TL;DR — Resumo Rápido

SUA IMSS erro ao importar movimentos de funcionários: corrija formato TXT, pipe, NSS inválidos, datas e erros do Aspel NOI ou CONTPAQi Nóminas.

Quando a equipe de folha de pagamento tenta importar movimentos de funcionários no SUA do IMSS — admissões, demissões ou alterações de salário — gerados pelo Aspel NOI ou CONTPAQi Nóminas, é comum que o sistema exiba mensagens como “Erro ao importar arquivo de movimentos”, “Registro com formato inválido linha X” ou “NSS não encontrado na base de dados”. Esses erros bloqueiam o registro oportuno dos movimentos junto ao IMSS e podem gerar multas se não forem resolvidos dentro do prazo de cinco dias úteis. Este guia cobre cada causa provável e os passos exatos para corrigir o arquivo, completar a importação e verificar os movimentos antes de enviá-los ao IDSE.

O Erro

Ao carregar o arquivo de movimentos em Filiação > Importação de movimentos no SUA, você pode ver uma ou mais das seguintes mensagens:

“Erro ao importar arquivo de movimentos”

Mensagem genérica que indica que o SUA não conseguiu processar o arquivo. Geralmente aponta para um problema de formato global: separador incorreto, codificação de caracteres ou estrutura de campos.

“Registro com formato inválido linha X”

O SUA identifica uma linha específica que não atende ao comprimento de campo, separadores ou tipos de dados esperados. O “X” indica o número exato da linha problemática.

“NSS não encontrado na base de dados”

O Número de Seguridade Social de um ou mais trabalhadores no arquivo não existe na base de dados local do SUA. O sistema não pode registrar movimentos para trabalhadores que não reconhece.

“Movimento duplicado”

O arquivo contém um movimento já registrado para o mesmo trabalhador, mesmo tipo e mesma data — seja manualmente ou por uma importação anterior.

Dependendo da versão do SUA, o sistema pode rejeitar o arquivo inteiro ou importar parcialmente apenas os registros válidos. O relatório de resultados ao final da importação detalha quantos registros foram aceitos e quantos foram rejeitados com o motivo de cada rejeição.

Causa do Problema

Formato incorreto do arquivo TXT

O SUA espera um arquivo de texto simples com campos separados pelo caractere pipe (|). A estrutura mínima de cada registro é:

CampoDescriçãoFormato
Registro patronal11 caracteres alfanuméricosA1234567890
NSS11 dígitos numéricos12345678901
Tipo de movimento2 chars: 08=Admissão, 02=Demissão, 07=Alt. salário08
Data do movimentoDD/MM/AAAA22/03/2026
SBCSalário base de contribuição com ponto decimal456.78
Tipo de trabalhador1 caractere1
Jornada1 caractere0

Um registro válido se parece com:

A1234567890|12345678901|08|22/03/2026|456.78|1|0

Os erros de formato mais frequentes ao exportar de sistemas de folha de pagamento são:

  • CSV com vírgulas em vez de pipe: Alguns sistemas exportam por padrão em CSV. O SUA não reconhece vírgulas como separador.
  • Cabeçalho incluído: Se a primeira linha contém nomes de colunas, o SUA tenta processá-la como um registro inválido.
  • NSS com comprimento incorreto: Um NSS com 10 ou 12 dígitos em vez de 11 gera rejeição imediata.
  • Espaços extras: Espaços no início ou no fim de um campo, comuns ao copiar do Excel.

Codificação de caracteres incompatível

O SUA requer arquivos com codificação ANSI (Windows-1252). Arquivos salvos em UTF-8 — o padrão moderno usado por muitos sistemas — causam problemas quando contêm:

  • Caracteres acentuados em nomes de trabalhadores (á, é, ó, ú, ñ).
  • O BOM UTF-8 (Byte Order Mark), que adiciona bytes invisíveis no início do arquivo e corrompe o primeiro registro.
  • Quebras de linha Unix (LF) em vez das quebras Windows (CR+LF) esperadas pelo SUA.

NSS ausente na base local

O SUA valida cada NSS contra sua base de dados local (SUA.MDB). Se um trabalhador é novo e não foi cadastrado previamente no SUA, o sistema rejeita seu movimento. Isso ocorre quando:

  • Funcionários novos são contratados e o movimento de admissão é importado antes do cadastro no SUA.
  • A base do SUA não está sincronizada com o IMSS e faltam trabalhadores que aparecem no IDSE.
  • Há um dígito diferente no NSS do arquivo em relação ao registrado no SUA.

