TL;DR — Kurzzusammenfassung

Aspel COI unausgeglichener Beleg: Soll/Haben angleichen, Rundung korrigieren, Hauptkonten ersetzen, Perioden öffnen und Schnittstellen SAE/NOI prüfen.

Diagrama

Ein nicht ausgeglichener Buchungsbeleg in Aspel COI entsteht, wenn Soll und Haben nicht übereinstimmen. Das System bucht nicht ins Hauptbuch und liefert keine verlässlichen Berichte, solange die Differenz besteht — das blockiert Monatsabschluss, Bankabstimmung und elektronische Buchhaltung gegenüber dem SAT. Der Fehler tritt häufig bei manuellen Belegen mit Dezimalen, Excel-Importen und automatischen Belegen aus Aspel SAE oder Aspel NOI auf.

Der Fehler

Beim Speichern oder Buchen kann COI anzeigen:

“Der Beleg ist nicht ausgeglichen”

“Soll-Summe weicht von Haben-Summe ab”

“Beleg kann nicht ins Hauptbuch übernommen werden”

“Fehler: Periode geschlossen”

Unten im Beleg-Editor zeigen Soll gesamt und Haben gesamt unterschiedliche Beträge — manchmal nur $0.01 Unterschied.

Ursachen

Rundung und Dezimalen

Mehr als zwei Dezimalstellen, MwSt. auf Bruchteilen oder Excel-Import mit hoher Genauigkeit erzeugen Cent-Differenzen zwischen sichtbarer und interner Summe.

Fremdwährungsumrechnung

Belege in USD oder anderen Währungen rechnen zum Tageskurs um. Zeilenweise Rundung hinterlässt Differenzen auf dem Wechselkursdifferenz-Konto.

Hauptkonten ohne direkte Buchung

Gruppenkonten im Kontenplan akzeptieren keine direkten Soll/Haben-Bewegungen. Hauptkonten können Teilbuchung erlauben, scheitern aber beim Buchen.

Geschlossene Buchungsperiode

Änderungen an Belegen in geschlossenen Monaten werden nicht gespeichert. Die Meldung „Periode geschlossen” wird mit Ausgleichsfehlern verwechselt.

Fehlkonfigurierte SAE/NOI-Schnittstelle

Automatische Belege aus Vertrieb, Einkauf oder Lohn hängen von der Kontenzuordnung unter Konfiguration > Buchhaltungsschnittstelle ab. Veraltete Codes erzeugen falsch summierte Zeilen.

Import aus Excel mit Formelfehlern

Wenn der Beleg aus einer Excel-Vorlage stammt, können versteckte Dezimalstellen oder SUMME-Fehler eine Differenz erzeugen, die im Editor nicht sichtbar ist. Werte in Excel mit =RUNDEN(A1;2) normalisieren und erneut importieren.

Schritt-für-Schritt-Lösung

1. Beleg öffnen und Summen prüfen

Beleg unter Buchungen > Abfrage finden. Soll gesamt, Haben gesamt und exakte Differenz notieren. Herkunft: manuell, Import oder Schnittstelle.

2. Ausgleichsdifferenz korrigieren

Jede Zeile auf extra Dezimalen prüfen. Bei Differenz unter $1.00 MXN durch Rundung eine Zeile auf Anpassungs- oder Wechselkurskonto setzen.

3. Hauptkonten ersetzen

Unter Kataloge > Kontenplan prüfen, dass jedes Konto Detailkonto mit Bewegungen ist. Gruppenkonten durch Detailkonto ersetzen.

4. Buchungsperiode verwalten

Bei geschlossenem Monat Konfiguration > Buchungsperioden öffnen, ausgeglichenen Beleg speichern, wieder schließen und dokumentieren.

5. Buchen und validieren

Bei gleichem Soll und Haben Buchungen > Ins Hauptbuch übernehmen ausführen. Berichte > Saldenliste zur Validierung erzeugen.

Prävention

  • Immer zwei Dezimalstellen in mexikanischen Pesos für manuelle Belege.
  • Schnittstellen-Mapping nach jeder Kontenplanänderung prüfen.
  • Excel-Import nur mit auf zwei Dezimalen gerundeten Betragsspalten.
  • Perioden erst schließen, wenn alle Belege des Monats gebucht sind.
  • Nach SAE/NOI-Schnittstellenlauf Stichprobe: drei automatische Belege auf Ausgleich prüfen.
  • Wechselkursdifferenz-Konto im Kontenplan vor Fremdwährungsbelegen definieren.
  • Excel-Importvorlagen mit festen zwei Dezimalstellen und ohne versteckte Spalten verwenden.

Alternative Lösung

Manueller Ausgleichsbeleg: Wenn die Differenz unter einem Peso durch Rundung entsteht und der Ursprungsbeleg aus einer Schnittstelle nicht editierbar ist, buchen Sie einen separaten minimalen Ausgleichsbeleg auf das Wechselkurs- oder Rundungskonto und dokumentieren Sie die Referenz zum Quellbeleg. Langfristig sollte die Schnittstellenkonfiguration korrigiert werden.

Verwandte Probleme

Beleg aus SAE mit falscher MwSt.: Summen stimmen nicht; Kontenzuordnung in SAE prüfen.

Saldenliste stimmt nicht nach Buchen: oft Hauptkonto statt Detailkonto; siehe Saldenliste-Fehler.

Periode geschlossen ohne Buchung: Monatsabschluss blockiert; Periode temporär öffnen.

Zusammenfassung

  • Unausgeglichener COI-Beleg bedeutet Soll ≠ Haben; Buchen blockiert bis zur Korrektur.
  • Rundung, Fremdwährung, Hauptkonten und geschlossene Perioden prüfen.
  • SAE/NOI-Belege erfordern Validierung der Buchhaltungsschnittstelle.
  • Nach Ausgleich buchen und in der Saldenliste prüfen.

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