TL;DR — Résumé Rapide

Aspel COI : corrigez les erreurs de balance de vérification SAT. Agrupadores manquants, nature de compte incorrecte, arrondis et rejets du portail SAT.

La balance de vérification (balanza de comprobación) est l’un des trois fichiers que les personnes morales doivent soumettre mensuellement au SAT dans le cadre de la comptabilité électronique. Lorsqu’Aspel COI génère des erreurs — ou que le portail SAT rejette le XML — la cause se trouve presque toujours dans le plan comptable : agrupadores manquants, nature de compte incorrecte ou écarts d’arrondi. Cet article couvre les scénarios les plus courants et comment les résoudre.

L’Erreur

Les messages et symptômes les plus fréquents lors de la génération de la balance dans Aspel COI sont :

  • “Erreur lors de la génération de la balance de vérification” — message générique pouvant indiquer des problèmes dans le plan comptable, les écritures ou la base de données.
  • La balance affiche des valeurs nulles même si des écritures existent pour la période.
  • Le XML ne passe pas la validation du schéma XSD : le validateur SAT signale des champs vides ou des types de données incorrects.
  • Le portail SAT rejette le fichier avec des messages tels que “Le RFC ne correspond pas”, “Type d’envoi invalide” ou “La balance ne correspond pas au catalogue soumis”.
  • Écart d’arrondi : les totaux débits et crédits diffèrent de quelques centimes et le SAT n’accepte pas le fichier.
  • Comptes avec solde négatif qui devraient être positifs, signe d’une nature de compte inversée.

Ces erreurs surviennent le plus souvent en début d’exercice, lors de l’ajout de nouveaux comptes au plan comptable, ou après une mise à jour d’Aspel COI.

Cause du Problème

Agrupadores manquants dans le plan comptable

Le SAT exige que chaque compte comptable soit lié à un code du catalogue minimum agrupador (publié dans l’Annexe 24 de la RMF). Dans Aspel COI, ce code est saisi dans le champ Agrupador SAT du plan de comptes. Si un compte n’a pas d’agrupador, ses soldes sont simplement exclus du XML, laissant la balance incomplète ou entièrement nulle.

Nature débitrice/créditrice incorrecte

Chaque compte doit avoir la nature correcte attribuée :

  • Débiteurs : actifs (100), coûts (400), charges (500), comptes d’ordre débiteurs (800).
  • Créditeurs : passifs (200), capitaux propres (300), produits (400 groupe produits), comptes d’ordre créditeurs (900).

Un compte de passif marqué comme débiteur générera des soldes négatifs dans le XML. Le schéma SAT n’autorise pas de soldes négatifs pour ces types de compte et rejettera le fichier.

Écarts d’arrondi

Aspel COI travaille en interne avec jusqu’à six décimales, mais le XML de la balance n’en accepte que deux. Si le processus d’export n’arrondit pas correctement, la somme de tous les soldes peut différer de 0,01 ou 0,02 $, faisant échouer la validation du schéma XSD.

Écritures non affectées au grand livre

Les écritures saisies mais non affectées au grand livre n’apparaissent dans aucun rapport ni dans le XML de la balance. C’est une étape manuelle dans Aspel COI que de nombreux utilisateurs oublient.

Catalogue envoyé au SAT ne correspond pas à la balance

Le SAT vérifie que tous les comptes de la balance existent dans le catalogue précédemment soumis. Si vous avez ajouté des comptes après le dernier envoi du catalogue, vous devez renvoyer le catalogue mis à jour avant de soumettre la balance.

Solution Étape par Étape

Étape 1 : Vérifier et compléter les agrupadores dans le plan comptable

  1. Dans Aspel COI, accédez à Catálogos > Plan de cuentas.
  2. Activez la colonne Agrupador SAT dans l’affichage (si elle n’est pas visible, allez dans Affichage > Colonnes et ajoutez-la).
  3. Triez par la colonne Agrupador pour afficher en premier les comptes sans code.
  4. Pour chaque compte sans agrupador : sélectionnez-le, cliquez sur Modifier et attribuez le code correct du catalogue minimum SAT. Consultez l’Annexe 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal de l’exercice en cours.
  5. Répétez jusqu’à ce que tous les comptes ayant des mouvements aient un agrupador attribué.

Les comptes parents peuvent ne pas nécessiter d’agrupador direct si toutes leurs sous-comptes en ont un. Il est toutefois recommandé d’en attribuer un également au compte parent pour éviter toute ambiguïté.

Étape 2 : Corriger la nature des comptes

  1. Dans Catálogos > Plan de cuentas, vérifiez la colonne Nature.
  2. Confirmez que les comptes d’actif (1xx) sont Débiteurs et les comptes de passif et capitaux propres (2xx, 3xx) sont Créditeurs.
  3. Pour corriger : sélectionnez le compte, cliquez sur Modifier, changez le champ Nature et enregistrez.
  4. Si le compte présente un solde historique, la correction affectera l’affichage des soldes des périodes précédentes. Envisagez d’effectuer la modification en début d’exercice.