Movimentos duplicados

O SUA detecta duplicatas quando encontra um movimento com o mesmo NSS, mesmo tipo e mesma data já existente na base. Isso acontece quando:

  • O arquivo já foi importado anteriormente e tenta-se carregá-lo novamente.
  • O movimento foi inserido manualmente antes da importação em massa.
  • O sistema de folha de pagamento gerou linhas repetidas por erro no processo de exportação.

Erros de data e formato decimal

  • Formato MM/DD/AAAA em vez de DD/MM/AAAA: Comum em sistemas configurados para o mercado norte-americano.
  • Vírgula como separador decimal: O SUA espera ponto no SBC (ex.: 456.78, não 456,78).
  • Datas fora do intervalo: O SUA geralmente aceita movimentos do bimestre atual e do anterior. Bimestres mais antigos podem exigir um processo especial.

Solução Passo a Passo

1. Fazer backup do banco de dados do SUA

Antes de qualquer importação em massa, proteja seus dados:

  1. Feche completamente o SUA.
  2. Navegue até C:\CobranzaSUA\ (ou o caminho de instalação do SUA).
  3. Copie o arquivo SUA.MDB para uma pasta de backup com a data atual: Backup_SUA_2026-03-22.
  4. Verifique se o arquivo copiado tem o mesmo tamanho que o original.

2. Abrir o arquivo no Notepad++ e corrigir o formato

Abra o TXT no Notepad++ (gratuito em notepad-plus-plus.org):

  1. Verifique a codificação: Menu Codificação. Se indicar “UTF-8” ou “UTF-8 BOM”, acesse Codificação > Converter para ANSI.
  2. Verifique as quebras de linha: Acesse Exibir > Mostrar símbolo > Mostrar fim de linha. Cada linha deve terminar com CR LF. Se aparecer apenas LF, vá em Editar > Conversão de fim de linha > Windows (CR LF).
  3. Remova o cabeçalho: Exclua a primeira linha se ela contiver nomes de colunas.
  4. Localize a linha indicada pelo erro: Se o SUA reportou “formato inválido linha X”, use Ctrl+G para ir até essa linha e verifique:
    • Separadores pipe (|) entre todos os campos.
    • Exatamente 11 dígitos numéricos para o NSS.
    • 11 caracteres alfanuméricos para o registro patronal.
    • Data no formato DD/MM/AAAA.
    • SBC com ponto como separador decimal.
  5. Remova linhas em branco ao final do arquivo ou entre registros.

3. Validar e cadastrar NSS ausentes

Para erros de “NSS não encontrado”:

  1. Abra o SUA e acesse Filiação > Consulta/Modificação de trabalhadores.
  2. Pesquise cada NSS rejeitado:
    • Se não existir: Acesse Filiação > Cadastro de trabalhadores e insira todos os dados do funcionário (NSS, nome completo, CURP, RFC, data de admissão, SBC inicial).
    • Se precisar sincronizar a lista: Acesse o portal IDSE com sua e.firma, baixe o arquivo de segurados vigentes e atualize sua base do SUA.
  3. Se o NSS existir mas tiver um dígito diferente no arquivo, corrija o arquivo para corresponder exatamente aos 11 dígitos do SUA.

4. Remover movimentos duplicados do arquivo

Para erros de “Movimento duplicado”:

  1. No SUA acesse Filiação > Consulta de movimentos.
  2. Filtre pelo bimestre e ano do período que está importando.
  3. Anote os movimentos já registrados (NSS, tipo, data).
  4. Remova do arquivo TXT as linhas que correspondem a movimentos já registrados.
  5. Salve o arquivo e tente novamente a importação.

5. Importar o arquivo corrigido e verificar

Com o arquivo validado e limpo:

  1. No SUA acesse Filiação > Importação de movimentos.
  2. Clique em Procurar e selecione o TXT corrigido.
  3. Selecione o tipo de movimento (admissões, demissões ou alterações de salário).
  4. Clique em Importar.
  5. Revise o relatório de resultados:
    • Registros aceitos: Movimentos importados com sucesso.
    • Registros rejeitados: Linhas com erro e motivo específico.
  6. Se ainda houver registros rejeitados, repita a correção para essas linhas.
  7. Acesse Filiação > Consulta de movimentos e filtre pela data atual para confirmar que todos os movimentos aparecem corretamente antes de enviá-los ao IDSE.

