decimal	456.78
Tipo de trabajador	1 carácter	1
Jornada	1 carácter	0

Un registro válido se ve así:

A1234567890|12345678901|08|22/03/2026|456.78|1|0

Los errores de formato más frecuentes al exportar desde sistemas de nómina son:

• CSV con comas en lugar de pipe: Algunos sistemas exportan por defecto en CSV. El SUA no reconoce comas como separador.
• Encabezados incluidos: Si la primera línea del archivo tiene nombres de columnas, el SUA la trata como un registro inválido.
• NSS con longitud incorrecta: Un NSS de 10 u 12 dígitos en lugar de 11 genera rechazo inmediato.
• Espacios adicionales: Espacios al inicio o al final de un campo, comunes al copiar desde Excel.

Codificación de caracteres incompatible

El SUA requiere archivos con codificación ANSI (Windows-1252). Los archivos en UTF-8 —el estándar moderno que usan muchos sistemas— causan problemas cuando contienen:

• Caracteres acentuados en nombres de trabajadores (á, é, ó, ú, ñ).
• El BOM (Byte Order Mark) de UTF-8, que agrega bytes invisibles al inicio del archivo y corrompe el primer registro.
• Saltos de línea Unix (LF) en lugar de los saltos Windows (CR+LF) que espera el SUA.

NSS que no existe en la base local

El SUA valida cada NSS contra su base de datos local (SUA.MDB). Si un trabajador es nuevo y no fue dado de alta previamente en el SUA, el sistema rechaza su movimiento. Esto ocurre con frecuencia cuando:

• Se contratan empleados nuevos y se intenta importar su alta antes de registrarlos en el SUA.
• La base del SUA no está sincronizada con el IMSS y faltan trabajadores que sí aparecen en IDSE.
• Hay un dígito diferente en el NSS del archivo respecto al registrado en el SUA.

Movimientos duplicados

El SUA detecta duplicados cuando encuentra un movimiento con el mismo NSS, mismo tipo y misma fecha que uno ya existente. Esto sucede cuando:

• El archivo fue importado previamente y se intenta cargar de nuevo.
• El movimiento fue capturado manualmente antes de la importación masiva.
• El sistema de nómina generó líneas repetidas por un error en el proceso de exportación.

Errores de fecha y formato decimal

• Formato MM/DD/AAAA en lugar de DD/MM/AAAA: común en sistemas de nómina configurados para el mercado estadounidense.
• Coma como separador decimal: El SUA espera punto decimal en el SBC (ej. 456.78, no 456,78).
• Fechas fuera de rango: El SUA generalmente acepta movimientos del bimestre actual y el anterior. Fechas de bimestres más antiguos pueden requerir un proceso especial.

Solución Paso a Paso

1. Respaldar la base de datos del SUA

Antes de cualquier importación masiva, proteja sus datos:

1. Cierre completamente el SUA.
2. Navegue a C:\CobranzaSUA\ (o la ruta de instalación del SUA).
3. Copie el archivo SUA.MDB a una carpeta de respaldo con la fecha actual: Respaldo_SUA_2026-03-22.
4. Verifique que el archivo copiado tenga el mismo tamaño que el original.

2. Abrir el archivo en Notepad++ y corregir el formato

Abra el archivo TXT en Notepad++ (gratuito en notepad-plus-plus.org):

1. Verifique la codificación: Menú Codificación. Si dice “UTF-8” o “UTF-8 BOM”, vaya a Codificación > Convertir a ANSI.
2. Verifique los saltos de línea: Menú Ver > Mostrar símbolo > Mostrar fin de línea. Cada línea debe terminar con CR LF. Si solo ve LF, vaya a Editar > Conversión fin de línea > Windows (CR LF).
3. Elimine encabezados: Borre la primera línea si contiene nombres de columnas.
4. Localice la línea errónea: Si el SUA indicó “formato inválido línea X”, use Ctrl+G para ir a esa línea y verifique:
   • Separadores pipe (|) entre todos los campos.
   • NSS con exactamente 11 dígitos numéricos.
   • Registro patronal con 11 caracteres alfanuméricos.
   • Fecha en DD/MM/AAAA.
   • SBC con punto decimal (no coma).
5. Elimine líneas en blanco al final del archivo o entre registros.

3. Validar y registrar NSS faltantes

Para los errores de “NSS no encontrado”:

1. Abra el SUA y vaya a Afiliación > Consulta/Modificación de trabajadores.
2. Busque cada NSS rechazado:
   • Si no existe: Vaya a Afiliación > Alta de trabajadores e ingrese todos los datos del empleado (NSS, nombre completo, CURP, RFC, fecha de alta, SBC inicial).
   • Si necesita sincronizar el padrón: Ingrese al portal IDSE con su e.firma, descargue el archivo de asegurados vigentes y actualice su base del SUA.
3. Si el NSS existe pero tiene un dígito diferente en el archivo, corrija el archivo para que coincida exactamente con los 11 dígitos del SUA.

4. Eliminar movimientos duplicados del archivo

Para los errores de “Movimiento duplicado”:

1. En el SUA vaya a Afiliación > Consulta de movimientos.
2. Filtre por bimestre y año del periodo que está importando.
3. Anote los movimientos ya registrados (NSS, tipo, fecha).
4. Elimine del archivo TXT las líneas que correspondan a movimientos ya capturados.
5. Guarde el archivo y vuelva a intentar la importación.

