TL;DR — Resumo Rápido

Corrija erros de importação de extrato bancário e diferenças na conciliação no CONTPAQi Bancos. Layouts por banco, partidas em trânsito e lançamentos contábeis.

Quando o CONTPAQi Bancos exibe erros ao importar o extrato bancário ou ao gerar a conciliação, a causa raiz geralmente é um layout de banco mal configurado, partidas em trânsito acumuladas de meses anteriores ou encargos bancários (tarifas e juros) que não estão registrados no sistema. Este artigo cobre o processo completo: configuração de layouts para bancos mexicanos, importação correta do extrato, o processo de conciliação passo a passo, gerenciamento de partidas em trânsito e geração do lançamento contábil e do relatório de auditoria.

O Erro

As mensagens de erro mais comuns no CONTPAQi Bancos durante a conciliação bancária são:

  • “Error al importar estado de cuenta” — o arquivo não pode ser processado porque o layout configurado não corresponde ao formato real do arquivo baixado do internet banking do banco.
  • “El formato del archivo no corresponde al layout seleccionado” — as colunas, delimitadores ou formato de data do arquivo CSV/TXT diferem do esperado pelo layout.
  • “Error al generar póliza de conciliación” — a interface contábil tem contas COI incorretas ou inativas atribuídas aos movimentos bancários.
  • Diferenças que não fecham na conciliação — o sistema exibe um saldo diferente do extrato bancário sem indicar claramente quais movimentos causam a divergência.
  • Partidas em trânsito acumuladas — cheques emitidos ou depósitos em trânsito de meses anteriores que nunca foram conciliados e continuam aparecendo em todos os períodos seguintes.
  • Movimentos duplicados — o mesmo extrato bancário foi importado duas vezes, criando dois registros para cada transação.
  • Tarifas e juros com valores incorretos — os encargos bancários ou juros não batem com o extrato porque foram registrados manualmente com valor diferente.

Causa do Problema

Layouts de banco mal configurados ou desatualizados

Cada banco mexicano gera seu extrato em um formato diferente:

  • BBVA Bancomer: arquivo TXT com campos de largura fixa ou CSV com ponto e vírgula como delimitador. Formato de data DD/MM/AAAA.
  • Banamex (Citibanamex): OFX ou CSV com vírgula como delimitador. Pode incluir cabeçalhos de várias linhas que devem ser ignorados no layout.
  • Banorte: TXT ou CSV; versões recentes usam AAAA-MM-DD, versões antigas usam DD-MM-AAAA.
  • Santander: XLS exportado como CSV, com colunas em ordem diferente do padrão do CONTPAQi.
  • HSBC: OFX padrão, mas com tags proprietárias que layouts genéricos do CONTPAQi não reconhecem.
  • Scotiabank: CSV com valores que incluem vírgulas como separadores de milhar (1.234,56), o que quebra a análise do layout padrão.

Quando um banco atualiza sua plataforma de internet banking, o formato do arquivo de extrato pode mudar sem aviso, invalidando o layout previamente configurado no CONTPAQi Bancos.

Partidas em trânsito não conciliadas de períodos anteriores

Partidas em trânsito são:

  • Cheques em circulação: cheques emitidos e registrados no CONTPAQi que o beneficiário ainda não compensou, portanto não aparecem no extrato do banco.
  • Depósitos em trânsito: depósitos registrados no CONTPAQi que o banco ainda não havia creditado na data de fechamento do período.

Se no mês anterior essas partidas não foram marcadas como conciliadas, continuarão aparecendo como diferença em todos os períodos seguintes, acumulando uma divergência crescente que impossibilita fechar a conciliação.

Interface contábil com contas COI incorretas

Ao gerar o lançamento de conciliação, o CONTPAQi Bancos usa a interface contábil para mapear cada tipo de movimento bancário (depósito, saque, tarifa, juros) a uma conta do plano de contas do COI. Se essas contas não existem, estão inativas ou têm natureza incorreta (débito vs. crédito), o lançamento falha ou é gerado com erros que afetam a contabilidade.

Importação duplicada do extrato bancário

Se o mesmo arquivo de extrato for importado duas vezes sem verificar duplicatas, o CONTPAQi registrará dois movimentos para cada transação bancária. A conciliação mostrará o dobro de movimentos no lado do sistema, sem correspondência no lado do banco.

