TL;DR — Résumé Rapide

Corrigez les erreurs de RFC, CSD expiré et XML invalide lors de l'envoi de la balance Aspel COI au SAT mexicain. Guide étape par étape avec validation XSD.

Lorsqu’Aspel COI génère le XML de la balance de vérification (balanza de comprobación) pour l’envoi au SAT mexicain, des erreurs peuvent survenir, allant d’un RFC non concordant à un certificat CSD expiré ou un XML non conforme au schéma XSD version 1.3. Cet article couvre les erreurs les plus fréquentes lors de la génération et de l’envoi de la balance mensuelle, incluant le flux complet avec le plan comptable, la signature numérique et la vérification de l’accusé sur le portail SAT.

L’Erreur

Les messages d’erreur les plus fréquents lors de la génération ou de l’envoi de la balance depuis Aspel COI sont :

  • “Error al generar XML de la balanza de comprobación” — message générique indiquant des comptes sans code groupeur SAT ou des champs obligatoires vides (mois, année, type d’envoi).
  • “RFC del contribuyente no coincide” — le RFC configuré dans COI ne correspond pas au RFC du CSD ou de l’e.firma utilisé pour la signature.
  • “Error en la estructura del XML” — champs obligatoires manquants : Mes, Anio, TipoEnvio (N/C/X), ou namespace du schéma XSD incorrect.
  • “Error al firmar digitalmente el archivo” — CSD expiré, fichier .key incorrect, ou utilisation de l’e.firma (FIEL) à la place du CSD.
  • Comptes avec solde zéro inclus dans le XML — des comptes sans activité apparaissent avec un solde zéro ; certains validateurs SAT les rejettent s’ils ne figurent pas dans le catalogue envoyé.
  • “El XML no cumple el esquema XSD versión 1.3” — les anciennes versions d’Aspel COI génèrent un XML avec le namespace 1.1 ou 1.2, non acceptés par le SAT.
  • “El catálogo de cuentas no ha sido enviado” — le SAT rejette la balance car aucun plan comptable n’est enregistré pour cet exercice et RFC.

Cause du Problème

RFC ou données du contribuable incorrects dans COI

Le XML de la balance inclut le RFC du contribuable dans l’attribut RFC de l’élément racine. Si dans Aspel COI le RFC comporte une faute de frappe, un caractère supplémentaire ou une homoclave manquante, le SAT rejettera le fichier.

CSD expiré ou usage incorrect de la FIEL

Le Certificado de Sello Digital (CSD) a une validité de 4 ans et est le certificat que les entreprises doivent utiliser pour signer les fichiers de comptabilité électronique. Erreurs courantes : CSD expiré, utilisation de la e.firma (FIEL) au lieu du CSD, ou mélange de fichiers .cer et .key de périodes différentes.

Comptes non mappés au catalogue groupeur SAT

Le SAT exige que chaque compte comptable soit lié à un code du catalogue minimum groupeur (Annexe 24 de la Résolution Miscellánea Fiscal). Les codes vont du niveau 1 (comptes principaux) au niveau 4 (sous-comptes spécifiques). Un compte sans groupeur est exclu du XML.

Plan comptable non soumis préalablement au SAT

Le SAT exige que le plan comptable (XML CatalogoCuentas) soit envoyé avant la première balance de l’exercice. Si cette étape est omise ou si de nouveaux comptes sont ajoutés sans renvoyer le catalogue, le portail SAT rejette la balance.

Version du schéma XSD obsolète

Les anciennes versions d’Aspel COI généraient un XML avec le namespace version 1.1 ou 1.2. Depuis 2017 le SAT n’accepte que la version 1.3.

Solution Étape par Étape

Étape 1 : Vérifier le RFC et les données du contribuable dans Aspel COI

  1. Dans Aspel COI allez à Empresa > Datos del contribuyente.
  2. Confirmez que le RFC est identique à celui du CSD actif (y compris la homoclave).
  3. Vérifiez que le régime fiscal correspond à celui enregistré au SAT.
  4. Sauvegardez toute correction et redémarrez Aspel COI pour appliquer les changements.

Étape 2 : Mapper tous les comptes au catalogue groupeur SAT (niveaux 1 à 4)

  1. Allez à Catálogos > Plan de cuentas dans Aspel COI.
  2. Activez la colonne Agrupador SAT dans la vue si non visible.
  3. Triez par la colonne Agrupador pour identifier les comptes sans code attribué.
  4. Pour chaque compte sans groupeur : sélectionnez-le, cliquez sur Modificar et attribuez le code de l’Annexe 24 RMF correspondant au type de compte.
  5. Attribuez des codes de niveau 4 chaque fois que possible pour une meilleure traçabilité.
  6. Les comptes avec solde zéro sans activité peuvent être exclus du XML en cochant l’option correspondante.