Solução Alternativa

Exportação correta pelo Aspel NOI

Se o arquivo gerado pelo NOI apresentar problemas de formato com frequência:

  1. No Aspel NOI acesse Processos > IMSS > Gerar arquivo SUA.
  2. Selecione o bimestre e verifique se o registro patronal nas configurações da empresa coincide exatamente com o do IMSS.
  3. Antes de importar no SUA, abra o TXT resultante no Notepad++ para confirmar separadores pipe e codificação ANSI. Algumas versões do NOI geram o arquivo em UTF-8 se as configurações regionais do servidor estiverem nesse formato.
  4. Se o NOI gerar datas no formato MM/DD/AAAA, use a função de Localizar e substituir com expressões regulares no Notepad++ para inverter o formato de todas as datas do arquivo.

Exportação correta pelo CONTPAQi Nóminas

Para arquivos gerados no CONTPAQi Nóminas:

  1. Acesse IMSS > Gerar movimentos afiliatorios no CONTPAQi.
  2. Selecione o formato de saída SUA (não IDSE nem XML).
  3. Verifique o registro patronal nas configurações da empresa no CONTPAQi.
  4. Abra o arquivo resultante no Notepad++ e confirme codificação ANSI e separadores pipe. O CONTPAQi Nóminas pode exportar com ponto e vírgula em algumas configurações regionais.

Inserção manual como último recurso

Para volumes pequenos (menos de 15 movimentos), a inserção manual no SUA é mais rápida do que depurar um arquivo problemático:

  1. Admissões: Filiação > Movimentos afiliatorios > Admissão.
  2. Demissões: Filiação > Movimentos afiliatorios > Demissão.
  3. Alterações de salário: Filiação > Movimentos afiliatorios > Alteração de salário.

Prevenção

  • Padronize a exportação: Documente os parâmetros exatos de exportação no NOI e CONTPAQi (separador pipe, codificação ANSI, datas DD/MM/AAAA) e distribua para toda a equipe de folha de pagamento.
  • Sempre valide com o Notepad++ antes de importar: codificação ANSI, quebras CR+LF, separadores pipe, datas DD/MM/AAAA e ponto decimal no SBC. Trinta segundos de revisão economizam horas de correção.
  • Sincronize a lista do SUA mensalmente com o IDSE para manter os NSS dos trabalhadores ativos atualizados.
  • Mantenha um registro de importações: Anote quais arquivos foram importados, a data e o número de registros aceitos. Isso evita reimportações acidentais.
  • Faça backup do SUA.MDB diariamente com uma tarefa agendada do Windows. Um backup recente permite recuperação rápida de qualquer importação com falha.
  • Importe dentro do prazo legal: O IMSS exige que admissões e demissões sejam registradas dentro de 5 dias úteis do evento. Movimentos tardios podem gerar multas.

Problemas Relacionados

  • “Erro na estrutura do arquivo de pagamento SIPARE”: Se você importou movimentos com SBC inválido ou fora do intervalo, o cálculo de contribuições e o arquivo SIPARE resultante terão erros. Corrija o SBC nos movimentos importados e recalcule.
  • “O arquivo de pagamento não inclui os movimentos importados”: Os movimentos foram importados corretamente, mas suas datas não correspondem ao bimestre sendo calculado. Verifique se as datas dos movimentos estão dentro do período ativo.
  • “Certificado digital vencido no IDSE”: Se preferir enviar movimentos pelo IDSE em vez do SUA e sua e.firma estiver vencida, renove-a no portal do SAT antes de continuar.
  • “Movimento extemporâneo”: O IMSS aceita movimentos tardios, mas os marca como extemporâneos, o que pode gerar multas. Sempre registre dentro de 5 dias úteis.
  • “Erro ao conectar com o banco de dados SUA.MDB”: O banco está danificado ou bloqueado. Feche todas as instâncias do SUA, compacte o banco com o Microsoft Access e tente novamente a importação.

Resumo

  • O SUA rejeita arquivos de movimentos por formato incorreto (CSV com vírgulas em vez de TXT com pipe), codificação UTF-8 em vez de ANSI, NSS ausentes na base local, movimentos duplicados ou datas com formato incorreto.
  • Sempre faça backup do SUA.MDB antes de qualquer importação em massa.
  • Use o Notepad++ para verificar codificação ANSI, quebras CR+LF, separadores pipe, datas DD/MM/AAAA e ponto decimal no SBC.
  • O Aspel NOI e o CONTPAQi Nóminas exigem configuração específica para exportar no formato correto para o SUA; verifique o arquivo resultante antes de importar.
  • Cadastre funcionários novos no SUA antes de importar suas admissões, ou sincronize a lista pelo IDSE.
  • Para volumes pequenos, a inserção manual evita completamente os problemas de formato de arquivo.
  • Registre todos os movimentos dentro de 5 dias úteis do evento para evitar multas por atraso.

Artigos Relacionados