TL;DR — Kurzzusammenfassung

Aspel COI: Beheben Sie Fehler beim Erstellen und Importieren von Buchungen: Saldoungleichgewichte, fehlende Konten, geschlossene Perioden und SAT-XML-Import.

Aspel COI zeigt häufig Fehler beim Erstellen oder Importieren von Buchungen (pólizas contables). Vom klassischen Saldoungleichgewicht zwischen Soll und Haben bis hin zu Importablehnungen aufgrund falschen Dateiformats oder fehlender Konten im Kontenplan — diese Probleme blockieren die Buchhaltung und erschweren die Einhaltung der SAT-Anforderungen. Dieser Leitfaden behandelt die häufigsten Ursachen und ihre Lösungen.

Der Fehler

Die häufigsten Fehler beim Arbeiten mit Buchungen in Aspel COI sind:

  • “Fehler beim Speichern der Buchung” — erscheint, wenn Soll-Beträge nicht gleich Haben-Beträgen sind.
  • “Das Konto existiert nicht im Kontenplan” — ein Kontocode in einer Zeile stimmt mit keinem Konto im COI-Plan überein.
  • “Die Buchungsperiode ist geschlossen” — das Buchungsdatum liegt in einer bereits geschlossenen Periode.
  • “Fehler beim Importieren der Datei” — die CSV- oder TXT-Datei hat nicht das von COI erwartete Format.
  • “Fehler beim Verarbeiten der XML” — beim Importieren von XML-Buchungen aus SAE oder NOI hat die Datei inkompatible Strukturen.
  • Buchung gespeichert, erscheint aber nicht in der Saldenbilanz — die Buchung wurde erstellt, aber nicht der richtigen Periode zugeordnet.
  • Doppelte Buchungsnummer — COI lehnt eine Buchung ab, weil bereits eine mit demselben Typ und derselben Nummer in der Periode existiert.

Ursache des Problems

Unausgeglichenes Soll und Haben

Die häufigste Ursache ist, dass die Summe der Soll-Beträge nicht der Summe der Haben-Beträge entspricht. Dies geschieht durch Eingabefehler, Dezimalrundungen oder unvollständige Zeilen beim Kopieren von Daten aus einem anderen System.

Fehlendes Konto im Kontenplan

COI validiert jeden Kontocode gegen den konfigurierten Kontenplan. Wenn ein Konto einen leicht anderen Code hat — eine zusätzliche Ebene, ein fehlender Bindestrich oder ein nachgestelltes Leerzeichen — lehnt COI es ab. Dies ist besonders häufig beim Importieren von Buchungen aus einem anderen System mit einem anderen Kontenplan.

Geschlossene Buchungsperiode

Wenn eine Monatsperiode oder das Geschäftsjahr abgeschlossen ist, blockiert COI das Erstellen und Ändern von Buchungen mit Datum in dieser Periode. Um einen Fehler in einer bereits geschlossenen Periode zu korrigieren, muss diese vorübergehend wieder geöffnet werden.

Falsches Importdateiformat

COI erwartet eine Datei mit Spalten in einer bestimmten Reihenfolge. Dateien, die direkt aus Excel (.xlsx) exportiert wurden, mit falschen Trennzeichen oder mit Datumsangaben in einem anderen Format als TT/MM/JJJJ schlagen beim Import fehl.

Schritt-für-Schritt-Lösung

1. Saldoungleichgewicht korrigieren

  1. Öffnen Sie die fehlerhafte Buchung in COI.
  2. Addieren Sie manuell Soll und Haben (oder nutzen Sie die auf dem Bildschirm angezeigten Summen).
  3. Identifizieren Sie die Zeile mit dem falschen Betrag und korrigieren Sie sie.
  4. Bei einer Rundungsdifferenz passen Sie die letzte Zeile um den Centavo-Unterschied an.
  5. Speichern Sie die Buchung — der Fehler sollte verschwinden.

2. Fehlendes Konto im Kontenplan anlegen

  1. Notieren Sie den exakten Kontocode, den COI ablehnt.
  2. Gehen Sie zu Kataloge > Kontenplan.
  3. Suchen Sie nach einem ähnlichen Konto mit anderem Code.
  4. Falls das Konto nicht existiert, legen Sie es mit dem exakten Code, Namen, Typ und der richtigen Ebene an.
  5. Speichern Sie den Kontenplan und versuchen Sie erneut, die Buchung zu speichern oder zu importieren.

3. Geschlossene Periode wieder öffnen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchungsperioden (oder Dienstprogramme > Perioden je nach COI-Version).
  2. Suchen Sie die geschlossene Periode.
  3. Ändern Sie den Status auf Geöffnet.
  4. Erstellen oder korrigieren Sie die Buchung mit dem entsprechenden Datum.
  5. Schließen Sie die Periode erneut, um die Buchungsintegrität zu wahren.