Étape 3 : Générer et envoyer le plan comptable XML au SAT

  1. Allez à Reportes > Contabilidad electrónica > Catálogo de cuentas.
  2. Sélectionnez l’exercice fiscal correspondant.
  3. Cliquez sur Generar XML. COI créera le fichier CatalogoCuentas_RFC_AAAA_MMMM.xml.
  4. Signez le fichier avec le CSD actif de l’entreprise (pas avec la FIEL).
  5. Accédez au Portail SAT, allez à Contabilidad Electrónica > Envío de información contable.
  6. Sélectionnez Catálogo de cuentas, téléchargez le XML signé et envoyez.
  7. Téléchargez et conservez l’accusé de réception avant de procéder à la balance.

Étape 4 : Générer le XML de la balance avec le type d’envoi correct

  1. Allez à Reportes > Contabilidad electrónica > Balanza de comprobación.
  2. Sélectionnez le mois et l’année de la période à déclarer.
  3. Choisissez le type d’envoi :
    • N (Normal) : premier envoi du mois/année.
    • C (Complémentaire) : correction d’une balance normale déjà envoyée.
    • X (Correction du complémentaire) : correction d’une balance complémentaire.
  4. Cliquez sur Generar XML et sauvegardez le fichier.
  5. Vérifiez que le XML contient le namespace www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion. Si la version est 1.1 ou 1.2, mettez à jour Aspel COI avant de continuer.

Étape 5 : Valider le XML contre le schéma XSD version 1.3

  1. Téléchargez le validateur de comptabilité électronique sur sat.gob.mx.
  2. Ouvrez le validateur et chargez le XML de la balance.
  3. Lancez la validation et corrigez toutes les erreurs : champ Mes ou Anio vide, TipoEnvio invalide, compte absent du catalogue, ou solde avec plus de 2 décimales.
  4. Régénérez le XML jusqu’à obtenir une validation réussie.

Étape 6 : Signer avec le CSD valide et envoyer au SAT

  1. Dans Aspel COI sélectionnez l’option Firmar con CSD lors de la génération du XML.
  2. Sélectionnez le fichier .cer et le fichier .key correspondant du CSD de l’entreprise.
  3. Saisissez le mot de passe du CSD (différent du mot de passe de l’e.firma).
  4. COI générera le fichier XML signé numériquement.
  5. Accédez au Portail SAT, allez à Contabilidad Electrónica > Envío de información contable.
  6. Sélectionnez Balanza de comprobación, téléchargez le XML signé et envoyez.
  7. Téléchargez et conservez l’accusé de réception avec le numéro de dossier.

Solution Alternative

Envoi via le Buzón Tributario du SAT

Si le portail principal de comptabilité électronique présente des problèmes techniques :

  1. Accédez au Buzón Tributario du SAT (buzon.sat.gob.mx) avec votre e.firma.
  2. Localisez la section Contabilidad Electrónica dans le Buzón.
  3. Téléchargez le XML de la balance déjà signé avec le CSD.
  4. Le Buzón Tributario accepte les mêmes fichiers XML et génère un accusé de réception équivalent.

Renouvellement d’un CSD expiré

  1. Accédez au portail SAT avec votre e.firma valide.
  2. Allez à CSD > Renovación de sellos digitales.
  3. Générez une nouvelle demande de CSD pour le RFC de l’entreprise.
  4. Téléchargez les nouveaux fichiers .cer et .key et mettez-les à jour dans Aspel COI.
  5. Régénérez et re-signez le XML de la balance avec le nouveau CSD.

Prévention

Pour éviter les erreurs récurrentes lors de l’envoi de la balance au SAT :

  • Validez le RFC dans COI au début de chaque exercice. Un changement de raison sociale ou de régime fiscal au SAT peut désynchroniser le RFC.
  • Renouvelez le CSD au moins 30 jours avant son expiration. Le portail SAT envoie des avertissements par courriel.
  • N’utilisez jamais la FIEL pour signer la comptabilité électronique. L’e.firma est pour les transactions personnelles du représentant légal.
  • Envoyez le plan comptable à chaque création de nouveau compte, avant la clôture du mois.
  • Mettez à jour Aspel COI lorsque le SAT publie de nouveaux schémas XSD.
  • Conservez les accusés de réception du catalogue et de la balance dans un dossier organisé par exercice et mois.
  • Validez le XML localement avant de le télécharger sur le portail SAT.

Problèmes Connexes

Résumé

  • L’erreur “RFC ne correspond pas” provient de données incorrectes dans Empresa > Datos del contribuyente dans COI.
  • La balance doit être signée avec le CSD de l’entreprise, pas avec l’e.firma personnelle (FIEL).
  • Aspel COI doit être à jour pour générer le XML avec le schéma XSD version 1.3 exigé par le SAT.
  • Le plan comptable XML doit être envoyé en premier avant la première balance de l’exercice et mis à jour à chaque ajout de compte.
  • Tous les comptes avec mouvements doivent avoir un code groupeur de l’Annexe 24 de la RMF en vigueur.
  • Utilisez le validateur local du SAT avant de télécharger le XML sur le portail pour détecter les erreurs de structure.
  • Conservez toujours l’accusé de réception avec le numéro de dossier comme preuve en cas d’audit.

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