TL;DR — Résumé Rapide

SUA IMSS erreur importation mouvements employés : corrigez le format TXT, séparateurs pipe, NSS invalides, dates et erreurs Aspel NOI ou CONTPAQi.

Lorsque l’équipe de paie tente d’importer des mouvements d’employés dans le SUA de l’IMSS — embauches, fins de contrat ou modifications de salaire — générés depuis Aspel NOI ou CONTPAQi Nóminas, il est fréquent que le système affiche des messages tels que « Erreur d’importation du fichier de mouvements », « Enregistrement au format invalide ligne X » ou « NSS non trouvé dans la base de données ». Ces erreurs bloquent l’enregistrement opportun des mouvements auprès de l’IMSS et peuvent entraîner des amendes si elles ne sont pas résolues dans le délai de cinq jours ouvrables. Ce guide couvre chaque cause probable et les étapes exactes pour corriger le fichier, réaliser l’importation et vérifier les mouvements avant de les envoyer à IDSE.

L’Erreur

Lors du chargement du fichier de mouvements dans Affiliation > Importation de mouvements dans SUA, vous pouvez voir un ou plusieurs de ces messages :

« Erreur d’importation du fichier de mouvements »

Message générique indiquant que SUA n’a pas pu traiter le fichier. Pointe généralement vers un problème de format global : mauvais séparateur, encodage de caractères ou structure de champs.

« Enregistrement au format invalide ligne X »

SUA identifie une ligne spécifique qui ne respecte pas la longueur de champ, les séparateurs ou les types de données attendus. Le « X » indique le numéro exact de la ligne problématique.

« NSS non trouvé dans la base de données »

Le Numéro de Sécurité Sociale d’un ou plusieurs travailleurs dans le fichier n’existe pas dans la base de données locale du SUA. Le système ne peut pas enregistrer de mouvements pour des travailleurs qu’il ne reconnaît pas.

« Mouvement en double »

Le fichier contient un mouvement déjà saisi pour le même travailleur, même type et même date — que ce soit manuellement ou via une importation précédente.

Selon la version de SUA, le système peut rejeter le fichier entier ou importer partiellement uniquement les enregistrements valides. Le rapport de résultats à la fin de l’importation détaille combien d’enregistrements ont été acceptés et combien ont été rejetés avec la raison de chaque rejet.

Cause du Problème

Format incorrect du fichier TXT

SUA attend un fichier texte brut avec des champs séparés par le caractère pipe (|). La structure minimale de chaque enregistrement est :

ChampDescriptionFormat
Registre patronal11 caractères alphanumériquesA1234567890
NSS11 chiffres numériques12345678901
Type de mouvement2 chars : 08=Embauche, 02=Fin, 07=Mod. salaire08
Date du mouvementJJ/MM/AAAA22/03/2026
SBCSalaire de base de cotisation avec point décimal456.78
Type de travailleur1 caractère1
Horaire1 caractère0

Un enregistrement valide ressemble à :

A1234567890|12345678901|08|22/03/2026|456.78|1|0

Les erreurs de format les plus fréquentes lors de l’exportation depuis les systèmes de paie sont :

  • CSV avec des virgules au lieu du pipe : Certains systèmes exportent par défaut en CSV. SUA ne reconnaît pas les virgules comme séparateur.
  • En-tête inclus : Si la première ligne contient des noms de colonnes, SUA tente de la traiter comme un enregistrement invalide.
  • NSS de longueur incorrecte : Un NSS de 10 ou 12 chiffres au lieu de 11 entraîne un rejet immédiat.
  • Espaces supplémentaires : Espaces au début ou à la fin d’un champ, courants lors de copier-coller depuis Excel.

Encodage de caractères incompatible

SUA nécessite des fichiers avec l’encodage ANSI (Windows-1252). Les fichiers sauvegardés en UTF-8 — la norme moderne utilisée par de nombreux systèmes — causent des problèmes lorsqu’ils contiennent :

  • Des caractères accentués dans les noms des travailleurs (á, é, ó, ú, ñ).
  • Le BOM UTF-8 (Byte Order Mark), qui ajoute des octets invisibles au début du fichier et corrompt le premier enregistrement.
  • Des fins de ligne Unix (LF) au lieu des fins de ligne Windows (CR+LF) attendues par SUA.

NSS absent de la base locale

SUA valide chaque NSS contre sa base de données locale (SUA.MDB). Si un travailleur est nouveau et n’a pas été enregistré au préalable dans SUA, le système rejette son mouvement. Cela se produit lorsque :

  • De nouveaux employés sont embauchés et le mouvement d’embauche est importé avant leur enregistrement dans SUA.
  • La base de SUA n’est pas synchronisée avec l’IMSS et des travailleurs qui apparaissent dans IDSE sont absents de SUA.
  • Il y a un chiffre différent dans le NSS du fichier par rapport à celui enregistré dans SUA.

