TL;DR — Resumen Rápido
Aspel COI: solucione errores al crear e importar pólizas contables. Descuadres, cuentas inexistentes, períodos cerrados e importación de XML del SAT.
Aspel COI frecuentemente muestra errores al intentar crear o importar pólizas contables. Desde el clásico “Error al guardar la póliza” por descuadre hasta rechazos de importación por formato incorrecto o cuentas inexistentes en el catálogo, estos problemas detienen el registro contable y complican el cumplimiento con el SAT. Esta guía cubre las causas más comunes y sus soluciones paso a paso.
El Error
Los errores más frecuentes al trabajar con pólizas en Aspel COI son:
- “Error al guardar la póliza” — aparece al intentar grabar una póliza con cargos diferentes a los abonos.
- “La cuenta contable no existe en el catálogo” — el código de cuenta de una partida no coincide con ninguna cuenta del plan de cuentas de COI.
- “El período contable está cerrado” — la fecha de la póliza cae en un período ya cerrado.
- “Error en la importación del archivo” — el archivo CSV o TXT no tiene el formato esperado por COI.
- “Error al procesar el XML” — al importar pólizas XML desde SAE o NOI, el archivo tiene estructuras incompatibles.
- Póliza guardada pero no aparece en la balanza — la póliza se creó pero no se aplicó al período correcto.
- Número de póliza duplicado — COI rechaza una póliza porque ya existe una con el mismo tipo y número en el período.
Causa del Problema
Descuadre de cargos y abonos
La causa más común es que la suma de los cargos no es igual a la suma de los abonos. Esto ocurre por errores de captura, redondeo de decimales o partidas incompletas al copiar datos desde otro sistema.
Cuenta inexistente en el catálogo
COI valida cada código de cuenta contra el catálogo configurado. Si una cuenta tiene un código ligeramente diferente (un nivel extra, un guion faltante o un espacio al final), COI la rechaza. Esto es especialmente común al importar pólizas de otro sistema con un plan de cuentas diferente.
Período contable cerrado
Al cerrar un período mensual o el ejercicio anual, COI bloquea la captura y modificación de pólizas con fecha dentro de ese período. Para corregir un error en un período ya cerrado es necesario reabrirlo temporalmente.
Formato de importación incorrecto
COI espera un archivo con columnas en un orden específico. Archivos exportados directamente desde Excel (.xlsx), con delimitadores incorrectos o con fechas en formato diferente al DD/MM/AAAA fallan en el proceso de importación.
XML incompatible desde SAE o NOI
Las pólizas generadas por Aspel SAE o NOI usan el estándar XML de pólizas del SAT, pero versiones antiguas de COI o diferencias en el catálogo de cuentas pueden impedir el procesamiento correcto.
Solución Paso a Paso
1. Corregir el descuadre de la póliza
- Abra la póliza con error en COI.
- Sume manualmente (o use el totalizador de la pantalla) los cargos y los abonos.
- Identifique la partida con el monto incorrecto y corrígala.
- Si la diferencia es por redondeo, ajuste el último renglón por el centavo de diferencia.
- Guarde la póliza — el error debe desaparecer.
2. Crear la cuenta faltante en el catálogo
- Anote el código exacto de la cuenta que COI rechaza.
- Vaya a Catálogos > Plan de cuentas.
- Busque si existe una cuenta similar con código diferente.
- Si la cuenta no existe, cree una nueva con el código exacto, nombre, tipo (deudora/acreedora) y nivel correcto.
- Guarde el catálogo y vuelva a intentar guardar o importar la póliza.
3. Reabrir un período cerrado
- Vaya a Configuración > Períodos contables (o Utilerías > Períodos según la versión de COI).
- Localice el período que está cerrado.
- Cambie el estado a Abierto.
- Cree o corrija la póliza con la fecha correspondiente.
- Cierre nuevamente el período para mantener la integridad contable.
4. Preparar el archivo de importación desde Excel
El orden correcto de columnas para importar pólizas en COI es:
| Columna | Contenido | Ejemplo |
|---|---|---|
| A | Tipo de póliza (D/I/E) | D |
| B | Número de póliza | 1 |
| C | Fecha | 31/03/2026 |
| D | Código de cuenta | 1100-001 |
| E | Concepto de partida | Ventas marzo |
| F | Cargo | 10000.00 |
| G | Abono | 0.00 |
Pasos:
- Prepare el archivo en Excel con las columnas en el orden anterior.
