TL;DR — Resumen Rápido
Resuelva errores de pólizas en CONTPAQi Contabilidad: cargo distinto al abono, UUID no encontrado, folio duplicado y errores al generar XML para el SAT.
Errores en Pólizas Contables de CONTPAQi
Las pólizas contables son el registro fundamental de cada operación en CONTPAQi Contabilidad. Cuando una póliza presenta error al guardarse, al importar un CFDI o al generar los archivos XML para el SAT, todo el proceso contable se detiene. Esta guía cubre los errores más frecuentes y cómo resolverlos paso a paso.
El Error
Los mensajes de error más comunes relacionados con pólizas son:
- “Error al guardar póliza” — aparece al intentar afectar o guardar una póliza.
- “La póliza no está cuadrada” — indica que cargo ≠ abono.
- “La cuenta contable no existe en el catálogo” — la cuenta usada en un movimiento no está dada de alta.
- “UUID no encontrado” o “UUID duplicado” — al importar un CFDI a la póliza.
- “El monto del CFDI no coincide con el monto de la póliza” — diferencia entre el XML fiscal y la póliza.
- “Folio duplicado” — cuando dos usuarios crean pólizas del mismo tipo simultáneamente.
- “Error al generar XML de Contabilidad Electrónica” — falta código agrupador SAT o cuenta sin naturaleza.
Causa del Problema
Cada error tiene una causa raíz distinta:
| Error | Causa Raíz |
|---|---|
| Póliza descuadrada | Diferencia por redondeo o captura incorrecta |
| Cuenta no existe | Alta omitida en el catálogo o código erróneo |
| UUID no encontrado | CFDI no timbrado o UUID mal copiado |
| UUID duplicado | El mismo comprobante ya se importó antes |
| Monto CFDI ≠ póliza | IVA separado o retenciones no consideradas |
| Folio duplicado | Dos usuarios capturan en el mismo tipo-periodo |
| Error XML SAT | Falta código agrupador Anexo 24 en la cuenta |
La configuración del mapeo CFDI → póliza automática también puede crear pólizas con cuentas incorrectas si el catálogo de conceptos no está actualizado con los códigos SAT vigentes.
Solución Paso a Paso
Paso 1 — Verificar cuadre de la póliza
- Abra la póliza con error desde Pólizas > Consultar.
- Revise la barra inferior: debe mostrar Cargo = Abono.
- Si hay diferencia, identifique el movimiento incorrecto.
- Para diferencias de centavos por redondeo, agregue un movimiento en la cuenta 791 — Diferencias en tipo de cambio o en gastos menores.
- Guarde y afecte la póliza.
Paso 2 — Validar cuentas en el catálogo
- Vaya a Catálogo de Cuentas.
- Busque el código de cuenta que reporta el error.
- Si no existe, dé de alta la cuenta con su naturaleza (Deudora o Acreedora) y su nivel (Mayor, Subcuenta, etc.).
- Asigne el código agrupador SAT correspondiente según el Anexo 24 del SAT.
- Verifique que el código agrupador no esté duplicado en otras cuentas.
Paso 3 — Importar correctamente un CFDI
- En la póliza vaya a Importar > CFDI (XML).
- Ingrese el UUID completo del comprobante (36 caracteres con guiones).
- El sistema valida RFC emisor, RFC receptor, monto total e IVA desglosado.
- Si el monto difiere, revise si el CFDI incluye retenciones de IVA o ISR que deben registrarse por separado.
- Si el UUID ya fue importado antes, el sistema lo rechaza. Busque la póliza donde ya quedó registrado.
Paso 4 — Corregir folios y concurrencia de usuarios
- Si hay folio duplicado, vaya a Herramientas > Reconstruir Consecutivos de Pólizas.
- Seleccione el tipo de póliza (Ingreso, Egreso, Diario, Nómina) y el ejercicio.
- El sistema reasigna los folios de forma consecutiva sin duplicados.
- Para prevenir el problema, configure desde Administración > Usuarios que cada usuario tenga asignado un rango de folios o un periodo específico.
Paso 5 — Generar XML para Contabilidad Electrónica
- Vaya a Reportes > Contabilidad Electrónica.
- Seleccione el periodo fiscal (mes/año).
- Genere en orden: Catálogo de Cuentas XML → Balanza de Comprobación XML → Pólizas XML.
- Si hay error en el Catálogo XML, regrese al catálogo de cuentas y asigne los códigos agrupadores faltantes.
- Valide el archivo XML generado con el Validador y Presentador de Archivos del SAT antes de enviarlo.
Solución Alternativa
Si la importación automática de CFDI genera pólizas con cuentas incorrectas, desactive temporalmente la función automática:
- Vaya a Configuración > Parámetros del Sistema > CFDI.
- Desmarque “Generar póliza automáticamente al timbrar”.
- Capture las pólizas manualmente para el periodo problemático.
- Corrija el mapeo de cuentas en Configuración > Conceptos CFDI > Cuentas Contables y reactive la función.
Para pólizas que no aparecen en reportes después de guardadas, verifique que la póliza esté afectada (no en borrador) y que el periodo esté abierto en Procesos > Mantenimiento de Periodos.
Prevención
- Realice respaldo diario de la base de datos antes de capturar pólizas masivas.
- Mantenga el catálogo de cuentas actualizado con los códigos agrupadores SAT vigentes (revise el Anexo 24 cada ejercicio fiscal).
- Configure el mapeo de conceptos CFDI al inicio de cada ejercicio para que las pólizas automáticas usen las cuentas correctas.
- Establezca una política de un usuario por tipo de póliza en periodos de cierre mensual para evitar folios duplicados.
- Active las alertas de cuadre en la configuración para que el sistema no permita guardar pólizas descuadradas.
- Valide el XML de Contabilidad Electrónica con el validador del SAT antes del día 25 de cada mes para tener margen de corrección.
Problemas Relacionados
| Problema | Síntoma | Solución Rápida |
|---|---|---|
| Bitácora muestra cambios no realizados | Modificaciones de otro usuario en el log | Revisar permisos y sesiones activas |
| Póliza de nómina con cuentas incorrectas | Deducciones en cuenta de percepciones | Revisar mapeo de conceptos de nómina |
| Balanza descuadrada en el reporte | Débitos ≠ Créditos en el reporte mensual | Verificar pólizas afectadas del periodo |
| Tipos de póliza mal configurados | Póliza de ingreso registrada como diario | Configurar tipos desde Catálogos > Tipos de Póliza |
| Póliza no aparece en reporte | Póliza en estado borrador | Afectar la póliza desde el menú de la póliza |
Resumen
- El error más común es póliza descuadrada (cargo ≠ abono); se resuelve identificando el movimiento incorrecto o agregando un ajuste por redondeo.
- Los errores de importación de CFDI se deben a UUID incorrecto, monto diferente o UUID ya importado previamente.
- Los folios duplicados se corrigen con la herramienta de reconstruir consecutivos y se previenen con control de acceso por usuario.
- El XML de Contabilidad Electrónica requiere que todas las cuentas tengan asignado el código agrupador SAT del Anexo 24.
- La póliza automática desde CFDI puede generar cuentas incorrectas si el mapeo de conceptos no está actualizado.
- Valide siempre el XML generado con el validador oficial del SAT antes del envío al buzón tributario.