4. Importdatei aus Excel vorbereiten

Die korrekte Spaltenreihenfolge für den Buchungsimport in COI:

SpalteInhaltBeispiel
ABuchungstyp (D/I/E)D
BBuchungsnummer1
CDatum31/03/2026
DKontocode1100-001
EZeilenbeschreibungMärz-Umsätze
FSoll10000.00
GHaben0.00

Schritte:

  1. Bereiten Sie die Datei in Excel mit den Spalten in der obigen Reihenfolge vor.
  2. Datei > Speichern unter > CSV (Trennzeichen-getrennt).
  3. Öffnen Sie COI und gehen Sie zu Dienstprogramme > Importieren > Buchungen.
  4. Wählen Sie die CSV-Datei aus und stellen Sie das Trennzeichen auf Komma ein.
  5. Prüfen Sie die Vorschau — stellen Sie sicher, dass die Felder korrekt ausgerichtet sind.
  6. Bestätigen Sie den Import und prüfen Sie das Fehlerprotokoll.

5. XML-Buchungen aus SAE oder NOI importieren

  1. Exportieren Sie in Aspel SAE oder NOI die Buchungen im XML-Format (SAT-Standard).
  2. Gehen Sie in COI zu Dienstprogramme > Importieren > XML-Buchungen.
  3. Wählen Sie die generierte .xml-Datei aus.
  4. COI zeigt eine Zusammenfassung der zu importierenden Buchungen — prüfen Sie Beträge und Daten.
  5. Bei Kontofehlern listet COI die abgelehnten Codes auf. Erstellen Sie die fehlenden Konten und importieren Sie erneut.

Alternative Lösung

Wenn der Massenimport wiederholt fehlschlägt, geben Sie die Buchungen manuell in kleinen Gruppen von 10 bis 20 ein, um genau zu identifizieren, welche den Fehler verursacht. Nachdem sie identifiziert wurde, korrigieren Sie diese Zeile in der Datei und versuchen Sie den vollständigen Import erneut.

Bei schwer zu findenden Ungleichgewichten in Buchungen mit vielen Zeilen exportieren Sie die Buchung aus COI nach Excel, addieren Sie die Soll- und Haben-Spalten mit der SUMME-Funktion und identifizieren Sie die genaue Differenz, bevor Sie sie im System korrigieren.

Prävention

  • Offizielle Importvorlage verwenden: Laden Sie die von Aspel bereitgestellte Importvorlage herunter und verwenden Sie diese immer, um Spaltenfehler zu vermeiden.
  • Kontenplan vor dem Import validieren: Erstellen Sie eine Kontoplanliste und gleichen Sie sie mit den Konten in Ihrer Importdatei ab.
  • Buchungsperioden respektieren: Vermeiden Sie es, Buchungen in Perioden einzugeben, die sich bereits im Abschlussprozess befinden. Legen Sie eine klare monatliche Abschneidepolitik fest.
  • Einheitlich zwei Dezimalstellen: Verwenden Sie immer zwei Dezimalstellen für alle Beträge.
  • Sicherung vor Massenimporten: Erstellen Sie eine Datenbanksicherung von COI vor jedem Massenimport.

Verwandte Probleme

Buchung gespeichert, erscheint aber nicht in der Saldenbilanz

Stellen Sie sicher, dass Sie die Saldenbilanz für die richtige Periode abfragen. In COI wird die Saldenbilanz nach Periode gefiltert — wenn die Buchung im März datiert ist, Sie aber Februar abfragen, wird sie nicht erscheinen. Bestätigen Sie auch, dass der Buchungsstatus “Angewendet” ist.

Doppelte Buchungsnummer

COI erlaubt keine zwei Buchungen desselben Typs mit derselben Nummer in derselben Periode. Prüfen Sie den Nummernbereich vor dem Import.

Fehler beim Ändern einer bereits angewendeten Buchung

Angewendete Buchungen in COI sind schreibgeschützt. Um sie zu ändern, müssen sie zuerst “aufgehoben” werden, dann werden die Änderungen vorgenommen und anschließend wieder angewendet. In geschlossenen Perioden muss die Periode vor dem Aufheben wieder geöffnet werden.

Zusammenfassung

  • Der häufigste Fehler beim Erstellen von Buchungen ist das Saldoungleichgewicht — addieren Sie immer beide Spalten vor dem Speichern.
  • Kontocodes müssen im Kontenplan von COI vorhanden sein, bevor Buchungen erstellt oder importiert werden, die auf sie verweisen.
  • Geschlossene Perioden blockieren die Erfassung — öffnen Sie sie vorübergehend und schließen Sie sie nach der Korrektur wieder.
  • Für den Excel-Import muss die Datei CSV sein mit Spalten in der spezifischen COI-Reihenfolge und Daten im Format TT/MM/JJJJ.
  • XML-Buchungen von SAE und NOI werden über Dienstprogramme > Importieren > XML-Buchungen importiert.
  • Erstellen Sie immer eine Sicherung vor Massenimporten.

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