Mouvements en double

SUA détecte les doublons lorsqu’il trouve un mouvement avec le même NSS, même type et même date déjà existant dans la base. Cela se produit lorsque :

  • Le fichier a déjà été importé précédemment et on tente de le charger à nouveau.
  • Le mouvement a été saisi manuellement avant l’importation en masse.
  • Le système de paie a généré des lignes répétées en raison d’une erreur dans le processus d’exportation.

Erreurs de date et de format décimal

  • Format MM/JJ/AAAA au lieu de JJ/MM/AAAA : Courant dans les systèmes de paie configurés pour le marché américain.
  • Virgule comme séparateur décimal : SUA attend un point dans le SBC (ex. : 456.78, pas 456,78).
  • Dates hors plage : SUA accepte généralement les mouvements du bimestre actuel et du précédent. Les bimestres plus anciens peuvent nécessiter un processus spécial.

Solution Étape par Étape

1. Sauvegarder la base de données SUA

Avant toute importation en masse, protégez vos données :

  1. Fermez complètement SUA.
  2. Naviguez vers C:\CobranzaSUA\ (ou le chemin d’installation de SUA).
  3. Copiez le fichier SUA.MDB vers un dossier de sauvegarde daté : Sauvegarde_SUA_2026-03-22.
  4. Vérifiez que le fichier copié a la même taille que l’original.

2. Ouvrir le fichier dans Notepad++ et corriger le format

Ouvrez le TXT dans Notepad++ (gratuit sur notepad-plus-plus.org) :

  1. Vérifiez l’encodage : Menu Encodage. S’il indique « UTF-8 » ou « UTF-8 BOM », allez dans Encodage > Convertir en ANSI.
  2. Vérifiez les fins de ligne : Allez dans Affichage > Afficher le symbole > Afficher la fin de ligne. Chaque ligne doit se terminer par CR LF. Si vous ne voyez que LF, allez dans Édition > Conversion fin de ligne > Windows (CR LF).
  3. Supprimez l’en-tête : Effacez la première ligne si elle contient des noms de colonnes.
  4. Localisez la ligne signalée : Si SUA a indiqué « format invalide ligne X », utilisez Ctrl+G pour aller à cette ligne et vérifiez :
    • Des séparateurs pipe (|) entre tous les champs.
    • Exactement 11 chiffres numériques pour le NSS.
    • 11 caractères alphanumériques pour le registre patronal.
    • La date au format JJ/MM/AAAA.
    • Le SBC avec point comme séparateur décimal.
  5. Supprimez les lignes vides à la fin du fichier ou entre les enregistrements.

3. Valider et enregistrer les NSS manquants

Pour les erreurs « NSS non trouvé » :

  1. Ouvrez SUA et allez dans Affiliation > Consulter/Modifier les travailleurs.
  2. Recherchez chaque NSS rejeté :
    • S’il n’existe pas : Allez dans Affiliation > Enregistrement des travailleurs et saisissez toutes les données de l’employé (NSS, nom complet, CURP, RFC, date d’embauche, SBC initial).
    • Si une synchronisation est nécessaire : Connectez-vous au portail IDSE avec votre e.firma, téléchargez le fichier des assurés en vigueur et mettez à jour votre base SUA.
  3. Si le NSS existe mais a un chiffre différent dans le fichier, corrigez le fichier pour correspondre exactement aux 11 chiffres du SUA.

4. Supprimer les mouvements en double du fichier

Pour les erreurs « Mouvement en double » :

  1. Dans SUA, allez dans Affiliation > Consulter les mouvements.
  2. Filtrez par période bimestrielle et année que vous importez.
  3. Notez les mouvements déjà enregistrés (NSS, type, date).
  4. Supprimez du fichier TXT les lignes correspondant à des mouvements déjà saisis.
  5. Sauvegardez le fichier et réessayez l’importation.

5. Importer le fichier corrigé et vérifier

Avec le fichier validé et propre :

  1. Dans SUA, allez dans Affiliation > Importation de mouvements.
  2. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le TXT corrigé.
  3. Sélectionnez le type de mouvement (embauches, fins de contrat ou modifications de salaire).
  4. Cliquez sur Importer.
  5. Consultez le rapport de résultats :
    • Enregistrements acceptés : Mouvements importés avec succès.
    • Enregistrements rejetés : Lignes avec erreur et raison spécifique.
  6. Si des enregistrements sont encore rejetés, répétez la correction pour ces lignes.
  7. Allez dans Affiliation > Consulter les mouvements et filtrez par la date du jour pour confirmer que tous les mouvements apparaissent correctement avant de les envoyer à IDSE.

