TL;DR — Kurzzusammenfassung

RFC-Fehler, abgelaufenes CSD und ungültiges XML bei Übermittlung der Aspel COI-Probebilanz an das SAT beheben. Schritt-für-Schritt mit XSD-Validierung.

Wenn Aspel COI das XML der Probebilanz (balanza de comprobación) für die Übermittlung an das mexikanische SAT generiert, können Fehler auftreten, die von einer nicht übereinstimmenden RFC bis zu einem abgelaufenen CSD-Zertifikat oder einem XML reichen, das dem XSD-Schema Version 1.3 nicht entspricht. Dieser Artikel behandelt die häufigsten Fehler beim Generieren und Übermitteln der monatlichen Probebilanz, einschließlich des vollständigen Ablaufs mit Kontenplan, digitaler Signatur und Empfangsnachweis-Überprüfung im SAT-Portal.

Der Fehler

Die häufigsten Fehlermeldungen beim Generieren oder Übermitteln der Probebilanz in Aspel COI sind:

  • “Error al generar XML de la balanza de comprobación” — allgemeine Meldung, die auf Konten ohne SAT-Gruppierer-Code oder leere Pflichtfelder (Monat, Jahr, Übermittlungstyp) hinweist.
  • “RFC del contribuyente no coincide” — die in COI konfigurierte RFC stimmt nicht mit der RFC des für die Signierung verwendeten CSD oder e.firma überein.
  • “Error en la estructura del XML” — Pflichtfelder fehlen: Mes, Anio, TipoEnvio (N/C/X) oder der Namespace des XSD-Schemas ist falsch.
  • “Error al firmar digitalmente el archivo” — das CSD ist abgelaufen, die .key-Datei ist falsch oder es wird das e.firma (FIEL) anstelle des CSD verwendet.
  • Konten mit Null-Saldo im XML enthalten — Konten ohne Aktivität erscheinen mit Null-Saldo; einige SAT-Validatoren lehnen sie ab, wenn sie nicht im eingereichten Katalog vorhanden sind.
  • “El XML no cumple el esquema XSD versión 1.3” — ältere Versionen von Aspel COI generieren XML mit dem Namespace 1.1 oder 1.2, die vom SAT nicht mehr akzeptiert werden.
  • “El catálogo de cuentas no ha sido enviado” — das SAT lehnt die Bilanz ab, weil kein Kontenplan für dieses Geschäftsjahr und diese RFC registriert ist.

Ursache des Problems

Falsche RFC oder Steuerpflichtigendaten in COI

Das XML der Probebilanz enthält die RFC des Steuerpflichtigen im Attribut RFC des Stammelements. Wenn in Aspel COI die RFC einen Tippfehler, ein zusätzliches Zeichen oder eine fehlende Homoclave hat, lehnt das SAT die Datei ab.

Abgelaufenes CSD oder falsche Verwendung der FIEL

Das Certificado de Sello Digital (CSD) hat eine Gültigkeit von 4 Jahren und ist das Zertifikat, das Unternehmen für die Signierung von Dateien der elektronischen Buchhaltung verwenden müssen. Häufige Fehler: CSD abgelaufen, Verwendung der e.firma (FIEL) des gesetzlichen Vertreters anstelle des Unternehmens-CSD, oder Vermischung von .cer- und .key-Dateien aus verschiedenen CSD-Perioden.

Konten nicht dem SAT-Gruppierer-Katalog zugeordnet

Das SAT verlangt, dass jedes Buchhaltungskonto mit einem Code aus dem Mindest-Gruppierer-Katalog (Anhang 24 der Resolución Miscelánea Fiscal) verknüpft ist. Die Codes reichen von Ebene 1 (Hauptkonten) bis Ebene 4 (spezifische Unterkonten). Ein Konto ohne Gruppierer wird aus dem XML ausgeschlossen.

Kontenplan nicht zuvor an das SAT übermittelt

Das SAT verlangt, dass der Kontenplan (XML CatalogoCuentas) vor der ersten Bilanz des Geschäftsjahres eingereicht wird. Wenn dieser Schritt übersprungen oder neue Konten ohne erneute Übermittlung des Katalogs hinzugefügt werden, lehnt das SAT-Portal die Bilanz ab.