Solução Passo a Passo

Passo 1: Verificar e configurar o layout do banco

  1. Abra o arquivo do extrato em um editor de texto ou Excel para identificar seu formato exato: delimitador (vírgula, ponto e vírgula, tabulação), formato de data, ordem das colunas e se inclui linhas de cabeçalho.
  2. No CONTPAQi Bancos vá a Configuración > Layouts de importación.
  3. Selecione o layout do banco ou crie um novo se o banco não estiver na lista.
  4. Configure os seguintes campos do layout para que correspondam ao arquivo:
    • Delimitador de campos: vírgula, ponto e vírgula, tabulação ou largura fixa.
    • Linhas de cabeçalho a ignorar: as linhas iniciais com títulos de colunas.
    • Posição das colunas: data, descrição, referência, débito, crédito ou valor com sinal.
    • Formato de data: DD/MM/AAAA, AAAA-MM-DD ou MM/DD/AAAA.
    • Separadores de milhar e decimal: configure se o arquivo usa ponto ou vírgula como separador decimal.
  5. Salve o layout e use a opção Testar layout carregando o arquivo para verificar se as colunas são mapeadas corretamente antes de importar.

Passo 2: Importar o extrato bancário sem duplicatas

  1. Vá a Movimientos > Importar estado de cuenta.
  2. Selecione o arquivo baixado do internet banking.
  3. Selecione o layout do banco configurado no passo anterior.
  4. Selecione o banco e o período (mês e ano).
  5. Ative a opção “Verificar movimentos repetidos antes de importar” — o CONTPAQi comparará a referência e o valor de cada movimento com os já existentes e ignorará duplicatas.
  6. Revise a pré-visualização dos movimentos a importar: verifique se os valores são positivos para créditos e negativos para débitos.
  7. Se detectar duplicatas porque o arquivo já foi importado, cancele e exclua primeiro os movimentos duplicados em Movimientos > Consulta de movimientos.
  8. Confirme a importação e verifique o log de erros para movimentos que não puderam ser importados.

Passo 3: Executar a conciliação bancária

  1. Vá a Procesos > Conciliación bancaria.
  2. Selecione o banco e o período a conciliar.
  3. O CONTPAQi exibe a tela de conciliação com duas seções:
    • Movimentos do sistema (esquerda): todos os movimentos registrados no CONTPAQi para aquele banco e período.
    • Movimentos do banco (direita): movimentos importados do extrato bancário.
  4. Use Conciliação automática para que o CONTPAQi cruze automaticamente os movimentos com mesma referência e valor. Isso concilia a maioria das transações normais.
  5. Os movimentos não conciliados automaticamente concilie-os manualmente: selecione o movimento do sistema e arraste-o ao movimento correspondente do banco.
  6. Ao finalizar, a tela deve mostrar diferença = $0,00. Se houver diferença, prossiga para o passo 4.

Passo 4: Revisar e limpar partidas em trânsito

  1. Na tela de conciliação, clique em Partidas en tránsito (ou acesse em Reportes > Partidas en tránsito).
  2. Revise os cheques em circulação:
    • Se o cheque já aparecer no extrato bancário atual: marque como conciliado selecionando-o e clicando em Conciliar.
    • Se o cheque foi cancelado ou substituído: registre em Movimientos > Cancelación de cheque e gere o lançamento de estorno.
    • Se o cheque tiver mais de 180 dias e estiver prescrito: registre-o como receita com o lançamento fiscal correspondente.
  3. Revise os depósitos em trânsito:
    • Se o depósito já aparecer no banco: concilie-o manualmente.
    • Se o depósito foi devolvido: registre a devolução com débito na conta do cliente.
  4. Nunca exclua partidas em trânsito sem o lançamento contábil correspondente — afetaria o saldo contábil da conta bancária no COI.

Passo 5: Registrar tarifas bancárias, juros e encargos

  1. No extrato bancário, identifique todos os débitos ou créditos sem movimento correspondente no CONTPAQi: tarifas de manutenção de conta, juros pagos ou recebidos, tarifas de transferência, penalidades etc.
  2. Para cada débito ou crédito ausente, vá a Movimientos > Nuevo movimiento e registre:
    • Data: exatamente como aparece no extrato bancário.
    • Valor: o valor exato do banco (sem arredondamento).
    • Descrição: descrição do encargo (ex.: “Tarifa de manutenção de conta julho 2026”).
    • Conta contábil: a conta COI correta (despesa bancária para tarifas, receita financeira para juros recebidos, despesa financeira para juros pagos).
  3. Retorne à tela de conciliação e concilie esses novos movimentos com as entradas correspondentes do extrato.