Étape 3 : Affecter les écritures au grand livre

  1. Accédez à Pólizas > Afectar al mayor.
  2. Sélectionnez Tous les types d’écritures (journal, recettes, dépenses, chèques, etc.).
  3. Définissez la plage de dates du période à déclarer.
  4. Cliquez sur OK et attendez la fin du processus.

Étape 4 : Régénérer la balance de vérification

  1. Accédez à Reportes > Balanza de comprobación.
  2. Sélectionnez l’option Comptabilité électronique (pas la balance imprimée normale).
  3. Choisissez le type d’envoi : N (normal, premier envoi), C (complémentaire) ou X (correction).
  4. Sélectionnez la période et cliquez sur Générer XML.
  5. Enregistrez le fichier XML dans un dossier accessible.

Étape 5 : Valider le XML avec le validateur SAT

  1. Téléchargez le validateur XML depuis le portail SAT (recherchez “validateur de comptabilité électronique” sur sat.gob.mx).
  2. Ouvrez le validateur et chargez le fichier XML de la balance.
  3. Lancez la validation. Le validateur indiquera les erreurs précises : champs vides, types de données incorrects, ou comptes absents du catalogue précédemment soumis.
  4. Corrigez les erreurs dans Aspel COI et régénérez le XML jusqu’à ce que la validation réussisse.

Étape 6 : Envoyer la balance sur le portail SAT

  1. Connectez-vous au portail SAT avec votre e.firma ou mot de passe.
  2. Accédez à Comptabilité Électronique > Envoi d’informations comptables.
  3. Sélectionnez le type de fichier Balance de vérification et le mois/année correspondant.
  4. Chargez le fichier XML et envoyez.
  5. Téléchargez et conservez l’accusé de réception avec le folio attribué. Ce justificatif est indispensable en cas de contrôle fiscal.

Solution Alternative

Correction manuelle du XML pour les erreurs d’arrondi

Si le validateur SAT rejette le XML uniquement pour un écart de 0,01 $ dans les totaux, vous pouvez ouvrir le fichier XML dans un éditeur de texte (Notepad++ ou VS Code) et ajuster manuellement la valeur du champ <SaldoFinal> du dernier compte pour que la somme soit exacte. Enregistrez le fichier et validez à nouveau.

Cette correction manuelle n’est valable que pour des écarts d’un centime dus à l’arrondi. Si l’écart est plus important, il existe une erreur réelle dans les écritures qui doit être corrigée dans Aspel COI.

Renvoi du catalogue avant la balance

Si le portail SAT rejette la balance parce que les comptes ne correspondent pas au catalogue enregistré :

  1. Mettez à jour et renvoyez le plan comptable depuis Aspel COI (Reportes > Catálogo de cuentas > XML).
  2. Attendez que le SAT traite le nouveau catalogue (généralement en quelques minutes).
  3. Soumettez à nouveau la balance.

Prévention

Pour éviter les erreurs mensuelles lors de la génération de la balance :

  • Attribuez l’agrupador immédiatement lors de la création d’un nouveau compte. Ne laissez pas de comptes sans code ; l’erreur n’est détectée qu’au moment de générer la balance.
  • Vérifiez la nature du compte à sa création. Un compte de passif marqué comme débiteur est difficile à repérer jusqu’à ce que des soldes négatifs apparaissent dans le XML.
  • Affectez les écritures au grand livre le jour même de la saisie, ou au moins en fin de semaine.
  • Renvoyez le plan comptable au SAT chaque fois que vous ajoutez un nouveau compte, avant d’envoyer la balance du mois.
  • Validez toujours le XML localement avec le validateur SAT avant de l’envoyer sur le portail. Le validateur identifie les erreurs en quelques secondes ; le portail SAT peut être lent et retourner des messages d’erreur peu clairs.
  • Conservez l’accusé de réception de chaque envoi, classé par année et par mois. Il est indispensable en cas de contrôle fiscal.

Problèmes Connexes

Résumé

  • La cause la plus fréquente des erreurs de balance pour le SAT est l’absence de codes agrupador dans le plan comptable.
  • Une nature de compte incorrecte (débiteur/créditeur) génère des soldes négatifs dans le XML que le SAT rejette.
  • Les écritures doivent être affectées au grand livre avant de générer le XML.
  • Les écarts d’arrondi de 0,01 $ peuvent être corrigés manuellement dans le XML ; des écarts plus importants indiquent une erreur réelle dans les écritures.
  • Validez toujours le XML localement avec le validateur SAT avant de l’envoyer sur le portail.
  • Le plan comptable doit être à jour dans le système SAT avant d’envoyer la balance du mois.

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