Solution Alternative

Exportation correcte depuis Aspel NOI

Si le fichier généré par NOI présente fréquemment des problèmes de format :

  1. Dans Aspel NOI, allez dans Processus > IMSS > Générer fichier SUA.
  2. Sélectionnez la période bimestrielle et vérifiez que le registre patronal dans les paramètres de l’entreprise correspond exactement à celui de l’IMSS.
  3. Avant d’importer dans SUA, ouvrez le TXT résultant dans Notepad++ pour confirmer les séparateurs pipe et l’encodage ANSI. Certaines versions de NOI génèrent le fichier en UTF-8 si les paramètres régionaux du serveur utilisent ce format.
  4. Si NOI génère des dates au format MM/JJ/AAAA, utilisez la fonction Rechercher et remplacer avec des expressions régulières dans Notepad++ pour inverser le format de date dans tous les enregistrements.

Exportation correcte depuis CONTPAQi Nóminas

Pour les fichiers générés dans CONTPAQi Nóminas :

  1. Allez dans IMSS > Générer mouvements afiliatorios dans CONTPAQi.
  2. Sélectionnez le format de sortie SUA (pas IDSE ni XML).
  3. Vérifiez le registre patronal dans les paramètres de l’entreprise dans CONTPAQi.
  4. Ouvrez le fichier résultant dans Notepad++ et confirmez l’encodage ANSI et les séparateurs pipe. CONTPAQi Nóminas peut exporter avec des points-virgules dans certaines configurations régionales.

Saisie manuelle en dernier recours

Pour les petits volumes (moins de 15 mouvements), la saisie manuelle dans SUA est plus rapide que de déboguer un fichier problématique :

  1. Embauches : Affiliation > Mouvements afiliatorios > Embauche.
  2. Fins de contrat : Affiliation > Mouvements afiliatorios > Fin de contrat.
  3. Modifications de salaire : Affiliation > Mouvements afiliatorios > Modification de salaire.

Prévention

  • Standardisez l’exportation : Documentez les paramètres d’exportation exacts dans NOI et CONTPAQi (séparateur pipe, encodage ANSI, dates JJ/MM/AAAA) et distribuez-les à toute l’équipe de paie.
  • Validez toujours avec Notepad++ avant d’importer : encodage ANSI, fins de ligne CR+LF, séparateurs pipe, dates JJ/MM/AAAA et point décimal dans le SBC. Trente secondes de vérification évitent des heures de correction.
  • Synchronisez mensuellement le registre du SUA avec IDSE pour maintenir les NSS des travailleurs actifs à jour.
  • Tenez un journal des importations : Notez quels fichiers ont été importés, la date et le nombre d’enregistrements acceptés. Cela évite les réimportations accidentelles.
  • Sauvegardez SUA.MDB quotidiennement avec une tâche planifiée Windows. Une sauvegarde récente permet une récupération rapide de toute importation échouée.
  • Importez dans le délai légal : L’IMSS exige que les embauches et les fins de contrat soient déclarées dans les 5 jours ouvrables suivant l’événement. Les mouvements tardifs peuvent entraîner des amendes.

Problèmes Connexes

  • « Erreur dans la structure du fichier de paiement SIPARE »: Si vous avez importé des mouvements avec un SBC invalide ou hors plage, le calcul des cotisations et le fichier SIPARE résultant auront des erreurs. Corrigez le SBC dans les mouvements importés et recalculez.
  • « Le fichier de paiement n’inclut pas les mouvements importés »: Les mouvements ont été importés correctement mais leurs dates ne correspondent pas à la période bimestrielle en cours de calcul. Vérifiez que les dates des mouvements sont dans la période active.
  • « Certificat numérique expiré dans IDSE »: Si vous préférez envoyer les mouvements via IDSE plutôt que par SUA et que votre e.firma est expirée, renouvelez-la sur le portail SAT avant de continuer.
  • « Mouvement extemporané »: L’IMSS accepte les mouvements tardifs mais les marque comme extemporanés, ce qui peut entraîner des amendes. Enregistrez toujours dans les 5 jours ouvrables.
  • « Erreur de connexion à la base de données SUA.MDB »: La base est endommagée ou verrouillée. Fermez toutes les instances de SUA, compactez la base avec Microsoft Access et réessayez l’importation.

Résumé

  • SUA rejette les fichiers de mouvements pour format incorrect (CSV avec virgules au lieu de TXT avec pipe), encodage UTF-8 au lieu d’ANSI, NSS absents de la base locale, mouvements en double ou dates au format incorrect.
  • Sauvegardez toujours SUA.MDB avant toute importation en masse.
  • Utilisez Notepad++ pour vérifier l’encodage ANSI, les fins de ligne CR+LF, les séparateurs pipe, les dates JJ/MM/AAAA et le point décimal dans le SBC.
  • Aspel NOI et CONTPAQi Nóminas nécessitent une configuration spécifique pour exporter dans le format correct pour SUA ; vérifiez le fichier résultant avant de l’importer.
  • Enregistrez les nouveaux employés dans SUA avant d’importer leurs mouvements d’embauche, ou synchronisez le registre depuis IDSE.
  • Pour les petits volumes, la saisie manuelle évite complètement les problèmes de format de fichier.
  • Déclarez tous les mouvements dans les 5 jours ouvrables suivant l’événement pour éviter les amendes pour retard.

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