Passo 6: Gerar o lançamento de conciliação e o relatório

  1. Uma vez que a conciliação mostre diferença $0,00, vá a Procesos > Generar póliza de conciliación.
  2. Verifique em Configuración > Interface contable que cada tipo de movimento tenha a conta COI correta atribuída:
    • Juros recebidos → conta de receita financeira (400s no COI).
    • Tarifas → conta de despesa bancária (500s no COI).
    • IR retido sobre juros → conta de impostos a recuperar.
  3. Gere o lançamento. Se aparecer o erro “Error al generar póliza de conciliación”, corrija as contas na interface contábil e regenere.
  4. Para o relatório de auditoria, vá a Reportes > Conciliación bancaria e gere o Relatório de conciliação do período. Este relatório inclui:
    • Saldo inicial do sistema vs. saldo inicial do banco.
    • Movimentos conciliados e não conciliados.
    • Detalhe das partidas em trânsito (cheques em circulação e depósitos em trânsito).
    • Diferença final (deve ser $0,00 ou documentada).

Solução Alternativa

Conciliação manual sem importar o extrato

Se o arquivo do extrato não puder ser importado por problemas persistentes com o layout:

  1. No CONTPAQi Bancos vá a Movimientos > Captura de movimentos del banco (modo de entrada manual).
  2. Digite manualmente os movimentos do extrato físico ou em PDF, linha por linha.
  3. Uma vez inseridos, execute a conciliação em Procesos > Conciliación bancaria normalmente.
  4. Este método é mais lento, mas garante que os movimentos do banco correspondam exatamente ao que o banco reporta, sem erros de análise do layout.

Conciliação de cartões de crédito empresariais

Os cartões de crédito empresariais requerem tratamento diferente das contas correntes:

  1. No CONTPAQi Bancos, os cartões de crédito devem ser configurados como contas de passivo (não de ativo), com natureza credora.
  2. Os lançamentos no cartão são débitos na conta de despesa e créditos na conta de passivo do cartão.
  3. O pagamento do cartão é um débito na conta de passivo do cartão e um crédito na conta corrente de onde o pagamento foi realizado.
  4. A conciliação do cartão de crédito fecha contra o extrato do cartão (não contra o saldo da conta corrente).

Prevenção

Para evitar erros recorrentes na conciliação bancária no CONTPAQi Bancos:

  • Concilie mensalmente sem pular períodos. Cada mês sem conciliar acumula partidas em trânsito e dificulta cada vez mais identificar a origem das diferenças. Realize a conciliação nos primeiros 10 dias do mês seguinte.
  • Baixe sempre o extrato no mesmo formato. Escolha um formato (OFX, CSV) e mantenha-o consistente. Mudanças de formato entre meses invalidam o layout e exigem reconfiguração.
  • Verifique cheques em circulação a cada 30 dias. Um cheque não compensado após 90 dias provavelmente foi extraviado. Cancele-o e emita um novo antes que prescreva.
  • Registre tarifas e juros na mesma data do extrato bancário. Não os deixe para a conciliação do mês seguinte; o acúmulo complica a trilha de auditoria.
  • Mantenha o CONTPAQi Bancos atualizado. Os bancos mexicanos mudam seus formatos de extrato quando atualizam suas plataformas de internet banking, e o CONTPAQi lança layouts atualizados em cada versão.
  • Configure um usuário com permissão somente leitura para que o auditor possa revisar a conciliação diretamente no sistema sem risco de modificar dados.

Problemas Relacionados

Resumo

  • O “Error al importar estado de cuenta” é corrigido ajustando o layout do banco no CONTPAQi para corresponder exatamente ao formato do arquivo baixado (delimitador, datas, colunas).
  • Cada banco mexicano (BBVA, Banamex, Banorte, Santander, HSBC, Scotiabank) usa um formato diferente que requer seu próprio layout configurado no CONTPAQi Bancos.
  • As partidas em trânsito acumuladas são limpas mês a mês: concilie cheques já compensados, cancele os prescritos e registre devoluções de depósitos.
  • Os movimentos duplicados são prevenidos ativando “Verificar movimentos repetidos” antes de cada importação.
  • As tarifas e juros bancários devem ser registrados no CONTPAQi com o valor e a data exatos do extrato antes de fechar a conciliação.
  • A interface contábil deve ter contas COI válidas e ativas para cada tipo de movimento bancário; caso contrário, a geração de lançamentos falhará.
  • O relatório de conciliação com detalhe das partidas em trânsito é o documento que os auditores exigem para validar o saldo bancário em relação aos registros contábeis.

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