Veraltete XSD-Schema-Version

Ältere Versionen von Aspel COI generierten XML mit dem Namespace Version 1.1 oder 1.2. Seit 2017 akzeptiert das SAT nur Version 1.3.

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1: RFC und Steuerpflichtigendaten in Aspel COI überprüfen

  1. Gehen Sie in Aspel COI zu Empresa > Datos del contribuyente.
  2. Bestätigen Sie, dass die RFC mit der des aktiven CSD identisch ist (einschließlich der Homoclave).
  3. Überprüfen Sie, ob das Steuerregime mit dem beim SAT registrierten übereinstimmt.
  4. Speichern Sie Korrekturen und starten Sie Aspel COI neu, damit die Änderungen für den XML-Generator gelten.

Schritt 2: Alle Konten dem SAT-Gruppierer-Katalog zuordnen (Ebenen 1 bis 4)

  1. Gehen Sie in Aspel COI zu Catálogos > Plan de cuentas.
  2. Aktivieren Sie die Spalte Agrupador SAT in der Ansicht, falls nicht sichtbar.
  3. Sortieren Sie nach der Gruppierer-Spalte, um Konten ohne zugewiesenen Code zu identifizieren.
  4. Für jedes Konto ohne Gruppierer: Wählen Sie es aus, klicken Sie auf Modificar und weisen Sie den entsprechenden RMF-Anhang-24-Code zu.
  5. Weisen Sie Level-4-Gruppierer-Codes wann immer möglich zu.
  6. Konten mit Null-Saldo ohne Aktivität können durch Aktivieren der entsprechenden Option vom XML ausgeschlossen werden.

Schritt 3: Kontenplan-XML generieren und an das SAT übermitteln

  1. Gehen Sie zu Reportes > Contabilidad electrónica > Catálogo de cuentas.
  2. Wählen Sie das entsprechende Geschäftsjahr.
  3. Klicken Sie auf Generar XML. COI erstellt die Datei CatalogoCuentas_RFC_AAAA_MMMM.xml.
  4. Signieren Sie die Datei mit dem aktiven CSD des Unternehmens (nicht mit der FIEL).
  5. Melden Sie sich im SAT-Portal an, gehen Sie zu Contabilidad Electrónica > Envío de información contable.
  6. Wählen Sie Catálogo de cuentas, laden Sie das signierte XML hoch und senden Sie es ab.
  7. Laden Sie den Empfangsnachweis herunter und speichern Sie ihn, bevor Sie mit der Bilanz fortfahren.

Schritt 4: Probebilanz-XML mit korrektem Übermittlungstyp generieren

  1. Gehen Sie zu Reportes > Contabilidad electrónica > Balanza de comprobación.
  2. Wählen Sie den Monat und das Jahr des Berichtszeitraums.
  3. Wählen Sie den Übermittlungstyp:
    • N (Normal): erste Übermittlung des Monats/Jahres.
    • C (Ergänzend): Korrektur einer bereits übermittelten normalen Bilanz.
    • X (Korrektur des Ergänzenden): Korrektur einer ergänzenden Bilanz.
  4. Klicken Sie auf Generar XML und speichern Sie die Datei.
  5. Überprüfen Sie, ob das XML den Namespace www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion enthält. Bei Version 1.1 oder 1.2 aktualisieren Sie Aspel COI.

Schritt 5: XML gegen das XSD-Schema Version 1.3 validieren

  1. Laden Sie den Validator für elektronische Buchhaltung von sat.gob.mx herunter.
  2. Öffnen Sie den Validator und laden Sie das XML der Probebilanz.
  3. Führen Sie die Validierung durch und beheben Sie alle Fehler: leere Felder Mes oder Anio, ungültiger TipoEnvio, Konto nicht im Katalog, Saldo mit mehr als 2 Dezimalstellen.
  4. Generieren Sie das XML neu, bis die Validierung erfolgreich ist.

