TL;DR — Resumen Rápido
Aspel NOI rechaza incapacidades IMSS: corrija folio, fechas, NSS, tipo de riesgo, días subrogados y SDI para registrar la baja temporal sin errores al exportar al SUA.
Cuando Aspel NOI no permite registrar incapacidades del IMSS — o las registra pero genera errores al calcular nómina o exportar al SUA — el departamento de recursos humanos queda entre la constancia física o digital del instituto y un sistema que exige datos exactos: folio, fechas, tipo de riesgo, días subrogados y coherencia con el SDI del trabajador.
Este artículo cubre los mensajes de error más comunes, las causas técnicas y de captura en México, y el procedimiento para registrar incapacidades sin rechazos al cerrar nómina o exportar movimientos afiliatorios.
El Error
Al capturar una incapacidad en Catálogo > Trabajadores > Incapacidades o al procesar nómina con baja temporal, NOI puede mostrar:
“El folio de incapacidad ya existe”
“Las fechas de incapacidad están fuera del periodo de nómina”
“El trabajador no tiene alta vigente en la fecha indicada”
“Los días subrogados exceden el máximo permitido”
“Error al calcular subsidio por incapacidad”
“NSS no válido para registrar movimiento afiliatorio”
En otros casos NOI acepta la captura pero al exportar movimientos al SUA el archivo muestra rechazos relacionados con fechas de baja o SDI inconsistente con la incapacidad registrada.
Causa del Problema
El registro de incapacidades en NOI no es un simple calendario de ausencias. El sistema debe vincular la baja con el movimiento afiliatorio que el IMSS espera en SUA/IDSE, calcular el subsidio según tipo de riesgo y aplicar las reglas de descuento en nómina para días no cubiertos por el instituto.
Folio de incapacidad duplicado o mal capturado
Cada incapacidad emitida por el IMSS tiene un folio único. Si el folio ya fue registrado para otro trabajador o periodo, NOI lo rechaza. Errores de captura — omitir dígitos, confundir folio con número de expediente — producen inconsistencias al conciliar con el IMSS.
Verifique el folio en la constancia de incapacidad impresa o en el portal del IMSS antes de capturar.
Fechas fuera del periodo de nómina o inconsistentes
La fecha de inicio debe coincidir con el primer día de incapacidad según constancia IMSS. La fecha de fin no puede ser anterior al inicio ni extenderse más allá de lo autorizado. Si intenta registrar una incapacidad en un periodo de nómina ya cerrado o con fechas que no intersectan el bimestre activo, NOI bloquea el movimiento.
Trabajador sin alta vigente o NSS incorrecto
NOI valida que el trabajador tenga alta afiliatoria vigente en la fecha de inicio de la incapacidad. Un NSS mal capturado, un trabajador dado de baja antes de la incapacidad o un alta posterior a la fecha de inicio provocan error.
Ubicación: Catálogo > Trabajadores > Datos IMSS > NSS.
Tipo de riesgo mal seleccionado
El IMSS clasifica incapacidades en:
| Código | Tipo | Subsidio típico |
|---|---|---|
| RT | Riesgo de trabajo | 100% desde día 1 |
| EG | Enfermedad general | 60% días 4–90 |
| M | Maternidad | 100% según normativa |
Seleccionar un tipo distinto al de la constancia IMSS genera diferencias entre el subsidio calculado en NOI y el que reconoce el instituto.
Días subrogados incorrectos
Los días subrogados son los que el IMSS paga directamente al trabajador. NOI valida que no excedan los días totales de la incapacidad ni los máximos legales por tipo de riesgo. Capturar más días subrogados de los autorizados detiene el registro o distorsiona el neto a pagar.
SDI desactualizado
El subsidio por incapacidad se calcula sobre el Salario Diario Integrado. Si el trabajador tuvo un aumento salarial reciente y no ejecutó Procesos > Recalcular SDI, el subsidio en NOI no coincide con el del IMSS y pueden aparecer diferencias al conciliar.
Solución Paso a Paso
1. Revisar constancia IMSS y folio
- Obtenga la constancia de incapacidad (física o digital).
- Anote folio, NSS, fechas de inicio y fin, tipo de riesgo y días autorizados.
- Confirme que el folio no esté ya registrado en NOI: Reportes > Incapacidades por periodo.
2. Validar datos del trabajador
En Catálogo > Trabajadores:
- NSS: 11 dígitos con dígito verificador válido.
- Estatus: activo en la fecha de inicio de incapacidad.
- SDI: ejecute Procesos > Recalcular SDI si hubo movimientos salariales recientes.
3. Capturar la incapacidad en NOI
- Seleccione al trabajador → Movimientos > Incapacidades.
- Capture folio IMSS exacto.
- Indique fecha inicio y fin según constancia.
- Seleccione tipo de riesgo (RT, EG, M).
- Registre días subrogados según autorización IMSS.
- Guarde y confirme que NOI no muestre advertencias.
4. Procesar nómina del periodo
- Ejecute Procesos > Calcular nómina del periodo afectado.
- Revise el recibo: subsidio IMSS, días no cubiertos y descuentos.
- Compare montos con la constancia o aviso de pago del IMSS.
- Si hay diferencia, verifique SDI y tipo de riesgo antes de timbrar o cerrar.
5. Exportar al SUA y conciliar
- Procesos > IMSS > Exportar movimientos a SUA — incluya el periodo de la incapacidad.
- Importe en SUA y revise estatus Aceptado.
- Confirme que las fechas de baja no generen rechazos en el cálculo bimestral.
Prevención
- Registre incapacidades el mismo día que recibe la constancia IMSS.
- Mantenga un checklist: folio, NSS, fechas, tipo de riesgo, días subrogados, SDI recalculado.
- Capacite a capturistas en la diferencia entre incapacidad, falta justificada y vacaciones.
- Respalde la base de NOI antes de periodos con múltiples incapacidades.
Resumen
- El error al registrar incapacidades en NOI suele deberse a folio duplicado, fechas incorrectas, NSS inválido, tipo de riesgo mal seleccionado o SDI desactualizado.
- Valide la constancia IMSS antes de capturar y recalcule SDI si hubo cambios salariales.
- Procese nómina y concilie subsidio antes de cerrar el periodo.
- Exporte movimientos al SUA y confirme estatus Aceptado en el bimestre afectado.