- Archivo > Guardar como > CSV (delimitado por comas).
- Abra COI y vaya a Utilerías > Importar > Pólizas.
- Seleccione el archivo CSV y configure el delimitador como coma.
- Revise la vista previa — verifique que los campos se alinean correctamente.
- Confirme la importación y revise el log de errores.
5. Importar pólizas XML desde SAE o NOI
- En Aspel SAE o NOI, exporte las pólizas en formato XML (pólizas contables SAT).
- En COI vaya a Utilerías > Importar > Pólizas XML.
- Seleccione el archivo .xml generado.
- COI mostrará un resumen de pólizas a importar — revise que los montos y fechas sean correctos.
- Si hay errores de cuenta, COI mostrará los códigos rechazados. Cree las cuentas faltantes y vuelva a importar.
Solución Alternativa
Si la importación masiva falla repetidamente, capture las pólizas manualmente en pequeños lotes de 10-20 pólizas para identificar exactamente cuál causa el error. Una vez identificada, corrija ese renglón en el archivo y vuelva a intentar la importación completa.
Para descuadres difíciles de identificar en pólizas con muchas partidas, exporte la póliza a Excel desde COI, sume las columnas de cargo y abono con la función SUMA, e identifique la diferencia exacta antes de corregirla en el sistema.
Prevención
- Plantilla oficial de importación: Descargue y use siempre la plantilla de importación provista por Aspel para evitar errores de columnas.
- Validar el catálogo antes de importar: Ejecute un listado del plan de cuentas y crúcelo con las cuentas del archivo de importación antes de procesarlo.
- Respetar los períodos: Evite registrar pólizas en períodos que ya estén en proceso de cierre. Establezca una política clara de corte mensual.
- Dos decimales consistentes: Use siempre dos decimales en todos los montos. Evite copiar valores desde calculadoras o sistemas que usen más decimales.
- Backup antes de importar masivamente: Realice una copia de seguridad de la base de datos de COI antes de cualquier importación masiva de pólizas.
Problemas Relacionados
La póliza se guarda pero no aparece en la balanza de comprobación
Verifique que consultó la balanza en el período correcto. En COI, la balanza se filtra por período — si la póliza tiene fecha en marzo pero consulta febrero, no aparecerá. También confirme que la póliza esté en estado “Aplicada” y no en borrador.
Número de póliza duplicado
COI no permite dos pólizas del mismo tipo con el mismo número en el mismo período. Si importa pólizas que ya existen, el sistema las rechazará. Verifique el rango de números antes de importar y use la opción de autonumeración de COI si está disponible.
Error al modificar una póliza ya aplicada
Las pólizas aplicadas en COI son de solo lectura. Para modificarlas debe “desaplicarlas” primero desde el menú de la póliza, realizar los cambios y volver a aplicarlas. En períodos cerrados, debe reabrir el período antes de desaplicar.
XML rechazado por el SAT al enviar contabilidad electrónica
Si el XML de pólizas es rechazado por el portal del SAT (no por COI), el problema suele ser: UUID de CFDIs incorrectos en las pólizas, fechas fuera del período declarado, o estructura del XML que no cumple con la versión del esquema XSD vigente. Regenere el XML desde COI después de corregir los CFDIs referenciados.
Resumen
- El error más común al crear pólizas es el descuadre entre cargos y abonos — siempre sume ambas columnas antes de guardar.
- Las cuentas contables deben existir en el catálogo de COI antes de crear o importar pólizas que las referencien.
- Los períodos cerrados bloquean la captura — ábralos temporalmente y vuelva a cerrarlos después de hacer la corrección.
- Para importar desde Excel, el archivo debe ser CSV con columnas en el orden específico de COI y fechas en formato DD/MM/AAAA.
- Las pólizas XML de SAE y NOI se importan desde Utilerías > Importar > Pólizas XML, y requieren que el catálogo de cuentas esté sincronizado.
- Realice siempre un backup antes de importaciones masivas.