5. Importar el archivo corregido y verificar

Con el archivo validado y limpio:

1. En el SUA vaya a Afiliación > Importación de movimientos.
2. Haga clic en Examinar y seleccione el TXT corregido.
3. Seleccione el tipo de movimiento (altas, bajas o modificaciones de salario).
4. Haga clic en Importar.
5. Revise el reporte de resultados:
   • Registros aceptados: Movimientos importados exitosamente.
   • Registros rechazados: Líneas con error y motivo específico.
6. Si quedan registros rechazados, repita la corrección para esas líneas.
7. Vaya a Afiliación > Consulta de movimientos y filtre por la fecha actual para confirmar que todos los movimientos aparecen correctamente antes de enviarlos a IDSE.

Solución Alternativa

Exportación correcta desde Aspel NOI

Si el archivo generado por NOI tiene problemas de formato frecuentes:

1. En Aspel NOI vaya a Procesos > IMSS > Generar archivo SUA.
2. Seleccione el bimestre y verifique que el registro patronal en la configuración de la empresa coincide exactamente con el del IMSS.
3. Antes de importar al SUA, abra el TXT resultante en Notepad++ para confirmar que usa separadores pipe y codificación ANSI. Algunas versiones de NOI generan el archivo en UTF-8 si la configuración regional del servidor está en ese formato.
4. Si NOI genera fechas en MM/DD/AAAA, use la función de Buscar y reemplazar con expresiones regulares en Notepad++ para invertir el formato de todas las fechas del archivo.

Exportación correcta desde CONTPAQi Nóminas

Para archivos generados en CONTPAQi Nóminas:

1. Vaya a IMSS > Generar movimientos afiliatorios dentro de CONTPAQi.
2. Seleccione el formato de salida SUA (no IDSE ni XML).
3. Verifique el registro patronal en la configuración de la empresa en CONTPAQi.
4. Abra el archivo resultante en Notepad++ y confirme codificación ANSI y separadores pipe. CONTPAQi Nóminas puede exportar con delimitador de punto y coma en algunas configuraciones regionales.

Captura manual como último recurso

Para volúmenes pequeños (menos de 15 movimientos), la captura manual en el SUA es más rápida que depurar un archivo con errores:

1. Altas: Afiliación > Movimientos afiliatorios > Alta.
2. Bajas: Afiliación > Movimientos afiliatorios > Baja.
3. Modificaciones de salario: Afiliación > Movimientos afiliatorios > Modificación de salario.

Prevención

• Estandarice la exportación: Documente los parámetros exactos de exportación en NOI y CONTPAQi (separador pipe, ANSI, DD/MM/AAAA) y distribúyalos a todo el equipo de nómina.
• Valide siempre con Notepad++ antes de importar: codificación ANSI, saltos de línea CR+LF, separadores pipe y formato de fechas. Treinta segundos de revisión evitan horas de corrección.
• Sincronice el padrón del SUA mensualmente con IDSE para que los NSS de trabajadores activos siempre estén actualizados.
• Lleve un registro de importaciones: Anote qué archivos fueron importados, la fecha y el número de registros aceptados. Así evita reimportaciones accidentales.
• Respalde SUA.MDB diariamente con una tarea programada de Windows. Un respaldo fresco le permite recuperarse rápidamente de cualquier importación fallida.
• Importe dentro del plazo legal: El IMSS exige presentar altas y bajas dentro de los 5 días hábiles siguientes al evento. Los movimientos extemporáneos pueden generar multas.

Problemas Relacionados

• “Error en la estructura del archivo de pago SIPARE”: Si importó movimientos con SBC inválido o fuera de rango, el cálculo de cuotas y el archivo SIPARE resultante tendrán errores. Corrija el SBC en los movimientos importados y recalcule.
• “El disco de pago no incluye los movimientos importados”: Los movimientos se importaron correctamente pero las fechas no corresponden al bimestre que está calculando. Verifique que las fechas de los movimientos caigan dentro del bimestre activo.
• “Certificado digital vencido en IDSE”: Si prefiere enviar movimientos por IDSE en lugar de SUA y su e.firma está vencida, renuévela en el portal del SAT antes de continuar.
• “Movimiento extemporáneo”: El IMSS acepta movimientos fuera de plazo pero aplica marca de extemporaneidad que puede derivar en multas. Siempre registre dentro de los 5 días hábiles.
• “Error al conectar con la base de datos SUA.MDB”: La base está dañada o bloqueada. Cierre todas las instancias del SUA, compacte la base con Microsoft Access y reintente la importación.

Resumen

• El SUA rechaza archivos de movimientos por formato incorrecto (CSV con comas en lugar de TXT con pipe), codificación UTF-8 en lugar de ANSI, NSS inexistentes en la base local, movimientos duplicados o fechas con formato incorrecto.
• Siempre respalde SUA.MDB antes de cualquier importación masiva.
• Use Notepad++ para verificar codificación ANSI, saltos CR+LF, separadores pipe, fechas DD/MM/AAAA y SBC con punto decimal.
• Aspel NOI y CONTPAQi Nóminas requieren configuración específica para exportar en el formato correcto para SUA; verifique el archivo resultante antes de importarlo.
• Registre trabajadores nuevos en el SUA antes de importar sus altas, o sincronice el padrón desde IDSE.
• Para volúmenes pequeños, la captura manual evita completamente los problemas de formato.
• Presente todos los movimientos dentro de los 5 días hábiles posteriores al evento para evitar multas por extemporaneidad.

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