Schritt 6: Mit gültigem CSD signieren und an das SAT übermitteln

  1. Wählen Sie in Aspel COI die Option Firmar con CSD beim Generieren des XML.
  2. Wählen Sie die .cer- und .key-Datei des Unternehmens-CSD.
  3. Geben Sie das CSD-Passwort ein (unterscheidet sich vom e.firma-Passwort).
  4. COI generiert die digital signierte XML-Datei.
  5. Melden Sie sich im SAT-Portal an, gehen Sie zu Contabilidad Electrónica > Envío de información contable.
  6. Wählen Sie Balanza de comprobación, laden Sie das signierte XML hoch und senden Sie es ab.
  7. Laden Sie den Empfangsnachweis mit der zugewiesenen Vorgangsnummer herunter und speichern Sie ihn.

Alternative Lösung

Übermittlung über das SAT Buzón Tributario

Bei technischen Problemen mit dem Hauptportal für elektronische Buchhaltung:

  1. Melden Sie sich im SAT Buzón Tributario (buzon.sat.gob.mx) mit Ihrem e.firma an.
  2. Suchen Sie den Bereich Contabilidad Electrónica im Buzón.
  3. Laden Sie das mit dem CSD signierte XML der Probebilanz hoch.
  4. Der Buzón Tributario akzeptiert dieselben XML-Dateien und generiert einen gleichwertigen Empfangsnachweis.

Erneuerung eines abgelaufenen CSD

  1. Melden Sie sich im SAT-Portal mit Ihrem gültigen e.firma an.
  2. Gehen Sie zu CSD > Renovación de sellos digitales.
  3. Stellen Sie einen neuen CSD-Antrag für die RFC des Unternehmens.
  4. Laden Sie die neuen .cer- und .key-Dateien herunter und aktualisieren Sie sie in Aspel COI (Empresa > Certificados digitales).
  5. Generieren Sie das XML der Probebilanz neu und signieren Sie es mit dem neuen CSD.

Prävention

Um wiederkehrende Fehler bei der Übermittlung der Probebilanz an das SAT zu vermeiden:

  • Validieren Sie die RFC in COI zu Beginn jedes Geschäftsjahres. Änderungen der Firmenbezeichnung oder des Steuerregimes beim SAT können die RFC desynchronisieren.
  • Erneuern Sie das CSD mindestens 30 Tage vor Ablauf. Das SAT-Portal sendet E-Mail-Benachrichtigungen.
  • Verwenden Sie niemals die FIEL zum Signieren elektronischer Buchhaltungsdateien. Das e.firma ist für persönliche Transaktionen des gesetzlichen Vertreters bestimmt.
  • Übermitteln Sie den Kontenplan bei Erstellung eines neuen Kontos, vor dem Monatsabschluss.
  • Aktualisieren Sie Aspel COI, wenn das SAT neue XSD-Schemas veröffentlicht.
  • Speichern Sie Empfangsnachweise des Kontenplans und der Bilanz in einem nach Geschäftsjahr und Monat organisierten Ordner.
  • Validieren Sie das XML lokal, bevor Sie es auf das SAT-Portal hochladen.

Verwandte Probleme

Zusammenfassung

  • Der Fehler “RFC stimmt nicht überein” stammt aus falschen Daten in Empresa > Datos del contribuyente in COI.
  • Die Probebilanz muss mit dem Unternehmens-CSD signiert werden, nicht mit dem persönlichen e.firma (FIEL).
  • Aspel COI muss aktuell sein, um XML mit dem vom SAT geforderten XSD-Schema Version 1.3 zu generieren.
  • Der Kontenplan-XML muss zuerst eingereicht werden, vor der ersten Bilanz des Geschäftsjahres, und bei neuen Konten aktualisiert werden.
  • Alle Konten mit Buchungen müssen einen Gruppierer-Code aus Anhang 24 der geltenden RMF haben.
  • Verwenden Sie den lokalen SAT-Validator, bevor Sie das XML auf das Portal hochladen.
  • Speichern Sie stets den Empfangsnachweis mit der Vorgangsnummer als Beleg für Prüfungen.

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